A ce titre, Liftasud fait figure de pionnier en la matière. Son directeur, Julien Brunel, précise : après une phase de démarrage initiée en 2019, l’outil DocuWare a été pleinement opérationnel durant la crise du Covid-19. Nos équipes ont pu pleinement utiliser l’outil en télétravail et nous avons pu fonctionner de façon totalement normale, sans aucune interruption de notre activité au plus fort de la pandémie. Cela est d’autant plus remarquable que nous opérons en multi-sites ». Après une phase de benchmark de 4 solutions différentes, le choix de la direction se porte rapidement sur DocuWare, en raison de sa flexibilité et de son intégration avec les outils métier, en particulier l’ERP Sage X3. 

« DocuWare était le seul outil capable de répondre à nos besoins internes en raison de son ouverture sur les autres solutions et ses possibilités de paramétrage très souples », précise Julien Brunel. « Nous souhaitions être rapidement autonomes dans les paramétrages afin de faire évoluer la solution » conclut-il.
Après une phase de pilotage avec 4 utilisateurs distincts, la solution est étendue à l’ensemble du personnel de l’entreprise, qui adopte très rapidement l’outil. Les fonctionnalités d’indexation intelligente, les listes représentant les anciennes bannettes, et la synchronisation particulièrement fluide avec l’ERP Sage X3 sont plébiscitées.

Au total, ce sont plus de 650000 documents qui ont déjà été dématérialisés et archivés dans la GED DocuWare. L’ensemble des bannettes papier ont ainsi été digitalisées dans l’outil.

L’interaction particulièrement fluide entre la GED et l’ERP est particulièrement appréciée et permet d’avoir une vision en temps réel de l’état des commandes et des stocks directement dans DocuWare.
Très satisfaite de la solution et de son passage au « zéro papier », la maison mère de l’entreprise envisage désormais d’équiper les sites internationaux du groupe, DocuWare étant distribué dans 100 pays et traduit en 24 langues.