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Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Webseite sowie über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir verstehen Datenschutz als kundenorientiertes Qualitätsmerkmal. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten und die Wahrung Ihres Persönlichkeitsrechts sind uns wichtig.

Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir alle Besucher unserer Webseite transparent über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren und sie über die ihnen zustehenden Rechte aufklären.

Eine Nutzung unserer Webseite ist grundsätzlich ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sollten Sie jedoch über unsere Webseite Dienste unseres Unternehmens in Anspruch nehmen, kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich werden.

Die beim Besuch unserer Webseiten automatisch erhobenen Daten oder bei der Inanspruchnahme von Diensten von Ihnen eingetragenen personenbezogenen Daten, werden gemäß den jeweils aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten verarbeitet.

Als für die Verarbeitung verantwortliches Unternehmen, haben wir technische und organisatorische Maßnahmen festgelegt, um ein möglichst hohes Schutzniveau Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.

Wir weisen jedoch darauf hin, dass eine Datenübertragung über das World Wide Web grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen kann.

Möchten Sie Dienste unseres Unternehmens in Anspruch nehmen und hierfür nicht den Weg der Datenübermittlung über das World Wide Web nutzen wollen, besteht auch die Möglichkeit der telefonischen Kontaktaufnahme.

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1.1 Kontaktdaten

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Unternehmen: DocuWare GmbH

Straße: Planegger Straße 1

PLZ/Ort: 82110 Germering

Tel.: +49 89 894433-0

E-Mail: docuware@docuware.com


Als Datenschutzbeauftragte ist bestellt:

Bodo Hoffmann
 IT Future AG 
 Co BFD
 Frankfurter Str. 151B
 63303 Dreieich
 
 Telefon: +49 69 175369050

E-Mail: docuware.dsb@itfuture.de

1.2 Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, für die wir eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1, Satz 1 a) DSGVO als Rechtsgrundlage. Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt Ihres Widerrufs bleibt unberührt.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich sind, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, dient Art. 6 Ab. 1, Satz 1 b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Diese Regelung umfasst auch Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, denen unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1, Satz 1 c) DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Das berechtigte Interesse unseres Unternehmens liegt in der Durchführung unserer Geschäftstätigkeit sowie in der Analyse, Optimierung und Erhaltung der Sicherheit unseres Onlineangebotes. Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

1.3 Löschung, Sperrung und Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des jeweiligen Speicherungszwecks erforderlich ist. Die Prüfung der hierfür erforderlichen Zeiträume erfolgt durch eine sorgfältige Abwägung, im Rahmen derer wir die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung genau prüfen:

  • Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung, so geschieht dies längstens bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
  • Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, so geschieht dies längstens bis zu Ihrem berechtigten Widerspruch.
  • Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht. Nach Ablauf der vom Gesetzgeber vorgesehenen Aufbewahrungsfrist, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften für eine weitere Verarbeitung gesperrt oder gelöscht.

1.4 Übermittlung von Daten an Dritte

Wir verkaufen oder verleihen Ihre Daten nicht. Eine Übermittlung an Dritte über den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Rahmen hinaus, findet nur dann statt, wenn dies zur Abwicklung des jeweiligen angeforderten Dienstes nötig ist. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten insbesondere an folgende Empfänger weiter:

  • Drittanbieter und Geschäftspartner, die Ihre personenbezogenen Daten benötigen, um uns ihre Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, insbesondere:
    • Verwaltungsdienstleistungen (z. B. Anbieter von Dokumentendiensten, Facility-Management- oder Sicherheitsunternehmen)
    • Kundendienst- und Supportleistungen (z. B. Callcenter, Helpdesk oder Anbieter von Kundenbeziehungsmanagement)
    • Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen (z. B. Buchhalter, Banken, Kreditprüfungsagenturen, Versicherer, Zahlungsabwickler oder Steuerberater)
    • IT-Dienstleistungen (z.B. IT-Dienstleister und Telekommunikationsanbieter)
    • Rechts- und Compliance-Dienstleistungen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder andere Experten)
    • Marketing- und Vertriebsdienstleistungen (z. B. Marketing und Werbung, Social-Media-Plattformen oder andere Medienunternehmen)
    • Strategie- und Geschäftsentwicklungsdienste (z. B. Unternehmensberater, Anbieter von Business Intelligence oder andere Berater)
  • Regierungsbehörden, die Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben benötigen (z. B. Gerichte für Rechtsstreitigkeiten, Steuerbehörden für die Steuerverwaltung oder Strafverfolgungsbehörden für Ermittlungen)
  • Andere Dritte, wie potenzielle Käufer unseres Unternehmens (im Falle eines Verkaufs, einer Fusion oder einer Übernahme), Gegenparteien einschließlich ihrer Dienstleister (z. B. in Rechtsstreitigkeiten) oder andere Empfänger auf Ihre Anweisung hin.

