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Dokumentenmanagement (DMS)

(Fast) alles, was Sie wissen müssen

Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bedeutet für viele Firmen eine spürbare Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente. Unternehmen jeder Branche verarbeiten riesige Mengen an Dokumenten in digitaler Form, aber auch auf Papier. In der Tat verbrauchen Büroangestellte durchschnittlich rund 10.000 Blätter Papier pro Jahr. In einem mittelständischen Unternehmen mit 100 oder sogar 500 Mitarbeitern sind dies unvorstellbare Mengen an Dokumenten, die firmenintern bewegt werden.

Unternehmen arbeiten normalerweise am besten, wenn die Erfassung, die Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten schnell und effizient erfolgen. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust.

Wahrscheinlich geht es Ihrem Unternehmen ganz ähnlich. Möglicherweise haben auch Sie die Ineffizienz des Managements von Papierdokumenten und mühsamer manueller Abläufe erkannt. Diese Prozesse wirken sich negativ auf die Produktivität aus. Möglicherweise wissen Sie aber bereits, dass es andere Lösung für die Bearbeitung und Verwaltung dieser Dokumente gibt.

Gegebenenfalls haben Sie schon eine Lösung in Ihrem eigenen Unternehmen umgesetzt und profitieren bereits von den Vorteilen? Falls nicht, ist es dringend an der Zeit, eine digitale Dokumentenmanagementlösung einzuführen. Lesen Sie weiter, um (fast) alles über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren:

 

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement — auch (DMS) genannt – hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. In Unternehmen, die ihre Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten alle Mitarbeiter voll und ganz hinter der Lösung stehen. Denn nur wenn alle Involvierten an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, wird die Umstellung erfolgreich sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Definition realistischer Ziele, um nach entsprechender Planung die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems möglichst schnell realisieren zu können.

Jedes DMS besteht aus Standardkomponenten. Zu diesen gehören:

  • Erfassung und Speicherung: Einfache Bearbeitung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie Scannern und Druckern für das Dokumentenmanagement-System sowie zentrale Speicherung dieser Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware
  • Dokumentenzugriff und Sicherung: Festlegung intelligenter Regeln für Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente. Dies ist insbesondere nützlich für vertrauliche Dokumente
  • Indexierung und Abrufen: Automatisches Scannen und Indexieren von Dokumenten für eine unkomplizierte Rückverfolgung und einfaches Abrufen. Die Indexierung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, z. B. durch die Zuweisung einmaliger Tags
  • Dokumente teilen: Über mehrere Systeme verlustfrei und sicher Dokumente teilen
  • Zusammenarbeit: Gemeinsame Arbeit an Dokumenten bei gleichzeitiger Vermeidung mehrerer Versionen (Versionierung)
  • Business Intelligence: Verwaltung, Organisation und Zugriff auf geschäftskritische Datensätze und Informationen
  • Integration: Heutige Systeme verfügen über DMS-Workflow-Module und können für die Automatisierung von Prozessen und zur Reduzierung von Ineffizienzen mit anderen Systemen synchronisiert werden

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Ist Dokumentenmanagement in der Cloud möglich?

Bei älteren Systemen mit veralteter Technologie handelt es sich um Strukturen vor Ort. Heutige Systeme können für Projektmanagement, Personalverwaltung (HR) und die digitale Dokumentenverwaltung verwendet werden. Sie sind für mobile Geräte geeignet, cloudbasiert und integrierbar.

Immer mehr Unternehmen stellen von älteren Systemen auf cloudbasierte DMS Lösungen um – eine Entwicklung, die sich kontinuierlich fortsetzt. Gartner, Inc., bemerkt hierzu: „Die Umstellung auf cloudbasierte Systeme führt in den nächsten fünf Jahren im IT-Bereich direkt oder indirekt zu Einsparungen von über 1 Billion USD. Damit entwickelt sich das Cloud-Computing zu einer der stärksten Kräfte seit den frühen Tagen des digitalen Zeitalters.“

Zu dieser Entwicklung trägt vor allem die „Leichtigkeit“ der Cloud. bei: Vor-Ort-Systeme erfordern Updates, Installationen und eine regelmäßige Wartung. Für Cloud-Systeme, die sich schnell und unkompliziert einführen lassen, fällt dagegen lediglich ein minimaler Wartungsaufwand an.

Mit dieser „Leichtigkeit“ gehen zahlreiche weitere Vorteile einher, darunter die Möglichkeit der Skalierung sowie eine optimierte betriebliche Flexibilität. Das Ergebnis: Eine Steigerung an Effizienz, Produktivität und Flexibilität – für neue geschäftliche Maßstäbe in Ihrem Unternehmen.

Die Kosteneffizienz der Cloud

Kunden schätzen die DMS Lösungen in der Cloud von DocuWare aufgrund ihrer schnellen Bereitstellung, ihrer Flexibilität und ihrem langfristigen Nutzen. Die Gesamtkosten einer Cloud-Lösung liegen weit unter denen einer gleichwertigen On-Premises-Lösung.

Die Kosteneffizienz der Cloud im Dokumentummanagement

Wie hat sich das Dokumentenmanagement entwickelt?

