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Scannen mit DocuWare

Dokumente entfalten erst in digitaler Form ihre volle Power. Zentral gespeichert, sind wichtige Geschäftsdokumente jederzeit zugänglich und können in Workflows zeitnah bearbeitet werden. DocuWare unterstützt Sie auf Ihrem Weg zum papierlosen Büro mit einer komfortablen Scanner-Anbindung.

Papierdokumente in die digitale Büroautomation einbinden

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Digitalisieren Sie Ihre Papierdokumente vollautomatisch. Einmal komplett indexiert und sicher im Archiv gespeichert, werden die Dokumente nahtlos in digitale Workflows integriert.

DocuWare scannt und indexiert  Papier-dokumente, ohne dass manuelle Eingaben nötig sind. Dabei haben Sie die volle Kontrolle über den Scan-Prozess und Ihre Dokumente: 

  • Speichern Sie gescannte Dokumente direkt in DocuWare, entweder in ein Archiv oder in den Briefkorb eines zuständigen Mitarbeiters.
  • Im Briefkorb lassen sich die Dokumente vor der Archivierung noch bearbeiten, heften oder klammern. Im Archiv können sie unverzüglich einen Workflow anstoßen.
  • Vor der Archivierung werden die Dokumente automatisch indexiert. Dank künstlicher Intelligenz erkennt Intelligent Indexing die zentralen Informationen eines Dokuments und macht sie als Indexbegriffe zu hochstrukturierten, verwertbaren Daten.
  • Oder Sie bestimmen selber über Import-Konfigurationen, welche Indexeinträge vergeben werden – ob feste oder dynamische Werte, oder Texte aus dem gescannten Dokument.
  • Steuern Sie für die Scans Auflösung, Kontrast, Ausrichtung – auf Wunsch erledigt DocuWare dies auch automatisch.

Vorteile aller Scannertypen effektiv nutzen

In Unternehmen kommen verschiedenste Typen von Scannern zum Einsatz. DocuWare importiert alle Scans sicher und auf Wunsch vollautomatisch:

  • Multifunktionsgerät (MFP). Ein zentraler Bürokopierer mit Netzwerk-anschluss wird häufig von verschiedenen Abteilungen verwendet. Gescannte Dokumente gelangen über einen von DocuWare überwachten Ordner und den passenden Import-Job zum zuständigen Mitarbeiter.
  • Hochgeschwindigkeitsscanner. Solche Geräte lesen täglich selbst große Papierstapel in kürzester Zeit ein – zum Beispiel in Poststellen. Auch hier liefert DocuWare alle Dokumente automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt und sortiert in das richtige Archiv.
  • Desktop-Scanner. Sie erfassen mit dem Scanner auf dem Schreibtisch gelegentlich einzelne Dokumente. Den Scanvorgang steuern Sie mit der  DocuWare Scan App und passen bei Bedarf Auflösung und Konstrast an. Die Scans speichern Sie direkt in die Briefkörbe der zuständigen Mitarbeiter oder legen sie im gewünschten Archiv ab.
  • Smartphone. Einzelne Dokumente lassen sich schnell mit dem Handy fotografieren. Gerade auf Dienstreise ist das Handy als mobiler Taschenscanner nützlich. Die mobile App PaperScan schneidet die Scans bei Bedarf zu und lädt sie zu DocuWare hoch. Belege und Quittungen gelangen direkt zur Finanzabteilung und werden schnell erstattet.
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Geprüft

Versehen Sie die Scans automatisch mit einer elektronischen Signatur, um die Echtheit zu gewährleisten.

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Sicher

Keine Dokumente gehen mehr im Umlauf verloren oder bleiben versehentlich auf einem Schreibtisch liegen.

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Kompatibel

Binden Sie verschiedenste Scannertypen nahtlos in DocuWare ein.

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Automatisiert

Die Indexierung erfolgt auf Wunsch automatisch, manuelle Eingaben sind nicht nötig.

So starten Sie die Digitalisierung mit DocuWare

Cloud

Die Scan-Funktionen sind Bestandteil jeder DocuWare Cloud Lizenz. DocuWare Cloud beinhaltet außerdem Intelligent Indexing, Workflow Manager und viele weitere nützliche Funktionen.

On-Premises

Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, stehen Ihnen die Basis-Funktionen für das Scannen, den Import und die Indexierung von Dokumenten in jeder Serverlizenz zur Verfügung.

Für Zusatzfunktionen wie die Trennung anhand der Seitenzahl oder Indexierung mit Dokumenttext benötigen Sie zusätzlich die Lizenzen DocuWare Import und Barcode & Forms.

Intelligent Indexing können Sie als webbasierten Service lizensieren oder als eigenständiges Modul innerhalb Ihres Rechenzentrums.

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