Digitale Personalakte

Die Mitarbeiter sind das Herzstück eines Unternehmens und die Grundlage für geschäftlichen Erfolg. Ohne motivierte Mitarbeiter kann ein Unternehmen auf Dauer nicht erfolgreich sein. Mitarbeiter betreuen Kunden, führen Projekte durch und erledigen täglich Aufgaben, die für das Unternehmen essentiell sind. Im Rahmen der Studie „HR-Strategie & -Organisation“ haben Kienbaum und die DGFP 380 Personalverantwortliche in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen mit einer überdurchschnittlich guten Personalarbeit auch besonders leistungsstark sind. Die Verwaltung aller notwendiger Mitarbeiterunterlagen sollte dabei möglichst effizient gehandhabt werden – und das erreichen Unternehmen am besten über die digitale Personalakte. In diesem Beitrag zeigen wir auf, welche Vorteile es mit sich bringt, Personalakten zu digitalisieren.

Personalabteilungen, in vielen Unternehmen mittlerweile auch als Human Resources (HR) bezeichnet, spielen eine wichtige Rolle wenn es darum geht, Verwaltungsaufgaben für die Mitarbeiter im Unternehmen durchzuführen und Dienstleistungen für sie zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören neben dem Erstellen und Zustellen der Gehaltsabrechnungen beispielsweise auch Urlaubsanträge, Bewerbungen oder das Erstellen von Zeugnissen. Um die Daten von Mitarbeitern und die Dokumente, die Mitarbeiter betreffen, effektiv und sicher zu verwalten, ist der Einsatz digitaler Personalakten ein wichtiger Meilenstein:

1. Digitale Personalakten werden durch Software ermöglicht, die Dokumente digitalisiert und bereitstellt.
2. Generell funktionieren für die Mitarbeiter in der Personalabteilung digitale Personalakten genauso wie Papier-Personalakten, allerdings eben ohne Papier. Dadurch ergeben sich viele Vorteile, die wir nachfolgend aufzeigen wollen.

Durch die schnelle Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems mit digitaler Personalakte profitieren Unternehmen und Mitarbeiter sehr schnell von den Vorteilen. Handelt es sich bei der Lösung um ein cloudbasiertes System, ist dieses noch schneller einsatzbereit und flexibel in der Skalierbarkeit. Nach der Studie „HR Report 2019“ von Hays werden mit der Digitalisierung übrigens überwiegend die Chancen für neue Jobs verbunden als die Vernichtung von Arbeitsplätzen. Unternehmen profitieren also davon, wenn sie bestehende HR-Prozesse digitalisieren.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine digitale Personalakte
• Was sind die Probleme von Papierakten?
• Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung einer digitalen Mitarbeiterakte
• Was sind die Vorteile einer elektronischen Personalakte?
• Digitale Personalakte anlegen: Inhalt und Aufbau
• Was sind typische Fehler bei der Einführung einer digitalen Personalakte?
• Welche Datenschutzregeln sind bei der digitalen Personalakte zu beachten?
• Wie sichern Sie Ihre digitale Personalakte vor unautorisierten Zugriffen?
• Einführung der digitalen Personalakte: So gehen Sie vor
• Wie unterstützt DocuWare beim Digitalisieren von Personalakten?
• Häufig gestellte Fragen zum Thema digitale Personalakte

Im Rahmen der Digitalisierung von Personalakten werden die Personaldokumente der Mitarbeiter in ein Dokumentenmanagement-System integriert. Dabei werden Dokumente gescannt sowie aus anderen Softwareanwendungen übernommen und anschließend in die digitale Personalakte eingebunden.

Digitale Personalakten sind ein wichtiger Teil der digitalen Transformation von Unternehmen. Dabei werden immer mehr Arbeitsabläufe digitalisiert und damit effizient automatisiert. Im Rahmen der digitalen Verwaltung von Dokumenten mit einem Dokumentenmanagement-System spielen auch die digitale Personalakte sowie die damit verbundenen automatisierten Workflows eine wichtige Rolle:

• Digitale Personalakten sollen Workflows in der Personalabteilung optimieren und sicherer gestalten.
• Dabei enthält eine digitale Personalakte alle Informationen, die bisher in herkömmlichen Personalakten gespeichert worden sind.
• Durch die schnellere Abwicklung von Aufgaben durch digitale Workflows werden die Mitarbeiter entlastet und können sich anderen Aufgaben zuwenden.
• Die analoge Arbeit mit Papier wird durch die digitale Personalakte komplett ersetzt. Schnellere Arbeitsabläufe, weniger Kosten und zufriedene Mitarbeiter sind das Ziel.
• In digitalen Personalakten können berechtigte Mitarbeiter mit Schlagworten, Indexsuche und durch die Texterkennung Informationen in einer Suchmaske auffinden und digital weiterverarbeiten.
• Zugriff haben nur die Mitarbeiter im Unternehmen, die hierfür über die Rollen & Rechte-Verteilung legitimiert sind.
• Im Gegensatz zu Papierdokumenten können Mitarbeiter beim Einsatz von digitalen Personalakten selbst auf ihre eigenen Akten, oder zumindest Teile daraus, zugreifen. Diese optionalen Möglichkeiten können den Nutzen digitaler Personalakten weiter verbessern und die Mitarbeiter der Personalabteilung entlasten.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter benötigt Kopien der letzten drei Gehaltsabrechnungen. Anstatt Mitarbeiter der Personalabteilung damit zu beauftragen, kann er sich die Kopien selbst aus seiner digitalen Personalakte herunterladen.