Nun kennen Sie die wichtigsten Komponenten und die Definition von DMS und wissen, dass es derzeit eine Verlagerung hin zu cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösungen gibt. Schauen wir uns als nächstes die Entwicklung des digitalen Dokumentenmanagements an. Die erste Stufe sind Basissysteme, die Dokumente erfassen und speichern. Die zweite Stufe besteht aus hochentwickelten Systemen zur Verwaltung unternehmensweiter Inhalte. Stufe Drei schließlich beinhaltet Content Services mit Fokus auf Interoperabilität.

1. Enterprise File Synchronization and Sharing (EFSS)

EFSS ist der grundlegendste und kostengünstigste Systemtyp zur Synchronisierung, Speicherung und Weitergabe von Dokumenten, Bildern und Videos über mehrere Geräte hinweg. Einige Lösungen ermöglichen außerdem die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Rückverfolgung von Versionen. Die Einfachheit von EFFS geht jedoch mit Einschränkungen einher: EFFS verleiht Ihnen lediglich eine eingeschränkte oder gar keine Steuerung von Workflows.

EFFS kann als DMS Software oder als cloudbasierte Lösung vorliegen, Dateien lassen sich also entweder lokal oder in einer privaten Cloud speichern. Viele Unternehmen ziehen aufgrund der Sicherheitsrisiken bei öffentlichen Clouds die zweite Option vor. Typische Beispiele für cloudbasierte EFSS-Lösungen sind Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive und Box.

2. Enterprise Content Management (ECM)

ECM ist ein Sammelbegriff für DMS und Technologien zur Workflow-Automatisierung. Typische Beispiele für ein ECM sind Informationsautomatisierung, Bildverarbeitung, Dokumentenmanagement, digitale Workflows, Web-Content-Management und Social Content Management.

Diese Systeme sind stärker an die Verfahren und Prozesse in einem Unternehmen angepasst und eignen sich zur Verwaltung von Inhalten und zur Erreichung von Geschäftszielen. Unternehmen erhalten die Möglichkeit für Erfassung, Speicherung, Organisation, Zugriff und Weitergabe von Informationen. Darüber hinaus sind diese Systeme tief in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens eingebettet, mit Fokus auf die Optimierung von Workflows und die Automatisierung von Prozessen.

Bei zahlreichen ECM-Systemen handelt es sich jedoch um riesige, komplizierte und teure Standardlösungen, die nicht auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse zugeschnitten sind. Das liegt daran, dass sie in der Regel auf Fortune-500-Unternehmen abgestimmt sind.
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3. Moderne Content Services

Gartner definiert Content Services wie folgt:

„Content Services sind Dienstleistungen und Microservices, die entweder in eine Produktsuite integriert oder als separate Anwendung erhältlich sind. Sie zeichnen sich durch eine gemeinsame Nutzung von APIS und Verzeichnissen aus und eignen sich für verschiedene Zwecke und Anwendungsfälle in einem Unternehmen.“

Einfach ausgedrückt bestehen Content Services aus einem Ökosystem kleinerer, zweckorientierter Systeme oder Anwendungen. Content Service-Plattformen verfügen über eigene Verzeichnisse und können über eine API ganz einfach mit anderen Anwendungen verbunden werden.

Moderne Content Services sind der ideale Mittelweg zwischen den zwei vorherigen Stufen: Sie sind kostengünstig und bieten zugleich individuelle Lösungen zur Optimierung bestimmter Prozesse. Beispielhaft hierfür sind vorkonfigurierte Cloud Lösungen für das Onboarding neuer Mitarbeiter oder für die Rechnungsbearbeitung von DocuWare.

Zu den besonderen Vorteilen von Content Services zählt die Möglichkeit der Anpassung an wechselnde Compliance-Bestimmungen bei gleichzeitiger Skalierbarkeit. Die Erklärung von Content Services ist jedoch nur vollständig, wenn man die Entwicklung von ECM kennt: Diese Entwicklung führte zu dem, was wir heute „Content Services“ nennen.

evolution of content services

Die Entwicklung von ECM zu Content Services

ECM-Systeme entwickelten sich also aus komplexen, standardisierten Systemen zu Content Services. Die Folge war ein Wechsel von alten, standortbasierten zu neuen, cloudbasierten Systemen, die sich für mobile Geräte eignen und sich durch Interoperabilität auszeichnen.

Diese natürliche Verlagerung führte dazu, dass Gartner über den „Tod von ECM” und die Substitution durch „Content Services“ gesprochen hatte. Kritische Stimmen behaupteten, Gartner habe kein Recht dazu, ECM eigenmächtig umzubenennen. Außerdem zähle einzig die Nutzung durch die Kunden.

Unabhängig von dieser Diskussion haben sich Content Services etabliert, die die Vorteile von DMS erhöhen.

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Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen?

