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Connect to Teams

Speichern Sie Ihre Dokumente und Dateien aus Microsoft Teams sicher in einem zentralen DocuWare Archiv – zusammen mit anderen wichtigen Business-Unterlagen. Stellen Sie berechtigten Mitarbeitern die relevanten Dokumente zur Verfügung und teilen Sie diese in Teams. 

Dokumente aus Microsoft Teams effektiv managen

DocuWare Connect to Teams
Dokumente aus Microsoft Teams können direkt in DocuWare abgelegt werden, wahlweise in einen Briefkorb oder in ein Archiv.

Dateien und Dokumente werden in Microsoft Teams häufig verstreut in Kanälen und Chats gepostet und sind später nicht so leicht zu finden. Durch die Ablage in DocuWare sind diese Dateien strukturiert an einem zentralen Ort gespeichert und im Kontext mit anderen Geschäftsdokumenten und E-Mails aufrufbar. 

Dateien und Dokumente aus Microsoft Teams sind in DocuWare  

  • leicht auffindbar
  • langfristig revisionssicher archiviert
  • für alle berechtigten Nutzer jederzeit und von überall verfügbar
  • auf Wunsch automatisch indexiert
  • bereit für die weitere Verwendung in Business-Workflows

 

 

DocuWare und Microsoft Teams im Zusammenspiel

Mit DocuWare Connect to Teams erweitern Sie die Einsatzmöglichkeiten der Messaging- und Kommunikationsplattform Microsoft Teams. Hier einige häufige Beispiele, wie die beiden Apps zusammenwirken: 

  • Mehrere Mitarbeiter erarbeiten gemeinsam in Microsoft Teams einen Vertragsentwurf. Die finale Fassung wird im Archiv abgelegt.   
  • Sie archivieren das Angebot eines Lieferanten und stellen es per DocuWare Link der Projektgruppe in Microsoft Teams zur Verfügung.
  • Laden Sie die beteiligten Mitarbeiter zum Editieren eines archivierten Dokuments ein: Sie teilen den Link in einem Teams-Channel, wo alle Mitglieder das Dokument im DocuWare Viewer öffnen und das
    Dokument gleichzeitig in Office für das Web (Office 365) bearbeiten können. Per Link geteilte Dokumente bleiben auch in Microsoft Teams durch die in DocuWare definierten Berechtigungen geschützt.
  • Während eines Meetings mit einem Kunden stellt Ihnen Ihr Gesprächspartner über den Chat weitere Dokumente zum Projekt zur Verfügung. Sie archivieren noch während des Meetings die Dokumente sicher in DocuWare und machen es damit allen berechtigten Mitarbeitern zugänglich.
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Zentrale Ablage

Dateien aus Microsoft Teams können zusammen mit anderen geschäftsrelevanten Dokumenten aus dem Archiv abgerufen werden.

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Compliance im Blick

Behandeln Sie Dateien aus Teams als geschäftsrelevante Dokumente im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen.

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Nahtlos integriert

Mit der DocuWare App für Microsoft Teams stehen die Funktionen Ablegen ins Archiv und Ablegen in den Briefkorb zur Verfügung. Der DocuWare Client bietet wiederum die Option Teilen in Microsoft Teams.

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Geschützt in DocuWare

Nach der Archivierung stehen die Dateien aus Teams für Benutzer von DocuWare zur Verfügung – vorausgesetzt sie haben eine ausreichende Berechtigung zum Lesen, Bearbeiten oder Weiterleiten.

So starten Sie mit DocuWare Connect to Teams

Connect to Teams ist für Kunden von DocuWare Cloud verfügbar und in allen DocuWare Cloud Lizenzpaketen inbegriffen. Die App wird den Nutzern im Bereich Apps von Teams – dem Microsoft Store – zur Verfügung gestellt. Um archivierte Dokumente in Charts und Channels zu posten, muss nur in den Organisationseinstellungen der DocuWare Konfiguration die Teilen-Funktion für Microsoft Teams einmalig aktiviert werden. 

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