E-Rechnung

E-Rechnung: Der digitale Standard für moderne Rechnungsprozesse

Die E-Rechnung im Überblick

Seit 2025 gewinnt die E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland gravierend an Bedeutung und wird schrittweise zum neuen Standard im B2B-Rechnungsaustausch. Anders als eine reine PDF-Rechnung enthält eine echte E-Rechnung strukturierte Daten, die maschinell verarbeitet werden können. So lassen sich Rechnungsprozesse schneller, transparenter und effizienter gestalten. Erfahren Sie, was hinter E-Rechnungen steckt, welche Formate relevant sind und wie Unternehmen den Umstieg praktisch einordnen können.

E-Rechnung: Das Wichtigste in Kürze

Eine E-Rechnung bringt im B2B-Bereich neue Anforderungen und Chancen mit sich. Die wichtigsten Fakten im Überblick:

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann.
Einfache PDFs oder gescannte Dokumente gelten nicht als E-Rechnungen, da strukturierte Daten fehlen.
Relevante Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Kontext grundsätzlich empfangen können.
2026 gilt für viele Unternehmen als Übergangsphase zur Anpassung von Systemen, Prozessen und Zuständigkeiten.
Ab 2027 greifen weitere Schritte bei der Ausstellungspflicht, insbesondere für größere Unternehmen.
E-Rechnungen entfalten ihren größten Nutzen, wenn sie durchgängig in digitale Rechnungsprozesse eingebunden werden.
Zu diesen Prozessen gehören Empfang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung und die Anbindung an ERP- oder Buchhaltungssysteme.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann – und dabei in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Im allgemeinen Sprachgebrauch wurden lange Zeit auch Rechnungen als „elektronisch“ bezeichnet, die lediglich als PDF, Bilddatei oder Scan per E-Mail verschickt wurden. Im aktuellen B2B-Kontext genügt das jedoch nicht mehr: Lediglich Rechnungen mit strukturierten, maschinenlesbaren Daten (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) gelten als echte E-Rechnungen.

Denn erst durch dieses strukturierte Datenformat können Rechnungsinformationen ohne Medienbrüche automatisiert in Buchhaltungs-, ERP- oder Dokumentenmanagementsysteme übernommen und weiterverarbeitet werden. Das Ziel ist also nicht nur der digitale Versand, sondern ein durchgängig digitaler und effizienter Rechnungsprozess.

E-Rechnung, PDF-Rechnung und Papierrechnung im Vergleich

Rechnungstyp	Format	Verarbeitung	Typische Herausforderung
Papierrechnung	Physisches Dokument	Manuell oder per Scan/OCR	Medienbrüche, Aufwand, Papierarchiv
PDF-Rechnung	Digitales Sichtdokument	Meist manuell oder per OCR	Nicht automatisch strukturiert verarbeitbar
Gescannte Rechnung/Foto	Bild oder Scan eines Papierbelegs	Meist nur per OCR nutzbar	Keine strukturierten Originaldaten
E-Rechnung	Strukturiertes, elektronisches Format	Maschinenlesbar und automatisierbar	Formatprüfung, Systemanbindung, Archivierung

Welche Formate gibt es bei E-Rechnungen?

E-Rechnungen können in unterschiedlichen strukturierten Formaten vorliegen. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD relevant, aber es existieren auch verschiedene weitere europäische Varianten.

XRechnung

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Das Datenformat der XRechnung ist XML-basiert, so dass der Rechnungsinhalt automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Um die Rechnung für das menschliche Auge lesbar zu machen, ist allerdings eine entsprechende Software oder ein Viewer notwendig.

ZUGFeRD

Das ZUGFeRD Format kombiniert die Vorteile eines für Menschen lesbaren PDF-Dokuments (PDF/A3) mit eingebetteten XML-Daten, die Maschinen direkt auslesen und verarbeiten können. Dadurch verbindet es ein sichtbares Rechnungsdokument mit maschinenlesbaren, strukturierten Rechnungsdaten. Für viele Unternehmen stellt ZUGFeRD eine besonders praktische Lösung dar, weil es den Medienbruch vermeidet und sowohl automatisierte Abläufe als auch die einfache Sichtprüfung durch Mitarbeitende ermöglicht.