1.5 Freiwilligkeit oder Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Wir weisen hiermit darauf hin, dass die Bereitstellung von personenbezogenen Daten in bestimmten Fällen (z.B. Steuervorschriften) gesetzlich vorgeschrieben ist oder sich aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum/des Vertragspartners) ergeben kann. Beispielsweise kann es für einen Vertragsabschluss erforderlich sein, dass die betroffene Person/der Vertragspartner seine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen muss, damit sein Anliegen (z.B. Bestellung) überhaupt von uns bearbeitet werden kann. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten ergibt sich vor allem bei Vertragsabschlüssen. Sollten in diesem Fall keine personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, kann der Vertrag mit der betroffenen Person nicht abgeschlossen werden.

Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Betroffenen kann sich der Betroffene an unseren Datenschutzbeauftragten oder an den für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Der Datenschutzbeauftragte oder der für die Verarbeitung Verantwortliche klärt dann den Betroffenen darüber auf, ob die Bereitstellung der benötigten personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben bzw. für den Vertragsabschluss erforderlich ist und ob sich aus den Anliegen der betroffenen Person eine Verpflichtung ergibt, die personenbezogenen Daten bereitzustellen bzw. welche Folgen eine Nichtbereitstellung der gewünschten Daten für den Betroffenen hat.

1.6 Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten

Maßgeblich verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten.

Sollten wir ausnahmsweise personenbezogene Daten verarbeiten, die wir nicht direkt von Ihnen erhalten haben, betrifft das solche Daten, die wir zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internet, Presse, Handels- und Vereinsregister) gewinnen oder die uns von Dritten berechtigt zur Verfügung gestellt werden.

1.7 Übermittlung von personenbezogenen Daten an Drittstaaten

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten in Deutschland und im europäischen Ausland verarbeitet. Findet ausnahmsweise eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittstaaten) statt, geschieht dies nur, soweit durch bestimmte Schutzmaßnahmen sichergestellt ist, dass hierfür ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Typischerweise ergreifen wir dazu folgende Schutzmaßnahmen:

  • Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für Empfänger in Andorra, Argentinien, Kanada, Färöer Inseln, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Neuseeland, Südkorea, Schweiz, Uruguay, USA und im Vereinigten Königreich Großbritannien (Mehr Infos)
  • Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO für sonstige Empfänger (Mehr Infos)
  • Ausnahmen nach Art. 49 DSGVO für sonstige Empfänger.

1.8 Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Zusendung durch Kündigung des Newsletters zu unterbinden und Ihre Einwilligung für die Nutzung Ihrer Daten für den Newsletter Versand zu widerrufen. Hierzu findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link.

2. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

2.1 Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Webseite werden automatisch Server Log File Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt, erfasst. Dies sind:

  • IP-Adresse (Internet-Protokoll-Adresse) des zugreifenden Computers
  • Die Webseite, von der aus Sie uns besuchen (Referrer)
  • Die Webseite, die Sie bei uns besuchen
  • Das Datum und die Dauer des Besuches
  • Browsertyp und Browser-Einstellungen
  • Betriebssystem

Wir weisen darauf hin, dass diese Daten nicht direkt einer bestimmten Person zugeordnet werden können und ausschließlich für folgende Zwecke verwendet werden:

  • Um die Attraktivität und Bedienbarkeit unserer Webseiten zu verbessern
  • Um technische Probleme auf unserer Webseite frühzeitig zu erkennen
  • Um die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern
  • Um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyber-Angriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen

2.2 Formulare und Eingabemasken

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns über ein Formular bzw. eine Eingabemaske auf unserer Website werden die von Ihnen mitgeteilten Daten, zum Beispiel Ihre E-Mail-Adresse und ggf. weitere von Ihnen angegebene Daten, an uns übermittelt und von uns gespeichert.

