Dokumente automatisch importieren

DocuWare importiert alle Dokumente ins zentrale Archiv, ob gescannt oder schon im Original digital vorliegend, ob eingehend oder ausgehend und unabhängig von Speicherort und Erstellungsprogramm. Beim Import indexiert DocuWare jedes Dokument automatisch anhand von Metadaten, Dokumentinhalten oder auch Barcodes.

Aus jeder Quelle schnell ins Archiv

Dokumente importieren

Woher die Dokumente auch kommen, sie wandern vollständig indexiert und ohne manuelle Dateneingabe in Ihr DocuWare-Archiv:

  • Papierdokumente, die Sie am Arbeitsplatz oder von Netzwerkgeräten scannen. 
  • Elektronische Dokumente, die DocuWare automatisch aus überwachten Dateiordnern importiert. 
  • Mit Ihrer Software erstellte Dokumente, die Sie über die Druckfunktion in DocuWare ablegen, beispielsweise Ihre Korrespondenz, Verträge oder Konstruktionszeichnungen. 

Ihre Dokumente indexieren und archivieren sich selbst

  • Importieren Sie elektronische Rechnungen: E-Rechnungen mit XML-Metadaten können Sie sofort automatisch buchen und archivieren. Das verringert die Kosten, denn es entfällt die Datenübernahme von Hand oder über komplizierte Formular-Lesesoftware. Erfassungsfehler gibt es nicht mehr.
  • Papierrechnungen digitalisiert archivieren: Versehen Sie eingehende Rechnungen mit 1D- oder 2D-Barcode-Aufklebern, zum Beispiel mit einer Dokumentnummer und scannen Sie die Rechnungen in einen überwachten Ordner. Beim Import wird die Dokumentnummer aus dem Barcode ausgelesen und die Dokumente wandern indexiert ins Archiv.
  • Arbeiten Sie mit einem ERP-System, das alle Rechnungen, Gutschriften und sonstigen Dokumente als PDF exportiert, können Sie diese Dokumente automatisch in DocuWare speichern. 
  • Indexierung mit Bestandsdaten anreichern: Erweitern Sie die Indexierung um Informationen aus Ihren bestehenden Datenbanken, zum Beispiel Ihres ERP-Systems. 
  • Verteilen Sie Dokumente beim Scannen direkt an Mitarbeiter: Mit einem Netzwerk-Scanner können Sie Dokumente auch schon beim Scannen an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. DocuWare überwacht das Netzwerk-Verzeichnis und legt die gescannten Dateien in den DocuWare-Briefkörben der Mitarbeiter ab.
Viele Dokumente

Viele Dokumente

Große Dokumentmengen archiviert DocuWare automatisch und komplett indexiert.

Automatisch

Vollautomatisch

Sie legen einmal die Regeln für den Import fest. Den Rest erledigt DocuWare.

barcode

Alle Barcodes

Alle gängigen Barcode-Typen werden zuverlässig von selbst ausgelesen.

Indexieren

Sicher indexieren

Indexieren Sie die Dokumente beim Archivieren automatisch und fehlerfrei.

So starten Sie den automatisierten Import 

Cloud

Alle Funktionen für den umfassenden Import mit Indexierung, auch über Barcodes, sind Bestandteil jeder DocuWare Cloud-Lizenz. DocuWare Cloud beinhaltet außerdem Workflow Manager, Forms und weitere nützliche Module.

On-Premises

Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, stehen Ihnen die Basis-Funktionen für das Scannen, den Import und die Indexierung von Dokumenten in jeder Serverlizenz zur Verfügung.

Für weitere Funktionen wie die Indexierung mit Dokumenttext oder Barcodes benötigen Sie ergänzend die Lizenzen DocuWare Import und Barcode & Forms.