Gute Dokumentenmanagement-Systeme bieten eine integrierte digitale Personalakte. Diese ermöglicht auch eine Verbindung mit anderen Systemen im Netzwerk, zum Beispiel der Lohnbuchhaltung oder Personalverwaltung. Dadurch stehen mit wenigen Klicks Informationen zur Verfügung, ohne diese lange suchen zu müssen.

Dokumentenmanagement-Systeme mit digitaler Personalakte sorgen dafür, dass alle notwendigen Unterlagen für einen Mitarbeiter an einem zentralen Ort gespeichert werden und schnell zugreifbar sind. Das erhöht die Sicherheit sowie die Effektivität der Datenspeicherung und reduziert gleichzeitig den Verwaltungsaufwand. In der Studie „People-Management 2025“ von PwC wird untersucht, wie das Personalmanagement auf seine künftigen Aufgaben eingestellt werden sollte. Derzeit haben 34 Prozent der Unternehmen das Gefühl, nicht optimal für die Herausforderungen der nächsten Jahre vorbereitet zu sein. 42 Prozent sehen sich als strategisch schlecht oder sogar sehr schlecht aufgestellt. Diese Unsicherheiten lassen sich durch die Einführung digitaler Personalakten beseitigen. Die Studie macht klar, dass sich Personalmanagement und Personalentwicklung modernisieren müssen, um in Zukunft seine Funktion noch optimal erfüllen zu können.

Ein schneller Zugang zu Daten und Dokumenten, die Faktoren Sicherheit, Kosten und Umwelt: Bei der Verwendung papierbasierter Akten ergeben sich fast ausschließlich Nachteile – die sich durch eine Digitalisierung komplett vermeiden lassen. Welche Probleme die unnötigen Papierberge verursachen können, haben wir hier einmal für Sie zusammengestellt:

Langsamer und limitierter Zugriff auf Dokumente

Ob vom Büro aus oder vom Homeoffice: Ein schneller und umfänglicher Zugriff auf Daten und Dokumente ist eine wichtige Voraussetzung für einen problemlosen Arbeits-Workflow. Gerade das ist aber bei papierbasierten Dokumenten sehr eingeschränkt. Die Digitalisierung von Akten verhindert den eingeschränkten Zugriff von Mitarbeitenden auf die von Ihnen benötigten Daten und Informationen.

Papierbasierte Akten verursachen hohe Kosten

Die Lagerung von Akten, das Ausdrucken von Dokumenten – all das benötigt nicht nur viel Platz, es kostet auch viel Geld. Die Akten-Digitalisierung hingegen macht Ausgaben für Schränke, hohe Raummieten, Drucker, Druckerpatronen und Papier von vornherein überflüssig.

Datensicherheit reduziert sich auf ein Minimum

Die sichere Ablage sensibler Personalakten oder auch die Schwierigkeit, Daten vor unerlaubten Zugriffen und Personen ohne entsprechende Befugnis ausreichend zu schützen – all diese Probleme entstehen bei physischer Aktenablage. Ganz zu schweigen vom Schaden, der entstehen kann, wenn etwa Passwörter oder Login-Daten auf Papier notiert werden und dann für jedermann sichtbar sind. Nur digitale Akten bieten bei richtiger Anwendung ausreichend Schutz.

Die Umwelt leidet unter Papierakten

Es liegt auf der Hand, dass Akten als Papierform auch zu negativen Folgen für die Umwelt und den Klimaschutz führen. Der in vielen Unternehmen noch immer maßlose Einsatz von Papier stellt eine erhebliche Belastung für die wertvolle Ressource Holz dar. Allein der Umstieg auf eine Digitalisierung von Akten und der Verzicht auf Papier sowie Druckerperipherie schont die Umwelt und verbessert den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens erheblich.

Die Digitalisierung von Personalakten umfasst weit mehr als das einfache Scannen von Papierdokumenten. Da gerade in diesem Bereich mit personenbezogenen und damit sehr sensiblen Daten umgegangen wird, müssen Unternehmen diese Verarbeitung streng gemäß der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz umzusetzen. Ebenso ist die Einverständniserklärung der Mitarbeiter für die Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten einzuholen. Diese Einwilligung muss durch einen eindeutigen und hervorgehobenen Passus im Arbeitsvertrag erfolgen oder über eine Betriebsvereinbarung definiert werden.

Die personenbezogenen Daten der Personalakte sind verfassungsrechtlich geschützt. Zum Tragen kommt hierbei das Bundesdatenschutzgesetz, zum Beispiel der entsprechende Paragraph 9 des BDSG. Darin wird geregelt, dass diejenige Stelle, die personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt, die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen hat, damit die Ausführung der genannten Anforderungen dieses Gesetzes gewährleistet wird.

