Auch wenn Sie bisher nur in Großunternehmen Standard ist: Der Einsatz einer digitalen Dokumentenablage lohnt sich für Unternehmen und Organisationen aller Art und jeder Größe.
Digitales Dokumentenmanagement leistet einen großen Beitrag bei der Verbesserung und Erleichterung aller internen Abläufe, aber auch bei der Optimierung der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Denn eine digitale Dokumentenablage ist weit mehr als die simple Speicherung digitaler Dateien in einem klassischen Filesystem. Es handelt sich dabei um eine zentrale digitale Ablage für alle Dateien und Dokumente des Unternehmens, organisiert durch eine Dokumentenmanagement-Software (DMS).
Die digitale Dokumentenablage ermöglicht nicht nur das einfache und schnelle Auffinden von Daten, sondern auch die Versionierung von Dokumenten und deren rechtssichere Aufbewahrung. Die digitale Dokumentenablage sorgt für einen zusätzlichen Effizienzschub, sobald Dokumenten-bezogene Prozesse wie der Rechnungseingang oder das Bewerbermanagement durch Workflows automatisiert werden. So wird eine Rechnung beispielsweise nach der Bearbeitung durch Kollegen A zur Prüfung direkt an Kollegen B weitergeleitet, der zusätzlich noch in einer Aufgabe mitgeteilt bekommt, was er nun genau zu prüfen hat und bis wann.
Abschied nehmen vom Papier
Mittels Collaboration lässt sich zusätzlich Zeit sparen, indem ein Team gemeinsam an einem Dokument arbeiten und in Echtzeit sehen kann, welche Korrektur ein Kollege in dem Moment vornimmt. Muss der Kollege – bevor die anderen weitermachen können – in Ruhe etwas überarbeiten, kann er per Checkout das Dokument so lange für sich exklusiv haben, bis er die Bearbeitung abgeschlossen hat. Das verhindert, dass die Kollegen mit unfertigen Passagen weiterarbeiten.
Wer die digitale Transformation erfolgreich gestalten will, muss also Abschied nehmen. Abschied von eingespielten manuellen Prozessen, Abschied vom geduldigen Papier. Denn auf lange Sicht führt an automatisierten Workflows auf Basis einer digitalen Dokumentenablage kein Weg vorbei. Workflows, die über eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) bereitgestellt werden – wahlweise noch On-Premises im eigenen Rechenzentrum, im Outsourcing bei einem Dienstleister oder zeitgemäß aus der DMS Cloud, was immer populärer wird. Die innovativen DMS-Anbieter präferieren daher inzwischen ganz offensichtlich einen „Cloud First“-Ansatz.
Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen.
Das Organisieren aller wichtigen Informationen und Unterlagen in der digitalen Dokumentenablage bietet klare Vorteile
Von den zahlreichen DMS-Vorteilen profitieren letztlich alle Abteilungen eines Unternehmens im Tagesgeschäft. Suchzeiten reduzieren sich deutlich, da die Dokumente schnell gefunden werden können. Informationen in Dokumenten, die im DMS gespeichert sind, stehen ortsunabhängig bereit – und das natürlich auch unterwegs oder im Homeoffice. Für das Unternehmen insgesamt bringt die digitale Dokumentenablage neben dem schnellen Informationszugriff und den optimierten Arbeits-Workflows vor allem mehr Flexibilität und Transparenz, Fortschritte mit Blick auf Compliance und Risikominimierung, verbesserte Kundenbeziehungen und last not least eine positive Ökobilanz.
Weil mit einer Dokumentenverwaltungssoftware nicht nur digitale Dokumente abgelegt werden können, sondern sich auch Daten aus Papierdokumenten nach der Digitalisierung am Scanner mittels Texterkennung integrieren lassen, macht die Verwendung eines DMS die Papierablage überflüssig. Hinzu kommt, dass die Daten automatisch in andere Anwendungen des Unternehmens integriert werden können, zum Beispiel in das ERP, CRM oder die Buchhaltungssoftware. Nicht zuletzt erhöht sich durch die digitale Dokumentenverwaltung die Kundenzufriedenheit, da der Service durch schnellere Reaktionszeiten ebenfalls verbessert wird.
Rechtskonformität und Sicherheit
Alle Unternehmen sind verpflichtet, sich bei der Dokumentenverarbeitung und -archivierung an die jeweils geltenden nationalen und internationalen rechtlichen Vorgaben zu halten. Dazu ist eine ausreichende Dokumentation nötig. Rechnungen, Personalakten, Patente und Verträge sind sensible rechtliche Angelegenheiten, die es adäquat zu handhaben gilt. Granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff zu sensiblen Dokumenten erhalten und diese auch bearbeiten können. Die Versionierungsfunktion dokumentiert, wer wann was verändert hat.
Alle Unterlagen werden in dem DMS inklusive aller Versionen und Änderungen dokumentiert und fristgerecht aufbewahrt, Rechnungen beispielsweise über die vom Finanzminister geforderten zehn Jahre. Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist werden Dokumente automatisch gelöscht. Verträge beispielsweise dürfen nicht einfach verändert werden. Sollte das doch einmal irrtümlich geschehen, enthält jedes gute DMS für diesen Fall ein Wiederherstellungssystem, mit dem sich ältere Versionen einen Dokuments rekonstruieren lassen.
Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß der rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften aufzubewahren - Stichwort Compliance. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins digitale Archiv verlorengehen darf – und darin erst recht nicht. Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt.
