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Dématérialisez vos factures clients et fournisseurs avec DocuWare.
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Le guide pratique pour abandonner le papier en entreprise
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Nos solutions permettent de digitaliser et d’automatiser les documents et processus métiers en toute sécurité, quel que soit l’endroit et l’appareil que vous utilisez.
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Nos solutions GED/ECM accompagnent les organisations dans leur digitalisation en proposant des workflows automatisés et une gestion dématérialisée des documents pour les services Juridique, Finance/Comptabilité, RH, Ventes/Marketing.
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La facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dans leurs échanges avec l'Etat et les Collectivités depuis le 1er janvier 2020.
Selon l'ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facture électronique entre assujettis à la TVA et à la transmission des données de transaction, le calendrier a été modifié par l'Etat pour permettre aux entreprises, en particulier les TPE/PME en retard dans leur numérisation, de passer en douceur à la facture électronique.
Cette obligation s'étendra donc de façon progressive à compter :
Il est important de bien faire la distinction entre facture électronique et facture dématérialisée. La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi.
La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur. Elle tient lieu de facture d’origine.
Le contenu d'une facture électronique doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires, à savoir :
Pour qu’une facture électronique soit conforme aux yeux de la loi, l'authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :
La loi 2000-23 du 13 mars 2000 reconnaît la valeur juridique d’un document écrit sous forme électronique comme une preuve.
Les factures électroniques doivent être conservées pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial.
Les bénéfices de la facture électronique pour les entreprises sont nombreux. En voici quelques-uns :
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Le contexte légal a largement favorisé le recours et le développement de la facture électronique dans les entreprises ces dernières années en France.
Dans le cadre des marchés publics, la facturation dématérialisée est obligatoire pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) depuis le 1er janvier 2017 et pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) depuis le 1er janvier 2018.
Cette obligation a été étendue aux petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) depuis le 1er janvier 2019 et s'applique depuis le 1er janvier 2020 aux très petites entreprises (moins de 10 salariés).
Désormais, toutes les entreprises françaises, y compris les TPE, sont donc dans l’obligation, quelle que soit leur taille, de transmettre des factures électroniques via le portail Chorus Pro dans leurs échanges avec l’Etat et les Collectivités.
Archimag a réalisé en février 2020, pour le compte de DocuWare, une vaste enquête sur la dématérialisation des factures clients et fournisseurs auprès de 200 entreprises publiques et privées.
Créé par l'agence pour l'Informatique financière de l'État (AIFE), Chorus Pro est la plateforme de l’administration publique pour la réception des factures fournisseurs par voie dématérialisée.
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises, y compris les micro-entreprises, sont dans l’obligation d’émettre des factures électroniques via Chorus Pro dans le cadre des marchés publics.
Près de 84 millions de factures électroniques ont déjà été adressées par les entreprises via le portail Chorus Pro.
Factur-X est un nouveau standard de facture électronique composée de deux faces : une face lisible pour l’homme (en PDF) et une face lisible pour la machine (en XML). L’objectif étant de permettre aux fournisseurs, émetteurs de factures, de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations sous forme structurée, mais aussi aux clients destinataires d’automatiser leur traitement.
L’avantage de Factur-X réside donc dans la souplesse du traitement de la facture. Il devient, en effet, possible d’exploiter les données en clair dans le PDF ou les données structurées du fichier XML pour une intégration automatisée. Ce format peut être utilisé à la fois dans les échanges avec l’administration française (via Chorus Pro) et avec l’ensemble des partenaires commerciaux. En France, il est porté en France par le FNFE (Forum National de la Facture Électronique).
DocuWare prend en charge le format Factur-X dès la version 7.2 et est adhérent au Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE MPE).
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La facturation électronique obligatoire inter-entreprises est repoussée à 2024/2026. Le temps pour les entreprises de se préparer plus sereinement à cette échéance, en particulier les PME. Découvrez le dernier livre blanc sur le sujet publié par Markess avec le soutien de DocuWare sur la partie témoignage clients.
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Du fait d’un fonctionnement centralisé et basé dans le cloud, il suffit de quelques secondes pour capturer du contenu, y accéder et le partager. Apprendre encore plus.
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