Checkliste zur Digitalisierung von Personalakten

Um eine Personalakte zu digitalisieren, muss diese gescannt, indexiert und gespeichert werden. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

• Liegt eine Einwilligung der Mitarbeiter zur digitalen Verarbeitung ihrer Personalakten vor?
• Wurde der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen informiert?
• Wird die Speicherung DSGVO-konform durchgeführt?
• Hat diejenige Person, welche die Personalakten einscannt, eine juristische Berechtigung, um auf diese Akten zuzugreifen?
• Auf welche Weise werden die alten papierbasierten Personalakten vernichtet?
• Wie wird sichergestellt, dass sensible Daten nicht verloren gehen oder in falsche Hände geraten?
  
  

Personalakten klassifizieren und indexieren

Eine Digitalisierung der Personalakte macht vor allem dann Sinn, wenn die Daten nicht nur gescannt, sondern anschließend auch klassifiziert und indexiert werden. Nur so können Mitarbeiter der Personalabteilung und andere berechtigte Anwender auch effektiv auf die Daten zugreifen. Die Klassifizierung ermöglicht außerdem, granulare Rechte zu vergeben. So lässt sich genau festlegen, wer auf die verschiedenen Daten zugreifen darf. Beispiele hierfür sind Bewerberunterlagen, Gehaltsabrechnungen und andere personelle Dokumente. Neben der Rechteverteilung auf den Datenzugriff können dabei auch geplante Kategorien festgelegt werden.

Welche Dokumente dürfen vernichtet werden?

Bei der Führung von Personalakten gilt es für Unternehmen einiges zu beachten:

• Auch nach der Speicherung von Dokumenten in digitaler Form dürfen nicht alle originalen Papiervorlagen gelöscht werden. So müssen beispielsweise Arbeitsverträge oder Kündigungen in physischer Schriftform vorhanden sein.
• Eingescannte Dokumente haben nicht immer als Urkundenbeweise rechtlichen Bestand. Vor allem in juristischen Auseinandersetzungen vor Gericht kann die Restriktion auf digitale Dokumente zu Beweisproblemen führen.
• Bei der Digitalisierung der Personalakten sollten die zu verarbeitenden Dokumente in Urkunden und Nicht-Urkunden unterschieden werden.
• Rechtliche Analysen vor der Digitalisierungsmaßnahme stellen sicher, welche Dokumente in die digitale Personalakte überführt werden dürfen und wer Zugriff darauf erhalten soll. Ebenso ist dadurch definiert, welche Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen.

Der Einsatz von Personalakten hat für Unternehmen große Vorteile. Die Sicherheit der Daten wird gewährleistet, der Datenschutz verbessert und gleichzeitig werden Workflows im Unternehmen beschleunigt. Die wichtigsten Vorteile beim Einsatz der digitalen Personalakte haben wir hier für Sie aufgelistet:

• Einer der größten Vorteile digitaler Personalakten ist der dezentrale Zugriff. Im Gegensatz zu Papierdokumenten können alle berechtigten Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit auf die Personaldokumente zugreifen. Auch im Home-Office stehen die Daten sicher und zuverlässig zur Verfügung.
• Der Zugriff auf digitale Personalakten kann auch mit mobilen Geräten erfolgen – was den Nutzen der digitalen Personalakte weiter erhöht. Informationen sind genau dann verfügbar, wenn ein Mitarbeiter diese benötigt, unabhängig vom verwendeten Endgerät. Mitarbeiter können so deutlich flexibler arbeiten, auch auf Dienstreisen.
• Auch die Mitarbeiter selbst können bei entsprechender Berechtigung ihre Dokumente lesen und abrufen, zum Beispiel Gehaltsabrechnungen. Das entlastet die Personalabteilung, da diese Anfragen von Mitarbeitern selbst gelöst werden können und hierfür keine Mitarbeiter der Personalabteilung mehr notwendig sind.
• Durch den Einsatz von elektronischen Personalakten sparen Unternehmen Zeit und Kosten, da die automatisierten Abläufe schneller und mit weitaus weniger Aufwand abgewickelt werden können als manuelle Workflows.
• Gleichzeitig erhöht sich auch die Sicherheit, denn die Dokumente können in kürzester Zeit automatisiert digitalisiert und dann im Dokumentenmanagement-System sicher archiviert werden. Das verbessert den Datenschutz von Personalakten erheblich.
• Ein weiterer offensichtlicher Vorteil ist der Platzgewinn. Digitale Personalakten benötigen weder Aktenschränke noch sichere Lager. In Personalabteilungen sind keine meterlangen Schrankwände voller Personalakten mehr erforderlich.
• Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, lassen sich einfach und schnell löschen.
• Sind noch Papierdokumente notwendig, lassen sich diese unproblematisch auslagern. Da die Mitarbeiter der Personalabteilung keinen Zugriff auf die Papierdokumente benötigen, müssen diese nicht in der Nähe der Personalabteilung aufbewahrt werden.
• Digitale Dokumente sind leichter durchsuchbar. Über einen Index können Mitarbeiter Informationen sehr viel schneller finden als mit herkömmlichen Dokumenten.
• Durch digitale Personalakten sparen Unternehmen Kosten für Papier sowie teure Druckkosten – mit auf der Hand liegenden Vorteilen auch für die Umwelt. Darüber hinaus sparen Mitarbeiter einiges an Arbeitszeit ein. Zusätzlich reduziert sich der Arbeitsaufwand zur Verwaltung von Personalakten.
• Für Mitarbeiter ergeben sich Vorteile durch pünktlich erstattete Reisekosten oder schnelle Urlaubsgenehmigungen. Auch die Sachbearbeiter in der Personalabteilung sowie Vorgesetzte profitieren von den einfacheren und zeitsparenden Abläufen.

