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Con la presente informativa desideriamo informare in modo trasparente tutti i visitatori del nostro sito web sulle categorie, l’ambito e la finalità dei dati personali che raccogliamo, utilizziamo ed elaboriamo e informarli sui loro diritti.
In genere è possibile utilizzare il nostro sito web senza fornire dati personali. Tuttavia, se si utilizzano i servizi della nostra Società tramite il nostro sito web, potrebbe essere necessario trattare i vostri dati personali.
I dati raccolti automaticamente durante la navigazione sul nostro sito web o i dati personali inseriti durante l'utilizzo dei nostri servizi vengono trattati in conformità alle disposizioni di legge vigenti in materia di protezione dei dati personali.
In qualità di Società titolare del trattamento, abbiamo definito misure tecniche e organizzative per garantire il massimo livello possibile di protezione dei vostri dati personali.
Tuttavia, desideriamo sottolineare che la trasmissione di dati tramite il World Wide Web può essere soggetta a vulnerabilità di sicurezza.
Se desiderate usufruire dei servizi della nostra azienda e non volete trasmettere i vostri dati tramite il World Wide Web, avete anche la possibilità di contattarci telefonicamente.
Il titolare del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati è
Società: DocuWare GmbH
Via: Planegger Straße 1
Codice postale: 82110 Germering
Telefono: +49 89 894433-0
e-mail: docuware@docuware.com
La seguente persona è stata nominata responsabile della protezione dei dati:
e-Mail: docuware.dsb@itfuture.de
Per il trattamento dei dati personali effettuato raccogliendo il consenso dell'interessato, la base giuridica è l'art. 6, comma 1, lettera a) del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Se avete dato il consenso al trattamento dei vostri dati, potete revocarlo in qualsiasi momento. La legittimità del trattamento dei vostri dati fino al momento della revoca rimane impregiudicata.
Non vendiamo né prestiamo i vostri dati. I dati saranno trasferiti a terzi al di fuori dell'ambito descritto nella presente informativa sulla privacy solo se ciò è necessario per l'elaborazione del rispettivo servizio richiesto. Trasmettiamo i vostri dati personali, in particolare, ai seguenti destinatari:
Quando ci contattate tramite un modulo o una maschera di input sul nostro sito web, i dati da voi forniti, ad esempio il vostro indirizzo e-mail e qualsiasi altro dato da voi condiviso, ci verranno trasmessi e li conserveremo.
Se e nella misura in cui ciò è necessario per l'avvio, l'instaurazione, l'esecuzione e/o la conclusione di un negozio giuridico con la nostra azienda, continueremo a trattare i vostri dati personali. Se il trattamento dei dati è necessario per la conclusione di un contratto, potrebbe essere impossibile concludere, eseguire e/o terminare un negozio giuridico con la nostra azienda se i vostri dati non vengono forniti.
Sul nostro sito web sono presenti diverse maschere di input per la raccolta di dati personali. Avete anche la possibilità di contattarci via e-mail. Se ci contattate via e-mail o tramite una maschera di input, i dati personali da voi forniti saranno memorizzati automaticamente. I dati personali da voi trasmessi su base volontaria saranno memorizzati allo scopo di elaborare la richiesta o di contattare la persona interessata. Non possiamo rispondere alla vostra richiesta se non ci fornite i vostri dati personali.
Le maschere di ingresso utilizzate corrispondono in gran parte a una delle seguenti:
Sul nostro sito web vi offriamo la possibilità di iscrivervi alla nostra newsletter gratuita, che utilizziamo per informarvi sulle offerte aziendali, sui prodotti e sulle informazioni a intervalli regolari.
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Per l'iscrizione alla nostra newsletter utilizziamo la cosiddetta procedura di double opt-in. Ciò significa che, dopo la registrazione, vi invieremo un'e-mail all'indirizzo di posta elettronica da voi indicato in cui vi chiederemo di confermare che desiderate ricevere la newsletter. Per attivare la registrazione è necessario confermarla entro 24 ore. Inoltre, memorizziamo gli indirizzi IP utilizzati e gli orari di registrazione e conferma. Lo scopo di questa procedura è quello di poter provare la vostra registrazione e, se necessario, di chiarire un eventuale uso improprio dei vostri dati personali.
