Funktionen und Einsatzmöglichkeiten

DocuWare ist die Plattform, mit der Sie Geschäftsinformationen sicher erfassen, schnell verarbeiten und gezielt nutzen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teams flüssig und produktiv arbeiten, automatisieren Sie Dokumenten-Workflows in beliebigen Unternehmensbereichen und schützen Sie Daten und Dokumente durch sichere, zentrale Archivierung.

Informationen erfassen und organisieren

DocuWare erfasst Informationen aus verschiedenen Quellen und ermöglicht durch automatische Import- und Indexierungsverfahren strukturierte Dateneingaben ohne manuellen Aufwand.

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Intelligent Indexing

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Künstliche Intelligenz verwandelt Dokumentinhalte in Indexbegriffe. Statt fehleranfälliger manueller Dateneingabe erfolgt die Indexierung automatisch und sekundenschnell.

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Mobiler Upload

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Erfassen und archivieren Sie Belege mühelos mit unseren mobilen Apps und bringen Sie Prozesse auch unterwegs ins Rollen.

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Volltext-Index

Zusätzlich zu strukturierten Index-Metadaten erstellt DocuWare zu allen Inhalten den Volltextindex für präzise, individuelle Suchanfragen.

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Scannen und klassifizieren

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Binden Sie DocuWare an beliebige Scan-Hardware an, um eingehende Papier-Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine unmittelbar zu verarbeiten.

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Automatischer Datenaustausch

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Verwenden Sie Daten aus anderen Anwendungen, um die Indexierung eines Dokuments zu vervollständigen und konsistente Metadaten sicherzustellen.

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Formulare zur Datenerfassung

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Beschleunigen Sie die Datenerfassung über individuell definierbare Web-Formulare und stellen Sie die Informationen sofort allen zur Verfügung, für die sie nützlich sind.

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Barcode-Erkennung

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EAN-, QR- oder Postal-Codes: DocuWare erkennt eine Vielzahl an Barcodes, liest sie aus und nutzt die Information für die Dokumentindexierung.

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Datei-Import

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Importieren und indexieren Sie Dokumente aus Microsoft Office und anderen Programmen ohne Benutzerinteraktion.

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Import von Windows-Ordnern

Verschieben Sie einzelne Dokumente oder komplette Ordner direkt aus dem Dateisystem ins Archiv, um Informationen zu teilen und zu schützen.

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E-Mails aus Outlook

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Integrieren Sie Outlook tief in DocuWare, um wichtige E-Mails und Anhänge innerhalb von Sekunden sicher und intelligent zu verwalten.

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Belege aus SAP

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Nutzen Sie unsere zertifizierte Schnittstelle zur Archivierung und Verwaltung von SAP-Belegen in DocuWare.

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E-Mails aus beliebigen Accounts

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Organisieren Sie E-Mails aus beliebigen Postfächern zentral und zusammen mit anderen Geschäftsinhalten.

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SharePoint

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Erweitern Sie Team-Portale wie SharePoint mit sicherem Dokumenten-Management.

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Import beim Drucken

Drucken Sie Ausgangsbelege wie ausgehende Rechnungen aus jedem Programm direkt ins Archiv, einschließlich automatischer Indexierung.

Dokumente verarbeiten und Workflows steuern

DocuWare sortiert, verteilt und verknüpft Informationen, um wichtige Entscheidungsprozesse zu steuern. Teams in allen Unternehmensbereichen können die modernen Tools für schnelle, transparente und effiziente Abläufe nutzen. 

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Digitale Bearbeitung

Verwenden Sie Stempel, Kommentare oder Bildkorrekturen ohne die Originaldokumente dabei zu verändern. Oder bearbeiten Sie archivierte Inhalte im Originalprogramm.

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Aufgaben-Steuerung

Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben von einfachen Benachrichtigungen und Genehmigungen bis hin zu komplexen, mehrstufigen Prozessen.

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Mobiler Zugriff

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Informieren Sie sich auch unterwegs über den aktuellen Stand der Dinge. Erledigen Sie Aufgaben über mobile Geräte.