Für modernes, Service-orientiertes HR-Management sind digitale Personalakten eine wichtige Voraussetzung. Mit ihnen lassen sich zum Beispiel Bewerbungen wesentlich schneller abwickeln und Zusagen schneller versenden. Geschwindigkeit ist heute ein maßgeblicher Faktor beim Wettbewerb um Fachkräfte. Bewerber sehen an Hand von digitalen Bewerbungen, dass das Unternehmen, bei dem sie sich bewerben, auf einem technisch modernen Stand ist. Das ist ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte, der sich bereits zeigt, bevor ein Mitarbeiter überhaupt eingestellt ist.

Digitale Personalakten enthalten alle Dokumente, die auch in herkömmlichen Papier-Personalakten enthalten sind. Personalakten beinhalten die Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis notwendig sind. Welche das sind, bestimmt das Unternehmen selbst. Natürlich gibt es Dokumente, die in allen digitalen Personalakten enthalten sind:

• Dazu gehören, neben den Bewerbungsunterlagen, auch der Arbeitsvertrag, Sondervereinbarungen, Abmahnungen, Krankmeldungen und Kündigungen oder Schriftverkehr zum Wechsel der Abteilung.

• Auch Gehaltsabrechnungen, die oft ohnehin digital vorliegen, lassen sich in der digitalen Personalakte ablegen und in Suchanfragen einbinden, ohne zuvor ausgedruckt werden zu müssen.
• Selbst E-Mails, die eine Relevanz für das Arbeitsverhältnis haben, können in digitalen Personalakten gespeichert werden.
• Häufig werden in Unternehmen digitale Daten ausgedruckt und in Papierakten abgelegt. Dieser Zeitaufwand und die damit verbundenen Kosten können beim Einsatz von digitalen Personalakten vermieden werden.
• Gehaltsabrechnungen lassen sich problemlos aus beliebigen Lohnprogrammen in die digitalen Akten einsortieren. Papierdokumente werden für die Akten gescannt und müssen dann auch noch teuer vernichtet werden.

Auch Arbeitszeugnisse sind ein wichtiger Bestandteil der Personalakten. Die Sensibilität dieser Daten macht klar, warum der Datenschutz für Personalakten besonders wichtig ist. Der Schutz von sensiblen Daten ist digital weitaus besser zu gewährleisten als mit herkömmlichen Akten. Software-basierte Systeme arbeiten mit Verschlüsselung und können Daten automatisiert und mit Berechtigungen versehen ablegen. Das ist mit Papierdokumenten kaum zu gewährleisten.

Um eine digitale Personalakte anzulegen, werden häufig Daten aus verschiedenen Quellen genutzt:

• Wurden die Daten bereits digitalisiert, können sie über eine Schnittstelle relativ leicht übernommen werden. Das neue System sollte dazu kompatibel mit bereits eingesetzten Anwendungen im Unternehmen sein.
• Herkömmliche Papierdokumente werden zunächst gescannt und dann in die digitale Personalakte integriert. Beim ersten Scanvorgang aller Papierdokumente kann der Anbieter der digitalen Personalakte helfen.
• Handschriftliche Dokumente werden ebenfalls gescannt, unter Umständen noch mit einer Schrifterkennung (OCR) bearbeitet, und danach in die digitale Personalakte übernommen.
• Das ermöglicht das Durchsuchen der Dokumente, da durch die Schrifterkennung auch handschriftliche Dokumente digital verarbeitet werden können.
• Neue Dokumente werden gleich für die digitale Personalakte optimiert und direkt ins Dokumentenmanagement-System integriert.

Bei der Digitalisierung von Personalakten werden naturgemäß sensible, personenbezogene Daten verarbeitet. Dabei muss vor allem auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und der DSGVO geachtet werden. Unter anderem hierbei liegen auch die größten Hürden in der Digitalisierung der Akten. Aber es gibt noch weitere zum Teil weitreichende Fehlerquellen im Digitalisierungsvorgang papierbezogener Personalakten, auf die wir nun eingehen möchten.

So holen Sie die Erlaubnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten ein

Viele Unternehmen unterschätzen die teils strengen gesetzlichen Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Um diese Vorgaben vollumfänglich zu berücksichtigen und umzusetzen, müssen Sie folgendes wissen:

• Die Genehmigung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten muss im Arbeitsvertrag ausdrücklich erwähnt oder über eine Betriebsvereinbarung erteilt werden.
• Der im Unternehmen verantwortliche Datenschutzbeauftragte ist rechtzeitig über alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Einführung einer digitalen Personalakte zu informieren.
• Bedingt durch das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats und seiner Überwachungspflicht von Schutzvorschriften gegenüber den Mitarbeitern muss auch der Betriebsrat bei der Digitalisierung der Personalakten rechtzeitig mit einbezogen werden.
• Mitarbeiter haben zwar kein prinzipielles Recht auf das Löschen ihrer Daten, dies gilt jedoch nicht, wenn Daten falsch oder unzulässig erhoben worden sind. In dem Fall kann der betroffene Mitarbeiter die Löschung, Sperrung oder Berichtigung der entsprechenden Daten verlangen.