I dati qui indicati saranno utilizzati esclusivamente per l'invio della newsletter. Non vendiamo i vostri dati personali a terzi. Per l'elaborazione, l'invio e l'analisi della newsletter possiamo avvalerci di fornitori di servizi e di loro subfornitori, come Hubspot. Se riceviamo il vostro indirizzo e-mail in relazione alla vendita di un prodotto o di un servizio e non vi siete opposti, ci riserviamo il diritto di inviarvi regolarmente via e-mail offerte di prodotti simili a quelli che avete già acquistato nel nostro assortimento.
Al fine di personalizzare la comunicazione, analizziamo il comportamento degli utenti in ogni newsletter. La base per la personalizzazione è costituita, ad esempio, dalla vostra interazione con la newsletter o dai dati anagrafici forniti volontariamente.
Avete la possibilità di cancellare la newsletter in qualsiasi momento e di revocare il consenso all'utilizzo dei vostri dati per l'invio della newsletter. Troverete un link corrispondente in ogni newsletter.
Se vi cancellate dalla nostra newsletter o ritirate il vostro consenso, sarete immediatamente rimossi dalla nostra mailing list della newsletter e i vostri dati personali saranno cancellati. Tuttavia, possiamo conservare il vostro indirizzo e-mail e la prova del vostro consenso per la durata del periodo di prescrizione legale, ossia tre anni, nell'interesse e allo scopo di dimostrare il vostro consenso e per difenderci da eventuali reclami.
Offriamo un blog sul nostro sito web e la possibilità di lasciare commenti individuali sui singoli post. Per blog si intende il portale di un sito web, solitamente aperto al pubblico, in cui una o più persone, chiamate blogger, possono pubblicare articoli o esprimere pensieri nei cosiddetti “blog post”. Di solito i post del blog possono essere commentati dagli utenti.
Se lasciate un commento nel nostro blog, oltre ai commenti lasciati dall'interessato, vengono memorizzate e pubblicate anche informazioni sull'ora di inserimento del commento e sul nome utente (pseudonimo) scelto dall'interessato. Inoltre, viene registrato anche l'indirizzo IP dell'utente. L'indirizzo IP viene memorizzato per motivi di sicurezza e nel caso in cui un commento violi i diritti di terzi o venga pubblicato un contenuto illegale. La memorizzazione di questi dati personali è quindi nel nostro stesso interesse, per poter fornire prove in caso di una violazione. I dati personali raccolti non saranno trasmessi a terzi, a meno che tale trasferimento non sia richiesto dalla legge o serva per la difesa legale.
I commenti pubblicati sul nostro blog possono essere sottoscritti da terzi. Se si sceglie l'opzione di iscrizione ai commenti, invieremo un'e-mail di conferma automatica per verificare se il proprietario dell'indirizzo e-mail fornito ha effettivamente optato per questa opzione (double opt-in). L'opzione di iscrizione ai commenti può essere annullata in qualsiasi momento.
Vi offriamo la possibilità di registrarvi sul nostro sito web fornendo i vostri dati personali.
Per registrarsi nell'area partner, abbiamo bisogno delle seguenti informazioni:
I dati personali inseriti vengono raccolti e conservati esclusivamente per scopi interni e propri. Potremmo trasmettere i vostri dati personali a uno o più responsabili del trattamento, come ad esempio le società di spedizione, se coinvolti nell'esecuzione del servizio da voi richiesto.
La registrazione dell'interessato con il conferimento volontario dei dati personali serve per offrirvi contenuti o servizi che possono essere offerti solo agli utenti registrati. È possibile correggere/aggiungere i dati personali forniti durante la registrazione in qualsiasi momento.
