Die ganze Bandbreite der leistungsstarken Funktionen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation von DocuWare.

Ihr Schlüssel für smartes Arbeiten

Entdecken Sie, wie DocuWare mit modernster KI Ihre Arbeitsabläufe automatisiert, Teams entlastet und Routineaufgaben beschleunigt. Dokumente sind jederzeit sicher verfügbar, flexibel abrufbar und Dank nahtloser Integrationen nicht mehr in Datensilos versteckt. Der schnelle Zugriff auf entscheidende Informationen ermöglicht fundierte Entscheidungen in Echtzeit und schafft mehr Raum für Innovation und Wachstum.

IDP Pre-processing

Erkennt und bereitet Dokumente für die Arbeitsabläufe danach vor, indem Scans und PDFs automatisch getrennt, zugeschnitten und anonymisiert werden.

IDP Klassifizierung

Sparen Sie Zeit und Geld durch die KI-basierte automatische Identifizierung der Dokumenttypen im Posteingang und stellen so sicher, dass Ihre Dokumente immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Extraktion und OCR & HTR

Liest automatisch gedruckten und handschriftlichen Text aus jedem Dokument – auch aus schwer lesbaren Scans und extrahiert die relevanten Daten sofort strukturiert und einsatzbereit.

Intelligent Indexing

Künstliche Intelligenz verwandelt Dokumentinhalte in Indexbegriffe. Statt fehleranfälliger manueller Dateneingabe erfolgt die Indexierung automatisch und sekundenschnell.

Mobiler upload

Erfassen und archivieren Sie Belege mühelos mit unseren mobilen Apps und bringen Sie Prozesse auch unterwegs ins Rollen.

Volltext-Index

Zusätzlich zu strukturierten Index-Metadaten erstellt DocuWare zu allen Inhalten den Volltextindex für präzise, individuelle Suchanfragen.

Scannen und klassifizieren

Binden Sie DocuWare an beliebige Scan-Hardware an, um eingehende Papier-Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine unmittelbar zu verarbeiten.

Automatischer Datenaustausch

Verwenden Sie Daten aus anderen Anwendungen, um die Indexierung eines Dokuments zu vervollständigen und konsistente Metadaten sicherzustellen.

Formulare zur Datenerfassung

Beschleunigen Sie die Datenerfassung über individuell definierbare Web-Formulare und stellen Sie die Informationen sofort allen zur Verfügung, für die sie nützlich sind.

Barcode-Erkennung

EAN-, QR- oder Postal-Codes: DocuWare erkennt eine Vielzahl an Barcodes, liest sie aus und nutzt die Information für die Dokumentindexierung.

Datei-Import

Importieren und indexieren Sie Dokumente aus Microsoft Office und anderen Programmen ohne Benutzerinteraktion.

Import von Windows-Ordnern

Verschieben Sie einzelne Dokumente oder komplette Ordner direkt aus dem Dateisystem ins Archiv, um Informationen zu teilen und zu schützen.

E-Mails aus Outlook

Integrieren Sie Outlook tief in DocuWare, um wichtige E-Mails und Anhänge innerhalb von Sekunden sicher und intelligent zu verwalten.

E-Mails aus beliebigen Accounts

Organisieren Sie E-Mails aus beliebigen Postfächern zentral und zusammen mit anderen Geschäftsinhalten.

Dokumente aus Teams

Speichern Sie in Microsoft Teams geteilte Dokumente zentral und sicher in DocuWare, zusammen mit Ihren anderen Business-Unterlagen.

Indexdaten exportieren

Machen Sie die DocuWare-Indexdaten Ihrer Dokumente für Ihr Buchhaltungssystem oder ERP nutzbar.

Import beim Drucken

Drucken Sie Ausgangsbelege wie ausgehende Rechnungen aus jedem Programm direkt ins Archiv, einschließlich automatischer Indexierung.

Belege aus SAP

Nutzen Sie unsere zertifizierte Schnittstelle zur Archivierung und Verwaltung von SAP-Belegen in DocuWare.

In DATEV integrieren

Archivieren Sie Ihre Rechnungen GOBD-konform und übergeben sie komplett mit Buchungsdaten an DATEV.

Mit ADDISON Finanzbuchhaltung

Erweitern Sie Ihr ADDISON-System mit DocuWare und bewahren so Ihre Rechnungen langfristig, revisionssicher und GoBD-konform im Archiv auf.

