Funktionen und Einsatzmöglichkeiten
DocuWare ist die Plattform, mit der Sie Geschäftsinformationen sicher erfassen, schnell verarbeiten und gezielt nutzen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teams flüssig und produktiv arbeiten, automatisieren Sie Dokumenten-Workflows in beliebigen Unternehmensbereichen und schützen Sie Daten und Dokumente durch sichere, zentrale Archivierung.
Ihr Schlüssel für smartes Arbeiten
Entdecken Sie, wie DocuWare mit modernster KI Ihre Arbeitsabläufe automatisiert, Teams entlastet und Routineaufgaben beschleunigt. Dokumente sind jederzeit sicher verfügbar, flexibel abrufbar und Dank nahtloser Integrationen nicht mehr in Datensilos versteckt. Der schnelle Zugriff auf entscheidende Informationen ermöglicht fundierte Entscheidungen in Echtzeit und schafft mehr Raum für Innovation und Wachstum.
Wie DocuWare Ihr Unternehmen unterstützt
Informationen erfassen und organisieren
DocuWare erfasst Informationen aus verschiedenen Quellen und ermöglicht durch automatische Import- und Indexierungsverfahren strukturierte Dateneingaben ohne manuellen Aufwand.
IDP Pre-processing
Erkennt und bereitet Dokumente für die Arbeitsabläufe danach vor, indem Scans und PDFs automatisch getrennt, zugeschnitten und anonymisiert werden.
IDP Klassifizierung
Sparen Sie Zeit und Geld durch die KI-basierte automatische Identifizierung der Dokumenttypen im Posteingang und stellen so sicher, dass Ihre Dokumente immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Extraktion und OCR & HTR
Liest automatisch gedruckten und handschriftlichen Text aus jedem Dokument – auch aus schwer lesbaren Scans und extrahiert die relevanten Daten sofort strukturiert und einsatzbereit.
Intelligent Indexing
Künstliche Intelligenz verwandelt Dokumentinhalte in Indexbegriffe. Statt fehleranfälliger manueller Dateneingabe erfolgt die Indexierung automatisch und sekundenschnell.
Mobiler upload
Erfassen und archivieren Sie Belege mühelos mit unseren mobilen Apps und bringen Sie Prozesse auch unterwegs ins Rollen.
Volltext-Index
Zusätzlich zu strukturierten Index-Metadaten erstellt DocuWare zu allen Inhalten den Volltextindex für präzise, individuelle Suchanfragen.
Scannen und klassifizieren
Binden Sie DocuWare an beliebige Scan-Hardware an, um eingehende Papier-Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine unmittelbar zu verarbeiten.
Automatischer Datenaustausch
Verwenden Sie Daten aus anderen Anwendungen, um die Indexierung eines Dokuments zu vervollständigen und konsistente Metadaten sicherzustellen.
Formulare zur Datenerfassung
Beschleunigen Sie die Datenerfassung über individuell definierbare Web-Formulare und stellen Sie die Informationen sofort allen zur Verfügung, für die sie nützlich sind.
Barcode-Erkennung
EAN-, QR- oder Postal-Codes: DocuWare erkennt eine Vielzahl an Barcodes, liest sie aus und nutzt die Information für die Dokumentindexierung.
Datei-Import
Importieren und indexieren Sie Dokumente aus Microsoft Office und anderen Programmen ohne Benutzerinteraktion.
Import von Windows-Ordnern
Verschieben Sie einzelne Dokumente oder komplette Ordner direkt aus dem Dateisystem ins Archiv, um Informationen zu teilen und zu schützen.
E-Mails aus Outlook
Integrieren Sie Outlook tief in DocuWare, um wichtige E-Mails und Anhänge innerhalb von Sekunden sicher und intelligent zu verwalten.
E-Mails aus beliebigen Accounts
Organisieren Sie E-Mails aus beliebigen Postfächern zentral und zusammen mit anderen Geschäftsinhalten.
Dokumente aus Teams
Speichern Sie in Microsoft Teams geteilte Dokumente zentral und sicher in DocuWare, zusammen mit Ihren anderen Business-Unterlagen.
Indexdaten exportieren
Machen Sie die DocuWare-Indexdaten Ihrer Dokumente für Ihr Buchhaltungssystem oder ERP nutzbar.
Import beim Drucken
Drucken Sie Ausgangsbelege wie ausgehende Rechnungen aus jedem Programm direkt ins Archiv, einschließlich automatischer Indexierung.
Belege aus SAP
Nutzen Sie unsere zertifizierte Schnittstelle zur Archivierung und Verwaltung von SAP-Belegen in DocuWare.
In DATEV integrieren
Archivieren Sie Ihre Rechnungen GOBD-konform und übergeben sie komplett mit Buchungsdaten an DATEV.
Mit ADDISON Finanzbuchhaltung
Erweitern Sie Ihr ADDISON-System mit DocuWare und bewahren so Ihre Rechnungen langfristig, revisionssicher und GoBD-konform im Archiv auf.
