Die digitale Dokumentenablage ist längst nicht nur ein Thema für Großkonzerne. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von klaren Strukturen, schnellen Zugriffen und sicheren Prozessen – vorausgesetzt, die Ablage folgt einem System.
Denn die Digitalisierung von Dokumenten ist nur der erste Schritt. Damit Informationen im Arbeitsalltag auch schnell auffindbar und sicher gespeichert sind, braucht es ein intelligentes System zur Dokumentenablage. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf es dabei ankommt und wie Sie Ordnung ins digitale Büro bringen.
Übersicht:
- Was bedeutet digitale Dokumentenablage?
- Was bringt die strukturierte digitale Ablage von Dokumenten?
- So werden Rechtskonformität und Sicherheit gewährleistet
- Typische Fehler bei der digitalen Ablage – und wie Sie sie vermeiden
- In 5 Schritten zur strukturierten digitalen Dokumentenablage
- Fazit
- Häufige Fragen zur digitalen Dokumentenablage
Was bedeutet digitale Dokumentenablage?
Eine digitale Dokumentenablage ist weit mehr als ein simpler Dateiordner auf dem Server. Es handelt sich dabei um eine zentrale digitale Ablage für alle Dateien und Dokumente des Unternehmens. Ziel ist es, Informationen strukturiert, sicher und sofort auffindbar zu speichern. Typischerweise umfasst eine digitale Ablage:
- strukturierte Ordner- und Schlagwortsysteme, die sich an den Workflows des Unternehmens orientieren.
- Volltextsuche und Filterfunktionen, um relevante Dokumente in Sekundenschnelle zu finden.
- Versionierung, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben.
- Zugriffs- und Rollenmanagement, um Datenschutz und Compliance zu gewährleisten.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Sie dabei. Im Unterschied zu herkömmlichen Ablagesystemen profitieren Sie so nicht nur von der sicheren Archivierung, sondern darüber hinaus von der Integration in tägliche Geschäftsprozesse, zum Beispiel durch automatisierte Workflows oder die direkte Verknüpfung mit ERP- und Buchhaltungssystemen.
Was bringt die strukturierte digitale Ablage von Dokumenten?
Eine strukturierte digitale Dokumentenablage mithilfe eines DMS reduziert Suchzeiten, erleichtert ortsunabhängiges Arbeiten und sorgt für mehr Transparenz in Prozessen. Informationen stehen schnell und vollständig zur Verfügung – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs. Zudem lässt sich Papier weitgehend eliminieren, da auch gescannte Dokumente mit Texterkennung integriert werden können.
Entsprechende Lösungen sind damit nicht nur ein optimaler Support bei der täglichen Arbeit, sondern sorgen auch für Rechtskonformität, Datensicherheit und automatisierte Archivierung. Zugriffsrechte, Versionierung und Protokollierung garantieren, dass alle Compliance-Vorgaben eingehalten werden – etwa im Hinblick auf die GoBD oder Datenschutzvorgaben.
Lesen Sie mehr in unserem dedizierten Blogartikel zum Thema Vorteile eines DMS.
So werden Rechtskonformität und Sicherheit gewährleistet
Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, sich bei der Dokumentenverarbeitung und -archivierung an die jeweils geltenden nationalen und internationalen rechtlichen Vorgaben zu halten. Dazu ist eine ausreichende Dokumentation nötig, schließlich sind Rechnungen, Personalakten, Patente und Verträge sensible rechtliche Angelegenheiten, die adäquat gehandhabt werden müssen. Granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf Ihre sensiblen Dokumente erhalten und diese auch bearbeiten können. Die Versionierungsfunktion dokumentiert, wann von wem welche Änderungen vorgenommen wurden.
Alle Unterlagen werden im DMS inklusive aller Versionen und Änderungen dokumentiert und fristgerecht aufbewahrt, Rechnungen beispielsweise über die geforderten acht Jahre. Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist werden Dokumente automatisch gelöscht. Manche Unterlagen – beispielsweise Verträge – dürfen nicht einfach verändert werden. Sollte das allerdings doch einmal irrtümlich geschehen, enthält jedes gute DMS für diesen Fall ein Wiederherstellungssystem, mit dem sich ältere Versionen eines Dokuments rekonstruieren lassen.
Wenn Sie Ihre Dokumente digital und automatisch verwalten, müssen Sie ebenfalls darauf achten, jedes Dokument gemäß den rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften aufzubewahren – Stichwort Compliance. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins digitale Archiv verlorengehen darf – und darin erst recht nicht. Eine DMS-Software muss daher alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt.
Wenn Ihr Unternehmen auf eine DMS-Software setzt, müssen Sie garantieren können, dass Betriebsprüfende bzw. Mitarbeitende der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf das digitale Archiv zugreifen können. Denn diese haben per Gesetz die Befugnis, alle relevanten Unterlagen anzusehen und auszuwerten; dazu gehören auch die Protokolle jeder Veränderung im Archiv und die Verfahrensdokumentation.