PEPPOL

PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement OnLine” und bezeichnet im Grunde kein Rechnungsformat, sondern ein internationales Netzwerk beziehungsweise einen Standard für den sicheren, länder- und systemübergreifenden Austausch elektronischer Geschäftsdokumente wie E-Rechnungen. Es wurde ursprünglich entwickelt, um den Bereich der öffentlichen Beschaffung innerhalb der EU zu vereinfachen und zu standardisieren. Mittlerweile wird es aber weltweit branchenübergreifend von Unternehmen und Organisationen eingesetzt.

Weitere europäische Formate

Neben XRechnung und ZUGFeRD gibt es in anderen europäischen Ländern jeweils eigene E-Rechnungsformate: Factur-X in Frankreich, FacturaE in Spanien, FatturaPA in Italien und KSeF in Polen sind einige der bekanntesten Beispiele. Hinzu kommen verschiedene nationale und branchenspezifische Varianten, die je nach Marktanforderungen eingesetzt werden.

Warum E-Rechnungen für Unternehmen immer wichtiger werden

Seit 2025 ist die E-Rechnung für viele Unternehmen in Deutschland eine konkrete Umsetzungsaufgabe. Die E-Rechnung ist dabei allerdings weit mehr als eine regulatorische Pflicht, denn strukturierte Rechnungsdaten bieten die Chance, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten.

Pflicht und Übergangsphase

Unternehmen sind seit 2025 verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Kontext grundsätzlich empfangen zu können. Das Jahr 2026 stellt dabei für viele Firmen eine Übergangsphase dar: Es gilt, technische Systeme, interne Abläufe und Verantwortlichkeiten rund um den Rechnungsempfang, die Weiterverarbeitung und Archivierung zu stabilisieren. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen, bevor ab 2027 – insbesondere für größere Unternehmen – weitere Schritte greifen. Spätestens ab 2028 wird der elektronische Rechnungsaustausch im B2B-Bereich in Deutschland noch breiter verpflichtend.

Mehr als eine Pflicht: E-Rechnungen als Chance für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung eröffnet vielfältige betriebliche Vorteile:

Weniger manuelle Dateneingaben und Medienbrüche sorgen für die schnellere Prüfung, Freigabe und Buchung von Rechnungen.
Durch den automatisierten Abgleich mit Bestellungen, Lieferscheinen oder Wareneingängen sinkt die Fehleranfälligkeit.
Die Nachvollziehbarkeit hinsichtlich Status, Freigaben und Änderungen sowie die Transparenz im Rechnungseingang steigen.
Die strukturierte Datenbasis erleichtert außerdem den Zugriff auf Belege und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, Archivierungspflichten und Audits.
Die E-Rechnung legt den Grundstein für eine weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung und optimierte Geschäftsprozesse im Unternehmen.

Wie läuft ein E-Rechnungsprozess ab?

Der Weg einer E-Rechnung im Unternehmen umfasst mehrere Schritte – vom Empfang bis zur gesetzeskonformen Archivierung. Die wichtigsten Etappen im Überblick:

E-Rechnung empfangen

E-Rechnungen können in Unternehmen über verschiedene Eingangskanäle empfangen werden, etwa per E-Mail, Webportal oder einem Netzwerk wie PEPPOL. Wichtig ist, dass strukturierte Formate wie XRechnung erkannt, angenommen und weiterverarbeitet werden können. Zuständigkeiten und Eingangskanäle sollten im Unternehmen außerdem klar geregelt sein.

Format und Daten prüfen

Nach dem Eingang erfolgt die Validierung der E-Rechnung: Dabei werden Format, Pflichtangaben und die Verwertbarkeit der enthaltenen Daten geprüft. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen sollten nachvollziehbar gekennzeichnet und zur Klärung zurückgewiesen werden.