Wenn und soweit dies für die Anbahnung, Begründung, Durchführung und/oder Beendigung eines Rechtsgeschäfts mit unserem Unternehmen erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten weiter. Ist die Datenverarbeitung für einen Vertragsschluss erforderlich, kann bei der Nichtbereitstellung Ihrer Daten der Vertragsschluss, die Durchführung und/oder die Beendigung eines Rechtsgeschäftes mit unserem Unternehmen unmöglich sein.

Auf unserer Webseite existieren verschiedene Eingabemasken für die Erhebung von personenbezogenen Daten. Zudem haben Sie die Möglichkeit uns per E-Mail zu kontaktieren. Sofern Sie per E-Mail oder über eine Eingabemaske mit uns in Kontakt treten, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche, auf freiwilliger Basis von Ihnen an uns übermittelten personenbezogenen Daten, werden für Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert. Wir können Ihre Anfragen nicht beantworten, wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.

Die verwendeten Eingabemasken entsprechen weitestgehend einer der folgenden:

Um Ihnen die bestmögliche Beratung zu ermöglichen, kann es erforderlich sein, Ihre Daten an einen unserer Autorisierten DocuWare Partner weiterzugeben. In diesem Fall werden Sie von einem Berater des betreffenden Partners kontaktiert.

2.3 Zusendung des Newsletters

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit, unseren kostenlosen Newsletter zu abonnieren, über den wir Sie in regelmäßigen Abständen über Angebote, Produkte und Informationen des Unternehmens informieren.

Um unseren Newsletter empfangen zu können, benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse.

Für die Zusendung eines personalisierten Newsletters benötigen wir von Ihnen die folgenden Angaben:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse

Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-Opt-In-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Sie müssen Ihre Anmeldung innerhalb von 24 Stunden bestätigen, um Ihre Anmeldung freizuschalten. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.

Die hier genannten Daten werden ausschließlich für die Zusendung des Newsletters genutzt. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Für die Verarbeitung, Versand und Analyse der Newsletter, kann es sein, dass wir Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z.B. Hubspot.

Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten und Sie dem nicht widersprochen haben, behalten wir uns vor, Ihnen regelmäßig Angebote zu ähnlichen Produkten, wie den bereits gekauften, aus unserem Sortiment per E-Mail zuzusenden.

Um die Kommunikation zu personalisieren, analysieren wir in jedem Newsletter Ihr Nutzungsverhalten. Grundlage für die Personalisierung ist zum Beispiel Ihre Interaktion mit dem Newsletter oder Ihre freiwillig zur Verfügung gestellten Stammdaten.

2.4 DocuWare Blog

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite einen Blog und dort die Möglichkeit, individuelle Kommentare zu einzelnen Beiträgen zu hinterlassen. Ein Blog ist ein auf einer Internetseite geführtes, in der Regel öffentlich einsehbares Portal, in welchem eine oder mehrere Personen, die Blogger genannt werden, Artikel posten oder Gedanken in sogenannten Blog-Posts niederschreiben können. Die Blog-Posts können in der Regel von Ihnen kommentiert werden.

Hinterlassen Sie einen Kommentar in unserem Blog, werden neben den von der betroffenen Person hinterlassenen Kommentaren auch Angaben zum Zeitpunkt der Kommentareingabe sowie zu dem von der betroffenen Person gewählten Nutzernamen (Pseudonym) gespeichert und veröffentlicht. Des Weiteren wird Ihre IP-Adresse mitprotokolliert. Diese Speicherung der IP-Adresse erfolgt aus Sicherheitsgründen und für den Fall, dass durch einen abgegebenen Kommentar die Rechte Dritter verletzt oder rechtswidrige Inhalte gepostet werden. Die Speicherung dieser personenbezogenen Daten erfolgt daher im eigenen Interesse, damit wir im Falle einer Rechtsverletzung gegebenenfalls einen Nachweis erbringen können. Es erfolgt keine Weitergabe dieser erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte, sofern eine solche Weitergabe nicht gesetzlich vorgeschrieben ist oder der Rechtsverteidigung dient.

