Dokumentenzentrierte HR Software: 5 Vorteile für Ihr Personalmanagement

Schluss mit Papier und Routineaufgaben, die Zeit kosten und fehleranfällig sind. Die digitale Transformation erleichtert das Personalmanagement und schafft Ressourcen für Ihr Kerngeschäft. Lernen Sie hier fünf Vorteile eines in eine HR Software integrierten DMS kennen. 


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Dienstagmorgen im Büro eines mittelständischen Unternehmens in Frankfurt: Die To-do-Liste der Human-Ressources-Abteilung platzt aus allen Nähten. Per E-Mail und Post trudeln Bewerbungsunterlagen ein. Die Grippewelle greift um sich. Und Mitarbeiterbeurteilungen stehen ebenfalls auf dem Programm. Doch es gibt keine Spur von Stress in der Abteilung. Denn das Unternehmen gehört zu den Pionieren der digitalen Transformation. 



Der Betrieb setzt auf eine Enterprise-Content-Management (ECM) Software. Sämtliche Dokumente des Unternehmens, darunter auch Personalunterlagen, sind in einem zentralen digitalen Archiv zusammengefasst. Mitarbeiter greifen auf dieses Archiv mit PCs, Laptops, Tablets und Smartphones zu. Von überall auf der Welt. Mussten sie früher Aktenschränke durchforsten und bis zum Hals bepackt durch Abteilungen hasten, bearbeiten sie heute Personalinformationen im digitalen Dokumentenpool, darunter Lebensläufe, Zeugnisse, Zertifikate, Beurteilungen, Einarbeitungspläne sowie Gehalts- und Lohnabrechnungen. Informationen sind blitzschnell gefunden und bearbeitet. 



Ebenso einfach ist es, Arbeitsschritte zu automatisieren. So ist es nicht mehr nötig, irgendwo zu notieren, dass im Juni das Zertifikat eines Angestellten abläuft. Der HR Workflow schickt stattdessen eine Benachrichtigung per E-Mail. Es ist zudem möglich, einen Talentpool mit Bewerbungsunterlagen aufzubauen. Dank automatischer Indexierung sind Kandidaten bei Bedarf in Sekundenschnelle gefunden. Auch alle Urlaubs- und Abwesenheitszeiten behalten die Kollegen mit dem DMS im Überblick. Das Beispiel zeigt: Die Digitalisierung macht Menschen nicht überflüssig. Sie schafft Ressourcen für das Kerngeschäft.



Studie zeigt: Betriebe lieben die Digitalisierung von Büro und Verwaltung



Dass die wenigsten Betriebe die digitale Transformation bereuen, zeigt auch eine Studie des IT-Branchenverbands BITKOM. 94 Prozent der Unternehmen, die eine Lösung zur Digitalisierung von Büro und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen ihrer Software einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen. 78 Prozent sehen zudem die Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten verbessert.



Haben Personaldienstleister früher Personalunterlagen, etwa Tätigkeitsnachweise und Abrechnungen für die Arbeitnehmerüberlassung, in Papierform in Akten und Schränken archiviert, können sie heute in die digitale Personalakte aufgenommen werden. Durch die Integration des DMS in eine HR Software wird die Prozessoptimierung in zentralen Personal- und Finanzabrechnung vorangetrieben und Kunden erhalten dadurch einen besseren Service.



Vorteil 1: HR Workflows machen Personalmanagement produktiver



Daten eingeben und abgleichen, Informationen verteilen, Fehler korrigieren: Mitarbeiter sind häufig durch Routineaufgaben blockiert, auch in HR-Abteilungen. Wenn die HR-Prozesse im Unternehmen hingegen mit einem DMS digitalisiert und automatisiert werden, geraten Workflows nicht ins Stocken. Produktivität und Innovation steigern sich unternehmensweit.

Personaldienstleister wollen zunehmend die Papierflut beenden und deshalb eine digitale Lösung einführen. Vorteilhaft ist, wenn über eine Schnittstelle zum DATEV-Lohnprogramm sich auch Informationen wie Lohnabrechnungen und Beitragsnachweise automatisch archivieren und den Personalakte zuordnen. Der DMS-Einsatz steigert die Effizienz in vielen Bereichen und Mitarbeiter lassen sich in noch kürzerer Zeit an Kunden vermitteln.

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung: Wände voller Aktenschränke werden in der Regel überflüssig. Büros sind aufgeräumter und heller, die Arbeitsatmosphäre ist angenehmer und inspirierender.