Papierbasierte Dokumente dürfen nicht immer vernichtet werden

Bestimmte Unterlagen, die in Papierform vorliegen, dürfen auch nach dem Digitalisierungsvorgang nicht vernichtet werden. Dazu gehören etwa Arbeitsverträge, Kündigungen und alle Dokumente, die den Status einer Urkunde haben. Diese Unterlagen müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden, denn nur die originalen Dokumente haben eine vertragsrechtliche Gültigkeit.

Sichere Aufbewahrung der Daten: Verschlüsselung und Zugriffskontrolle

Wie bereits erwähnt, verlangt die DSGVO die sichere Aufbewahrung der personenbezogenen Daten, damit der Zugriff Unbefugter darauf ausgeschlossen ist. Besondere personenbezogene Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten des Arbeitnehmers, müssen nicht nur explizit gesichert, sondern auch verschlüsselt werden. Die Berechtigungen für den Zugriff über das Netzwerk sind zudem eindeutig und effektiv einzurichten. Für eine Teilverschlüsselung der digitalen Personalakte muss der Arbeitgeber für eine Separierung der unterschiedlichen Bereiche sorgen. So lassen sich die verschiedenen Zugriffs-, Sicherheits- und Löschkonzepte den unterschiedlichen Schutzniveaus anpassen.

Falsche Ausstattung

Einige Unternehmen scannen Dokumente im Digitalisierungsprozess selbst ein. Das spart im ersten Moment zwar Geld, birgt allerdings auch einige Gefahren, etwa dass die Dokumente in nicht ausreichend hoher Qualität eingescannt werden. Liegen Dokumente zum Beispiel nur als PDF-Dateien in schlechter Auflösung vor, sind die Vorteile der Digitalisierung schnell dahin. Eine Klassifizierung sowie die Indexierung von Daten spielen außerdem eine genauso große Rolle wie die Übernahme der Daten in richtiger Form und in hoher Auflösung. Besitzt ein Unternehmen hierfür kein ausreichendes internes Know-how oder nicht die erforderliche technische Ausstattung, sollte die Auslagerung der erforderlichen Maßnahmen an einen spezialisierten Dienstleister, am besten für die Umsetzung einer sicheren Cloud-basierten Lösung, in Betracht gezogen werden.

Personalakten enthalten sehr sensible Dokumente, deren Schutz permanent gewährleistet werden muss. Die Mitarbeiter müssen zum korrekten Umgang mit diesen Daten geschult sein. Es muss ein Bewusstsein für den Datenschutz geschaffen werden, da digitale Informationen zwar besser zu sichern sind, dafür aber auch deutlich schneller darauf zugegriffen werden kann. Dritte dürfen keinesfalls Zugriff auf diese Daten erhalten. Im Beitrag „Fällt die Personalakte unter den Datenschutz?“ von Datenschutz.org lassen sich weitere Informationen darüber finden, worauf bei Personalakten geachtet werden muss.

Gute Dokumentenmanagement-Systeme sind mit Mechanismen ausgestattet, die in der Lage sind, die Daten in der Personalakte effektiv zu schützen. Unternehmen, die digitale Personalakten einsetzen, müssen natürlich auch die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Diese Vorgaben berücksichtigen gute Software-Lösungen problemlos. Sie sind zudem in der Lage, Dokumente sicherer und vertraulicher abzulegen, als dies mit Papierdokumenten möglich wäre.

Bei Papierdokumenten und dem manuellen Abarbeiten von Dokumenten können sich schnell Fehler einschleichen, die den Datenschutz gravierend in Gefahr bringen können. Es kann schnell passieren, dass ein Dokument am falschen Ort abgelegt oder nicht berechtigten Personen zugreifbar gemacht wird. Bei der Verwendung einer digitalen Personalakte mit automatischen Workflows werden diese Risiken minimiert.

Um die digitale Personalakte möglichst sicher zu nutzen, ist es notwendig, dass im Dokumentenmanagement-System die Datensicherheit optimal einstellbar ist und die Anwender die Funktionen auch verstehen. Es muss Zugriffsrechte geben, auch Zugriffsprotokolle sind notwendig. Nur so wird nachvollziehbar, wann ein Benutzer auf Dokumente eines Mitarbeiters zugegriffen hat.

Über Benutzerrollen wird gesteuert, auf welche Mitarbeiter der Zugriff auf digitale Personalakten limitiert wird. Dazu muss ein gutes Dokumentenmanagement-System in der Lage sein, wenn mit digitalen Personalakten gearbeitet wird.

