Enterprise Content Management: Di cosa si tratta e come implementarlo

Un sistema di Enterprise Content Management (ECM) può migliorare in modo significativo l’efficienza in azienda, ridurre i costi e aumentare la soddisfazione di dipendenti e clienti. Un software di ECM (Enterprise Content Management) porta un valore misurabile in qualunque dipartimento dell’azienda: contabilità, risorse umane, vendite, ufficio legale ed altri. Tutti possono trarne vantaggio.

Se nella tua azienda non stai ancora utilizzando uno di questi strumenti tecnologici innovativi, come il software di ECM, è il momento di prenderli in considerazione. Scopri di più sulle soluzioni di Enterprise Content Management qui di seguito.

La terminologia moderna in materia tecnologica può creare confusione ed “Enterprise Content Management” rimane un termine poco familiare per alcuni. Proviamo a dargli una definizione.

Enterprise Content Management è un termine che racchiude processi e tecnologie che supportano le aziende nell’acquisizione, archiviazione, distribuzione e utilizzo delle informazioni essenziali. Queste informazioni possono essere i dati demografici dei clienti, la cronologia degli ordini, le cartelle cliniche dei pazienti o le ricerche di mercato. Le persone che ricevono i dati possono essere dipendenti, stakeholder interni, clienti o partner commerciali.

In poche parole, l’ECM digitalizza, controlla ed automatizza il flusso di informazioni non strutturate all’interno di un’azienda, si tratta delle informazioni disordinate presenti in azienda al di fuori dei database strutturati. Ad esempio:

In genere, i sistemi ECM gestiscono l’acquisizione, la lettura e l’indicizzazione delle informazioni: offrono la possibilità di annotare, modificare o migliorare le informazioni e offrono solidi strumenti di workflow e automazione per garantire che le informazioni arrivino alle persone giuste, al momento giusto.

I documenti sono disponibili ovunque e la sicurezza e la conformità sono salvaguardate. Anche gli utenti in remoto hanno accesso a tutti i dati necessari, permettendo a più dipendenti di accedere allo stesso documento in contemporanea. Inoltre, grazie alle potenti funzionalità di audit logging e di analisi, le aziende hanno un registro che mostra loro chi ha avuto accesso, chi ha modificato o eliminato dei documenti e quando.

Queste funzionalità di gestione documentale vengono potenziate dall’automazione dei workflow digitali. Un workflow digitale consente ad un’azienda di definire dei processi prevedibili, ripetibili, misurabili, che eliminano la necessità di inserire manualmente i dati e la possibilità di perdere informazioni.

Il termine “sistema di gestione documentale” (acronimo inglese - DMS) viene spesso utilizzato in modo intercambiabile con il termine “Enterprise Content Management”, ma in modo improprio.

Il modo più semplice di pensare alla gestione documentale è come un sottoinsieme del più ampio insieme di funzionalità ECM. La gestione documentale comprende molte delle funzioni principali come l’acquisizione, l’indicizzazione, l’archiviazione, l’automatizzazione e il controllo delle informazioni, ma in genere solo per quanto concerne le informazioni contenute nei documenti.

Un sistema ECM completo può gestire informazioni provenienti da contenuti web, account social ed altre fonti di informazioni altamente dinamiche e scalabili che non rientrano nei confini di un documento. Per le aziende più grandi, questo può risultare estremamente importante. Per aziende più piccole, la gestione documentale è più che sufficiente.

È importante notare che “Enterprise Content Management” non ha valore solo per le grandi aziende. Il valore dell’ECM è dimostrabile in aziende di qualsiasi dimensione, nonostante il termine “Enterprise”, che può essere fuorviante.

Enterprise Content Management sembra un concetto molto complesso — e certamente può esserlo. Una volta però che comprendi alcuni dei termini e processi coinvolti nell’ECM, ti risulterà meno estraneo e più familiare di un processo aziendale. Scopri alcuni termini del glossario qui sotto per conoscere meglio i sistemi ECM.