Nach wie vor sind Schreibtische mit Papierbergen und mit unzähligen Aktenordnern gefüllte Regale in vielen Büros Standard. Die Folge sind typische Büroarbeiten, bei denen etwa die Ablage und das Auffinden von Dokumenten zum Zeit- und Kostenfresser werden. Die Lösung dieser ineffizienten Arbeitsweise liegt in den Vorzügen eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems:

Dokumentenmanagement Nutzen

1. Weniger Papier: Niedrigere Kosten und weniger Aufwand durch digitales Dokumentenmanagement

Die Implementierung eines DMS ist der erste Schritt bei der Umstellung auf ein papierloses Büro und befreit Sie von ineffizienten Prozessen bei der Bearbeitung von Papierdokumenten:

  • Sie sparen Zeit bei der Suche nach Dateien – und können Inhalte nun ganz einfach organisieren und ermitteln. So bleibt Ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
  • Sie ersparen sich die Erstellung mehrerer Versionen desselben Dokuments zur Weitergabe. Stattdessen speichern Sie eine Hauptversion an einem zentralen Ort, die ganz einfach abgerufen werden kann.
  • Allein das Material Papier kostet viel Geld – hinzu kommen die nicht unerheblichen Kosten für Weitergabe, Ablage und Lagerung von Papierdokumenten. Durch die Digitalisierung interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere betriebliche Kosten eingespart.
  • Die Weitergabe von Papier ist langsam. Mit einem DMS vereinheitlichen Sie Ihre internen und externen Prozesse.

Wo kann Dokumentenmanagement angewendet werden?

Neben dokumentenzentrierten und allgemeinen Geschäftsprozessen wird Dokumentenmanagement häufig in mittelständischen Unternehmen und Konzernen in den Bereichen Personalwesen, Finanzen, Marketing und Vertrieb eingesetzt. Es eignet sich besonders zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente, fördert ein effizientes und effektives Arbeiten und führt zur Automatisierung von Routineaufgaben. Im Folgenden beleuchten wir diese Bereiche und stellen zwei digitale Kundenerfolgsgeschichten zur Einführung eines DMS aus Personalwesen und Finanzbereich vor.

Dokumentenmanagement im Personalwesen

1. Dokumentenmanagement im Personalwesen

Im Personalwesen müssen wichtige Entscheidungen getroffen werden, so etwa bei Einstellung, Onboarding-Prozessen und Mitarbeiterverwaltung.

Ein DMS unterstützt Personalleiter in diesen wichtigen Bereichen durch eine automatische Erfassung von Mitarbeiterunterlagen und Geschäftsdokumenten in einem zentralen Archiv (Dokumente archivieren per Archivierungssoftware). Von hier aus können HR-Manager einfache Workflows erstellen und diese wichtigen Bereiche verwalten. Beispiele:

  • Die Ermittlung eines passenden neuen Mitarbeiters gestaltet sich unkompliziert, da Bewerbungsunterlagen und E-Mails an einem zentralen Ort gespeichert und ganz einfach abgerufen werden können. Die Informationen fließen mühelos zwischen den Teammitgliedern.
  • Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess wird optimiert, da Manager digitale Workflows für alle neuen Mitarbeiter erstellen können. So ist es beispielsweise möglich, automatische Begrüßungs- und Orientierungs-E-Mails zu versenden.

Dokumentenmanagement im Finanz- und Rechnungswesen

2. Dokumentenmanagement im Finanz- und Rechnungswesen

Steigern Sie die Effizienz in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung und Finanzprüfung.

Kreditorenbuchhaltung

Setzen Sie neue Maßstäbe in der Kreditorenbuchhaltung durch:

  • Schnelle und einfache Erfassung von Papier- und elektronischen Rechnungen
  • Zuweisung von Dokumenten an vordefinierte Dateistrukturen für ein einfaches Abrufen
  • Automatische Abgleichung von Rechnungen und Bestellungen
  • Einzigartige Workflows für den Freigabeprozess
  • Vermeidung menschlicher Fehler, Reduzierung des Bearbeitungsaufwands bei Rechnungen und Eliminierung manueller Dateneingabe

Debitorenbuchhaltung

Beschleunigen Sie die Erfassung von Rechnungen durch die Verknüpfung zugehöriger Dokumente mit der Auftragsabwicklung. So können Sie Rechnungen schneller erstellen und bearbeiten sowie Zahlungen zurückverfolgen und verwalten. Beispielsweise können Sie die Rechnungsstellung mit Freigabe-Workflows kombinieren.

Finanzprüfung

Schließlich können Sie komplette und sichere Aufzeichnungen sämtlicher Geschäftstransaktionen speichern, um Finanzprüfungen zu erleichtern. Dazu gehören E-Mails, Verträge und andere vertrauliche Daten. Bei Bedarf können Sie sofort auf diese Informationen zugreifen.

Dokumentenmanagement in Marketing und Vertrieb

3. Dokumentenmanagement in Marketing und Vertrieb

Laut einer Studie von CSO Insights „können 88 % der Vertriebsprofis wichtige Vertriebsmaterialien nicht auf ihren Smartphones abrufen.“ Das Ergebnis: Längere Vertriebszyklen und entgangene Geschäfte.

Mit einem DMS kann dieses Problem wie folgt gelöst werden:

  • Erfassung von Leads mit Webformularen, die dann an das passende Vertriebsteam weitergeleitet werden können
  • Eingehende und ausgehende Dokumente digitalisieren und zukunftssicher aufbewahren
  • Speicherung wichtiger Marketing- und Vertriebsmaterialien in einem digital abrufbaren Archiv
  • Sichere Weitergabe wichtiger Dokumente und Informationen unter Teammitgliedern

Ihre Mitarbeiter erhalten somit mehr Entscheidungsbefugnisse, die Produktivität wird erhöht, Marketing und Vertrieb werden optimiert.