Die in unserem Blog abgegebenen Kommentare können grundsätzlich von Dritten abonniert werden. Sofern Sie sich für die Option entscheiden, Kommentare zu abonnieren, versenden wir eine automatische Bestätigungsmail, um überprüfen zu können, ob sich wirklich der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse für diese Option entschieden hat (Double-Opt-In). Die Option zum Abonnement von Kommentaren kann jederzeit beendet werden.

2.5 Registrierung und Anmeldung auf unserer Internetseite (Kunden- bzw. Partnerbereich)

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit, sich unter Angabe von Ihren personenbezogenen Daten zu registrieren.

Für die Registrierung im Partnerbereich, benötigen wir von Ihnen folgende Angaben:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse

Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die interne und für eigene Zwecke erhoben und gespeichert. Es kann sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an einen oder mehrere Auftragsverarbeiter, wie z. B. Versandunternehmen weitergeben, sofern diese zur Erfüllung der von Ihnen gewünschten Leistung hinzugezogen werden.

Die Registrierung der betroffenen Person unter freiwilliger Angabe personenbezogener Daten dient dazu, Ihnen Inhalte oder Leistungen anzubieten, die nur registrierten Benutzern angeboten werden können. Die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten können Sie jederzeit korrigieren/ergänzen.

2.6 Verarbeitung von Zahlungs- und Kaufdaten

Wenn einen Kauf getätigt wird bzw. eine kostenpflichtige Serviceoption gewählt wird, müssen Zahlungsdaten verarbeitet werden. Hierfür arbeiten wir mit einem unabhängigen Zahlungsdienstleister zusammen. Von dem Dienstleister erhalten wir lediglich eine Datensatz inklusive einer Referenznummer, die ggf. für den weiteren Austausch mit dem Dienstleister benötigt wird. Die Daten speichern wir intern ab, um die Zahlung zu verifizieren. Teilweise sind die Daten maskiert.

Im Zusammenhang mit Zahlungs- und Kaufdaten verarbeiten wir unter anderem:

  • Name des Karteninhabers
  • Konto- bzw. Kartendetails (maskiert)
  • Ablaufdatum des Zahlungsmittels
  • Zahlungsmethode bzw. Zahlungsmittel

2.7 Umfragen

DocuWare führt freiwillige Umfragen unter Partnern, Kunden und anderen Personen durch. Die Antworten der durchgeführten Umfragen werden in Berichten verarbeitet und ausgewertet. Die Ergebnisse dieser Umfragen können zu statistischen Zwecken ausgewertet werden und helfen uns wertvolles Feedback zu sammeln, damit wir Ihre Erfahrungen in Zukunft verbessern und optimieren können.

Umfragen können zu jedem Zeitpunkt und unterschiedlichen Stelle geschalten werden, um detaillierte Antworten zu bekommen, mit denen die Website des Unternehmens optimiert werden kann.

Es kann sein, dass wir in diesem Zusammenhang Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z. B. SurveyMonkey oder Qualaroo (früher KISSinsights).

2.8 Besucherregistrierung bei DocuWare in Germering

Alle Besucher unserer Zentrale bitten wir, sich am Empfangstresen mit dem dort vorhandenen Tablet zu registrieren. Wir speichern Ihren Namen und die E-Mail-Adresse, um den berechtigten Zugang zu unseren Räumlichkeiten sicherzustellen und um in Notfällen nachvollziehen zu können, wer sich im Gebäude befindet. Sollten Sie einen Parkplatz in der Tiefgarage benötigen, speichern wir ebenfalls Ihre Telefonnummer. Alle Daten werden nach einem Jahr automatisch gelöscht.

2.9 Registrierung für das Produkttester Programm

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite und im Produkt die Möglichkeit, sich unter Angabe von Ihren personenbezogenen Daten für das Produkttester Programm zu registrieren.

Für die Registrierung benötigen wir von Ihnen folgende Angaben:

  • Anrede
  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse

Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Zwecke des Produkttester Programms erhoben und gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte.