Rechnung sichtbar machen

Da strukturierte XML-Rechnungen für Menschen nicht ohne Weiteres lesbar sind, benötigen Unternehmen eine Möglichkeit, Rechnungsdaten für das menschliche Auge verständlich darzustellen. Diese Darstellung (z. B. als PDF-Ansicht) ersetzt jedoch nicht die strukturierte Originaldatei, sondern dient lediglich der besseren Nachvollziehbarkeit im Prüfungsprozess.

E-Rechnung verarbeiten und in Systeme übergeben

Der eigentliche Vorteil strukturierter Daten liegt in der automatisierten Weiterverarbeitung: So können Rechnungsdaten direkt an Buchhaltungs-, ERP- oder Workflow-Systeme übergeben werden. Die Prüfung, Freigabe oder auch der Abgleich mit Bestellungen, Lieferscheinen oder Wareneingängen lässt sich damit deutlich effizienter gestalten.

E-Rechnung archivieren

E-Rechnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Entscheidend ist, dass die strukturierte Originaldatei vollständig und rechtskonform archiviert wird – eine reine Ablage als PDF-Ansicht genügt in der Regel nicht. Auch nachvollziehbare Zugriffe, Änderungen und definierte Aufbewahrungsfristen sind für die GoBD-konforme Archivierung zu berücksichtigen.

E-Rechnung erstellen und versenden

Nicht nur der Empfang, sondern auch die Ausstellung von E-Rechnungen wird für Unternehmen im Zuge der gesetzlichen Vorgaben relevant. Die Erstellung und der Versand erfolgen im Regelfall über ein ERP-, Buchhaltungs- oder spezialisiertes Rechnungstool.

E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren: Worauf Unternehmen achten sollten

Mit einer durchdachten Strategie und klaren Prozessen nutzen Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung voll aus – für mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit im gesamten Rechnungswesen. Worauf es dabei ankommt:

DMS-Software für Kleinunternehmen © AdobeStockgreenbutterfly

Klarheit bei Zuständigkeiten und Eingangskanälen:
Klären Sie, über welche Kanäle E-Rechnungen eintreffen, und legen Sie fest, wer intern wofür verantwortlich ist.

Die relevanten Formate unterstützen:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD nicht nur erkennen, sondern auch verarbeiten können.

Prüfprozesse optimieren:
Die automatisierte Validierung deckt Fehler und fehlende Pflichtangaben frühzeitig auf – eine einfache Sichtprüfung der Mitarbeitenden ergänzt optimal.

Digitale Integration nutzen:
Binden Sie strukturierte Rechnungsdaten direkt in Ihre Buchhaltung, Ihr ERP oder Dokumentenmanagement ein und schaffen Sie so einen schnellen, medienbruchfreien Ablauf.

Workflows für Freigaben und Ausnahmen definieren:
Mit klaren Prozessen beschleunigen Sie die Rechnungsfreigabe und behalten den Überblick über Sonderfälle.

Automatischer Abgleich mit anderen Belegen:
Der Abgleich mit Bestellungen, Lieferscheinen und Wareneingängen spart Zeit, vermeidet Fehler und erhöht die Datenqualität.

Lückenlose Dokumentation:
Halten Sie technische und fachliche Prüfungen durchgängig fest – das ist Grundlage für Transparenz und Nachweisbarkeit.

Rechtskonforme Aufbewahrung sicherstellen:
Die strukturierte Originaldatei der E-Rechnung muss unverändert archiviert werden. Ein PDF allein reicht oft nicht aus!

Zugriffsrechte und Verantwortungen regeln:
Schaffen Sie Klarheit bei Zugriffsrechten, Berechtigungen Verantwortlichkeiten.

Abläufe auf Zukunftssicherheit prüfen:
Denken Sie an gesetzliche Aufbewahrungspflichten, geregelte Löschprozesse und an die Nachvollziehbarkeit auch bei Systemumstellungen, Stichwort: GoBD-konforme Archivierung.

Mitarbeitende einbinden:
Schulen Sie Mitarbeitende in Rechnungswesen, Einkauf und den Fachabteilungen rechtzeitig.

Welche Rolle spielt Software bei E-Rechnungen?