Kundenerfolgsgeschichten

In den folgenden Fallstudien setzten die GastroHero GmbH, die Huber Gebäudetechnik GmbH und die opta data Gruppe eine cloudbasierte DMS-Software ein, um ihre Workflows im Personal- und Finanzwesen zu optimieren.

Referenz

Dank Dokumenten-Management baut die GastroHero GmbH ihre Wettbewerbsfähigkeit aus

Nicht weniger als der Anspruch, „Europas führender Anbieter für Gastronomiebedarf“ zu werden, ist die Zielsetzung der in Holzwickede stationierten GastroHero GmbH. Das Unternehmen stattet Betreiber von Profi-Küchen mit einem ausgewählten Sortiment qualitativ hochwertiger Gastronomiegeräte aus.

Die Anzahl der Dokumente in dem stark wachsenden Unternehmen mit Online-Shops in sieben Ländern und über 100 Mitarbeitern hatte analog zur Erfolgsgeschichte der GastroHero GmbH ständig zugenommen. Das alte Schema der Aufteilung elektronischer Dokumente in unterschiedliche Systemordner machte zunehmend den Wechsel zu einem flexibel skalierbaren, zentralen und einfach zu bedienenden Dokumentenmanagement-System erforderlich. Die Lösung DocuWare Cloud brachte für das Unternehmen im Ergebnis eine Reihe von Vorteilen mit sich:

  • Vollautomatische und revisionssichere Archivierung der rund 400 täglich anfallenden Dokumente über den Intelligent Indexing Service
  • Mobiler und je nach Berechtigung individueller Zugriff auf weit mehr als 100.000 digitale Dokumente durch GastroHero-Mitarbeiter
  • Einbindung von Unternehmensvertretern auf Geschäftsreisen in die Workflows durch die Cloud-Lösung in Kombination mit der DocuWare Mobile-App
  • Beschleunigte Bearbeitungsprozesse durch eine DMS-bedingte Reduktion der Durchlaufzeiten
  • Reduzierung der Such- und Bearbeitungszeiten, verbunden mit einer Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und einer Steigerung der Produktivität
  • Einsparung von Bürofläche durch den Wegfall hunderter Aktenordner
Referenz

DocuWare Cloud macht Huber Gebäudetechnik fit für die revisionssichere Archivierung

Seit nahezu 70 Jahren betreut die Huber Gebäudetechnik GmbH & Co. KG für ihre Kunden in der Privatwirtschaft und den Kommunen anspruchsvolle Großprojekte im Gewerbe- und Wohnungsbau. Aber auch für private Hausbesitzer setzt das Unternehmen moderne intelligente Wohnkonzepte um.

Der Spezialist für smarte Gebäudetechnik legt natürlich auch in der Verwaltung und Organisation des eigenen Betriebs Wert auf den Einsatz innovativer Technologien und setzt daher bereits seit 2016 das Dokumentenmanagement-System von DocuWare ein.

Für die Applikation des DMS wurde DocuWare über eine Schnittstelle in die kaufmännische Software für die Betriebsführung Streit V.1 integriert. Gescannte Dokumente werden mit Intelligent Indexing automatisch verschlagwortet und in einem zentralen Pool abgelegt. Doch DocuWare Cloud bietet noch weitere Vorteile:

Das Ergebnis:

  • Zentrale Speicherung einer digitalen Personalakte mit den Daten aller Mitarbeiter sowie der Wochenberichte aller Monteure für berechtigte Zugriffe
  • Unkomplizierte und schnelle Einsicht in die Dokumente
  • Sicherstellung einer vom Gesetzgeber ab 2020 geforderten revisionssicheren Archivierung aller Daten
  • Einsparung von Platz und deutliche Beschleunigung der Arbeitsabläufe
  • Zugriff auf das zentrale Archiv auch von unterwegs
  • Reduzierung der Fehlerquote bei der Nachkalkulation der Projekte
Referenz

Sicherheit und Transparenz für die Finanzbuchhaltung der opta data Gruppe

Die Entlastung von Dienstleistern aus dem Gesundheitswesen bei zeitraubenden Bürokratie- und Verwaltungsaufgaben hat sich die opta data Gruppe auf die Fahne geschrieben. Über ein Dokumentenmanagement-System stellt das deutschlandweit agierende Unternehmen mit mehr als 1800 Mitarbeitern eine schnelle und transparente Rechnungsprüfung sicher.

Die Anforderungen an das DMS waren ein zentraler Dokumenten-Pool, auf den jeder Berechtigte im Unternehmen jederzeit und ortsunabhängig zugreifen kann. Durch den DocuWare-Einsatz und die Integration in die Finanzbuchhaltung konnten Bearbeitungszeiten deutlich reduziert werden. Freigabeprozesse für Rechnungen profitieren von einer höheren Transparenz.

Die moderne DocuWare-Lösung zahlt sich für die opta data Gruppe somit in vielen Bereichen aus:

  • Verringerung der Bearbeitungszeiten, u.a. durch den Wegfall des früheren Abtippens im kaufmännischen System Addison sowie der doppelten Kontierung
  • Deutliche Verschlankung des Eingangsrechnungsprozesses
  • Reduzierung der Suchzeiten
  • Beschleunigung diverser Genehmigungsprozesse und Recherchevorgänge
  • Standort-unabhängiger und VPN-gesicherter Zugriff auf die Belege für alle in den Workflow eingebundenen Führungskräfte und Kostenstellenverantwortlichen
  • Visualisierung aller Informationen auf Rechnungen in bildhafter Form durch digitale Stempel

Wie steigt man in das Dokumentenmanagement ein?