Sie können Ihre Registrierung jederzeit widerrufen, indem Sie uns dies per Mail (user-feedback@docuware.com) mitteilen. Ihre Daten werden in diesem Fall umgehend gelöscht.

Es kann sein, dass wir in diesem Zusammenhang Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z. B. Rally.

2.10 Teilnahme an unseren Webinaren

Um unsere Webinare durchführen zu können, müssen Sie sich anmelden und Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Firma, und auf freiwilliger Basis auch Ihre Telefonnummer angeben. Ohne die Angabe von Pflichtangaben ist eine Anmeldung nicht möglich. In Frankreich fragen wir zusätzlich nach der Postleitzahl und auf freiwilliger Basis, ob Sie bereits Kontakt zu einem autorisierten DocuWare Partner hatten und ob schon ein Projekt vorgesehen ist.

Ihre Daten werden verarbeitet, um das jeweilige Webinar zu organisieren und durchzuführen. In diesem Zusammenhang kann es sein, dass wir Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z. B. Microsoft Teams und GoToMeeting/Webinar.

2.11 Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien

DocuWare benutzt an mehreren Stellen sogenannte Cookies, Skripte, Nachverfolgungs-URLs, Pixels und ähnliche Technologien (im Folgenden „Cookies"), um unser Angebot bereitzustellen, zu schützen und zu verbessern.

Ausführliche Informationen und welche Cookies zum Einsatz kommen, können Sie in unsere Cookie Richtlinie einsehen.

2.12 Reichweitenanalyse

Unsere Webseite benutzt Technologie, die zählen kann, wie häufig eine Seite aufgerufen worden ist, bzw. anzeigen kann wohin Besucher unserer Website oder App klicken. Dafür können zum Beispiel die nachfolgenden Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse (Internet-Protokoll-Adresse) des zugreifenden Computers
  • Die Webseite, von der aus Sie uns besuchen (Referrer)
  • Die Webseite, die Sie bei uns besuchen
  • Das Datum und die Dauer des Besuches
  • Browsertyp und Browser-Einstellungen
  • Betriebssystem

Die Technologie kann zum Beispiel die Seite analysieren und eine Heatmap erstellen, mit deren Hilfe die Website oder App verbessert und kundenfreundlicher gestaltet werden kann. In diesem Zusammenhang kann sein, dass wir Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z. B. Matomo.

2.13 Webanalysedienste

DocuWare verwendet Analysedienste (z.B. Matomo), um das Verhalten der Website-Besucher zu analysieren und potenzielle Probleme zu identifizieren (z.B., nicht gefundene Seiten, Probleme bei der Suchmaschinenindexierung, welche Inhalte am beliebtesten sind usw.). Basierend auf Daten (z.B. Anzahl der Besucher, die eine nicht gefundene Seite erreichen), werden von dem Analysedienst Berichte erstellt, damit DocuWare entsprechende Maßnahmen ergreifen kann, (z. B. das Layout der Seiten ändern, neue Inhalte veröffentlichen usw.).

Im Zusammenhang mit unseren Marketingaktivitäten nutzen wir Webanalysedienste, um Kunden besser und ggf. personalisiert ansprechen zu können, besser zu verstehen wie Kunden unsere Services nutzen oder unsere Angebote besser und ggf. personalisiert auf unsere Kunden anpassen zu können.

Dafür können zum Beispiel die nachfolgenden Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse (Internet-Protokoll-Adresse) des zugreifenden Computers
  • Webseite URLs, (z.B. von der aus Sie uns besuchen (Referrer))
  • Die Webseite, die Sie bei uns besuchen
  • Das Datum, der Zeitpunkt und die Dauer des Besuches
  • Browsertyp und Browser-Einstellungen (z.B. Sprache)
  • Technische Informationen (z.B. Bildschirmgröße, Interaktionen)
  • Betriebssystem

Mit diesen Webanalysediensten können wir zum Beispiel die Nutzung unserer Webseite auswerten und Reports zusammenzustellen. Teilweise ist es uns möglich, nachzuvollziehen, wie einzelne Nutzer über mehrere Geräte hinweg mit unseren Inhalten interagieren.