Die richtige Software ist der Schlüssel, um aus E-Rechnungen echten Mehrwert für das Unternehmen zu ziehen. Während kleine Betriebe anfangs mit einfacheren Lösungen arbeiten können, gilt auch hier: Empfang, Prüfung und Archivierung müssen jederzeit gesetzeskonform und nachvollziehbar erledigt werden. Sobald das Rechnungsaufkommen steigt, Freigaben nötig sind, mehrere Standorte zusammenarbeiten, ERP-Systeme angebunden werden sollen oder internationale Formate ins Spiel kommen, ist ein strukturierter und automatisierbarer Prozess unverzichtbar.

Moderne Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, E-Rechnungen automatisiert zu empfangen, zu validieren, für das menschliche Auge lesbar darzustellen, weiterzuleiten und sicher zu archivieren. Besonders wertvoll ist eine solche Lösung, wenn sie nahtlos in bestehende Rechnungs- und Dokumentenprozesse eingebunden wird – etwa durch standardisierte Workflows, die Integration mit ERP- oder Buchhaltungssystemen sowie eine transparente Statusüberwachung.

Hier kommt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare ins Spiel. Als zentrale Plattform für den digitalen Rechnungseingang vereinfacht ein DMS nicht nur das Erfassen und Archivieren von E-Rechnungen, sondern steuert auch Freigaben, sorgt für Überblick im gesamten Prozess und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen – von der Prüfung bis zur revisionssicheren Archivierung.

Die Vorteile eines DMS im Überblick

Alle Rechnungsformate in einem Prozess

Verarbeitung von E-Rechnungen, PDFs und übergangsweise auch Papierrechnungen in einem System
Einheitliche, automatisierte Verarbeitung aller Rechnungsdaten
Lesbare Darstellung für Prüfung, Freigabe und Zahlung

Automatisierung und KI

Automatisches Auslesen und Verarbeiten von Rechnungsdaten aus verschiedenen Formaten
Vermeidung manueller Eingabefehler
Automatisierte Verarbeitung aller rechnungsbezogenen Dokumente

Revisionssichere Archivierung und Compliance

Sichere digitale Archivierung aller Rechnungen
Unterstützung der GoBD-konformen Aufbewahrung durch automatisierte Workflows
Schneller Zugriff auf Belege für Betriebsprüfungen und Auswertungen

Einfache Integration

Schnelle Einbindung in bestehende IT-Systeme und Prozesse
Erleichterter Datenaustausch und Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien

Zukunftssicher und skalierbar

Einfache Einführung und hohe Benutzerfreundlichkeit
Optimierung weiterer Geschäftsprozesse über die E-Rechnungspflicht hinaus
Flexible Lösung für aktuelle und zukünftige Anforderungen

Wie Unternehmen den Umstieg auf E-Rechnungen vorbereiten

Der Umstieg auf E-Rechnungen gelingt am besten Schritt für Schritt – mit klarer Analyse, passender Strategie und realistischem Fokus. Die folgenden Orientierungsfragen helfen Unternehmen, den Wechsel systematisch und zukunftssicher zu gestalten:

Aktuelle Rechnungsprozesse analysieren

Zu Beginn sollten Unternehmen ihre aktuellen Rechnungsprozesse kritisch betrachten: Wie erreichen Rechnungen heute das Unternehmen und welche Formate werden genutzt? Es gilt herauszufinden, an welchen Stellen noch manuelle Arbeitsschritte anfallen, zum Beispiel bei der Prüfung oder Freigabe von Rechnungen. Ebenso sollten Unternehmen analysieren, welche Systeme in die Bearbeitung einbezogen sind und an welchen Punkten Risiken bei der Freigabe, Prüfung oder Archivierung entstehen könnten.

Anforderungen und Formate klären

Im Anschluss empfiehlt es sich, die spezifischen Anforderungen sowie die relevanten Formate zu definieren. Unternehmen sollten prüfen, welche E-Rechnungsformate – etwa XRechnung oder ZUGFeRD – in ihrem Geschäftsalltag unterstützt werden müssen und welche Geschäftspartner schon heute E-Rechnungen senden oder erwarten. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, die seit 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben sowie die ab 2027 und darüber hinaus relevanten Anforderungen zu erfassen, inklusive branchenspezifischer und internationaler Besonderheiten.