• Acquisire. È l’atto di raccogliere dati e documenti da ospitare e utilizzare all’interno della soluzione ECM. I documenti e i dati possono essere acquisiti con una scansione, un’importazione, con l’inserimento manuale dei dati, via modulo elettronico e in altri modi.
• Archivio digitale. È il luogo in cui i documenti e i dati vengono ospitati, in genere nel cloud, in modo che i dipendenti, e coloro che hanno delle credenziali appropriate, possano accedervi da qualsiasi luogo.
• Metadati. I metadati in un software ECM si riferiscono ai campi indicizzati utilizzati per identificare dati o documenti. Possono includere informazioni come categorie, date, nomi di aziende, tipologia e dimensione dei file. Il termine si applica anche ai dati di sistema come data di archiviazione, archiviato da, ultimo accesso e formato del file.
• Contenuto strutturato. I contenuti strutturati sono dati ben definiti e strutturati in modo tale da poter essere utilizzati da determinati software. Un database è un esempio comune di contenuto strutturato.
• Contenuto non strutturato. I contenuti non strutturati sono dati che non hanno un formato ben definito e possono non essere facilmente integrabili nei vari software aziendali. Esempi comuni di contenuti non strutturati sono le e-mail o i PDF. Di solito il software viene usato per strutturare i contenuti e renderli più utili per i processi aziendali. È qui che entrano in gioco le soluzioni di gestione documentale.
• Contenuti transazionali Questo tipo di contenuto viene solitamente creato al di fuori dell’azienda ed è legato ad un processo o ad una transazione specifica. I contratti e le fatture fornitori sono due esempi di contenuti transazionali. In genere, questi documenti devono essere facilmente accessibili e utilizzabili durante la transazione e archiviati per la conservazione.
• Archiviare. Quando viene usato come verbo, archiviare si riferisce all’atto di spostare i documenti e i dati che non sono necessari quotidianamente in un luogo o in uno status diversi. Tuttavia, in un mondo digitale, i documenti e i dati archiviati sono ancora accessibili con un semplice click.

Il giusto software ECM offre vantaggi che vanno dall’efficienza e dall’organizzazione al miglioramento della soddisfazione dei clienti e della conformità. Ecco alcuni dei vantaggi di una soluzione ECM ben implementata:

