Digitale Tools erleichtern im Optimalfall den Arbeitsalltag, doch in vielen Unternehmen ist genau das Gegenteil der Fall. Informationen und Daten sind über verschiedene Systeme verstreut, Routinetätigkeiten sind aufwendiger als gedacht und manche Software ist komplizierter als das Problem, das sie eigentlich lösen soll. Das kostet Zeit, Nerven und bremst die Produktivität im Arbeitsalltag.
Laut der Technologieeffizienz Studie 2026 von MaibornWolff sehen 44 Prozent der befragten IT-Entscheidenden und Fachkräfte komplexe Software als größten Bremsklotz für ihr Unternehmen. Hinzu kommen Fehlinvestitionen, ungenutzte Anwendungen und unerwartete Folgekosten. Deshalb geht es aktuell nicht darum, stets die neuesten Tools einzuführen, sondern die richtigen.
Übersicht:
- Wo wertvolle Arbeitszeit verloren geht
- Warum Benutzerfreundlichkeit heute entscheidend ist
- Worauf es bei der Software-Auswahl ankommt
- So profitieren Teams im Arbeitsalltag
- Die Zukunft der Arbeit beginnt mit weniger Komplexität
Wo wertvolle Arbeitszeit verloren geht
Die wahren Kosten komplexer Software tauchen selten in der Bilanz auf. Stattdessen zeigen sie sich im Arbeitsalltag, beispielsweise wenn Mitarbeitende lange nach Informationen suchen, Prozesse unnötig viele Schritte erfordern oder Routineaufgaben mehr Zeit kosten als nötig.
Laut MaibornWolff sagen 55 Prozent der befragten IT-Entscheidenden und Fachkräfte, dass komplexe Software ihre internen Abläufe verlangsamt. 61 Prozent berichten von sinkender Produktivität. Über alle Teams hinweg summieren sich daraus erhebliche Einbußen bei Effizienz, Motivation und letztlich auch beim Unternehmenserfolg.
Wenn Software mehr bremst als unterstützt
Ob ein Tool im Arbeitsalltag unterstützt oder ausbremst, zeigt sich weniger in Kennzahlen als im Verhalten der Mitarbeitenden. Typische Anzeichen sind:
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Dokumente werden lokal gespeichert, weil die aktuelle Version im System nicht auffindbar ist.
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Fehlende Funktionen werden durch eigene Excel-Listen ersetzt.
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Dateien werden lieber per E-Mail verschickt, da der offizielle Prozess zu umständlich ist.
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Teammitglieder werden um Informationen gebeten, die eigentlich im System verfügbar sein sollten.
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Externe Anwendungen werden eingesetzt, um Inhalte zu erstellen oder auszuwerten.
Diese Verhaltensweisen sind selten ein Ausdruck von Skepsis gegenüber neuen Tools. Meist versuchen Mitarbeitende lediglich, ihre Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen. Das eigentliche Problem liegt häufig in der Software selbst und das entscheidet letztlich auch darüber, ob sie angenommen wird oder nicht.
Warum Benutzerfreundlichkeit heute entscheidend ist
Unternehmenssoftware wird heute automatisch mit den intuitiven Apps verglichen, die man aus dem Alltag kennt. Wenn ein Tool erst ausführlich erklärt werden muss oder Workarounds nötig sind, sinkt die Akzeptanz in der Belegschaft deutlich.
Die richtige Software ist stattdessen sofort einsatzbereit, funktioniert auf unterschiedlichen Endgeräten und führt User intuitiv ans Ziel. Je weniger Aufwand die Bedienung erfordert, desto größer ist der Mehrwert.
Arbeiten von überall aus
Arbeit findet heute überall statt: im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs aus. Entsprechend erwarten Mitarbeitende, dass Anwendungen überall zuverlässig funktionieren. Dabei muss nicht jede Funktion auf dem Smartphone verfügbar sein. Entscheidend ist, dass die wichtigsten Aufgaben auch mobil schnell erledigt werden können.
