LA GED DANS LE TRANSPORT ET LA LOGISTIQUE

Centralisez vos documents de transport. Accélérez vos processus logistiques.

Des lettres de voiture et eCMR aux bons de livraison, preuves de livraison et factures, DocuWare relie chaque document de transport à vos processus métier. Vous posez ainsi les bases d’une collaboration efficace, de processus plus rapides et d’une gestion numérique des documents de transport adaptée aux enjeux de demain.

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Les entreprises de transport/logistique font confiance à DocuWare 

DocuWare : une GED conçue pour les flux documentaires du transport et de la logistique

Entre l’entreposage, le transport, la livraison et la facturation, de nombreux documents sont produits chaque jour. Lorsque des informations manquent, les livraisons, les réponses aux demandes et la facturation prennent du retard. Qu’ils soient au format papier ou numérique, DocuWare rassemble tous les documents liés au transport dans un dossier centralisé et assure la continuité des processus numériques, de la saisie des commandes à la facturation. Vous préparez également le terrain pour l’utilisation des eCMR et l’échange électronique des informations de transport.

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Moins de tâches administratives par expédition

Réduisez le temps consacré aux recherches, les interventions manuelles et les procédures papier tout au long de la chaîne de transport.

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Des informations toujours à portée de main

Accédez en temps réel aux dernières informations sur vos transports et vos commandes pour répondre aux demandes plus rapidement et avec davantage de précision.

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Prêt pour les documents de transport numériques

Intégrez les eCMR, les preuves de livraison électroniques et d’autres justificatifs numériques à vos processus existants.

 
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eCMR et eFTI : la documentation de transport passe au numérique 

L’eCMR permet de dématérialiser la lettre de voiture CMR dans le transport routier de marchandises. L’eFTI établit quant à lui un cadre européen permettant aux entreprises de transmettre leurs informations de transport aux autorités sous forme numérique. À partir de juillet 2027, les autorités compétentes seront tenues d’accepter les informations électroniques relatives au transport de marchandises lorsque les entreprises les mettront à disposition via des plateformes eFTI certifiées. 


DocuWare intègre les eCMR en toute simplicité dans vos processus documentaires. Les lettres de voiture dématérialisées issues de votre TMS ou de votre solution eCMR sont gérées aux côtés des documents papier numérisés, automatiquement associées aux commandes et aux factures, puis archivées de manière sécurisée et conforme aux exigences réglementaires.

Transformez vos documents en processus efficaces

Les lettres de voiture, CMR et eCMR, preuves de livraison et factures contiennent les informations indispensables au bon déroulement de vos activités quotidiennes. Avec DocuWare, ces informations sont capturées au format numérique, archivées conformément aux exigences réglementaires et automatiquement intégrées aux processus concernés. Les informations circulent sans interruption entre la planification des transports, le service client, l’entrepôt et la comptabilité. Les processus gagnent ainsi en transparence et en rapidité, tandis que les tâches manuelles diminuent tout au long de la chaîne de transport. 

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Centralisez vos documents

Les documents provenant de différentes sources, telles que les e-mails, les scanners, les ERP ou les TMS, sont classés de manière structurée dans un dossier de transport numérique et automatiquement associés aux commandes et aux opérations correspondantes.

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Automatisez vos processus

Les documents suivent des circuits de vérification et de validation clairement définis. Les tâches sont automatiquement transmises aux personnes concernées, les responsabilités sont clairement établies et les échéances font l’objet d’un suivi rigoureux.

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Décidez plus rapidement

Tous les intervenants accèdent rapidement et en toute sécurité aux documents et informations de transport à jour. Les étapes de traitement et les différentes versions sont intégralement documentées et peuvent être suivies en temps réel. 

 

DocuWare en pratique : des résultats concrets pour le transport et la logistique

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DocuWare a apporté de la sérénité et de la structure à nos flux de travail internes. Les processus comptables sont désormais parfaitement coordonnés. Les discussions avec les fournisseurs au sujet des retards de paiement appartiennent également au passé.

Sebastian Erren

Directeur général
ILB Group

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Avec DocuWare, les bénéfices sont immédiats : meilleure traçabilité de la marchandise et des remontées d’information, accélération du traitement des litiges, gain de temps.

Samuel Le Galliotte

Directeur Administratif & Financier
Becofrance SAS

DocuWare pour le transport : aperçu des principaux cas d’usage

De la gestion des documents de transport à la facturation, en passant par la vérification des factures et la préparation des audits, l’efficacité des services de comptabilité, des ressources humaines et du service client repose sur des informations complètes et immédiatement accessibles.

Découvrez les principaux cas d’usage qui permettent aux entreprises de transport et de logistique ainsi qu’aux sociétés de transit d’accélérer leurs processus, de réduire leur charge administrative et de garder une vue d’ensemble sur leurs documents.

 

Gestion numérique des documents de transport

De nombreux documents accompagnent chaque livraison. Lorsqu’ils sont dispersés entre différents systèmes, e-mails et dossiers papier, leur gestion devient rapidement complexe et fastidieuse. Avec DocuWare, vous disposez d’un dossier de transport numérique pour chaque commande, dans lequel les lettres de voiture, les eCMR, les preuves de livraison et les factures sont automatiquement regroupés.

