Die Digitalisierung verändert Menschen und Organisationen! Das geschieht nicht nur in Bezug auf die Nutzung technischer Möglichkeiten, sondern auch in Bezug darauf, wie Menschen über die Technologie und deren Rolle in ihrem Leben denken. Denn es sind nicht mehr die Menschen, die sich an die Technologie anpassen müssen. Vielmehr passt sich die Technologie an uns Menschen und an unsere Ansprüche und Vorlieben an. Das gestaltet nicht nur unser Arbeitsleben einfacher und komfortabler, sondern führt auch viele alte Vorurteile und Ängste ad absurdum.
Viele Unternehmer haben das durch Pandemie begriffen, waren sie doch gezwungen, Arbeitsabläufe und Geschäftsmodelle zu verändern. Das hat nach Untersuchungen des Digital-Verbands Bitkom auch zu Lerneffekten an der Unternehmensspitze geführt. So haben 8 von 10 Managerinnen und Managern wegen Corona neue Technologien ausprobiert (82 Prozent) und dabei nach eigener Aussage viel über Digitalisierung gelernt (80 Prozent). Ebenso viele (82 Prozent) räumen ein, dass die Corona-Pandemie ihre persönlichen Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung abgebaut habe. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage bei Führungskräften von Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten in Deutschland. Ihnen wird klar: Mit der konsequenten Digitalisierung von Dokumenten legen sie das Fundament dafür, dass ihr Unternehmen in die neue Ära der Digitalisierung durchstarten kann.
Mittlerweile ist die Frage müßig, ob die Automatisierung dank DMS-Einsatz die Digitalisierung vorantreibt …
… oder ob die digitale Transformation den Einsatz von Dokumentenverwaltungssoftware und das Digitalisieren der Dokumente notwendig macht. Beides ist richtig! Die durch Corona noch einmal verstärkte Welle der digitalen Transformation von Unternehmen und Behörden hat neue Maßstäbe in der IT-Welt gesetzt – ganz besonders auch mit Blick auf die Systeme für das Dokumenten- und Enterprise-Content-Management.
Die wechselnden Anforderungen der DMS- bzw. ECM-Benutzer, der ganzheitliche Informationsansatz, die sich dynamisch ändernden Geschäftsfälle, die wachsenden Vorgaben aus Datenschutz und Compliance und nicht zuletzt die neuen Optionen bei der Architektur führen dazu, dass altbewährte DMS-Systeme mithilfe von Clouds modernisiert werden müssen und dass sogar die Existenz der Begrifflichkeiten „DMS“ und „ECM“ in Frage gestellt wird. Die Marktforscher der Gartner Group reden bereits von „Content Services“.
Schlüsselrolle für DMS Clouds
All das erfolgt vor dem Hintergrund, dass Dokumentenverwaltungssoftware weiterhin eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation spielen wird, wenn auch in neuer Ausprägung: SaaS-basiert und skalierbar aus der Cloud, flexibel aus verschiedenen Modulen und Bausteinen unternehmensspezifisch vorkonfiguriert und mit auf die einzelnen User personalisierten Workflows und Bedienoberflächen. Deshalb haben moderne DMS-Anbieter längst entsprechende „DMS Clouds“ im Angebot.
Dass DMS-Systeme auch weiterhin eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation spielen werden, liegt angesichts der vielen DMS-Vorteile bei der digitalen Transformation der Unternehmen und der Arbeitsplätze auf der Hand. Das macht die Digitalisierung von wichtigen Prozessen wie dem sehr schnell sehr deutlich; auch die Digitalisierung vorhandener Papierarchive leistet einen entscheidenden Beitrag dazu. Beispielsweise ist die Versionierung kein Problem mehr: Ein gutes DMS in Kombination mit einer Cloud macht die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich; außerdem wird dokumentiert, wer wann was verändert hat.
Hinzu kommt: Fast jede Phase der digitalen Transformation ist in irgendeiner Weise mit DMS-Software verbunden. Zum Beispiel ermöglicht intelligente Automatisierung jetzt die Organisation von Daten und Arbeitsabläufen in einer Weise, die sich Menschen vor 20 Jahren nie hätten vorstellen können. Die Entwicklungen im Bereich der künstlichen Intelligenz werden künftig die menschliche Interaktion mit Informationen unwiderruflich verändern, wie erste Beispiele bereits zeigen. In der Cloud entstehen zudem regelrechte digitale Ökosysteme auf Basis offener Standards und APIs, um möglichst viele Daten und Informationen so zu nutzen, wie es den größten Nutzen bringt.
Die Zukunft der DMS Clouds
Die Zukunft der DMS Clouds liegt in der sogenannten „Appification“, denn wir Menschen sind bereit, Apps zu installieren, sie anzupassen und zu nutzen, wenn sie einfach zu bedienen und nützlich sind. In den meisten Fällen ist es uns – anders als dem IT-Chef – ziemlich gleichgültig, wo genau unsere Daten gespeichert sind und wie sie verwaltet werden. Aber wir neigen dazu, uns sehr intensiv darum zu kümmern, wie wir die Apps für unsere Zwecke und unsere Bediengewohnheiten anpassen können, wie das Beispiel der Collaboration-Tools zeigt.
Dies Tools stellen Informationen überall und jederzeit in einer kollaborations- und benutzerzentrierten Weise bereit. Die fortschreitende Verwischung der Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben erfordert auch, dass Informationen immer auf einem Gerät verfügbar sind, das die Menschen zu Hause nutzen. Eine moderne DMS Cloud erleichtert dabei den Zugriff auf digitale Dokumente enorm, ohne dass der IT-Chef befürchten muss, dass Datenschutz und Datensicherheit beeinträchtigt werden.