• Maggiore efficienza. I sistemi ECM ti permettono di automatizzare i processi manuali, ridurre o eliminare la dipendenza dai processi cartacei più lenti e di collocare tutti i dati in un archivio centrale. Questo comporta delle efficienze che possono a loro volta generare numerosi benefici, da un time-to-market più rapido per prodotti o servizi, ad una riduzione dei costi di manodopera per le aziende di tutti i settori, compresi gli enti statali e locali, l’industria manifatturiera e l’istruzione.
• Accesso a una visione chiara dei processi aziendali. Avere tutti i dati nello stesso posto consente ai tuoi dirigenti, responsabili di linea e al tuo personale in generale di aver un quadro più chiaro e preciso della tua attività e delle tendenze dei clienti. Puoi prendere delle decisioni basandoti su quei dati, sapendo che le informazioni importanti non sono state tralasciate, duplicate o mal interpretate.
• Accesso più semplice a tutti i tipi di dati. Le migliori soluzioni ECM includono strumenti che rendono l’accesso ai dati più semplice, come la potente ricerca per tipo di documento, temini indicizzati, parole chiave o la ricerca fulltext. Ciò garantisce al tuo personale l’accesso e le opzioni necessarie per trasformare i dati grezzi in business intelligence. Apre inoltre le porte alle integrazioni e ad altri strumenti utente che consentono alle persone nella tua azienda di accedere alle informazioni necessarie per poter svolgere il proprio lavoro.
• Riduzione dei costi operativi. Efficienze e maggiore produttività portano ad una riduzione dei costi, ma le soluzioni ECM possono offrire ulteriori vantaggi economici. L’accesso ai dati in tempo reale e la capacità di utilizzarli per supportare i workflow e le decisioni aziendali aiutano chiunque nella tua azienda a prendere decisioni più intelligenti, con conseguenti potenziali risparmi in aree come il controllo dell’inventario, la compliance o la gestione dei dipendenti. Se la tua azienda viene poi coinvolta in una questione legale o di conformità, e-discovery e audit saranno meno dispendiosi in termini di tempo e denaro grazie al supporto del software ECM.
• Maggior soddisfazione dei clienti. Il personale a diretto contatto con i clienti che ha accesso ad una soluzione ECM può accedere facilmente alle informazioni relative l’account del cliente, gli ordini, i prodotti, le comunicazioni o qualunque altra informazione necessaria per fornirgli un supporto rapido e di qualità. Ciò contribuisce ad aumentare il tasso di risoluzione dei problemi, al primo contatto, da parte del servizio clienti, aumentando potenzialmente il tasso di soddisfazione. Gli stessi benefici possono riguardare anche i processi di vendita, aiutando i tuoi commerciali a chiudere più trattative.
• Migliore cash flow e monitoraggio delle fatture. In contabilità, una gestione migliore dei processi grazie ad una soluzione ECM porta ad un maggior flusso di cassa. Occorrono almeno 30 giorni per avere i soldi versati sul conto corrente, derivanti dal pagamento di una fattura inviata per posta ordinaria. Con le fatture digitali, questo processo può essere ridotto a giorni, ore o addirittura minuti. Inoltre la spedizione e la ricezione dei documenti di fatturazione sono più semplici da seguire e da tracciare. Quando le fatture vengono acquisite elettronicamente, l’automazione del processo di approvazione può prevenire ritardi nei pagamenti. L’ECM aiuta anche l’elaborazione, la definizione, il salvataggio e l’archiviazione della fatture attive e passive, aumentando così l’affidabilità nella collaborazione con i fornitori.
• Utilizzo della firma elettronica. Negli uffici moderni la firma elettronica fa ormai parte della quotidianità. È una buona cosa: la firma elettronica (chiamata a volte "firma digitale") riduce l’utilizzo della carta e semplifica il tuo workflow documentale. I documenti firmati elettronicamente hanno validità legale in molte situazioni e offrono numerose opportunità per accelerare e migliorare significativamente i processi aziendali. I processi aziendali che richiedono delle firme vengono completati più velocemente e non perdi tempo a inviare avanti e indietro dei documenti cartacei. Inoltre il passaggio alla firma elettronica si è velocizzato con l’internazionalizzazione di un numero sempre maggiore di aziende.

Una delle best practice più importanti per un sistema ECM è prendersi il tempo necessario per implementare correttamente la tua soluzione. I 10 passi riportati qui di seguito aiutano a garantire che le aziende scelgano la soluzione ECM adeguata, comunichino il cambiamento ai dipendenti e ad altri stakeholder e rispondano effettivamente alle esigenze aziendali con il software scelto.

Che cos’è un sistema Enterprise Content Management (ECM)?

Un sistema Enterprise Content Management (ECM) è un software progettato per aiutare le aziende a gestire documenti, dati e contenuti. In alcuni casi un sistema ECM può comprendere più applicazioni, soluzioni software e integrazioni.

Perchè un Sistema ECM è importante per un’azienda?

Se implementato correttamente, un sistema ECM funziona come il cervello di un’organizzazione. Conserva e archivia i dati proprio come il cervello archivia i ricordi di una persona. I sistemi ECM assicurano che dipendenti, clienti e altri possano recuperare le informazioni attraverso il sistema e utilizzarle per attività aziendali, per analisi o per prendere decisioni.

Qual è il ruolo di un sistema Enterprise Content Management?

Il ruolo di un ECM è garantire che documenti e dati esistano in un unico sistema, riducendo il tempo necessario per raccogliere le informazioni indispensabili per le attività aziendali critiche.

Quali sono gli elementi principali di un Enterprise Content Management?