Mit einer digitalen Dokumentenablage die GoBD im Blick behalten
Legt man beispielsweise die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zugrunde, müssen Sie aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt speichern:
- Im Original
- Unverlier- und unveränderbar
- Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
- Maschinell auswertbar
Zudem muss die DMS-Software natürlich auch alle Sicherheitsbestimmungen erfüllen können. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeitende oder Abteilungen Ihres Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage.
Typische Fehler bei der digitalen Ablage – und wie Sie sie vermeiden
Auch bei der digitalen Ablage schleichen sich schnell Fehler ein, die langfristig zu Chaos, ineffizienten Prozessen und Sicherheitsrisiken führen können. Die folgende Übersicht zeigt häufige Stolperfallen und wie Sie sie vermeiden:
Typischer Fehler: |
Mögliche Lösung: |
| Uneinheitliche oder unklare Benennung von Dateien | Einheitliche Namenskonventionen definieren, z. B. „Jahr_Kunde_Dokumententyp“ |
| Keine klare Zuständigkeit für Pflege und Struktur | Verantwortlichkeiten festlegen, z. B. pro Abteilung oder durch zentrale Admin-Rolle |
| Ablage ohne einheitliches System | Eine nachvollziehbare Ordnerstruktur entwickeln und kommunizieren |
| Doppelte Ablage oder schwer auffindbare Dateien | Schlagwörter, Metadaten und eine leistungsstarke Suchfunktion verwenden |
| Fehlende Regeln für Löschung oder Archivierung von Alt-Daten | Automatisierte Lösch- und Archivierungsprozesse im DMS definieren |
In 5 Schritten zur strukturierten digitalen Dokumentenablage
Die Umstellung auf eine digitale Dokumentenablage mit einem DMS ist kein einmaliger Klick, sondern ein strukturierter Prozess mit vielen ineinandergreifenden Schritten. Diese lassen sich grob in folgende Phasen gliedern:
Schritt 1: Grundlagen schaffen
- Einheitliche Datei- und Ordnerstruktur definieren
- Namenskonventionen und Regeln für Metadaten festlegen
- Zugriffsrechte und Rollen klar definieren
Schritt 2: Bestehende Ablage aufräumen
-
Papierarchive analysieren und systematisch digitalisieren
-
Altdaten bereinigen und in die neue Struktur überführen
Schritt 3: Systemintegration und Automatisierung
- DMS in bestehende IT-Landschaft (z. B. ERP, CRM) einbinden
- Relevante Workflows automatisieren
Schritt 4: Mitarbeitende schulen
- Schulungen zum Umgang mit dem neuen System durchführen
- Change-Management unterstützen und Akzeptanz fördern
Schritt 5: Qualitätssicherung und kontinuierliche Optimierung
- Prozesse regelmäßig überprüfen und anpassen
- Feedback sammeln und für Weiterentwicklungen nutzen
Fazit
Die digitale Dokumentenablage ist mehr als ein technisches Upgrade – sie ist ein zentraler Baustein für effiziente, sichere und transparente Arbeitsprozesse. Wer klare Strukturen schafft und ein passendes DMS einführt, profitiert von schnelleren Abläufen, weniger Fehlern und höherer Compliance.
Mit modernen Lösungen machen Sie sich außerdem intelligente Technologien, wie Intelligent Document Processing (IDP), zunutze, um Ihre Dokumentenprozesse nicht nur digital, sondern auch automatisiert und datengetrieben zu gestalten. Setzen Sie sich also noch heute mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente auseinander und bleiben Sie so langfristig wettbewerbsfähig.
Häufige Fragen zur digitalen Dokumentenablage
Welche Arten von Dokumenten können in einer digitalen Dokumentenablage abgelegt werden?
In einer digitalen Dokumentenablage können nahezu alle Arten von Dokumenten elektronisch gespeichert werden. Dies umfasst beispielsweise Textdokumente wie Word-Dateien oder PDFs, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder, Videos und vieles mehr. Sogar physische Dokumente können durch Digitalisierung (ersetzendes Scannen) in die digitale Dokumentenablage integriert werden.
Wie werden Rechtskonformität und Sicherheit bei der digitalen Dokumentenablage gewährleistet?
Die Sicherheit und Rechtskonformität in einer digitalen Dokumentenablage werden durch individuelle Zugriffsrechte, Verschlüsselung, regelmäßige Backups, Datenschutzrichtlinien, gesetzliche Vorgaben und revisionssichere Archivierung gewährleistet. Digitale Signaturen und Audit-Logs dienen als Nachweis für die Integrität der Dokumente. Diese Maßnahmen sichern Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Dokumente und erfüllen rechtliche Anforderungen.
Wie lässt sich eine digitale Dokumentenablage in bestehende Systeme integrieren?
Gute Dokumentenmanagementsysteme bieten Integrationsmöglichkeiten zu ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen. So können Dokumente automatisch mit Geschäftsvorfällen verknüpft, archiviert oder weiterverarbeitet werden – ganz ohne Medienbruch.