Quando si effettua un acquisto o si seleziona un'opzione di servizio a pagamento, è necessario elaborare i dati di pagamento. A tale scopo collaboriamo con un fornitore di servizi di pagamento indipendente. Dal fornitore di servizi riceviamo solo un record di dati, compreso un numero di riferimento, che può essere necessario per ulteriori scambi con il fornitore di servizi. Conserviamo i dati internamente per verificare il pagamento. Alcuni dati sono mascherati e vengono trattati in relazione ai dati di pagamento e di acquisto, tra cui:
DocuWare effettua sondaggi volontari tra partner, clienti e altre persone. Le risposte ai sondaggi vengono elaborate e analizzate in report. I risultati di questi sondaggi possono essere analizzati a fini statistici e ci aiutano a raccogliere feedback preziosi per migliorare e ottimizzare l'esperienza degli utenti in futuro.
I sondaggi possono essere effettuati in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo per ottenere risposte dettagliate che possono essere utilizzate per ottimizzare il sito web dell'azienda.
In questo contesto possiamo utilizzare fornitori di servizi e loro subfornitori, come SurveyMonkey o Qualaroo (ex KISSinsights).
Chiediamo a tutti i visitatori della nostra sede di registrarsi alla reception utilizzando il tablet a disposizione. Memorizziamo il vostro nome e l'indirizzo e-mail per garantire l'accesso autorizzato ai nostri locali e per poter rintracciare chi si trova nell'edificio in caso di emergenza. Se avete bisogno di un posto auto nel parcheggio sotterraneo, memorizziamo anche il vostro numero di telefono. Tutti i dati vengono cancellati automaticamente dopo un anno.
Sul nostro sito web e nel prodotto, vi offriamo la possibilità di registrarvi al programma di test del prodotto fornendo i vostri dati personali.
Per registrarsi, abbiamo bisogno delle seguenti informazioni:
È possibile cancellare la propria registrazione in qualsiasi momento informandoci via e-mail (user-feedback@docuware.com). In questo caso, i vostri dati saranno immediatamente cancellati.
In questo contesto possiamo utilizzare fornitori di servizi e loro subfornitori, come Rally.
Per partecipare ai nostri webinar, è necessario registrarsi e fornire il proprio nome e cognome, il proprio indirizzo e-mail, la propria Società e, su base volontaria, il proprio numero di telefono. Non è possibile registrarsi senza fornire informazioni obbligatorie. In Francia, chiediamo anche il codice postale e, su base volontaria, se siate già stati in contatto con un partner DocuWare autorizzato e se sia già stato pianificato un progetto.
I vostri dati saranno trattati per organizzare e condurre il rispettivo webinar. In questo contesto, potremmo utilizzare fornitori di servizi e loro subfornitori, come Microsoft Teams e GoToMeeting/Webinar.
DocuWare utilizza cookie, script, URL di tracciamento, pixel e tecnologie simili (di seguito denominati "cookie") in diversi punti per fornire, proteggere e migliorare i propri servizi.
Informazioni dettagliate e sui cookie utilizzati sono disponibili nella nostra informativa cookie.
Il nostro sito web utilizza una tecnologia in grado di contare la frequenza di accesso ad una pagina o di mostrare dove “cliccano” i visitatori del nostro sito web o della nostra app. Ad esempio, i seguenti dati possono essere elaborati a questo scopo:
DocuWare si avvale di servizi di analisi (ad es. Matomo) per analizzare il comportamento dei visitatori del sito Web e individuare potenziali problemi (ad es. pagine non trovate, problemi di indicizzazione dei motori di ricerca, contenuti più popolari, ecc.) Sulla base dei dati (ad esempio, il numero di visitatori che raggiungono una pagina non trovata), il servizio di analisi genera rapporti che consentono a DocuWare di adottare misure appropriate (ad esempio, modificare il layout delle pagine, pubblicare nuovi contenuti, ecc.)