Vorteil 2: Personalabteilungen treffen mit integrierter HR Software fundierte Entscheidungen



Sind Mitarbeiter durch Routineaufgaben blockiert, fehlt ihnen meistens auch die Zeit, Innovationen in der HR-Abteilung anzustoßen. Auch hier unterstützt eine ECM-Software. Sie verwaltet nicht nur E-Mails, Office-Dokumente, PDFs und gescannte Unterlagen. Sie macht es auch möglich, Workflows durch Prozessautomatisierung zu beschleunigen. Mitarbeitern bleibt somit mehr Zeit, sich auf fachlich anspruchsvolle Aufgaben zu konzentrieren und strategische Entscheidungen zu treffen.



Vorteil 3: HR-Mitarbeiter können von überall auf der Welt arbeiten



Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Menschen ihrer Arbeit nachgehen. Durch Smartphone, Tablet und 5G sind sie längst nicht mehr an einen PC im Büro gekettet. Viele Mitarbeiter arbeiten im Home-Office – nicht selten tausende Kilometer vom Arbeitgeber entfernt. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und in Zeiten des Fachkräftemangels Flexibilität zu beweisen, müssen Unternehmen mit dieser Entwicklung Schritt halten.



Doch damit Fachkräfte von überall auf der Welt zusammenarbeiten können, gilt es in eine passende HR Software mit DMS-Integration zu investieren. Sie ermöglicht einen Zugriff auf die Unternehmensdaten aus der Ferne. Scans, Microsoft-Office-Dateien, PDFs, Belege aus dem ERP, Web-Formulare und E-Mails lassen sich auch abteilungs- und systemübergreifend innerhalb weniger Sekunden weiterleiten und freigeben. Alles, was Mitarbeiter dazu brauchen: einen Browser und eine Internetverbindung.



Nicht nur HR-Abteilungen profitieren davon, dass Mitarbeiter von überall auf der Welt auf Informationen zugreifen. Diese Möglichkeit entlastet zahlreiche andere Unternehmensbereiche, etwa Vertrieb und Service, zeigt die Optiflex GmbH. „Die zeit- und ortsunabhängige, unmittelbare Verfügbarkeit von Informationen gewinnt im Geschäftsleben enorm an Bedeutung", bestätigt Philipp Müller, Gesellschafter und Prokurist der Optiflex GmbH. „DocuWare gewährleistet diese Informationsversorgung nicht nur für unsere Mitarbeiter in den Standorten, sondern auch für unsere Servicetechniker und Vertriebler bei unseren Kunden vor Ort. Mit DocuWare haben wir von Suchen auf Finden umgestellt."



Vorteil 4: DSGVO & Co.: Dokumentenmanagement unterstützt HR Software beim Datenschutz und schafft Rechtssicherheit



Vom Umgang mit Steuerdokumenten bis hin zum Datenschutz von Personalunterlagen: GoBD, DSGVO oder HIPAA sind nicht selten Begriffe des Schreckens. Doch eine moderne ECM-Software bringt Entlastung. Dank wasserdichter Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung haben Mitarbeiter und Kunden eines Unternehmens die Gewissheit, dass Daten geschützt sind. Kollegen steuern, was mit Dokumenten und Daten geschieht. Und verlassen sich darauf, dass das System Daten erfasst, verarbeitet und aufbewahrt – ohne Datenmissbrauch oder Verlust.



Vorteil 5: Ein in die HR Software integriertes Cloud-DMS reduziert Kosten



Digitalisierung und Fachkräftemangel. Zwei Begriffe, die im Alltag für Probleme sorgen. Denn ist der Wille zur digitalen Transformation noch so groß: Viele Unternehmen finden derzeit keine IT-Kräfte, um Digitalisierungsprojekte voranzutreiben. Umso wichtiger sind HR Software, die ebenso wie ein DMS in der Cloud laufen. Um die Wartung der Technik, etwa um Systemupgrades und Sicherheitspatches, kümmert sich der Anbieter.

Eine Studie der BITKOM zeigt: Da IT-Ressourcen knapp sind, betreiben über die Hälfte der Betriebe ihre ECM-Lösungen mittlerweile in der Cloud, größtenteils in der Public Cloud. Der Mittelstand entscheidet sich zunehmend für den Cloud-Einsatz, inbei großen Unternehmen hingegen hat das On-Premises-Modell immer noch die Nase vorn. Entsprechend wichtig ist es, dass Hersteller von ECM-Software mehrere Möglichkeiten anbieten, die Software zu betreiben – als Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Lösung.

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Fotoquelle Titelbild © NicoElNino / Shutterstock.com

Topics: HR & Personalmanagement

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