Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Il est important de bien faire la distinction entre facture électronique et facture dématérialisée. La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi.

La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur. Elle tient lieu de facture d’origine.

Le contenu d'une facture électronique doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires, à savoir :

• date,
• numéro de facture
• identités de l’émetteur et du destinataire,
• désignation du produit ou du service,
• quantité,
• numéro et taux de TVA,
• date de la vente ou de la prestation,
• montant HT et TTC et pénalités prévues en cas de retard de paiement.

Pour qu’une facture électronique soit conforme aux yeux de la loi, l'authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

• Par le biais d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
• soit par la mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services,
• soit sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.

La loi 2000-23 du 13 mars 2000 reconnaît la valeur juridique d’un document écrit sous forme électronique comme une preuve. 

Les factures électroniques doivent être conservées pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial.

Les bénéfices de la facture électronique pour les entreprises sont nombreux. En voici quelques-uns :

• Gains de productivité (réduction du temps de traitement)
• Réduction des coûts administratifs et de gestion,
• Raccourcissement des délais de paiement,
• Meilleur recouvrement de la TVA,
• Restauration de la trésorerie et la gestion du fonds de roulement,
• Diminution des risques d’erreur
• Sécurité accrue
• Réduction de l’empreinte carbone…

Archimag a réalisé en février 2020, pour le compte de DocuWare, une vaste enquête sur la dématérialisation des factures clients et fournisseurs auprès de 200 entreprises publiques et privées.

Créé par l'agence pour l'Informatique financière de l'État (AIFE), Chorus Pro est la plateforme de l’administration publique pour la réception des factures fournisseurs par voie dématérialisée.

Depuis le 1^er janvier 2020, toutes les entreprises françaises, y compris les micro-entreprises, sont dans l’obligation d’émettre des factures électroniques via Chorus Pro dans le cadre des marchés publics.

Près de 84 millions de factures électroniques ont déjà été adressées par les entreprises via le portail Chorus Pro.

Factur-X est un nouveau standard de facture électronique composée de deux faces : une face lisible pour l’homme (en PDF) et une face lisible pour la machine (en XML). L’objectif étant de permettre aux fournisseurs, émetteurs de factures, de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations sous forme structurée, mais aussi aux clients destinataires d’automatiser leur traitement.

L’avantage de Factur-X réside donc dans la souplesse du traitement de la facture. Il devient, en effet, possible d’exploiter les données en clair dans le PDF ou les données structurées du fichier XML pour une intégration automatisée. Ce format peut être utilisé à la fois dans les échanges avec l’administration française (via Chorus Pro) et avec l’ensemble des partenaires commerciaux. En France, il est porté en France par le FNFE (Forum National de la Facture Électronique).

DocuWare prend en charge le format Factur-X dès la version 7.2 et est adhérent au Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE MPE).