L’objectif est simple : pouvoir suivre numériquement la livraison d’un point A à un point B, jusqu’à la finalisation de l’opération, et avoir ainsi la certitude que la marchandise a bien été livrée au client, au bon endroit, au bon moment. Le gain de temps dans le traitement de la prestation est également un argument fort dans le choix de l’outil : alors qu’un bon de livraison papier met en moyenne 3 jours à être réceptionné, quand il n’est pas égaré par le livreur, le bon de livraison digital est transmis immédiatement aux services opérationnels dans le quart d’heure qui suit la livraison, permettant ainsi une accélération considérable du processus, et une facturation plus rapide à la clé.

Samuel Le Galliotte lance alors un appel d’offres auprès de 3 prestataires, dont DocuWare.
Le choix se porte sur DocuWare, car le DAF de Becofrance travaillait déjà avec l’outil de GED et en était satisfait. Il avait la certitude qu’avec DocuWare, le projet serait réussi.

Une application mobile pour notifier automatiquement le siège de l’acheminement de la marchandise

DocuWare lui développe donc, via son distributeur intégrateur, une application mobile, permettant d’équiper ainsi l’ensemble des smartphones de sa vingtaine de chauffeurs livreurs indépendants. Au départ, il se heurte à des freins, liés à la conduite du changement ; les chauffeurs n’ayant pas l’habitude de travailler avec l’outil digital et préférant utiliser les classiques bordereaux de livraison papier.
Mais à force de persuasion, il parvient à les convaincre, en mettant en avant les bénéfices de l’outil : gain de temps, meilleur suivi des livraisons, meilleure qualité de travail et d’image de l’entreprise.

Le process est simple : depuis l’ERP, le bon d’enlèvement/ livraison est imprimé via l’imprimante virtuelle. Une fois le bon imprimé, il arrive directement dans DocuWare. Le responsable camionnage affecte la livraison au chauffeur, qui reçoit une notification sur son smartphone. Il prend alors en charge la livraison. Une fois celle-ci effectuée, la DAF reçoit une notification. Pour cela, le chauffeur prend une photo du B/L signé avec son smartphone. Celle-ci est transmise directement dans l’application DocuWare, attestant de la bonne exécution de l’opération. De même, si le chauffeur n’a pas pu livrer la marchandise (client absent par exemple), ou s’il y a un litige, le chauffeur indique « litige » sur le B/L et celui-ci est directement transmis via DocuWare au service litiges de Becofrance via un workflow.

Des bénéfices immédiats : gain de temps, traçabilité, image positive de l’entreprise

Les bénéfices de ce processus sont immédiats : gain de temps, meilleure traçabilité des livraisons, réactivité dans la gestion des litiges et amélioration de l’image de l’entreprise Becofrance, qui lui permet d’être proactive vis-à-vis de ses clients.