2.14 Support Chatbot

Wir bieten auf unserer Webseite einen Support-Chatbot an, über den Sie bereits öffentlich verfügbare Wissensressourcen (z. B. unser Knowledge Center oder unsere Knowledge Base) durchsuchen können, um Ihre Fragen zu beantworten. Für diesen reinen Wissensabruf ist weder eine Registrierung noch eine Anmeldung auf unserer Webseite erforderlich; solange sie keine entsprechenden Informationen bereitstellen, werden hierbei keine Informationen verarbeitet, die auf Ihre Identität schließen lassen.

Verifizierte Besucher können den Chatbot nutzen, um Supportanfragen (Tickets) zu erstellen. Um die Berechtigung in unserem internen Support-CRM-System zu überprüfen, muss sich ein Besucher auf unserer Webseite registriert und angemeldet haben (siehe dazu „Registrierung und Anmeldung auf unserer Internetseite (Kunden- bzw. Partnerbereich)"). Die über den Chatbot bereitgestellten Informationen nutzen wir, um allgemeinen Kundensupport zu leisten und Ihre Supportanfragen zu beantworten (siehe dazu auch „Formulare und Eingabemasken"). Alle im Rahmen des Chatbots erfassten Supportanfragen werden manuell von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet. Die von Ihnen auf freiwilliger Basis übermittelten personenbezogenen Daten speichern wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Ohne diese Daten können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten.

Informationen, die Sie über die Feedback-Funktion des Chatbots bereitstellen (z.B. Sternbewertungen und Kommentare) sowie Transkripte, d. h. Ihre Eingaben („Input") und die vom Chatbot generierten Antworten („Output"), können in Einzelfällen zur Verbesserung der Chatbot-Qualität verwendet werden (z. B. zur Auswertung gelöster vs. ungelöster Benutzeranfragen). Weder Feedback noch Transkripte werden dabei besucherspezifisch verarbeitet. Der Chatbot ist so konfiguriert, dass weder Input noch Output automatisch für das Training des Chatbots genutzt werden. Stattdessen haben nur autorisierte Personen (ausgewählte Mitarbeiter) für einen begrenzten Zeitraum Zugriff auf diese Daten. Zur Verbesserung der Chatbot-Qualität analysieren wir außerdem stichprobenartig die Nutzungshäufigkeit sowie technische Kennzahlen (siehe dazu auch „Reichweitenanalyse" und „Webanalysedienste".

Zusammengefasst können im Rahmen der Chatbot-Nutzung unter anderem folgende Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse (Internet-Protokoll-Adresse) des zugreifenden Endgeräts
  • Browsertyp und -einstellungen (z. B. bevorzugte Sprache)
  • Betriebssystem
  • Login-Daten (z. B. DocuWare ID)
  • Transkripte (Ihre Anfragen und die Chatbot-Antworten)

Die Daten werden von uns als Betreiber und Anbieter des Chatbots verarbeitet und auf sicheren Servern unseres Dienstleisters (Microsoft Azure) gespeichert. Abgesehen vom Betrieb der Hosting-Infrastruktur erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Insbesondere hat der Anbieter des zugrunde liegenden Sprachmodells (Large Language Model) keinen Zugriff auf die Daten, die über den Chatbot erhoben oder verarbeitet werden.

Weiterführende Informationen zu unserem Chatbot finden sie auf unserer Webseite.

2.15 Einbindung externer Inhalte

Wir binden auf unserer Webseite externe Inhalte ein, die auf anderen Plattformen gespeichert sind, zum Beispiel auf http://www.YouTube.com, und von unserer Website aus abspielbar sind. Durch den Abruf des externen Inhalts kann die Plattform, auf deren Seite der Inhalt gespeichert ist, Informationen über Sie erhalten, zum Beispiel den Besuch der entsprechenden Unterseite unserer Website. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Sie bei solch einer Plattform ein Nutzerkonto besitzen und eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie in Ihrem Nutzerkonto eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Nutzerkonto nicht wünschen, müssen Sie sich aus Ihrem Nutzerkonto ausloggen.

Die Plattformen können Ihre Informationen als Nutzungsprofile speichern und für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung ihrer Website nutzen. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (auch für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer der Plattform über Aktivitäten auf unserer Website zu informieren. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung dieser Nutzerprofile zu, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an die jeweilige Plattform richten müssen.