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Versionierung

Speichern Sie bearbeitete Dokumente automatisch als neue Version und behalten Sie Dokument-Historien unter Kontrolle.

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Workflow-Automation

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Entwerfen Sie Automatisierungs-Workflows für beliebige Abteilungsprozesse über einen intuitiven visuellen Designer.

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Löschen-Workflows

Entfernen Sie Daten und Dokumente automatisch nach vorgegebenen Parametern und halten Sie Datenschutz und rechtliche Vorgaben ein.

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Klare Regeln und Ausnahmen

Definieren Sie bis ins Detail, was passieren soll, wenn bestimmte Situationen oder Ausnahmen bei der Dokumentverarbeitung eintreten.

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Fristen

Legen Sie Fälligkeiten fest, bestimmen Sie Vertreter und erledigen Sie Aufgaben termingerecht.

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Nahtloser Datenexport

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Synchronisieren Sie Daten und Statusinformationen mit Programmen wie Ihrem ERP, um Vorgänge durchgängig zu vernetzen und schneller abzuschließen.

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Vorkonfigurierte Lösungen

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Automatisieren Sie zentrale Geschäftsabläufe wie die Rechnungsverarbeitung oder das Onboarding neuer Mitarbeiter mit sofort einsatzfähigen Workflows.

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Kontroll-Dashboard

Behalten Sie den Prozessfortschritt jederzeit im Blick.

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Dynamische Limits

Grenzen Sie den Handlungsspielraum einzelner Bearbeiter oder Benutzergruppen individuell ein.

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Prozesse Planen

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Visualisieren Sie Ihre Abläufe, teilen Sie Ihre Prozesspläne und arbeiten mit Sie Dritten in Echtzeit daran – ganz einfach mit einem neuen, intuitiven Tool.

Inhalte abrufen und anzeigen

DocuWare liefert Ihren Teams die richtigen Informationen für produktive Prozesse und schnelle, effektive Entscheidungen.

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Flexible Suchfunktionen

Geben Sie Suchbegriffe ein oder wählen sie die Stichworte aus Auswahllisten, verwenden Sie Platzhalter sowie logische Verknüpfen und durchsuchen neben den Indexdaten auch den Dokumentinhalt.

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Mobiler Zugriff

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Greifen Sie auch fernab vom Büro auf Informationen zu und nutzen Sie sie, um Arbeitsabläufe zu steuern

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Digitale Akten

Nutzen Sie klassische Ordnerstrukturen für den intuitiven Akteneinblick.

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Teilen

Senden oder teilen Sie einzelne Dokumente oder Dokumentgruppen per Link oder binden Sie URLs auf DocuWare-Elemente in Webpages, ihr Intranet oder andere Programme ein.

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Differenzierte Berechtigungen

Mehr Informationen

Steuern Sie, was Benutzer speichern, abrufen, bearbeiten, exportieren, ändern und aus Archiven löschen können, sowohl für Dokumente als auch für Metadaten.

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Systemunabhängige Anzeige

Rufen Sie Inhalte gängiger Dokumentformate unabhängig von ihrem Erstellungsprogramm auf – über jeden Browser auf MAC, PC oder Linux.

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Verlinkte Dokumente

Rufen Sie zueinander in Bezug stehende Dokumente unmittelbar auf.

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Wiedervorlage

Mehr Informationen

Erhalten Sie rechtzeitig Nachricht, dass Termine fällig sind und Fristen auslaufen.

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Integrierte Suche

Mehr Informationen

Binden Sie den gezielten Zugriff auf archivierte Dokumente in Programme ein, die für Ihre Projekte elementar sind.

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Automatisches Anliefern

Erhalten Sie Dokumente automatisch zur Kenntnis und Bearbeitung.

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Dokument-Pakete

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Schnüren Sie für Kunden, Auditoren oder Mitarbeiter komfortable Dokumentpakete zur externen Nutzung.

Entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

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