Informationen finden statt danach suchen
Schneller Zugriff bedeutet mehr als nur kurze Ladezeiten. Informationen und Funktionen sollten mit wenigen Klicks erreichbar sein. Intelligente Suchfunktionen, übersichtliche Dashboards und sinnvoll eingesetzte Benachrichtigungen sorgen dafür, dass die Software als Unterstützung und nicht als Hindernis wahrgenommen wird.
Self-Service statt hoher Support-Aufwand
Wer Informationen schnell findet, Daten eigenständig bearbeiten und Routineprozesse ohne Hilfe erledigen kann, arbeitet effizienter und zufriedener. Gleichzeitig werden IT und Support entlastet. Moderne Software schafft genau diese Balance: Sie gibt Usern genügend Freiraum, ohne sie allein zu lassen. Der Support bleibt dort verfügbar, wo er wirklich gebraucht wird.
Worauf es bei der Software-Auswahl ankommt
Mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch einen höheren Nutzen. Bei der Auswahl neuer Software helfen daher die folgenden Fragen:
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Lassen sich Aufgaben mit weniger Schritten erledigen?
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Funktioniert der Zugriff überall dort, wo gearbeitet wird – im Büro ebenso wie unterwegs?
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Macht die Lösung unabhängiger von einzelnen Experten?
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Können User relevante Informationen schnell finden, ohne die Datenstruktur kennen zu müssen?
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Unterstützt die Software dabei, Informationen zu verstehen, statt sie nur bereitzustellen?
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Lassen sich Routinetätigkeiten automatisieren oder spürbar vereinfachen?
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Bleibt die Bedienung trotz umfangreicher Funktionen intuitiv?
So profitieren Teams im Arbeitsalltag
Wenn Software reibungslos funktioniert, macht sich das in zahlreichen kleinen Momenten bemerkbar: Es gibt weniger Unterbrechungen, Abläufe sind flüssiger und Teams sind zufriedener.
Automatisierung vs. Routineaufgaben
Dateneingaben, Freigaben oder Statusupdates lassen sich heute beispielsweise weitgehend automatisieren. So bleibt mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Fachwissen und Kreativität gefragt sind. Künstliche Intelligenz kann bei wiederkehrenden Entscheidungen unterstützen, Muster erkennen und unnötige Arbeitsschritte reduzieren.
Teamarbeit vereinfachen
Wenn Informationen auf verschiedenen Plattformen oder E-Mail-Postfächern verteilt sind, leidet die Zusammenarbeit. Eine zentrale Arbeitsumgebung schafft hier Transparenz. Intelligente Suchfunktionen und KI-gestützte Zusammenfassungen helfen zusätzlich dabei, relevante Informationen in kürzester Zeit zu finden.
Schneller fundierte Entscheidungen treffen
Echtzeit-Dashboards, aussagekräftige Analysen und gezielte Benachrichtigungen bilden die Basis für schnellere und fundiertere Entscheidungen. Ausschlaggebend ist dabei nicht die Menge der verfügbaren Daten, sondern wie schnell daraus verwertbare Erkenntnisse entstehen.
Das Arbeitserlebnis steigern
Wer Routineaufgaben ohne unnötige Hürden und Medienbrüche erledigen kann, arbeitet selbstständiger, effizienter und motivierter. Benutzerfreundliche Software steigert deshalb nicht nur die Produktivität, sondern verbessert auch das tägliche Arbeitserlebnis und stärkt so die Mitarbeiterbindung und Leistungsfähigkeit im Unternehmen langfristig.
Die Zukunft der Arbeit beginnt mit weniger Komplexität
Lösungen, die Informationen problemlos zugänglich machen, Routineaufgaben vereinfachen und Mitarbeitende im Arbeitsalltag unterstützen, schaffen echte Mehrwerte. Künstliche Intelligenz beschleunigt diesen Wandel, indem sie wiederkehrende Aufgaben übernimmt und den Weg von der Information zur Entscheidung verkürzt.
Am Ende ist jedoch nicht die Anzahl der Funktionen für den Erfolg einer Software ausschlaggebend, sondern wie einfach sie sich nutzen lässt. Gute Technologie arbeitet im Hintergrund – und sorgt dafür, dass Teams sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.
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