Cloud-basierte Services sind eine Voraussetzung für ein nachhaltiges und erfolgreiches digitales Dokumentenmanagement. Dadurch kann der User seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Durch flexible Kostenmodelle gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode für digitale Daten – in Kombination mit einem digitalen Dokumentenmanagement ein elementarer Faktor für ein zukunftsfähiges Arbeiten. Die digitale Transformation eines Unternehmens erfolgt allerdings nicht von heute auf morgen und erfordert eine umfassende Planung: Befolgen Sie daher diese sieben einfachen Schritte, um Ihr DMS System erfolgreich einzuführen:

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Was ist der Status Quo des Unternehmens?

Definieren Sie zunächst den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und aller Abteilungen, die künftig mit einem DMS arbeiten sollen. So stellen Sie im ersten Schritt fest, was Sie zur Einrichtung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems benötigen.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein, analysieren Sie den jeweiligen Zustand und definieren Sie den konkreten Handlungsbedarf. Mit der Höhe des bisherigen Papierverbrauchs steigt auch das Optimierungspotenzial.

Der Nutzen durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems ist vielseitig: Sie verbessern dadurch innerbetriebliche Abläufe, sparen Kosten für Büro- und Archivräume und können gesetzliche Vorgaben im Hinblick auf den Datenschutz leichter erfüllen. Stellen Sie zunächst für sich ganz individuell fest, welchen konkreten Nutzen des DMS Ihrem Unternehmen bringen soll.

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In welchem Zeitraum soll das DMS-System eingeführt werden?

Denken Sie hierzu bereits in die Zukunft! Aktuell brauchen Sie vielleicht nur einzelne Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems. Bedenken Sie aber auch, dass die Menge an zu verarbeitenden Daten in jeder Branche kontinuierlich zunimmt. Selbst wenn Sie momenten eine Cloud-Lösung noch nicht präferieren, sollten Sie diese dennoch im Hinterkopf behalten. Auf Nummer Sicher gehen Sie, wenn Sie sich bei der Implementierung des DMS für ein System entscheiden, dass es auch als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) gibt und das unkomplizierte Werkzeuge für die Migration in eine Cloud zur Verfügung stellt. Das spart Kosten, wenn Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt doch noch von Ihrer In-House-Lösung verabschieden wollen.

Bei vielen Unternehmen herrschen nach wie vor Vorbehalte gegenüber Cloud-Lösungen – und das, obwohl diese für die meisten Betriebe eine erhebliche Erleichterung der alltäglichen Arbeitsabläufe bedeuten. Daten in einer Cloud sind wie bei On-Premises-Lösungen bestens vor Verlusten und Missbrauch geschützt. So vermeiden Sie Zugriffe von Unbefugten und können zudem individuelle Zugriffsberechtigungen schnell einrichten sowie Informationen bei Bedarf einfach mit anderen teilen.

Eine steigende Zahl von Unternehmen erkennt dagegen heute klar den Nutzen, den Dokumenten-Management, Prozessautomatisierung und intelligente Dokumenten-Workflows aus der Cloud mit sich bringen. Da Investitionen in Hardware und teure Wartung entfallen, sind die Einstiegskosten niedrig. So erfolgt etwa die Abrechnung nach den Services, die tatsächlich genutzt werden. Außerdem haben Sie immer eine aktuelle Software-Version im Einsatz. Eine lokale Installation entfällt, die Systeme sind performant sowie hochverfügbar. Führende Anwendungen lassen sich in aller Regel problemlos integrieren.

Ein digitales Dokumentenmanagement eignet sich am besten für dokumentenzentrierte Workflows in den bereits genannten Geschäftsbereichen: Finanzen, Marketing und Vertrieb, Personalwesen. Diese Workflows erfordern in der Regel, dass Mitarbeiter eine Umstellung von zeitraubenden auf produktive Workflows vornehmen. Beginnen Sie zur Ermittlung dieser Bereiche mit den häufigsten Prozessen, die typischerweise einen erheblichen Produktivitätsgewinn erzielen: Rechnungsbearbeitung, Mitarbeiter-Onboarding, Vertragsmanagement.

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Bestimmung der Integrationspunkte des DMS

Integration ist eine zentrale Kernkompetenz eines jeden DMS. So wie beispielsweise die GastroHero GmbH wichtige Integrationspunkte zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz bestimmt hat, können auch Sie nach einer Analyse Ihrer Workflows die relevanten Integrationspunkte ermitteln. Im Folgenden sind Beispiele hierfür innerhalb dieser drei häufigen Workflows ausgeführt:

Rechnungsfreigabe

Rechnungsfreigabe

Die Integration in ein Buchhaltungs- oder ERP-System ist obligatorisch, um den Dokumentenfluss mit Ihren  Finanzdaten abzustimmen. Dies können Lexware für kleinere Firmen oder MS Dynamics für größere Unternehmen sein.