• Neben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der europäischen Union, spielen auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ eine wichtige Rolle bei der gesetzeskonformen Speicherung von Daten.
• Die DSGVO regelt sehr streng den Zugriff und die Verwaltung von personenbezogen Daten. Die Verordnung muss in Europa von allen Unternehmen und Organisationen eingehalten werden. Gute Dokumentenmanagement-Systeme können die Sicherheitsvorgaben einhalten. Die Daten, die das System übermittelt, müssen verschlüsselt übertragen werden, damit der Datenschutz gewährleistet bleibt.

Im Rahmen der Grundsätze ist auch definiert, wie die Datensicherheit und der Datenzugriff bezüglich der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit gewährleistet sein müssen.

Der Datenschutz und die DSGVO sehen auch vor, dass nicht mehr notwendige Daten gelöscht werden müssen. Dazu sind gute Dokumentenmanagement-Systeme mit digitalen Personalakten in der Lage. Über automatisierte Regeln werden nicht mehr benötigte Daten, wie zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, zuverlässig gelöscht.

Alle Dokumente, die innerhalb der digitalen Personalakte zu speichern sind, müssen bis zu ihrer endgültigen Vernichtung revisionssicher archiviert werden. Vor allem bei Personalakten geht es in der Regel um sensible personenbezogene Daten. Somit ist es von hoher Relevanz, dass alle vorgenommenen Modifizierungen in den Personalunterlagen während ihrer Aufbewahrungspflicht dokumentiert werden. Denn auch nach Jahren muss eindeutig nachzuvollziehen sein, wer wann eine Änderung vorgenommen hat. Der Zugriff auf die revisionssicheren Dokumente kann auf Basis von Rollen und Rechten auf entsprechend autorisierte Personen beschränkt werden. Auch bei der digitalen Personalakte verlangen die rechtlichen Anforderungen eine

• Archivierung unter den Gesichtspunkten
• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit
• Verfügbarkeit
• Sicherheit
• Nachvollziehbarkeit
• Unveränderlichkeit
• Zugriffsschutz

Zusammengefasst regeln die GoBD, die DSGVO sowie das Bundesdatenschutzgesetz auch die Vorgaben zur Archivierung elektronischer Dokumente im Bereich der Personalakten.

Die digitale Personalakte hilft dank entsprechender Automatismen zudem dabei, die Vorgaben maximaler Aufbewahrungsfristen, also den Zeitpunkt für Löschungen, akkurat einzuhalten. Damit vermeiden Sie von vornherein rechtliche Probleme in der Datenarchivierung, wenn Unterlagen zu einem bestimmten Zeitpunkt gelöscht werden müssen. Daten lassen sich auf elektronische Weise halb automatisch, also durch eine Erinnerungsfunktion, der dann ein manuelles Löschen folgen kann, oder vollautomatisch nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist einer geordneten Löschung zuführen. Daraus ergibt sich außerdem der Vorteil, dass nicht mehr benötigte Daten nicht länger als unbedingt notwendig in den Datenspeichern vorgehalten werden.

Soll im Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System mit digitaler Personalakte eingeführt werden, ist auch zu berücksichtigen, ob das System als Inhouse- oder als Cloud-Lösung eingesetzt werden soll. Cloud-Lösungen bieten hier einige Vorteile.

Auswahl des richtigen Systems: Cloud oder eigenes Rechenzentrum

Beim Betrieb einer Lösung im eigenen Rechenzentrum ist das Unternehmen selbst für die Sicherheit der Daten verantwortlich. Das kann schnell zum Problem werden, da auch die Hardware und Software entsprechend geschützt und aktuell gehalten werden müssen. Hier haben Cloud-Systeme den Vorteil, dass der Anbieter der Lösung in der Pflicht steht.

Wird die Cloud-Lösung bei einer großen Cloud-Infrastruktur gebucht, wie Microsoft Azure oder Amazon Web Services, besteht der Vorteil, dass die Infrastruktur vom Cloud-Anbieter hochprofessionell betrieben und geschützt wird und der Anbieter der Dokumentenmanagement-Lösung diesen Schutz in seine Software integrieren kann.

Dadurch profitieren Kunden des Dokumentenmanagement-Systems und damit der digitalen Personalakte, da so eine maximale Leistung und höchste Sicherheit erreicht werden können. Kleine Anbieter und Unternehmen mit eigenen Rechenzentren können diese maximale Verfügbarkeit und Sicherheit kaum erreichen.

Weitere Vorteile sind, dass sich die verfügbare Speicherkapazität eines Cloud-Dienstes individuell anpassen lässt und die Abrechnung bei vielen Anbietern nach dem tatsächlichen Verbrauch erfolgt. Steigt die zu speichernde Datenmenge im Dokumentenmanagement-System an, können Cloud-Lösungen wesentlich einfacher und schneller skaliert werden als selbst betriebene Serverlösungen. Eine solche Flexibilität ist mit selbst betriebenen Anwendungen in aller Regel nicht zu realisieren.

Cloud-Lösungen lassen sich wesentlich schneller im Unternehmen einführen als lokal installierte Anwendungen. Der Aufwand ist geringer und Nutzer können schneller mit der Lösung arbeiten.

