La signature électronique va devenir un « must have » dans les entreprises, sous l’effet de l’accélération de la digitalisation post Covid-19. Dans certains départements, où le recours à la signature manuscrite de nombreux documents papier était encore très répandue, le recours à la signature électronique va s’accélérer.
Principales raisons : l’absence de personnel pour signer les documents papier reçus dans les entreprises en période de confinement, de chômage partiel ou d’arrêt de travail, le recours massif au télétravail qui impose de pouvoir signer les documents à distance.
Une étude Archimag réalisée à l'issue du déconfinement (mai 2020) a ainsi révélé que la signature électronique était plébiscitée par les utilisateurs :
- Pour 48% des personnes interrogées, elle permet de raccourcir les délais,
- Pour 43%, elle offre une alternative à la réduction du papier
- Pour 38%, elle équivaut à une sécurité juridique.
Premier constat : les entreprises qui étaient équipées de solutions de signature électronique intégrées à la GED ont pu poursuivre leur activité, tandis que les entreprises qui avaient massivement recours au papier ont rencontré beaucoup plus de difficultés à maintenir la continuité de leurs processus, qu’ils soient comptables (validation et règlement des factures, des contrats fournisseurs, etc), RH (validation des recrutements, des congés payés, des notes de frais, des arrêts de travail), ou commerciaux (validation de devis, de contrats de vente).
En conclusion : la signature électronique, couplée à un système de gestion documentaire procure davantage de flexibilité et permet de maintenir la continuité de l’activité en toutes circonstances. En outre, elle offre un grand confort d’utilisation, fait gagner du temps et fluidifie considérablement les process.
Ce constat est particulièrement vrai au sein des départements suivants de l’entreprise :
Les Ressources Humaines
Le Covid-19 n’a pas interrompu l'activité RH dans les entreprises. Il a donc fallu s’adapter et recourir à des solutions digitales et mobiles pour poursuivre l’activité, avec des personnels RH en télétravail ou en chômage partiel.
Le recours à la signature électronique et aux solutions GED/Workflow permet de poursuivre l'activité RH à distance : la digitalisation des contrats de travail, de l’on-boarding, couplés aux process de signature électronique ont permis à l’entreprise de poursuivre les recrutements et l’intégration des nouveaux collaborateurs, mais aussi les tâches RH courantes pour la gestion du personnel : arrêts maladie, congés, fiches de paie, notes de frais, etc.
En temps normal, la signature électronique s’avère aussi très utile dans les entreprises multi-sites où le service des ressources humaines n’est pas forcément localisé sur le même site que le candidat à intégrer. Avec la signature électronique, l’entreprise peut ainsi gagner en productivité et en souplesse, simplifier et accélérer les procédures.
Enfin, tandis que la dématérialisation du bulletin de paie se met en place progressivement pour l’ensemble des structures et entreprises de toutes tailles à l’horizon 2020, la signature électronique a également vocation à assurer l’intégrité et la véracité du bulletin de paie.
Les Ventes
Le recours à la signature électronique va également clairement impacter le secteur des Ventes, en raison des besoins en mobilité et en flexibilité inhérents à la fonction commerciale : signature numérique des documents en dehors du bureau, que ce soit au cours d’un déplacement professionnel (voyages d’affaires, salons professionnels, rendez-vous clients) ou en télétravail.