Mitarbeiter - Onboarding

Mitarbeiter-Onboarding

Personalabteilungen nutzen zur Verwaltung häufig HR-Software wie Oracle HCM Cloud. Prozessautomatisierung gewährleistet, dass Dokumente datenschutzkonform erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement

Am wichtigsten ist hierbei wahrscheinlich die Integration eines Tools, von dem Rechtsabteilungen und Beschaffungsteams leben: Microsoft Word. Die Einbindung von Word-Dokumenten in strukturierte Workflows bei gleichzeitiger Versionskontrolle ist für den Erfolg von Vertragsmanagementteams unerlässlich.

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Welche Lösung und welcher Anbieter passen zu Ihrem Unternehmen?

Sobald von Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein Ziel für das Dokumentenmanagement-System definiert wurde, sollten Sie einen kompetenten Realisierungspartner kontaktieren, mit dem Sie Ihre „Must-Haves“ und die „Nice-to-Haves“ festlegen. Anhand Ihrer Zielvorstellung wird er dann eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung erarbeiten, damit sich Ihre Investition auszahlt. Gefragt ist deswegen ein konkreter Plan des Systemlieferanten, der langfristig für mehr Effizienz aller Arbeitsabläufe sorgt. Für relevante Probleme, wie etwa bei der Bearbeitung von Rechnungen oder Lieferscheinen, sollte der Anbieter dabei bereits konkrete Lösungsvorschläge auf Basis des passenden DMS erarbeiten.

Ein Anbieter sollte zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Erörtern Sie beispielsweise, ob es sich um ein gerade gegründetes Cloud-Startup oder um einen etablierten DMS-Hersteller handelt. Denn Erfahrung ist immer ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg und sollte vom DMS-Lieferanten mitgebracht werden. Ein erfahrener Realisierungspartner wird Ihnen bei seiner Lösungspräsentation einen umfassenden Überblick über das für Sie und Ihr Unternehmen passende Dokumenten-Management-System geben. Im Idealfall erhalten Sie sämtliche DMS-Funktionen inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand.

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Bewertung und Auswahl von Anbietern

Im letzten Schritt muss schließlich ein Partner ermittelt werden, der gut zu Ihrem Unternehmen passt (Dokumentenmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen – KMU). Hervorragende Ausgangspunkte zur Suche von DMS-Anbietern sind:

Sobald Sie eine Liste potenzieller Anbieter erstellt haben, stellen Sie sich folgende sechs Fragen, um diese Liste einzugrenzen:

1. Wie vollständig ist das Cloud-Angebot?

Auf dem Markt befinden sich unzählige Anbieter, deren Produkte auf alten Technologien basieren. Dieselben Anbieter behaupten, dass sie Cloud-Services anbieten – in Wirklichkeit verfügen sie jedoch über gar kein oder ein nur sehr begrenztes Angebot.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter ein cloudbasiertes System bereitstellt, das wichtige Funktionen wie Dokumentenmanagement und Workflow-Management enthält und von jedem Gerät aus einfache Speicherungs-, Indexierungs- und Zugriffsmöglichkeiten bietet.

2. Wie einfach ist die Anwendung?

Erfolgreicher Einsatz und Implementierung eines DMS-Systems hängen von der Mitarbeiterzustimmung ab. Das heißt, dass Sie ein benutzerfreundliches und intuitives System benötigen, das von den Mitarbeitern tatsächlich genutzt wird.

3. Ist die Infrastruktur global verfügbar?

Wählen Sie Systeme aus, die global verfügbar, schnell, redundant, zuverlässig, einfach skalierbar und leistungsstark sind. Meiden Sie Systeme, die Services über lokale Rechenzentren anbieten: Diese bieten nicht dieselben DMS Vorteile.

4. Sind Sicherheit und Datenschutz ein Schwerpunkt?

Ihre Daten müssen sicher gespeichert werden, sodass Sie Compliance-Vorschriften einhalten und die Interessen Ihres Unternehmens sowie Ihrer Kunden wahren können. Das bedeutet, dass Ihre Daten durch Datentrennung und Verschlüsselung geschützt werden müssen. Arbeiten Sie nicht mit einem Anbieter zusammen, der Kompromisse bei Sicherheit und Datenschutz macht.

5. Ist die Integration mit anderen Anwendungen unkompliziert?

Wie bereits erwähnt, ist Integration für eine optimierte betriebliche Effizienz unerlässlich. Darüber hinaus muss die Integration nahtlos und einfach ablaufen. Meiden Sie Partner, bei denen die Integration umständlich ist oder gar professionelle Unterstützung erfordert. Denn dies kostet mehr Geld.

6. Hat der DMS-Anbieter einen guten Ruf?

Die Berücksichtigung dieses Punktes ist ganz einfach: Wählen Sie einen DMS-Anbieter aus, der eine nachgewiesene Erfolgsbilanz hat und somit zeigt, dass er einhält, was er verspricht.

Apropos Unternehmen mit Erfolgsbilanz …

DocuWare bietet eine intelligente digitale Workflow- und Dokumentenkontrolle, die neue Maßstäbe bei Mitarbeiterproduktivität und Geschäftsperformance setzen. Zudem macht DocuWare keine Kompromisse bei Cloud-Services und stellt passgenaue Digitalisierungs-, Automatisierungs- und Umstellungsprozesse bereit. DocuWare agiert in 70 Ländern mit Zentralen in Deutschland und den USA.