Vos avantages :

  • Informations de transport complètes : tous les documents relatifs à un transport sont automatiquement associés et immédiatement accessibles.
  • Collaboration fluide : tous les intervenants accèdent aux mêmes versions des documents.
  • Moins de tâches manuelles et d’erreurs : la capture automatique des documents réduit les interventions manuelles.

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Facturation plus rapide et accélération des encaissements

Tant que la preuve de livraison n’est pas disponible, la facture ne peut pas être émise. Lorsque les justificatifs ne sont transmis que plusieurs jours après la livraison par le conducteur ou le sous-traitant, les encaissements sont retardés d’autant. Avec DocuWare, vous capturez les lettres de voiture et les preuves de livraison dès la remise des marchandises, depuis un appareil mobile, par numérisation ou à partir de votre système eCMR. Ces documents sont automatiquement associés à la commande correspondante et tous les justificatifs nécessaires à la facturation sont centralisés.

Vos avantages :

  • Facturation plus rapide : la comptabilité est informée dès que tous les documents nécessaires sont disponibles.
  • Moins d’échanges entre les intervenants : toutes les informations, de la commande à la preuve de livraison en passant par la lettre de voiture, sont regroupées dans un même dossier.
  • Amélioration de la trésorerie : les factures peuvent être émises plus tôt. 

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Traitement efficace des factures fournisseurs

Lorsque les factures restent en attente dans les boîtes e-mail, les piles de documents papier ou les différents services, les retards de validation peuvent rapidement coûter du temps et de l’argent. Avec DocuWare, vous dématérialisez l’ensemble du traitement des factures, de leur capture à leur validation en passant par leur vérification, et facilitez la circulation des informations entre les services métier et la comptabilité.

Vos avantages :

  • Délais de traitement raccourcis : les workflows automatisés et les validations mobiles accélèrent le traitement des factures.
  • Meilleure utilisation des escomptes : les délais de paiement peuvent être mis à profit de manière optimale.
  • Transparence totale : les étapes de traitement et les responsabilités restent consultables à tout moment.

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Traitement plus rapide des sinistres et des réclamations

Marchandises endommagées, preuves de livraison manquantes ou dommages survenus pendant le transport : ces situations entraînent rapidement des demandes de renseignements, des retards et de nombreux échanges entre les intervenants. Avec DocuWare, vous regroupez tous les documents, photos et informations nécessaires dans un même dossier et gardez à tout moment une vue d’ensemble sur les responsabilités, les échéances et l’état d’avancement du traitement.

Vos avantages :

  • Gestion structurée des dossiers : les tâches sont automatiquement attribuées et font l’objet d’un suivi.
  • Moins de demandes de renseignements : tous les documents nécessaires sont centralisés et associés entre eux.
  • Résolution plus rapide : les justificatifs peuvent être mis à la disposition des clients, des partenaires ou des assurances en quelques clics.

Archivage conforme des documents de transport

Lorsqu’il faut présenter des justificatifs dans le cadre d’audits, de certifications ou de contrôles administratifs, il est essentiel de disposer d’une visibilité complète sur tous les documents concernés.

Avec DocuWare, vous archivez les documents de transport, les eCMR et les autres justificatifs conformément aux exigences réglementaires et pouvez y accéder à tout moment depuis un emplacement centralisé.

Vos avantages :

  • Auditable à tout moment : les documents nécessaires sont disponibles en quelques secondes.
  • Traçabilité complète : les étapes de traitement, les validations et les modifications peuvent être retracées.
  • Sécurité élevée des données : les droits d’accès basés sur les rôles protègent efficacement les informations sensibles.

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Numérisation des dossiers des conducteurs et du personnel

Permis de conduire, attestations de qualification des conducteurs, certificats ADR, examens médicaux professionnels ou attestations de formation : les dossiers numériques des conducteurs et du personnel vous permettent d’accéder à tous les documents nécessaires depuis un emplacement centralisé et de garder un œil sur les échéances importantes.

DocuWare assure une gestion structurée de tous les justificatifs et envoie automatiquement des rappels à l’approche des dates d’expiration et de renouvellement.

Vos avantages :

  • Réduction de la charge administrative : les documents du personnel sont centralisés, gérés au format numérique et rapidement accessibles.
  • Suivi fiable des échéances : les rappels automatiques facilitent le renouvellement des permis de conduire, des qualifications et des certificats dans les délais impartis.
  • Justificatifs de qualification à jour : les qualifications, les formations et les certificats sont intégralement documentés et immédiatement disponibles en cas de besoin.