Tutti i sistemi ECM hanno almeno 5 componenti, tra i quali , la capacità di:

• Acquisire documenti e dati e convertirli in versioni che funzionino all’interno del sistema.
• Gestire i documenti e i dati, comprese le opzioni per l’accesso, la ricerca, la modifica e la tracciabilità degli stessi.
• Archiviare i documenti e i dati in modo sicuro, per consentire un accesso ed un utilizzo rapidi.
• Conservare le informazioni sotto forma di backup e archivi.
• Fornire agli utenti le informazioni che hanno richiesto attraverso la ricerca e altre funzioni del sistema.
• Integrarsi con altre applicazioni attraverso dei connettori nativi o API.

Qual è il tipico ROI che la mia azienda può aspettarsi di ottenere?

Sia che venga sviluppato all’interno di un singolo processo aziendale, di un singolo reparto o di un’intera organizzazione, il ritorno sull’investimento (ROI) dell’ECM può essere molto elevato.

Nucleus Research ha condotto uno studio sulle PMI (aziende con meno di 500 dipendenti) che avevano adottato un sistema ECM e ha scoperto che per ogni dollaro investito in ECM, le aziende hanno ottenuto 8,55 dollari di benefici reali. Ciò corrisponde ad un ROI dell’855%!

Quali sono i migliori fornitori di ECM?

I migliori fornitori di ECM sono classificati in base ad una serie di fattori, tra cui la soddisfazione dei clienti, l’user experience, le caratteristiche e le funzionalità e molto altro ancora.

Non tutti i software Enterprise Content Management sono uguali.

Alcuni fornitori si concentrano sul mercato "Enterprise": migliaia di utenti con installazioni complesse che richiedono molti mesi per essere implementate a causa dei servizi professionali necessari. Altri fornitori si specializzano nel mercato medio-piccolo con un numero di utenti compreso tra cinque e dieci.

Inoltre non tutti i sistemi ECM sono disponibili come software cloud. Se il software cloud è importante per il tuo ecosistema IT, presta attenzione nella ricerca dei fornitori.

Le caratteristiche e le funzionalità sono importanti. La maggior parte dei fornitori Enterprise Content Management offre funzionalità base simili, ma con punti di forza e di debolezza diversi. Ad esempio, alcuni fornitori utilizzano l’autoapprendimento di nuova generazione, mentre altri si specializzando nella creazione di sofisticati workflow.

Dove posso trovare delle recensioni sui sistemi ECM?

I rapporti degli analisti sono importanti punti di ricerca, ma sono scritti solo da pochi esperti del settore in base a criteri di classificazione stabiliti e aggiornati solo una volta all’anno.

Altrettanto importanti sono le recensioni degli utenti effettivi del software. Queste forniscono una serie di pro e contro reali che devono essere presi seriamente in considerazione per identificare il miglior software Enterprise Content Management. Ecco quattro fonti chiave di recensioni degli utenti.

Le recensioni degli utenti si basano su un sistema a cinque stelle con pro e contro. Queste sono anche aggregate nella G2 Grid® for Enterprise Content Management (ECM). Visita G2.

Recensioni di DocuWare su G2

Le recensioni degli utenti si basano su un sistema a cinque stelle con informazioni di settore. Peer Insights è di proprietà di Gartner. Visita Peer Insights.

Recensioni di DocuWare su Peer Insights.

Le recensioni degli utenti si basano su un sistema a cinque stelle con domande puntuali come “Se potessi ricominciare da zero, cosa farebbe in modo diverso la tua azienda?” Per ulteriori approfondimenti. Visita Capterra.

Recensioni di DocuWare su Capterra.

Le recensioni degli utenti si basano su un sistema a cinque stelle con pro e contro chiari per aiutarti a valutare i punti di forza di diversi sistemi ECM. Visita Software Advice.

Recensioni di DocuWare su Software Advice.

Il software ECM è uno strumento molto importante per tutti i tipi di azienda. Ti può aiutare a ottenere vantaggi che migliorano i tuoi profitti, aumentano le vendite, incrementano l’efficienza e persino il morale dei dipendenti. Per ottenere però questi benefici è necessaria una solida implementazione ECM. 

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