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Quatre processus stratégiques
Dans ce contexte quatre processus stratégiques ont été identifiés comme prioritaires :
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les décisions du Président du Directoire (Toutes les décisions soumises au Président du Directoire : intérim des directeurs, demandes d'avance, gratifications de stage) ;
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les décisions du Directoire, incluant les corrections et les amendements pendant la tenue des Directoires
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la gestion des dossiers des organes de gouvernance (Conseil de surveillance, comité d’audit, Conseil de développement)
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la gestion des documents validés relatifs auxdes marchés publics d’un montant supérieur à 40 000 euros.
Chacun de ces processus nécessitait un parcours complexe de validation interne par parapheur, non homogène au sein de l’établissement.
DocuWare s'est imposé au terme d'un marché public rigoureux grâce à sa conformité fonctionnelle exhaustive avec le cahier des charges. La solution a démontré sa capacité à gérer des processus variés et complexes tout en assurant une gestion fine des droits d'accès, un archivage sécurisé et des services de signature électronique avancée. Le déploiement "On-Premises" a permis au GPMG de conserver la maîtrise de son infrastructure et de ses données sensibles, garantissant une meilleure résilience face aux contraintes de connectivité propres aux territoires insulaires.
La mise en œuvre de DocuWare a généré trois avantages majeurs. Premièrement, une simplicité d'usage remarquable grâce à une interface intuitive permettant aux utilisateurs, de soumettre et retrouver instantanément des documents. La recherche documentaire, auparavant chronophage, est devenue instantanée, sécurisée et fiable. Deuxièmement, une gestion intelligente et automatisée des processus complexes. Le moteur de workflows combiné à une gestion dynamique de l'organigramme identifie automatiquement les acteurs décisionnaires, garantissant fluidité de traitement et conformité permanente aux règles internes, même en cas de réorganisation grâce à la synchronisation Active Directory.
Troisièmement, une unification documentaire stratégique instaurant un référentiel unique et transverse couvrant l'ensemble des directions. Cette centralisation, couplée à une gestion granulaire des droits d'accès, a créé un environnement documentaire cohérent où chaque collaborateur accède aux documents pertinents sans compromettre la confidentialité oul’ intégrité des données. Au-delà des quatre processus initiaux, DocuWare a suscité un intérêt marqué pour la dématérialisation d'autres flux documentaires. Plusieurs pistes d'extension sont déjà à l'étude.
DocuWare s'est révélé être bien plus qu'un simple outil de dématérialisation : un véritable levier de transformation et d’harmonisation des processus, favorisant performance, conformité et adhésion des collaborateurs dans une trajectoire de modernisation durable.
