Le partenaire intégrateur DocuWare, basé à proximité de l’entreprise, leur préconise alors la solution DocuWare Cloud, capable de répondre à leurs besoins en termes de souplesse d’utilisation, d’intégration à leur ERP Sage 100, et d’évolutivité, pour étendre le périmètre par la suite à d’autres processus.
Après une phase d’analyse du besoin et d’accompagnement à la mise en place de la solution par le partenaire, les équipes sont rapidement opérationnelles et autonomes dans les paramétrages et la mise en place des workflows.
Le premier chantier couvre la dématérialisation des factures fournisseurs, mais très vite, les besoins s’étendent à l’ensemble du processus achats : formulaires de demandes d’achat, bons de livraison, bons de commande sont ainsi intégrés au processus, afin de dématérialiser l’ensemble des flux et de constituer un dossier entièrement digitalisé. Très rapidement, des bénéfices sont constatés en termes de gains de temps : les factures fournisseurs sont traitées en une journée maximum par semaine et font économiser un temps précieux aux équipes ; l’équivalent d’un poste à temps complet. L’intégration avec l’ERP comptable Sage ligne 100, totalement transparente, est saluée par Stéphane Roche, Directeur des Moyens Opérationnels : « L’interface avec Sage est totalement fluide, c’est vraiment un des avantages majeurs de la solution » souligne t-il.
Au total, ce sont plus de 15000 factures fournisseurs qui ont été dématérialisées depuis février 2019. Totalement convaincue par l’outil, la direction d’Inibar décide alors d’étendre le périmètre à la dématérialisation des factures clients depuis quelques mois.
Les validations sont réalisées directement dans DocuWare avec les workflows, à tout moment, sur site, en télétravail ou en mobilité.
Mise en place juste avant le confinement, DocuWare a été d’une très grande utilité durant la crise sanitaire, pendant laquelle les équipes ont pu continuer à travailler de façon totalement transparente et sans aucune interruption de l’activité, « c’est la grande force d’une solution Cloud », souligne Stéphane Roche. « La recherche est également grandement facilitée, à partir de n’importe quel champ, que ce soit une référence, un code article, un fournisseur, une date », précise Stéphane Roche.
« Rien ne nous ferait renoncer à DocuWare. La solution répond pleinement à nos besoins en termes de simplicité et de fiabilité » conclut-il.