Dokumente verarbeiten und Workflows steuern
DocuWare sortiert, verteilt und verknüpft Informationen, um wichtige Entscheidungsprozesse zu steuern. Teams in allen Unternehmensbereichen können die modernen Tools für schnelle, transparente und effiziente Abläufe nutzen.
Digitale Bearbeitung
Verwenden Sie Stempel, Kommentare oder Bildkorrekturen ohne die Originaldokumente dabei zu verändern. Oder bearbeiten Sie archivierte Inhalte im Originalprogramm.
Aufgaben-Steuerung
Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben von einfachen Benachrichtigungen und Genehmigungen bis hin zu komplexen, mehrstufigen Prozessen.
Mobiler Zugriff
Informieren Sie sich auch unterwegs über den aktuellen Stand der Dinge. Erledigen Sie Aufgaben über mobile Geräte.
Versionierung
Speichern Sie bearbeitete Dokumente automatisch als neue Version und behalten Sie Dokument-Historien unter Kontrolle.
Workflow-Automation
Entwerfen Sie Automatisierungs-Workflows für beliebige Abteilungsprozesse über einen intuitiven visuellen Designer.
Löschen-Workflows
Entfernen Sie Daten und Dokumente automatisch nach vorgegebenen Parametern und halten Sie Datenschutz und rechtliche Vorgaben ein.
Klare Regeln und Ausnahmen
Definieren Sie bis ins Detail, was passieren soll, wenn bestimmte Situationen oder Ausnahmen bei der Dokumentverarbeitung eintreten.
Fristen
Legen Sie Fälligkeiten fest, bestimmen Sie Vertreter und erledigen Sie Aufgaben termingerecht.
Nahtloser Datenexport
Synchronisieren Sie Daten und Statusinformationen mit Programmen wie Ihrem ERP, um Vorgänge durchgängig zu vernetzen und schneller abzuschließen.
Vorkonfigurierte Lösungen
Automatisieren Sie zentrale Geschäftsabläufe wie die Rechnungsverarbeitung oder das Onboarding neuer Mitarbeiter mit sofort einsatzfähigen Workflows.
Kontroll-Dashboard
Behalten Sie den Prozessfortschritt jederzeit im Blick.
Dynamische Limits
Grenzen Sie den Handlungsspielraum einzelner Bearbeiter oder Benutzergruppen individuell ein.
iPaaS Konnektoren
Verbinden Sie DocuWare Cloud mit über 1.000 anderen Cloud-Anwendungen und erstellen Sie Business-Workflows über mehrere Systeme hinweg.
Elektronische Signaturen
Binden Sie Signatur-Anbieter in Workflows ein. Unterschreiben Sie unterschiedliche Dokumente wie Verträge oder Abrechnungen mit einer rechtskräftigen, elektronischen Signatur.
Inhalte abrufen und anzeigen
DocuWare liefert Ihren Teams die richtigen Informationen für produktive Prozesse und schnelle, effektive Entscheidungen.
Flexible Suchfunktionen
Geben Sie Suchbegriffe ein oder wählen sie die Stichworte aus Auswahllisten, verwenden Sie Platzhalter sowie logische Verknüpfen und durchsuchen neben den Indexdaten auch den Dokumentinhalt.
Mobiler Zugriff
Greifen Sie auch fernab vom Büro auf Informationen zu und nutzen Sie sie, um Arbeitsabläufe zu steuern
Digitale Akten
Nutzen Sie klassische Ordnerstrukturen für den intuitiven Akteneinblick.
Teilen
Senden oder teilen Sie einzelne Dokumente oder Dokumentgruppen per Link oder binden Sie URLs auf DocuWare-Elemente in Webpages, ihr Intranet oder andere Programme ein. Und zum Teilen von archivierten Dokumenten mit Microsoft Teams wählen Sie direkt in DocuWare den gewünschten Chat oder Channel.
Differenzierte Berechtigungen
Steuern Sie, was Benutzer speichern, abrufen, bearbeiten, exportieren, ändern und aus Archiven löschen können, sowohl für Dokumente als auch für Metadaten.
Systemunabhängige Anzeige
Rufen Sie Inhalte gängiger Dokumentformate unabhängig von ihrem Erstellungsprogramm auf – über jeden Browser auf MAC, PC oder Linux.
Verlinkte Dokumente
Rufen Sie zueinander in Bezug stehende Dokumente unmittelbar auf.
Wiedervorlage
Erhalten Sie rechtzeitig Nachricht, dass Termine fällig sind und Fristen auslaufen.
Integrierte Suche
Binden Sie den gezielten Zugriff auf archivierte Dokumente in Programme ein, die für Ihre Projekte elementar sind.
Automatisches Anliefern
Erhalten Sie Dokumente automatisch zur Kenntnis und Bearbeitung.
Präsentation vereinbaren
Entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.
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