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Passer à la facture électronique

Définition, bénéfices, contexte légal, différents formats.

La facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dans leurs échanges avec l'Etat et les Collectivités depuis le 1er janvier 2020.

Selon l'ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facture électronique entre assujettis à la TVA et à la transmission des données de transaction, le calendrier a été modifié par l'Etat pour permettre aux entreprises, en particulier les TPE/PME en retard dans leur numérisation, de passer en douceur à la facture électronique.

Cette obligation s'étendra donc de façon progressive à compter :

  • du 1er juillet 2024  pour toutes les entreprises en réception et pour les grandes entreprises en émission
  • du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
  • du 1er janvier 2026 pour les PME et les TPE
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Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Il est important de bien faire la distinction entre facture électronique et facture dématérialisée. La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi.

La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur. Elle tient lieu de facture d’origine.

Le contenu d'une facture électronique doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires, à savoir :

  • date,
  • numéro de facture
  • identités de l’émetteur et du destinataire,
  • désignation du produit ou du service,
  • quantité,
  • numéro et taux de TVA,
  • date de la vente ou de la prestation,
  • montant HT et TTC et pénalités prévues en cas de retard de paiement.

    FR-Webinar-2021-10-Florent-parle-facture-electronique-CTAonDemand

 

La validité de la facture électronique

Pour qu’une facture électronique soit conforme aux yeux de la loi, l'authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • Par le biais d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
  • soit par la mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services,
  • soit sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.

La loi 2000-23 du 13 mars 2000 reconnaît la valeur juridique d’un document écrit sous forme électronique comme une preuve. 

Les factures électroniques doivent être conservées pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial.

Les bénéfices de la facture électronique

Les bénéfices de la facture électronique pour les entreprises sont nombreux. En voici quelques-uns :

  • Gains de productivité (réduction du temps de traitement)
  • Réduction des coûts administratifs et de gestion,
  • Raccourcissement des délais de paiement,
  • Meilleur recouvrement de la TVA,
  • Restauration de la trésorerie et la gestion du fonds de roulement,
  • Diminution des risques d’erreur
  • Sécurité accrue
  • Réduction de l’empreinte carbone…

Comment DocuWare vous accompagne dans la dématérialisation de vos factures?

Editeur leader de solutions de gestion documentaire et de dématérialisation depuis plus de 30 ans, DocuWare a développé une très forte expertise dans la digitalisation et l'automatisation des processus métier auprès de ses 15000 clients répartis dans 110 pays.

La digitalisation des processus achats, en premier lieu desquels figure la facture électronique, fait partie des périmètre les plus couramment adressés par DocuWare.

C'est pourquoi, DocuWare, en tant qu'Opérateur de Dématérialisation (OD) répond aux exigences sur la loi relative à la facturation électronique en transmettant vos factures à l'administration fiscale à travers plusieurs alternatives au choix :

  • Via son connecteur intégré à la plateforme de facturation de l'Etat (Chorus Pro)
  • Via un partenariat avec une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)


Quel que soit l'alternative que vous choisirez, DocuWare sera en mesure de vous accompagner dans votre projet, en dématérialisant vos factures, et en les transmettant à l'administration fiscale pour vous mettre en conformité avec la nouvelle réglementation liée à la facture électronique obligatoire dès le 1er juillet 2024.

Livre blanc - Passer à la facture électronique 2024

Qu’est-ce que Chorus Pro ?

Créé par l'agence pour l'Informatique financière de l'État (AIFE), Chorus Pro est la plateforme de l’administration publique pour la réception des factures fournisseurs par voie dématérialisée.

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises, y compris les micro-entreprises, sont dans l’obligation d’émettre des factures électroniques via Chorus Pro dans le cadre des marchés publics. 

Chorus Pro deviendra également la plateforme de transmission des factures pour les entreprises assujetties à la TVA en BtoB, dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique obligatoire.

Le portail public de facturation assurera la fonction d’annuaire, permettant le routage des factures, et concentrera la transmission des données de facturation et de transaction à l’administration fiscale. Il mettra également à la disposition des entreprises qui le souhaiteraient, en complément des plateformes de dématérialisation partenaires privées, un service minimum permettant l’émission ou la réception de leurs factures.

Factur-X, le nouveau format de facture électronique sécurisé

Factur-X est un nouveau standard de facture électronique composée de deux faces : une face lisible pour l’homme (en PDF) et une face lisible pour la machine (en XML). L’objectif étant de permettre aux fournisseurs, émetteurs de factures, de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations sous forme structurée, mais aussi aux clients destinataires d’automatiser leur traitement.

 

L’avantage de Factur-X réside donc dans la souplesse du traitement de la facture. Il devient, en effet, possible d’exploiter les données en clair dans le PDF ou les données structurées du fichier XML pour une intégration automatisée. Ce format peut être utilisé à la fois dans les échanges avec l’administration française (via Chorus Pro) et avec l’ensemble des partenaires commerciaux. En France, il est porté en France par le FNFE (Forum National de la Facture Électronique).

 

DocuWare prend en charge le format Factur-X et est adhérent au Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE MPE).

Ressources

Vos ressources dédiées à la facture électronique

Vidéos

DocuWare et la facturation électronique 2024

Découvrez dans cette courte vidéo une présentation de la loi sur la facturation électronique obligatoire en 2024 et comment DocuWare vous accompagne dans votre projet de dématérialisation lié à la facture électronique.

Voir la vidéo

Livres blancs

La facturation électronique obligatoire inter-entreprises est repoussée à 2024/2026. Le temps pour les entreprises de se préparer plus sereinement à cette échéance, en particulier les PME. Découvrez le dernier livre blanc sur le sujet publié par Markess avec le soutien de DocuWare sur la partie témoignage clients.

Télécharger le livre blanc

Webinars

Webinar en replay - Facturation électronique 2024

Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour être en conformité avec la loi et réussir son projet de transformation digitale ? DocuWare, accompagné du cabinet de conseil en transformation Julhiet Sterwen, répondront à vos questions sur ce webinar.

Voir le replay

Webinars

Webinar Live, 17 février à 10h : Etes-vous prêt pour la facturation électronique 2024?

DocuWare vous accompagne dans votre projet autour de la facturation électronique 2024 et vous présentera au cours de ce webinaire, son offre dédiée et son partenariat avec un acteur PDP.

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Passer à la facture électronique, et après ?

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