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Wie schnell wollen Sie die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems umsetzen?

Welchen Zeitrahmen sich ein Unternehmen für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems selber setzt, ist abhängig von Branche, Unternehmensgröße und betriebswirtschaftlichen Zielen. So kann eine Einführung innerhalb von 90 Tagen erfolgen oder aber auch mehrere Monate in Anspruch nehmen.

Entscheiden Sie am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, wie dringend Sie das Dokumentenmanagement-System benötigen und welche zeitliche Umsetzung realistisch ist – ohne dass Sie und Ihr Unternehmen unnötigem Stress ausgesetzt sind.

Durch die Einführung des DMS sollte sich für Sie in keinem Fall Mehrarbeit ergeben. Der laufende Betrieb sollte zudem so wenig wie möglich beeinträchtigt werden. Darum ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell.

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Wie rechnet sich das Dokumentenmanagement-System?

Natürlich ist die Umstellung auf ein digitales DMS nicht ohne Kosten möglich. Neue Technologien und die Arbeitskräfte, die Sie bei der Einführung unterstützen, sind nicht umsonst zu haben. Kalkulieren Sie auch Schulungen der Mitarbeiter mit ein, denn nur wenn diese imstande sind, mit dem neuen System zu arbeiten, können sie davon profitieren. Erst wenn alle Mitarbeiter hinter dieser Lösung stehen, kann das volle Potenzial des DMS ausgeschöpft werden.

Damit sich das Investment wirklich lohnt, empfiehlt es sich zudem, nach circa sechs bis zwölf Wochen den Anbieter für eine nachgehende Analyse zu engagieren. Bei einem Besuch im laufenden Betrieb kann er den Mitarbeitern unmittelbare Tipps für deren tägliche Arbeitsabläufe geben und Produktivitätsfortschritte vorantreiben.

Sobald alle Ihre Abteilungen und Mitarbeiter das Dokumentenmanagement-System anwenden, werden Sie schnell erkennen, dass sich zuvor unnötige und langwierige Arbeitsabläufe entweder automatisieren oder sogar ganz eliminieren lassen. So arbeitet Ihr gesamtes Unternehmen effizienter – und die Investition hat sich ausgezahlt.

Wie DocuWare die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems unterstützt

Digitales Dokumenten-Management ist die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Darauf hat sich DocuWare schon seit der Gründung im Jahr 1988 spezialisiert und hilft den Unternehmen seither dabei, Papierdokumente überflüssig zu machen. Der Grund ist einfach: Die klassische Schriftgutverwaltung ist nicht nur kostspielig und schadensanfällig, sondern auch ineffizient. Das können alle bestätigen, die schon mehrere Aktenschränke durchsuchen mussten, um ein bestimmtes Dokument zu finden.

Dazu kommt: Ohne digitalisierte Geschäftsprozesse geht in Zukunft kaum noch etwas. Deshalb führt kein Weg am elektronischen Dokumenten-Management vorbei. Digitale Prozesse sind einfach schneller und bequemer, sparen Kosten und vermeiden Fehler, denn das digitale Dokumenten-Management ermöglicht den direkten Zugriff auf alle Dokumente direkt von PC, Smartphone oder Tablet aus. Wichtige Informationen sind immer sofort zur Hand, sobald sie gebraucht werden. Die Suche in Aktenschränken entfällt – ein Mausklick genügt, dann startet die Suchfunktion und liefert sofort Ergebnisse. Das Auffinden von Dokumenten war noch nie so einfach.

Indizierung auf Dokumentenebene

Anstatt Registerkarten innerhalb der Aktenordner zu verwenden, um Dokumente schneller zu finden, verwendet DocuWare beim digitalen Dokumenten-Management die Indizierung auf Dokumentenebene. Sie ermöglicht es, mehrere Dokumente mit demselben Suchbegriff zu verknüpfen. Wer nach einem Vertrag sucht, der sich auf ein großes Projekt bezieht, kann so nur diejenigen Dokumente durchsuchen, die mit dem Projektnamen indiziert sind.

Wer kein Organisationstalent ist, wird die Einfachheit von digitalen Ordnervorlagen zu schätzen wissen. Ein Aktenschrank kann da einfach nicht mithalten. Das Beste daran ist, dass das Umbenennen von Ordnern mit DocuWare schnell und einfach geht – weder Radiergummi noch Tippex sind erforderlich.

Mehr Sicherheit

Dokumente in DocuWare abzulegen, ist genauso einfach wie Dokumente zu finden. In einem elektronischen Ordner lassen sich auch Hunderte von Akten aufbewahren, in denen Dokumente gesammelt werden. Treffen doch noch Papierdokumente im Unternehmen ein, können diese eingescannt und dann ebenfalls in DocuWare aufgenommen werden. Selbst sehr viele Dokumente lassen sich mit dem entsprechenden Scanner-Equipment schnell digitalisieren.

Technisch betrachtet lassen sich Aktenschränke zwar abschließen, doch das sorgt nur begrenzt für Sicherheit. Ein modernes Dokumentenmanagement-System wie DocuWare verwendet Datenverschlüsselung, um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Tatsächlich ist es viel einfacher, das Schloss eines Aktenschranks zu knacken, als die in DocuWare gespeicherten Daten zu hacken.

