GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS

Organiser tous les documents de manière centralisée et efficace

Les tâches et le papier s’accumulent ? Vous manquez de temps et d’informations  pour prendre des décisions ? Maîtrisez votre flux de documents et faites passer votre entreprise à la vitesse supérieure grâce à DocuWare.

Des informations disponibles partout et à tout moment
Du temps et de l’énergie gagnés grâce à l’automatisation
Un archivage sécurisé et une protection des données optimale

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Adieu les montagnes de papier et les données en pagaille

DocuWare capture vos documents commerciaux entrants et sortants de manière centralisée, les enrichit de métadonnées et relie les informations connexes. Les fonctions d’importation et de capture de données automatisées garantissent une disponibilité et une productivité immédiates.

Une recherche flexible et un aperçu complet

Recherche plein texte, filtres ciblés ou vue par dossier : DocuWare affiche en un clic tous les documents relatifs à un projet, un client, un fournisseur, une période ou une opération commerciale. L’affichage est immédiat, quels que soient la taille et le format du fichier.

Des processus sans retard

Utilisez des workflows et des formulaires personnalisables de manière flexible pour gérer efficacement les processus basés sur les documents, surveiller les délais, raccourcir les temps de réponse et suivre les étapes de traitement à tout moment, de la validation de la facture au renouvellement du contrat.

Intuitif et compréhensible

Ajoutez des notes, votre signature et des tampons aux documents ou mettez en évidence les détails importants sans modifier l’original. Vous pouvez également ouvrir les documents dans le programme d’origine et les modifiez comme à votre habitude. La gestion automatique des versions et l’historique des documents assurent la transparence des processus.

Un flux d’informations fluide

Intégrez DocuWare aux principales applications professionnelles, telles que Microsoft Teams, Outlook et votre ERP ou CRM, pour stocker et accéder aux documents de manière fluide et automatiser les flux de travail de bout en bout. Cela vous évite de changer constamment de programme, garantit la synchronisation des données et améliore l’efficacité à tous les niveaux.

Un archivage sécurisé et conforme à la législation

Des documents bien organisés vous permettent de respecter plus facilement les directives de conservation et d’être toujours prêt à fournir des informations. La structure juridique en filigrane, la saisie sécurisée, les processus clairement réglementés et les entrées système non modifiables protègent contre la perte de documents, les utilisations abusives et les manipulations.

Tous les formats de documents peuvent-ils être importés dans DocuWare ?

Oui, bien sûr. Peu importe l’origine d’un document ou le lieu où il a été créé. Vous pouvez charger n’importe quel format de fichier et pièce jointe d’e-mail dans DocuWare, y compris les e-mails eux-mêmes. Les documents papier numérisés sont stockés au format PDF/A dans DocuWare. La visionneuse DocuWare vous permet d’afficher les documents indépendamment de leur format. Dans le même temps, il est toujours possible de modifier, d’envoyer et de télécharger les documents dans le programme d’origine.

DocuWare est-il une solution cloud ou sur site ?

Les deux à la fois. DocuWare est disponible en tant que solution Software-as-a-Service basée sur le cloud, avec des licences flexibles pour différentes tailles d’entreprises, ce qui vous offre une flexibilité et une évolutivité maximales pour la gestion de vos documents. En outre, un déploiement en tant que système sur site au sein de votre infrastructure de serveurs ne pose aucun problème. Les deux options offrent des fonctions et une expérience utilisateur identiques.

Où sont stockés les documents avec DocuWare ?

Avec DocuWare, les documents sont stockés en toute sécurité dans des armoires électroniques. Les utilisateurs peuvent accéder aux documents où qu’ils soient et depuis n’importe quel terminal. Ils peuvent les enregistrer, les visualiser et les modifier, à condition qu’ils disposent des autorisations nécessaires.

En combien de temps pouvons-nous commencer à utiliser DocuWare ?

DocuWare propose des modèles et des configurations faciles à utiliser pour différents scénarios d’application, ce qui vous permet d’être opérationnel en quelques jours. Bien entendu, vous pouvez également personnaliser votre configuration de DocuWare. Le temps nécessaire à la mise en œuvre de DocuWare dépend de la complexité des besoins de chaque entreprise.

DocuWare est un outil fantastique, qui nous a permis de digitaliser l’ensemble de nos processus et de nous séparer de l’ensemble de nos bannettes papier. Au total, plus de 650000 documents ont déjà été dématérialisés dans la GED.

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Julien Brunel
Gérant, Liftasud

La version cloud nous apporte de l’efficacité et une vraie souplesse d’utilisation. L’application est disponible partout, à tout moment. C’est un gros point fort dans notre organisation interne, basée en partie sur le télétravail.

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Stéphane Roche
Directeur des Moyens Opérationnels, Montigny-Le-Bretonneux

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