Digitale Bearbeitung

Verwenden Sie Stempel, Kommentare oder Bildkorrekturen ohne die Originaldokumente dabei zu verändern. Oder bearbeiten Sie archivierte Inhalte im Originalprogramm.

Aufgaben-Steuerung

Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben von einfachen Benachrichtigungen und Genehmigungen bis hin zu komplexen, mehrstufigen Prozessen.

Mobiler Zugriff

Informieren Sie sich auch unterwegs über den aktuellen Stand der Dinge. Erledigen Sie Aufgaben über mobile Geräte.

Versionierung

Speichern Sie bearbeitete Dokumente automatisch als neue Version und behalten Sie Dokument-Historien unter Kontrolle.

Workflow-Automation

Entwerfen Sie Automatisierungs-Workflows für beliebige Abteilungsprozesse über einen intuitiven visuellen Designer.

Löschen-Workflows

Entfernen Sie Daten und Dokumente automatisch nach vorgegebenen Parametern und halten Sie Datenschutz und rechtliche Vorgaben ein.

Klare Regeln und Ausnahmen

Definieren Sie bis ins Detail, was passieren soll, wenn bestimmte Situationen oder Ausnahmen bei der Dokumentverarbeitung eintreten.

Fristen

Legen Sie Fälligkeiten fest, bestimmen Sie Vertreter und erledigen Sie Aufgaben termingerecht.

Nahtloser Datenexport

Synchronisieren Sie Daten und Statusinformationen mit Programmen wie Ihrem ERP, um Vorgänge durchgängig zu vernetzen und schneller abzuschließen.

Vorkonfigurierte Lösungen

Automatisieren Sie zentrale Geschäftsabläufe wie die Rechnungsverarbeitung oder das Onboarding neuer Mitarbeiter mit sofort einsatzfähigen Workflows.

Kontroll-Dashboard

Behalten Sie den Prozessfortschritt jederzeit im Blick.

Dynamische Limits

Grenzen Sie den Handlungsspielraum einzelner Bearbeiter oder Benutzergruppen individuell ein.

iPaaS Konnektoren

Verbinden Sie DocuWare Cloud mit über 1.000 anderen Cloud-Anwendungen und erstellen Sie Business-Workflows über mehrere Systeme hinweg.

Elektronische Signaturen

Binden Sie Signatur-Anbieter in Workflows ein. Unterschreiben Sie unterschiedliche Dokumente wie Verträge oder Abrechnungen mit einer rechtskräftigen, elektronischen Signatur.

Flexible Suchfunktionen

Geben Sie Suchbegriffe ein oder wählen sie die Stichworte aus Auswahllisten, verwenden Sie Platzhalter sowie logische Verknüpfen und durchsuchen neben den Indexdaten auch den Dokumentinhalt.

Mobiler Zugriff

Greifen Sie auch fernab vom Büro auf Informationen zu und nutzen Sie sie, um Arbeitsabläufe zu steuern.

Digitale Akten

Nutzen Sie klassische Ordnerstrukturen für den intuitiven Akteneinblick.

Teilen

Senden oder teilen Sie einzelne Dokumente oder Dokumentgruppen per Link oder binden Sie URLs auf DocuWare-Elemente in Webpages, ihr Intranet oder andere Programme ein. Und zum Teilen von archivierten Dokumenten mit Microsoft Teams wählen Sie direkt in DocuWare den gewünschten Chat oder Channel.

Differenzierte Berechtigungen

Steuern Sie, was Benutzer speichern, abrufen, bearbeiten, exportieren, ändern und aus Archiven löschen können, sowohl für Dokumente als auch für Metadaten.

Systemunabhängige Anzeige

Rufen Sie Inhalte gängiger Dokumentformate unabhängig von ihrem Erstellungsprogramm auf – über jeden Browser auf MAC, PC oder Linux.

Verlinkte Dokumente

Rufen Sie zueinander in Bezug stehende Dokumente unmittelbar auf.

Wiedervorlage

Erhalten Sie rechtzeitig Nachricht, dass Termine fällig sind und Fristen auslaufen.

Integrierte Suche

Binden Sie den gezielten Zugriff auf archivierte Dokumente in Programme ein, die für Ihre Projekte elementar sind.

Automatisches Anliefern

Erhalten Sie Dokumente automatisch zur Kenntnis und Bearbeitung.