Checkliste für den richtigen Anbieter

Um den richtigen Anbieter für die digitale Personalakte zu finden, sollten verschiedene Kriterien mit einbezogen werden. Vor allem die Parameter Datenschutz und Sicherheit spielen bei der Auswahl eines Cloud-basierten Systems eine besonders wichtige Rolle. Relevante Punkte hierbei sind:

1. Hat der Dienstleister bereits Erfahrung und Referenzen bei der Einführung der digitalen Personalakte?
2. Kann die Software in bereits vorhandene Anwendungen integriert werden?
3. Kommen die Mitarbeiter mit der Benutzer-Oberfläche schnell zurecht? Ist diese übersichtlich aufgebaut und intuitiv bedienbar?
4. Wie werden Sicherheit und Datenschutz gewährleistet? Welche Benutzerrollen und Sicherheitsfunktionen bietet die Software?
5. Ist die Software flexibel erweiterbar für digitale Eingangsrechnungen und kann das DMS in die HR Software integriert werden?
6. Sind die Workflows des Unternehmens mit der Software umsetzbar?

Zusätzlich muss geprüft werden, wie Dokumente archiviert werden, welche Berechtigungsmodelle es gibt und wie deren Verwaltung ist. In welchen Rechenzentren und von welchem Anbieter wird die Lösung gehostet?

Im Rahmen der Einführung der digitalen Personalakte muss auch geplant werden, wer die vorhandenen Papierdokumente einscannt. Kann hierbei der Anbieter der Lösung oder ein Dienstleister unterstützen? Im Rahmen des Scanvorgangs für die Dokumente sollten die Personalakten auch bereinigt werden. Es empfiehlt sich, im digitalen System keine unnötigen oder veralteten Daten abzulegen.

Sachbearbeiter informieren und schulen

Damit die Sachbearbeiter optimal mit der digitalen Personalakte arbeiten können, sollten die Mitarbeiter im Umgang mit der Lösung und der digitalen Akte geschult sein. Gemeinsam mit der Einführung muss daher auch der richtige Umgang mit dem System erlernt werden. Hier wird auch Wissen zum Datenschutz und zur Sicherheit transportiert, damit die Mitarbeiter das System so nutzen, dass die Sicherheitsfunktionen der Software den Datenschutz gewährleisten können.

Ein Unternehmen steht und fällt mit seinen Mitarbeitern. Natürlich braucht es auch fähige Manager, die den effektiven Einsatz der Arbeitskräfte steuern und koordinieren, doch ohne engagierte Menschen, die hinter dem Management und seinen Strategien stehen, kann ein Unternehmen nicht funktionieren.

Allerdings wird es in Zeiten des Fachkräftemangels zunehmend schwieriger, kompetente Mitarbeiter zu finden und im Unternehmen zu halten. Mitarbeiter, die sich um Kunden und deren Anliegen kümmern, Projekte vorantreiben und Routineaufgaben erledigen – auch in der Personalabteilung.

Um hier die Arbeit zu beschleunigen und Eingabefehler zu vermeiden, gilt es die Chancen der Digitalisierung der HR zu nutzen. Mittel zum Zweck sind elektronische Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare, die auch digitale Personalakten abbilden. Über den grundsätzlichen Aufbau dieser Personalakten kann jedes Unternehmen ebenso selbst frei entscheiden wie darüber, welche Angaben zu den Mitarbeitern darin gespeichert werden.

Grundsätzlich sollten alle Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, also vor allem allgemeine Informationen zur Person, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis. Arbeitszeugnisse und Fort- und Weiterbildungsbescheinigungen, Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen, Sozialversicherungsausweis und Lohnsteuerunterlagen, Krankheitsbescheinigungen und Arbeitsunfallberichte, Kündigungsschreiben, Austrittszeugnis oder Kopien amtlicher Urkunden, etwa Führerschein oder Schwerbehindertenausweis.

Allerdings dürfen dort aus Datenschutzgründen nicht alle Unterlagen festgehalten werden, vor allem keine Informationen, die die Privatsphäre betreffen und für die berufliche Tätigkeit nicht relevant sind. Dazu gehören unter anderem: Ärztliche Unterlagen, die der Schweigepflicht unterliegen, eine Auflistung privater Vorlieben oder der Social-Media-Profile des Arbeitnehmers. Damit die Einführung der digitalen Personalakte zügig und ohne Komplikationen funktioniert, haben sich bei DocuWare in der Praxis vier Vorgehensweisen bewährt:

Praxistipp Nr. 1: Beginnen Sie mit der Werbung um Akzeptanz für die Digitalisierung!

Soll die digitale Personalakte schnell eingeführt werden, müssen alle Mitarbeiter an der der digitalen Transformation mitarbeiten. Deshalb müssen in der Personalabteilung etwaige Vorbehalte und Widerstände im Vorfeld ausgeräumt werden.

Praxistipp Nr. 2: Definieren Sie die passende Digitalisierungsstrategie!

Vor der Einführung der digitalen Personalakte steht die Grundsatzentscheidung für eine Cloud- oder On-Premises-Installation. Während Inhouse-Lösungen eine eigene IT-Struktur als Basis benötigen, kann bei Cloud-Lösungen gänzlich darauf verzichtet werden.

Praxistipp Nr. 3: Die Prozesse beschleunigen!