Das gilt auch dann, wenn die Daten in der Cloud verwaltet werden, was ohne Probleme möglich ist. Denn DocuWare ist als erste echte SaaS-Lösung technisch immer auf dem neuesten Stand und basiert sowohl in der Cloud als auch On-Premises auf demselben Code. Das macht den Umstieg auf Cloud Computing sehr einfach, so dass die digitale Transformation des Unternehmens in dem jeweils individuell angemessenen Tempo erfolgen kann.

Eine der Herausforderungen beim Dokumenten-Management ist die schnelle und zuverlässige Weiterleitung aller Dokumente. Erfolgt sie noch auf Papier, führt das schnell zu Terminüberschreitungen, Fehlkommunikation, verlorenen Dokumenten und Skonti-Verlusten. DocuWare schafft hier Abhilfe durch automatisierte Workflows, die den schnellen Ablauf aller Prozesse sicherstellen und die Dokumente gleichzeitig vor unbefugtem Zugriff schützen. Auch Dokumente, die in einem ERP-System oder Microsoft Office-Anwendungen erstellt werden, lassen sich nahtlos in das Dokumenten-Management integrieren. Dank E-Signatur-Integration gibt es keinen Grund mehr, im Büro noch Papier zu verwenden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Dokumentenmanagement (DMS):

Was ist Dokumentenmanagement?

Unter Dokumentenmanagement, abgekürzt auch als DMS bezeichnet, versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, die zunächst meist nur als papierbasierte Schriftstücke vorlagen und die mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems digitalisiert wurden.

Wer braucht ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht die zentale Verwaltung aller papierbasierter und elektronischer Unternehmens-Dokumente über ein einheitliches digitales System. Die Verwendung eines DMS empfiehlt sich für alle Unternehmen mit einem mittleren bis hohen täglichen Aufkommen an Dokumenten sowie für Betriebe, die einen hohen Wert auf den Schutz ihrer Dokumentendaten legen.

Warum ein DMS-System?

Die Handhabung unterschiedlichster Dokumente ist mit sehr viel Arbeits- und Zeitaufwand verbunden, vor allem wenn diese von mehreren Personen an unterschiedlichen Orten und mit divergenten Programmen bearbeitet werden. Selbst digitale Dokumente werden oft noch ausgedruckt, weitergeleitet, geprüft und schließlich abgelegt. Um all diese Abläufe effizienter und kostensparender zu gestalten, ist ein Dokumentenmanagement-System die ideale Lösung.

Welche Prozesse umfasst das Dokumentenmanagement?

Die Nutzung einer Dokumentenmanagement-Software spart Zeit und Geld. Denn mit einem guten DMS lassen sich alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse abbilden, von der Freigabe von Eingangsrechnungen über das Bearbeiten von Kundenanfragen bis hin zu den Workflows im Qualitätsmanagement und dem finalen Abspeichern der Dokumente.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System bildet den gesamten Lebenszyklus eines betrieblichen Dokuments ab. Am Beginn steht das automatisierte Erfassen bzw. Scannen von Dokumenten mittels einer DMS-Software. Anschließend werden die elektronisch archivierten Informationen und Metadaten strukturiert, verteilt und bearbeitet. Am Ende des Zyklus steht das rechts- und revisionssichere Archivieren der Dokumente beziehungsweise gegebenenfalls deren manuelle oder terminiert automatisierte Löschung.

Welches Dokumentenmanagement-System?

Bei der Wahl der DMS-Software ist darauf zu achten, dass das System auf die Anforderungen des Unternehmens individuell zugeschnitten werden kann oder die Nutzung vorkonfigurierter Systeme denkbar ist. Vorab empfiehlt sich das Einholen von Informationen über die vollständige Cloud-Integration durch den jeweiligen Anbieter, die globale Verfügbarkeit der Infrastruktur, die Simplizität der Anwendung sowie die Wahrung von Sicherheitsansprüchen und Datenschutzanforderungen. Von Relevanz ist auch, inwieweit sich das DMS mit bereits vorhandenen Anwendungen kombinieren lässt.

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Alle Mitarbeiterunterlagen auf einen Blick

Digitalisieren Sie Ihre Papierdokumente und befreien Sie sich von chaotischen gemeinsamen Festplatten. Organisieren, sichern und bündeln Sie sämtliche Mitarbeiterunterlagen und rufen Sie wichtige Informationen innerhalb von Sekunden ab. Mehr erfahren.

DocuWare Marketing und Vertrieb

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Moderner Vertrieb mit blitzschnellem Zugriff auf wichtige Informationen

Dank des zentralisierten, Cloud-basierten Echtzeitsystems für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung kann Ihr gesamtes Vertriebsteam im Handumdrehen Daten von Interessenten und Kunden erfassen, darauf zugreifen und sie für andere freigeben. Mehr erfahren.

DocuWare Die Datenschutz-Grundverordnung der EU einhalten

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Gezielter Zugriff auf Informationen und Systemsicherheit

Mit der Digitalisierung von Papierdokumenten und der Bereitstellung detaillierter Metadaten erhalten Sie eine umfassende Zugangskontrolle und können zielgenau nach Kundeninformationen suchen sowie Daten nach Bedarf löschen. Mehr erfahren.