Facile integrazione di applicazioni di terzi
Uno dei criteri chiave per la scelta di un software ECM è stato il facile collegamento al sistema di e-mail David. La maggior parte dei fornitori invia ormai fatture in formato digitale, ma alcune fatture in entrata di Adam-Transporte GmbH arrivano per posta convenzionale. L’ulteriore elaborazione diretta e preferibilmente automatica dei documenti in un flusso di lavoro digitale era quindi della massima importanza. La soluzione DocuWare con la funzionalità Connect to Mail e, non da ultimo, il solo i collaboratori nella sede dell’azienda, ma anche coloro che svolgono parte dei loro compiti dall’home office. Anche dal punto di vista ecologico la digitalizzazione è un modello di successo. È stato possibile rinunciare da subito a circa 12 classificatori con ricevute in entrata e uscita stampate, senza mettere in discussione l’affidabilità per gli audit.
Già dopo sei mesi dall’implementazione, a metà del 2016 il risultato era positivo. In questo periodo erano stati archiviati nella banca dati centrale circa 3.000 documenti. Nell’autunno del 2016 è stato avviato l’intero processo di digitalizzazione della gestione della qualità (Adam-Transporte GmbH è certificata ISO 9001). I manuali, le descrizioni delle procedure e del lavoro devono essere disponibili digitalmente tramite un pulsante, non solo per il personale in sede, ma anche per i trasportatori.
Nel futuro grazie al cloud
Sebbene la società non abbia effettuato calcoli dettagliati del ROI prima dell’introduzione dell’ECM, l’ammortamento dell’investimento è evidente, secondo il direttore commerciale. E sono pronti per servizio di indicizzazione intelligente, ha avuto un ruolo di primo piano nel confronto tra fornitori. Anche nella fase di prova è stato dimostrato che due nuovi scanner vengono integrati senza problemi. Attraverso uno scanner di documenti e un apparecchio multifunzionale Ricoh sono state digitalizzate le fatture cartacee in entrata e, in alcuni casi, i documenti di trasporto associati, che sono stati archiviati nel pool dei documenti dopo la rilevazione automatica del codice a barre.
Oltre al collegamento al sistema di e-mail, è stata collaudata con successo anche l’archiviazione digitale delle fatture in uscita, quali le fatture di trasporto, i sinistri o le fatture di officina redatti attraverso la soluzione ERP Soloplan CarLo specifica del settore. Le fatture vengono successivamente messe a disposizione dei contabili per le ulteriori fasi, ad esempio per la verifica dell’accettazione dei pagamenti.
12 classificatori di carta in meno all’anno
I vantaggi pratici documentati di DocuWare Cloud sono diversi. I tempi di elaborazione delle fatture sono stati notevolmente ridotti in quanto le fatture in entrata vengono ricevute direttamente dal DMS, classificate automaticamente e quindi archiviate nella casella della posta in arrivo digitale del collaboratore responsabile. I flussi di lavoro elettronici controllano le fatture e le autorizzano infine per la registrazione. Un servizio di cui beneficiano non il futuro, non da ultimo grazie al concept del cloud. La decisione a favore di DocuWare Cloud non solo permette di risparmiare investimenti nell’hardware di server e sistemi di storage, ma evita anche costosi backup periodici dei dati o l’elaborazione di complessi concept di disaster recovery, oggi più necessari che mai di fronte alle catastrofi naturali sempre più gravi. Il cloud garantisce inoltre che non solo le funzionalità più recenti siano automaticamente disponibili, ma anche che, in caso di modifica del quadro normativo, queste siano tempestivamente riflesse nella soluzione ECM.