Denn das Thema „Informationssicherheit“ war noch nie so wichtig wie heute, hat es doch für die meisten Menschen oberste Priorität – und es ist mehr denn je ein Treiber für das Business und der zentrale Aspekt bei der Gestaltung von IT-Infrastrukturen. Themen wie Ransomware und andere Hackerangriffe machen das ebenso deutlich wie die Diskussionen um den Umgang mit persönlichen Daten von Facebook & Co.
Die große Frage: SaaS oder Software On-Premises?
Moderne DMS-Software wird heutzutage in zwei unterschiedlichen Formen angeboten: „Software as a Service“ (SaaS) und klassische „Software on Premises“(SoP). SaaS ist allerdings ebenfalls ein Klassiker, denn Time-Sharing, ein Vorläufer von SaaS, wurde bereits in den 1960er Jahren von Firmen wie IBM oder General Electric genutzt, um ihre kostspieligen Mainframes auch im Mittelstand zu vermarkten, indem sich viele Kunden einen Großrechner teilten. Daraus entwickelte es sich mit dem Aufkommen des Internets SaaS in einer Vielzahl von Formen – in Abo-Varianten, diversen Preismodellen, Hosting-Optionen und sogar verschiedenen Produkten, wie z.B. Software inklusive oder ohne Speicher.
Sowohl für Nutzer als auch Anbieter sind Eigenschaften wie Sicherheit, Besitz und Kosten wichtig, denn beide Modelle unterscheiden sich stark voneinander. Bei SaaS „mietet“ der Kunde im Grunde die Software – und sie wird Off-Premises gehostet. Bei SoP hingegen wird die Software gekauft und On-Premises betrieben. SaaS senkt die Einstiegshürde und die anfänglichen Anschaffungskosten; die Daten sind auf Servern außerhalb der eigenen Räumlichkeiten gespeichert und werden dorthin und und an die benötigten Stellen übertragen; auch wenn dies für viele Nutzer gewöhnungsbedürftig ist, ist dieses Modell durch die Anbieter in der Regel bestens abgesichert. Meist sogar besser als im eigenen Haus. Die Gesamtkosten für höherer Sicherheit fallen durch hohe Volumina für den einzelnen Nutzer anteilig sogar geringer aus. SoP hingegen erfordert hohe Anschaffungskosten. Hier müssen sich die Unternehmen allerdings selbst um die Absicherung kümmern. Der Aufwand und die Kosten die hierfür nötig sind, übersteigt sehr schnell die derer bei SaaS und ist meist nur bei sehr speziellen Einsatzszenarien erforderlich und gerechtfertigt.
Der Trend: Unstrukturierte Inhalte
Eines ist auch klar: DMS-Systeme werden mit viel mehr Formen von unstrukturierten Inhalten umgehen müssen. Facebook prognostiziert, dass in Zukunft Videos die Hauptform des Informationsaustauschs sein werden. Unternehmen werden diesem Trend folgen, da ihre Belegschaft aus den Menschen besteht, die das in ihrem Privatleben praktizieren.
Dazu kommt die zunehmende Erwartung der Nutzer, dass Unternehmen ihre Daten möglichst gut schützen. Auch für den IT-Chef kommt eine neue Herausforderung hinzu: den Wert von Daten nachzuweisen. Manche Daten sind nicht oder nur schwer finden – und wenn sie gefunden sind, fehlen praktikable Methoden, ihren Wert zu bestimmen oder sie als wertlos zu klassifizieren.
Zu berücksichtigen ist bei alledem auch das Wachstum temporär wertvoller Informationen. Snapchat ist das ultimative Nutzerbeispiel, aber es gibt auch schon Szenarien innerhalb von Organisationen, in denen Informationen über Plattformen wie Kafka für den einmaligen Gebrauch bereitgestellt werden. All das führt zu mehr Informationen, die durchsucht werden müssen – und zu immer mehr, kaum noch taxierbaren Informationen.
Cloud Dokumentenmanagement: Die Nutzerakzeptanz
Last but noch least steht und fällt der Erfolg von Digitalisierungsprojekten mit der Nutzerakzeptanz des DMS-Systems in der Cloud. Dies sind zwar keine News für alle, die diesen Blog lesen. Aber sie sind äußerst wichtig, wenn es um all die neuen DMS-Features geht, die die Benutzer in den Mittelpunkt rücken. Die gute Nachricht ist, dass die digitale Revolution nicht nur neue Wege im Dokumentenmanagement erfordert, sondern gleichzeitig auch praktikable Lösungen für die Arbeit 4.0 mit sich bringt: Die Apps nutzen mehrere Dokumenten-Repositories und kombinieren strukturierte mit unstrukturierten Daten. Die Auswahl darüber welche Informationen angezeigt werden, erfolgt über die mit jedem Dokument verknüpften Metadaten. Über die Cloud, werden alle Transaktionen schnell, sicher und in Echtzeit umgesetzt.
Bei der Digitalisierung von Dokumenten geht es letztendlich darum, wiederkehrende und standardisierte Tätigkeiten zu automatisieren um so die wertvolle Arbeitskraft und die Motivation der Mitarbeiter bestmöglich einzusetzen und nicht zu vergeuden.
Dies ist kein Komfort, sondern hinsichtlich Wettbewerbsfähigkeit nicht nur jetzt, sondern besonders auch in Zukunft, unbedingt erforderlich.
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