Signature électronique

La signature électronique ou numérique est utilisée dès lors que le document à signer est lui-même dématérialisé : un bon de commande, un contrat de vente, un devis, un contrat de travail, un avenant à un contrat, un paiement, une facture, des CGV, etc.

Une généralisation dans les secteurs juridique, banques/assurances et immobilier

Elle est donc très utilisée au sein des professions et services juridiques, mais s’est également considérablement développée pendant la crise du COVID-19, afin de maintenir la poursuite de l’activité de nombreuses professions : c’est le cas des agences immobilières, pour finaliser une transaction de vente d’un bien ou la signature d’un bail par exemple.

Sans compter qu’avec la signature électronique, il n’est plus nécessaire de parapher chaque page des baux et compromis, d’un point de vue légal. Celle-ci garantit, en effet, l’identité du signataire et l’intégrité du document.

Le secteur de l’assurance et des Mutuelles a également fréquemment recours à la signature électronique pour la signature des contrats de santé et de prévoyance en ligne. Ce système permet d’accélérer considérablement la contractualisation des contrats. Il est bénéfique pour l’entreprise (accélération du processus de vente) et pour le bénéficiaire (prise en charge et remboursements plus rapides).

Enfin, dans le secteur de la banque, la signature électronique permet de simplifier de nombreuses formalités, comme par exemple l’ouverture d’un compte bancaire. Selon D-rating, 61% des établissements bancaires français intègrent désormais la signature électronique contre seulement 39% en 2017. En matière d’assurance, cette même étude affirme que 64% des recherches d’informations nécessaires à la souscription d’un nouveau contrat se font en ligne. 

Le cas particulier des notaires

Dans le cas des notaires, un décret publié au Journal officiel du 4 avril 2020 autorise à titre exceptionnel le recours à la signature électronique des actes notariés, ceci afin de permettre la poursuite de l’activité pendant la crise du COVID-19.

Dans le cas des actes notariés, la signature électronique permettra d'établir un acte, de recueillir un consentement ou la déclaration de chaque partie. A une condition cependant : la solution de signature électronique doit être agréée par le Conseil supérieur du notariat. Le cas échéant, l'identification des parties ainsi que l'intégrité et la confidentialité des contenus sont garanties.

La signature électronique va devenir un « must have » dans les entreprises, sous l’effet de l’accélération de la digitalisation post Covid-19. Dans certains départements, où le recours à la signature manuscrite de nombreux documents papier était encore très répandue, le recours à la signature électronique va s’accélérer.

Principales raisons : l’absence de personnel pour signer les documents papier reçus dans les entreprises en période de confinement, de chômage partiel ou d’arrêt de travail, le recours massif au télétravail qui impose de pouvoir signer les documents à distance.

Une étude Archimag réalisée à l'issue du déconfinement (mai 2020)  a ainsi révélé que la signature électronique était plébiscitée par les utilisateurs :

• Pour 48% des personnes interrogées, elle permet de raccourcir les délais,
• Pour 43%, elle offre une alternative à la réduction du papier
• Pour 38%, elle équivaut à une sécurité juridique.

Premier constat : les entreprises qui étaient équipées de solutions de signature électronique intégrées à la GED ont pu poursuivre leur activité, tandis que les entreprises qui avaient massivement recours au papier ont rencontré beaucoup plus de difficultés à maintenir la continuité de leurs processus, qu’ils soient comptables (validation et règlement des factures, des contrats fournisseurs, etc), RH (validation des recrutements, des congés payés, des notes de frais, des arrêts de travail), ou commerciaux (validation de devis, de contrats de vente).

En conclusion : la signature électronique, couplée à un système de gestion documentaire procure davantage de flexibilité et permet de maintenir la continuité de l’activité en toutes circonstances. En outre, elle offre un grand confort d’utilisation, fait gagner du temps et fluidifie considérablement les process.

Ce constat est particulièrement vrai au sein des départements suivants de l’entreprise :

Les Ressources Humaines

Le Covid-19 n’a pas interrompu l'activité RH dans les entreprises. Il a donc fallu s’adapter et recourir à des solutions digitales et mobiles pour poursuivre l’activité, avec des personnels RH en télétravail ou en chômage partiel.

Le recours à la signature électronique et aux solutions GED/Workflow permet de poursuivre l'activité RH à distance : la digitalisation des contrats de travail, de l’on-boarding, couplés aux process de signature électronique ont permis à l’entreprise de poursuivre les recrutements et l’intégration des nouveaux collaborateurs, mais aussi les tâches RH courantes pour la gestion du personnel : arrêts maladie, congés, fiches de paie, notes de frais, etc.