In relazione alle nostre attività di marketing, utilizziamo servizi di analisi web per poterci rivolgere ai clienti in modo migliore e, se necessario, personalizzato, per capire meglio come i clienti utilizzano i nostri servizi o per poter adattare meglio e, se necessario, in modo personalizzato le nostre offerte ai nostri clienti.
Ad esempio, i seguenti dati possono essere trattati a questo scopo:
Sul nostro sito web offriamo un Chatbot di assistenza che potete utilizzare per cercare le informazioni disponibili pubblicamente (ad esempio, il nostro Knowledge Centre o la nostra Knowledge Base) per rispondere alle vostre domande. Per questo mero reperimento di informazioni non è richiesta né la registrazione né il login al nostro sito web; finché non fornite informazioni corrispondenti, non vengono elaborate informazioni che potrebbero rivelare la vostra identità.
I visitatori verificati possono utilizzare il Chatbot per creare richieste di assistenza (ticket). Per verificare l'autorizzazione nel nostro sistema CRM di supporto interno, un visitatore deve essersi registrato e aver effettuato l'accesso al nostro sito web (vedere "Registrazione e login sul nostro sito web (area clienti o partner)"). Utilizziamo le informazioni fornite tramite il Chatbot per fornire un'assistenza generale ai clienti e per rispondere alle loro richieste di assistenza (vedere anche "Moduli e maschere di input"). Tutte le richieste di assistenza inserite tramite il Chatbot vengono trattate manualmente dal nostro personale di assistenza. Conserviamo i dati personali che fornite volontariamente per elaborare la vostra richiesta. Senza questi dati, potremmo non essere in grado di rispondere alla vostra richiesta.
Le informazioni che fornite tramite la funzione di feedback del Chatbot (ad es. valutazioni a stelle e commenti) così come le trascrizioni, ossia i suoi input ("Input") e le risposte generate dal Chatbot ("Output"), possono essere utilizzate in singoli casi per migliorare la qualità del Chatbot (ad es. per analizzare le richieste degli utenti risolte rispetto a quelle irrisolte). Né i feedback né le trascrizioni sono trattati in specifico riferimento al visitatore. Il Chatbot è configurato in modo tale che né gli input né gli output vengano utilizzati automaticamente per addestrare il Chatbot. Invece, solo le persone autorizzate (dipendenti selezionati) hanno accesso a questi dati per un periodo di tempo limitato. Per migliorare la qualità del Chatbot, analizziamo anche in modo casuale la frequenza di utilizzo e le cifre chiave tecniche (si veda „anche l'analisi Reach“ e i „Servizi di analisi web“).
In sintesi, i seguenti dati possono essere trattati durante l'utilizzo del chatbot:
I dati sono trattati da noi in qualità di operatore e fornitore del Chatbot e conservati sui server sicuri del nostro fornitore di servizi (Microsoft Azure). A parte il funzionamento dell'infrastruttura di hosting, nessun dato viene trasmesso a terzi. In particolare, il fornitore del modello linguistico sottostante (Large Language Model) non ha accesso ai dati raccolti o elaborati tramite il Chatbot. Potete trovare maggiori informazioni sul nostro Chatbot all'indirizzo sul nostro sito web.
Sul nostro sito web inseriamo contenuti esterni che vengono memorizzati su altre piattaforme, ad esempio su http://www.YouTube.com, e che possono essere riprodotti dal nostro sito web. Accedendo al contenuto esterno, la piattaforma sul cui sito è memorizzato il contenuto può ricevere informazioni sull'utente, ad esempio sulla sua visita alla corrispondente sottopagina del nostro sito web. Ciò avviene indipendentemente dal fatto che disponiate di un account utente presso tale piattaforma e siate connesso o che non esista alcun account utente. Se avete effettuato l'accesso al vostro account utente, i vostri dati saranno assegnati direttamente al vostro account. Se non desiderate che i vostri dati siano associati al vostro account utente, dovete disconnettervi dal vostro account utente.
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