Empfang und Verarbeitung sicherstellen

Ein klarer und festgelegter Eingangskanal für E-Rechnungen sorgt dafür, dass strukturierte Formate auch tatsächlich angenommen werden können. Dafür muss die technische Empfangsfähigkeit gewährleistet und eine zuverlässige Formatprüfung etabliert werden. Ebenso wichtig ist die effiziente interne Weiterleitung der Rechnungen sowie eine eindeutige Festlegung der Zuständigkeiten in der Buchhaltung und den Fachabteilungen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Archivierung und Nachvollziehbarkeit einplanen

Damit E-Rechnungen jederzeit gesetzeskonform verfügbar sind, sollten Unternehmen frühzeitig die Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung schaffen. Das bedeutet, die Originaldateien der E-Rechnungen unverändert zu erhalten und die jeweils zutreffenden Aufbewahrungsfristen zu beachten. Gleichzeitig müssen Zugriffe und Berechtigungen klar definiert und alle relevanten Prozessschritte so dokumentiert werden, dass die Auditfähigkeit stets gewährleistet ist.

Schrittweise automatisieren

Zum Abschluss ist eine schrittweise Automatisierung der Rechnungsprozesse sinnvoll: Zunächst sollten besonders häufige und standardisierte Abläufe optimiert werden, sodass der Bedarf an manuellen Prüfungen sinkt. Digitale Workflows für Freigaben und Ausnahmen bieten dabei eine wertvolle Unterstützung. Im weiteren Verlauf können Unternehmen gezielt ihre ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme anbinden und gleichzeitig wichtige Prozesskennzahlen überwachen, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format. Sie kann elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden, sodass Rechnungsdaten direkt in digitale Geschäftsprozesse eingebunden werden können.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF-Rechnung ist zwar digital verfügbar, gilt im aktuellen rechtlichen Sinne jedoch nicht als E-Rechnung, da sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten enthält.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Der Unterschied liegt im Format: XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente, während ZUGFeRD eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL ist ein Netzwerk für den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Es stellt kein eigenes Rechnungsformat dar, dient aber als Infrastruktur für den sicheren und grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen.

Was gilt seit 2025 für E-Rechnungen?

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen im B2B-Umfeld zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten noch Übergangsregelungen.

Was ändert sich ab 2027 mit Blick auf elektronische Rechnungen?

Ab 2027 greifen weitere Schritte hinsichtlich der E-Rechnungspflicht, insbesondere für größere Unternehmen. Details finden sich zum Beispiel in unserem Blogartikel zur E-Rechnungspflicht.

Wie können Unternehmen E-Rechnungen empfangen?

Für den Empfang von E-Rechnungen benötigen Unternehmen einen definierten Eingangskanal sowie Systeme, die strukturierte Formate erkennen, technisch prüfen, lesbar machen und automatisiert weiterverarbeiten können.

Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

E-Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, nachvollziehbar und verfügbar bleiben. Dabei ist es besonders wichtig, die strukturierten Originaldaten unverändert und revisionssicher zu speichern.

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

E-Rechnungen reduzieren den manuellen Aufwand, beschleunigen Prüf- und Freigabeprozesse, verbessern die Datenqualität und ermöglichen eine weitgehend automatisierte und transparente Rechnungsverarbeitung.

Brauchen Unternehmen eine spezielle Software für E-Rechnungen?

Ob spezielle Software notwendig ist, hängt vom Rechnungsvolumen, den internen Prozessen, bestehenden Systemen und Compliance-Anforderungen ab. Ab einem bestimmten Umfang wird Software besonders relevant, da E-Rechnungen dann validiert, weiterverarbeitet, in Workflows eingebunden und revisionssicher archiviert werden müssen.

Ein Dokumentenmanagementsystem mit integrierten Rechnungsverarbeitungs-Workflows kann alle diese Anforderungen erfüllen: Es ermöglicht den Empfang und die Prüfung von E-Rechnungen, die automatische Weiterleitung an zuständige Stellen, die Integration in bestehende Systeme sowie die nachvollziehbare und sichere Archivierung.

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