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DOCUWARE IDP

L’IA au service du traitement automatique des documents de transport

Chaque jour, les lettres de voiture, les bons de livraison, les factures et les documents douaniers arrivent sous différents formats et avec des niveaux de qualité variables, qu’ils soient numérisés, photographiés à l’aide d’un appareil mobile ou transmis par e-mail ou via le TMS. DocuWare IDP reconnaît automatiquement les types de documents, extrait les informations pertinentes et les associe aux commandes, aux expéditions ou aux processus métier correspondants. La saisie manuelle n’est plus nécessaire, les informations sont immédiatement disponibles et les processus gagnent en rapidité.

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La dématérialisation des documents de transport sur une plateforme centralisée

La dématérialisation des documents de transport transforme les processus du transport et de la logistique. Les lettres de voiture dématérialisées, les preuves de livraison électroniques et les futures normes telles que l’eFTI renforcent le besoin de processus documentaires et informationnels continus.

DocuWare réunit les documents, les informations et les processus métier sur une plateforme centralisée. Les entreprises bénéficient ainsi d’une réduction des ruptures dans les flux d’information, d’une plus grande fiabilité des processus et d’une base pérenne pour la gestion numérique des documents de transport.

Une intégration optimale à vos systèmes informatiques métier

Les processus de transport et de logistique reposent sur de nombreux systèmes : TMS, ERP, logiciels de comptabilité, messagerie électronique, Microsoft 365, ainsi que solutions de gestion d’entrepôt et d’expédition. DocuWare centralise les CMR et eCMR, les bons de livraison, les documents de fret, les factures et les preuves de livraison, les rend accessibles depuis tous vos systèmes et les associe aux commandes, aux expéditions, aux clients et aux processus de facturation.

Références du secteur du transport et de la logistique

Découvrez, à travers des exemples concrets, comment les entreprises de logistique tirent parti de DocuWare. 

Becofrance SAS

Spécialiste du transport et de la logistique, Becofrance utilise DocuWare pour assurer la traçabilité des marchandises et accélérer le traitement des litiges grâce à des workflows numériques.
Lire l’étude de cas

Grand Port Maritime de Guadeloupe

Le Grand Port Maritime de Guadeloupe digitalise ses processus documentaires avec DocuWare. Les workflows numériques et la signature électronique renforcent la traçabilité, fluidifient la collaboration et accélèrent le traitement des documents.
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ILB Group

Le groupe belge automatise le traitement de ses factures avec DocuWare. Des processus plus rapides et transparents réduisent la charge administrative, facilitent la collaboration avec les fournisseurs et optimisent les coûts du service comptable.
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Chronopost

Chronopost digitalise ses dossiers RH avec DocuWare afin de centraliser les documents, fluidifier les processus administratifs et faciliter l’accès aux informations des collaborateurs.
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Certifié et leader GED/ECM mid-market

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Prêt pour des processus logistiques efficaces ?

Découvrez lors d’une démonstration personnalisée comment centraliser vos documents de transport et accélérer vos processus documentaires dans les domaines du transport, de l’entreposage et de la logistique.

Réservez votre démonstration gratuite, sans engagement et adaptée à vos besoins.

Nous serons ravis de vous présenter DocuWare en direct ou de vous recommander un expert en transformation numérique de notre réseau de partenaires près de chez vous. 

Foire aux questions sur DocuWare pour le transport et la logistique

Quels documents de transport peut-on traiter avec DocuWare ?

Les lettres de voiture, les documents CMR et eCMR, les bons de livraison, les preuves de livraison, les documents douaniers et relatifs aux marchandises dangereuses, les factures fournisseurs et clients, les rapports de sinistre, les justificatifs relatifs au personnel et aux qualifications, et bien d’autres encore. Le format importe peu. Les documents papier, les PDF, les pièces jointes aux e-mails et les données provenant de systèmes métier sont centralisés et associés à la commande ou à l’expédition correspondante.

DocuWare permet-il de traiter et d’archiver les eCMR ?

DocuWare traite et archive les eCMR au même titre que les autres documents liés au transport. Les eCMR provenant de votre système de gestion du transport (TMS) ou de votre solution eCMR peuvent être directement importées, associées aux commandes, aux expéditions et aux factures, puis archivées conformément aux exigences réglementaires. 

DocuWare peut-il être intégré à notre TMS ou à notre ERP ?

DocuWare s’intègre facilement aux systèmes de gestion du transport (TMS), aux ERP, aux logiciels de comptabilité et aux solutions de gestion d’entrepôt grâce à différentes possibilités d’intégration, interfaces et API.
Les documents et les informations sont automatiquement associés aux opérations correspondantes. Les collaborateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent ainsi accéder aux documents de transport directement depuis leur application habituelle, sans avoir à passer d’un système ou d’un espace de stockage à l’autre. 

Comment DocuWare facilite-t-il le respect des obligations de conservation et l’archivage conforme aux exigences réglementaires ?

Les documents de transport sont soumis à des délais de conservation légaux et doivent pouvoir être présentés dans leur intégralité lors de contrôles fiscaux, de certifications ou d’audits clients. DocuWare les archive de manière structurée et non modifiable, assure la traçabilité des étapes de traitement et des validations et protège les données sensibles grâce à des droits d’accès basés sur les rôles. Il offre ainsi une base solide pour répondre aux exigences du RGPD.