Gestione documentale nella Logistica | Automazione workflow

Software di gestione documentale DocuWare per il settore dei trasporti e della logistica

La dura guerra all’efficienza nel settore della logistica e del trasporto merci si combatte su strada, in treno, sulle navi cargo e in aereo. La gestione documentale veloce, sicura e flessibile di DocuWare crea un vero vantaggio competitivo. Ti permette di risparmiare tempo e denaro nei processi più importanti per la tua azienda e i tuoi clienti.

Riconcilia in modo intelligente i documenti di trasporto con le fatture

Nel settore della logistica internazionale, i documenti necessari per monitorare i processi e fatturare ai clienti possono rimanere bloccati a bordo di un tir, un treno, una nave cargo o un aereo. La carenza di manodopera che influisce sulle operazioni di magazzino e i ritardi nello scarico delle merci contribuiscono a ritardare la fatturazione e gli incassi. Il cash flow si blocca inutilmente. Se hai diverse filiali o sub-appalti con altri vettori, una collaborazione efficiente è praticamente impossibile senza un archivio documentale centralizzato.

Con DocuWare, subito dopo la consegna, gli autisti scansionano i documenti di trasporto con il loro smartphone o tablet e li caricano su DocuWare. L’archiviazione e l’elaborazione automatica delle fatture inizianoprima che il camion ritorni in strada. Grazie al fascicolo di trasporto digitale, tutti i soggetti coinvolti, internamente ed esternamente, sono sempre aggiornati e hanno accesso 24 ore su 24 a tutti i documenti di cui hanno bisogno. L’archiviazione centralizzata e le funzioni di ricerca full-text consentono al tuo personale del back-office di risparmiare tempo prezioso ogni giorno, gestendo un maggior numero di ordini e pianificando nuovi itinerari e nuove attività.

Rispetta le normative locali e internazionali

I servizi di trasporto devono essere affidabili, convenienti e rispettare tempistiche molto strette. I documenti devono poter essere recuperati all’istante, sia per monitorare una spedizione sia per rispondere ad una richiesta urgente di un cliente. DocuWare ti consente di rispettare con facilità i criteri di conformità per evitare sanzioni, controllare i costi e creare una supply chain affidabile.

La digitalizzazione e un software di gestione documentale portano dei cambiamenti nelle aziende della logistica

La gestione documentale e l’automazione del workflow ti consentono di digitalizzare i documenti cartacei e di salvarli in modo sicuro in un archivio organizzato per poterli poi recuperare rapidamente quando necessario e dove richiesto.

Acquisisci, archivia, gestisci, elabora, condividi e traccia facilmente i documenti grazie al nostro software per i documenti di trasporto. L’elenco delle attività e le notifiche via e-mail consentono al personale di gestire quotidianamente le proprie responsabilità in modo più efficiente e ai decisori finali di approvare, rifiutare o richiedere più informazioni durante i momenti di controllo in tutti i tuoi processi.

DocuWare offre queste funzionalità principali alle aziende nel settore dei trasporti e della logistica:

Produttività e collaborazione

Digitalizza i tuoi documenti come le lettere di vettura aeree, le liste di cargo e le distinte di carico, fogli di viaggio CMR per trasporti su camion, oltre alle liste di carico e le dichiarazioni doganali e recuperali all’istante per scambiare le informazioni in modo semplice e sicuro.
Integra le funzionalità di una soluzione di gestione documentale con altri software aziendali per massimizzare il valore della tua tecnologia esistente.
Incrementa la tua capacità di tenere sotto controllo e tracciare la supply chain sia a livello locale che internazionale.

Sicurezza e conformità

Limita la visione dei documenti riservati ai non autorizzati e sviluppa linee guida per proteggere la privacy dell’azienda e dei dati dei clienti.
Dimostra la conformità con molteplici regolamenti commerciali nazionali e multinazionali.
Contrasta le minacce informatiche con una crittografia all’avanguardia di dati, documenti e comunicazioni online.

IT e prontezza per il futuro

Implementa una soluzione semplice da utilizzare che si adatti alle necessità di più uffici senza aggiungere lavoro al team IT.
Risparmia un budget significativo sull’hardware e sul tempo del tuo team IT.
Proteggiti dalle calamità naturali con un piano di ripristino di emergenza a prova di errore.

Replace paper-based workflows with automated digital processes

With DocuWare, we have succeeded in replacing error-prone, paper-based workflows with automated digital processes. Employees and customers alike benefit from the solution, both in the form of higher efficiency and an improved service level.