Die digitale Personalakte vereinfacht und beschleunigt Arbeitsabläufe und verbessert mittels zuverlässiger Workflows die Vernetzung aller Teams. Im Grunde funktioniert sie dabei wie eine klassische Personalakte aus Papier – nur ohne Papier. Doch das digitale Dokumentenmanagement-System und die zentrale Verwaltung erlaubt auch einen dezentralen Zugriff, und zwar ohne zeitraubende Suche im Aktenschrank.

Praxistipp Nr. 4: Datenschutz großgeschrieben!

Spätestens seit Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 ist Datenschutz ein allgegenwärtiges Thema. Die digitale Personalakte hilft hier auf der sicheren Seite zu sein, vorausgesetzt das DMS entspricht wie DocuWare den gesetzlichen Datenschutzanforderungen und übermittelt die Dokumente nur sicher verschlüsselt.

Digitale Personalakten spielen für immer mehr Unternehmen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter zu gewinnen oder die vorhandenen zu motivieren. Bewerbungen werden schneller abgewickelt, ebenso die laufenden Vorgänge und Workflows bei der Personalverwaltung. Zusätzlich sparen digitale Personalakten Kosten und Arbeitszeit. Mitarbeiter werden entlastet, Informationen nur den Benutzern zur Verfügung gestellt, die dafür berechtigt sind. Es lohnt sich für Unternehmen aller Größenordnungen, die Möglichkeiten digitaler Personalakten zu prüfen und für sich nutzbar zu machen. Durch das Buchen einer Cloud-Lösung lässt sich die digitale Personalakte darüber hinaus schneller, sicherer und unkomplizierter einführen als bei selbst betriebenen Rechenzentren.

Was ist eine digitale Personalakte?

Unter einer digitalen Personalakte versteht man ein elektronisch angelegtes Archiv zur Verwaltung von Mitarbeiterbezogenen Daten und Dokumenten. Durch die Nutzung einer digitalen Personalakte lassen sich die entsprechenden administrativen Prozesse im Unternehmen optimieren und dabei zeitliche und personelle Ressourcen einsparen.

Was gehört in die digitale Personalakte?

Da das Führen von Personalakten nicht verpflichtend ist, gibt es auch keine gesetzlichen Vorgaben zu den Inhalten. Digitale Personalakten sollten jedoch unbedingt die Stammdaten, Informationen zur Sozialversicherung, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse und natürlich den Arbeitsvertrag enthalten. Dokumente und Daten, die mit dem Arbeitsverhältnis in keinem Kontext stehen, dürfen jedoch keinesfalls in eine Personalakte aufgenommen werden.

Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?

Unternehmen, die noch immer mit physischen Personalakten arbeiten, sollten diese dringend digitalisieren. Personalakten auf elektronischer Basis beschleunigen die Abwicklung sämtlicher HR-Prozesse, optimieren die Auskunftsfähigkeit und stellen dank konfigurierbarer Rechtevergabe sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf die sensiblen Daten erhalten. Zudem wird Manipulationen und dem Verlust von Akten vorgebeugt.

Wie funktioniert eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte sorgt auf der Grundlage Workflow-gestützter Automatisierungsprozesse für eine elektronische Archivierung vertraulicher personeller Daten. Mit einer vorkonfigurierten Lösung wie der von DocuWare können Papier-basierte HR-Dokumente zunächst digitalisiert und anschließend in einem elektronischen Zentral-Archiv organisiert, gebündelt sowie revisionssicher abgelegt werden.

Wie digitalisiert man Personalakten?

Wie andere Daten und Dokumente, die nicht ursprünglich in elektronischer Form vorliegen, werden auch Personalakten in der Regel durch Scan-Prozesse digitalisiert. So können Verantwortliche der HR-Abteilung die Informationen im Anschluss unter Beachtung Datenschutzrechtlicher Bestimmungen elektronisch verarbeiten und alle Vorteile einer digitalen Personalakte nutzen.

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Nicht alle papierbasierten Unterlagen dürfen nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden. Im Original aufbewahren sollten Sie in jedem Fall Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben, steuerliche und sozialversicherungspflichtige Unterlagen sowie Kopien amtlicher Urkunden. Im Falle eines Rechtsstreits können Sie so die physischen Originaldokumente als eindeutige Urkundenbeweise heranziehen.

Was passiert mit der Personalakte nach der Kündigung?

Auch im Falle einer Kündigung dürfen Personalakten nicht sofort vernichtet bzw. gelöscht werden. Ehemalige Beschäftigte haben auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein gesetzlich definiertes Recht auf Einsicht in ihre Personalakten. Hierfür gilt die unter § 195 BGB definierte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, da ausgeschiedene Mitarbeitende innerhalb dieses Zeitrahmens arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen können.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Abgesehen vom Arbeitnehmer, dem jederzeit uneingeschränkt Einblick in seine eigene Personalakte zusteht, dürfen auch Mitglieder eines Betriebsrats die Akte einsehen – allerdings nur, wenn der betroffene Mitarbeitende hierfür sein Einverständnis gibt. Innerhalb des Unternehmens erhalten ansonsten nur Personen mit der Befugnis für Personalentscheidungen Zugang zu Personalakten.