Ein Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, muss garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf das digitale Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz die Befugnis, alle relevanten Unterlagen anzusehen und auszuwerten; dazu gehören auch die Protokolle jeder Veränderung im Archiv und die Verfahrensdokumentation. Die wichtigsten Regelungen haben wir in einem Beitrag zur elektronischen Archivierung für Sie zusammengestellt.
Mit einer digitalen Dokumentenablage die GoBD im Blick behalten
Legt man beispielsweise die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zugrunde, die seit Anfang 2017 in Deutschland für steuerlich relevante Dokumente gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:
- Im Original
- Unverlier- und unveränderbar
- Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
- Maschinell auswertbar
Zudem muss die DMS-Software natürlich auch alle Sicherheitsbestimmungen erfüllen können. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage.
Auf dem Weg zur digitalen Dokumentenablage sind viele große und kleine Schritte notwendig
Es gilt, eine konsistente Datei-Verzeichnisstruktur zu erstellen, Namenskonventionen und Regeln für das Erstellen von Metadaten festzulegen, Zugriffsberechtigungen und Zugriffsregeln zu definieren, die vorhandene Papierablage aufzuräumen, dann zu digitalisieren und dabei die neue digitale Ablagestruktur anwenden.
Ist die digitale Dokumentenablage erst einmal etabliert, werden sukzessive die wichtigen IT-Systeme und -Anwendungen angebunden und entsprechende Workflows aufgesetzt, um Automatismen zu schaffen. Natürlich muss parallel die Belegschaft im Umgang mit dem DMS geschult werden und für die regelmäßige Qualitätssicherung bzw. Optimierung der neuen DMS-Software muss gesorgt sein. Weil deren Einführung im Normalfall eine Einmalaktion ist, empfiehlt es sich, prozessunterstützend erfahrene DMS-Experten zu Rate zu ziehen – sei es der Hersteller selbst, ein spezialisierter Dienstleister oder ein DMS-Berater.
Ergänzend gibt es zahlreiche Checklisten, die eine Übersicht über diese vielen Maßnahmen schaffen und beim Aufbau einer zielführenden Roadmap für das DMS-Projekt helfen. Beispielsweise seien hier genannt:
- die „Starthilfe“ von AIIM-Guru John Mancini „Getting Started with ECM: The Complete List"
- die „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des Bitkom in der aktuellen Version 2.1,
- „10 Critical Steps for Successful ECM Implementation“ der Beraterin Courtney Wulf
- die kostenlosen „5 Tipps für die ECM-Auswahl“
- das kostenlose E-Book „Papierlos in 90 Tagen“
So gerüstet, sollten sich zeitraubende Um- und Irrwege bei der Auswahl und Einführung der digitalen Dokumentenablage-Software vermeiden lassen. Das E-Book „Papierlos in 90 Tagen“ beispielsweise zeigt Schritt für Schritt anhand bewährter Methoden auf, wie sich das Unternehmen in nur drei Monaten digitalisieren lässt – vom ersten Konzept bis zur finalen Inbetriebnahme.
Häufige Fragen zur digitalen Dokumentenablage
Was versteht man unter digitaler Ablage?
Digitale Ablage bezieht sich auf die elektronische Speicherung und Organisation von Dokumenten und Dateien. Statt physischer Aktenordner oder Papierdokumente werden relevante Informationen digital erfasst, gespeichert und über spezielle Software oder Systeme einfach verwaltet und abgerufen.
Was sind die Vorteile einer digitalen Dokumentenablage?
Eine digitale Dokumentenablage bietet verkürzte Suchzeiten, da digitale Dokumente einfach durchsucht werden können, orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Informationen, eine höhere Flexibilität bei der Bearbeitung und Weitergabe von Dokumenten sowie eine verbesserte Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Revisionen. Darüber hinaus trägt die digitale Dokumentenablage zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was positive Auswirkungen auf die Umweltbilanz des Unternehmens hat.
Welche Arten von Dokumenten können in einer digitalen Dokumentenablage abgelegt werden?
In einer digitalen Dokumentenablage können nahezu alle Arten von Dokumenten elektronisch gespeichert werden. Dies umfasst beispielsweise Textdokumente wie Word-Dateien oder PDFs, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder, Videos und vieles mehr. Sogar physische Dokumente können durch Digitalisierung mit einem Scanner in die digitale Dokumentenablage integriert werden.
Wie werden Rechtskonformität und Sicherheit bei der digitalen Dokumentenablage gewährleistet?
Die Sicherheit und Rechtskonformität in einer digitalen Dokumentenablage werden durch individuelle Zugriffsrechte, Verschlüsselung, regelmäßige Backups, Datenschutzrichtlinien, gesetzliche Vorgaben und revisionssichere Archivierung gewährleistet. Digitale Signaturen und Audit-Logs dienen als Nachweis für die Integrität der Dokumente. Diese Maßnahmen sichern Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Dokumente und erfüllen rechtliche Anforderungen.
Was ist bei der Strukturierung der digitalen Dokumentenablage zu beachten?
Bei der Umstellung von einer Papierablage auf eine digitale Dokumentenablage ist es wichtig, eine konsistente Dateiverzeichnisstruktur zu schaffen und verbindliche Regeln für Namenskonventionen und die Erstellung von Metadaten festzulegen. Zudem sollten klare Zugriffsrechte und -regeln definiert werden. Eine sorgfältige Planung und regelmäßige Überprüfung der Struktur kann dabei helfen, Effizienz und Produktivität bei der Verwaltung digitaler Dokumente zu maximieren.
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