En temps normal, la signature électronique s’avère aussi très utile dans les entreprises multi-sites où le service des ressources humaines n’est pas forcément localisé sur le même site que le candidat à intégrer. Avec la signature électronique, l’entreprise peut ainsi gagner en productivité et en souplesse, simplifier et accélérer les procédures.

Enfin, tandis que la dématérialisation du bulletin de paie se met en place progressivement pour l’ensemble des structures et entreprises de toutes tailles à l’horizon 2020, la signature électronique a également vocation à assurer l’intégrité et la véracité du bulletin de paie.

Les Ventes

Le recours à la signature électronique va également clairement impacter le secteur des Ventes, en raison des besoins en mobilité et en flexibilité inhérents à la fonction commerciale : signature numérique des documents en dehors du bureau, que ce soit au cours d’un déplacement professionnel (voyages d’affaires, salons professionnels, rendez-vous clients) ou en télétravail.

Lorsque la signature électronique est requise pour tout document sous forme électronique d’un contrat de la commande publique en France, il doit être signé selon les dispositions prévues par l'arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique.

Dans la commande publique en France sont autorisées les signatures électroniques correspondant à des niveaux de sécurité de signature électronique de type 3 ou 4 :

• soit la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3) qui correspond à une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié telle qu'exigée en France,
• soit la signature électronique qualifiée (niveau 4).

Pour signer électroniquement des pièces d'une marché public l'entreprise candidate doit disposer d'un certificat de signature électronique.

Les acheteurs, les autorités concédantes et les opérateurs économiques doivent utiliser une signature électronique conforme aux exigences du règlement eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014), relatives à la signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.

Conformément à la réglementation eIDAS, il existe aujourd’hui 3 niveaux de signature électronique. Chacune correspondant à un degré précis de fiabilité. Leurs champs d’application sont donc différents selon leur nature :

•  La signature électronique simple ;
•  La signature électronique avancée ;
•  La signature électronique qualifiée

La signature électronique simple

Elle correspond à l’ensemble des systèmes de signature électronique n’étant pas de niveau avancé ou qualifié. Elle est généralement utilisée dans les processus à faible conséquences juridique et financière pour le signataire, car il n’existe pas de moyen infaillible de confirmer l’identité du signataire.

Exemples d’utilisation : réception d’un colis, adhésion, signature d’un bail, d’une facture de faible montant, de CGV/CGU, etc.

La signature électronique avancée (SEA)

La signature électronique avancée fournit un niveau de sécurité plus avancé que la signature simple. Elle est ainsi conseillée dans le cadre de transactions financières conséquentes ou lors de la signature de documents juridiques.

Pour qu’une signature électronique soit considérée comme avancée, elle doit impérativement :

•  être liée à son signataire de manière univoque ;
•  permettre d’identifier formellement le signataire ;
•  être créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire comme son téléphone ou ordinateur personnel ;

Exemples d’utilisation : signature d’un compromis de vente, d’un contrat de travail

La signature électronique qualifiée (SEQ)

La signature électronique qualifiée (SEQ) présente le plus haut niveau de sécurité.

Elle répond aux mêmes normes que la signature avancée mais nécessite une vérification de l’identité du signataire au préalable, via un certificat fourni à un prestataire de confiance.

Cela garantit que la signature est non seulement valable dans le pays de l’UE où elle a été attribuée, mais qu’elle est reconnue comme une signature valide et juridiquement contraignante dans tous les autres États membres de l’Union européenne. Grâce à ce statut juridique particulier en Europe, elle peut être utilisée pour les documents à haut risque les plus importants – des assurances-vie aux demandes de crédit – en fonction de la législation locale.

Les signatures électroniques simples et avancées sont utilisées par 95% du marché en France.

L’agence de création et conseil parisienne Nelly Rodi a choisi DocuWare pour dématérialiser ses contrats avec ses prestataires et freelances. Grâce à la signature électronique, Nelly Rodi n’a plus à imprimer ses contrats et les envoyer par courrier. Tout est réalisé dans un minimum de temps, cassant ainsi la rupture numérique.

Des gains de temps dans la gestion des bons de commande et des contrats ont été constatés, épargnant ainsi du temps aux assistantes commerciales, pour le traitement de tâches à plus forte valeur ajoutée.

La sécurisation des échanges est également un facteur clé dans le choix de l’adoption de la signature électronique : elle permet de se conformer au règlement RGPD et de fluidifier les échanges avec les partenaires et prestataires de l’entreprise.

Dans le cloud

DocuWare Signature Service est inclus dans DocuWare Cloud. Les certificats de signature de fournisseurs externes doivent être achetés en supplément.

On-premise

Pour les systèmes DocuWare installés en local, DocuWare Signature Service est disponible en tant que module supplémentaire payant. Une licence Workflow Manager est également requise.

Les certificats de signature provenant de prestataires externes doivent être achetés séparément.