Comptabiliser et payer des factures en un clic
Aujourd’hui, les documents, principalement reçus par voie électronique, sont d’abord collectés dans une boîte aux lettres centralisée. Un algorithme basé sur Kofax classe les documents et lit les informations d’indexation correspondantes, dans le cas des factures, jusqu’aux dernières lignes. Simultanément, le système ajoute d’autres données, telles que l’affectation des coûts aux budgets internes ou aux postes de comptabilisation. Les documents sont ensuite transférés dans DocuWare, où ils sont stockés de manière entièrement indexée dans l’archive numérique. Les factures sont automatiquement validées s’il existe une référence de commande. DocuWare compare la facture avec les postes de commande ouverts et les données budgétaires de Navision. Si elles correspondent, la facture est validée. En parallèle, la GED transfère toutes les informations comptables au système ERP afin que les collaborateurs du département Comptabilité puissent afficher, enregistrer et payer les documents en un seul clic. Les factures sans référence à un bon de commande apparaissent dans une liste séparée et sont contrôlées par les employés via deux écrans : à gauche, le système ERP avec les données de facturation transférées de DocuWare ; à droite, le justificatif numérique du pool de documents.
Réduction des coûts avec l’équipe centrale
Depuis l’instauration de la GED, les factures ne se perdent plus. Une fois que les documents sont dans le système, ils peuvent être retrouvés à tout moment et de manière très simple : soit via la fonction de recherche de DocuWare, soit via un bouton numérique directement à partir de Navision, Exact ou Transfusion. L’intégration simple et complète dans les systèmes informatiques existants a également simplifié la formation des utilisateurs. Même les employés qui n’ont qu’occasionnellement besoin d’accéder aux factures peuvent les consulter d’un clic sans avoir à faire appel à leurs collègues du service comptable. Il en va de même pour les auditeurs externes lors de la clôture de l’exercice fiscal. Dotés d’un accès en lecture seule, ils peuvent effectuer leur travail sans devoir être sur place. Comme DocuWare contrôle également les processus internes, les délais de paiement sont facilement respectés et les relances sont rares. L’entreprise de logistique réalise également des économies dans d’autres domaines : comme la comptabilisation ne prend que quelques secondes grâce à la lecture entièrement automatisée des documents, le service comptable a pu conserver son personnel initial sans embaucher de nouveaux collaborateurs, malgré la croissance et l’augmentation du nombre de documents. Par conséquent, l’automatisation des processus basée sur DocuWare contribue à une structure de coûts réduits.
