Das Ausarbeiten von Konzepten ist ein kreativer Beitrag zum Unternehmenserfolg im Neugeschäft. Dagegen sind das Inkasso der Forderungen, das Bezahlen der Rechnungen oder das Einholen von Auftragsbestätigungen eher langweilige Routineaufgaben, aber ebenso essentiell für den Geschäftserfolg. Die bei diesen höchst unterschiedlichen Aufgaben erstellten Dokumente sind ebenso wichtig wie die Aufgaben selbst; sie müssen verwaltet und archiviert werden.
Mit diesem Dokumenten-Management sind Kosten verbunden, die allerdings nicht in Stein gemeißelt sind – erst recht nicht mit dem Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Das ist eine gute Nachricht für alle Unternehmer und IT-Chefs, die immer auf der Suche nach Rationalisierungsmöglichkeiten sind. Jede Verbesserung, mit der Mitarbeiter die Dokumente schneller finden, macht das Team effizienter und senkt damit die Betriebskosten. Digitales Dokumenten-Management, auch Enterprise Content Management oder kurz ECM genannt, senkt die Kosten nachhaltig. Moderne Technologien und Methoden sorgen dafür, dass mühsame, zeitraubende Routinearbeiten durch Automatismen eliminiert oder vereinfacht werden. Das spart vor allem an diesen fünf Stellen Kosten:
1. Speicher: Wer papierbasierte Prozesse auf digitales Dokumenten-Management umstellt, muss keine Aktenschränke und Regale mehr kaufen und damit Platz in den Büros und im Archiv verschwenden. Auch die Kosten für zusätzliche Archivräume entfallen und Büromaterial wie Aktenordner und Hefter sind nicht mehr nötig.
2. Kopieren und Drucken: Nach dem Abschied vom Papier besteht keine Notwendigkeit mehr, mehrere Kopien eines Dokuments zu erstellen, um es verschiedenen Abteilungen zur Verfügung zu stellen oder es an mehreren Stellen zu archivieren. Es gibt nur noch eine elektronische Masterkopie des Dokumentes, die im zentralen Dokumenten-Pool des Unternehmens gespeichert ist und dort für alle befugten Mitarbeiter zugänglich ist. Analog müssen auch nicht länger Kopien von Dokumenten auf Papier erstellt und im Unternehmen archiviert werden, die an Kunden oder Lieferanten verschickt worden sind. Das spart Zeit und Geld beim Drucken.
3. Arbeitszeit: Digitales Dokumenten-Management verbessert die Effizienz spürbar, weil die Mitarbeiter viel weniger Zeit für die Ablage der Dokumente sowie die Suche nach Informationen aufwenden müssen. Statt Minuten oder gar Stunden dauert das dank ECM nur noch Sekunden. Außerdem gibt es keine Unsicherheiten mehr bezüglich des aktuellen Informationsstandes, die bei unterschiedlichen Versionen eines Papierdokumentes aufkommen.
4. Prozessabwicklung: Die mit ECM-Systemen verfügbaren digitalen Workflows machen viele Geschäftsprozesse schlanker und schneller – etwa in der Buchhaltung, in Vertrieb und Kundendienst oder im Personalwesen. Abhängig von der Abteilung, können diese Workflows beispielsweise den Zahlungseingang beschleunigen, die Beschaffungskosten senken, die Kundenzufriedenheit steigern oder die Mitarbeiterbindung verbessern.
5. Sicherheit und Katastrophenvorsorge: Durch digitales Dokumenten-Management werden Backups einfach und kostengünstig. Die elektronischen Dokumente können automatisch gesichert werden, auch an anderen Standorten. Das trägt maßgeblich zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs bei, selbst nach Naturkatastrophen oder gravierenden Sicherheitslecks. Die Investition in katastrophensichere Archivräume entfällt ebenso wie die Wartezeit auf Dokumente, die aus diesem Archiv geholt werden müssen.
Das heißt: Verlässt sich ein Unternehmen in seinen Geschäftsprozessen noch auf Papier, sind die Betriebskosten deutlich höher als sie sein müssten. Um diese Kosten zu senken, lohnt sich ein genauerer Blick auf die fünf erwähnten Sparpotenziale. Darüber hinaus kann das digitale Dokumenten-Management auch helfen, neue Geschäftsfelder zu erschließen und das Wachstum des Unternehmens zu beschleunigen.
Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.
