Die fortschreitende Digitalisierung in Unternehmensprozessen nimmt immer mehr zu. Für Unternehmen gehört dabei die Umstellung von Papier und Ordnern auf elektronische Formate zu den wichtigsten und auch greifbarsten Maßnahmen des Digitalisierungsprozesses. Doch gerade deshalb ist diese nachhaltige Änderung des früher gewohnten Büroalltags immer noch mit Unsicherheiten verbunden. Diese Sorgen sind jedoch unbegründet, denn aus unserer langjährigen Erfahrung wissen wir: Die Digitalisierung von Dokumenten bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Warum sich der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem auszahlt, was es zu beachten gibt und wie Sie es am besten angehen, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Übersicht:
- Dokumente digitalisieren – was bedeutet das?
- Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten
- GoBD-konforme Digitalisierung von Dokumenten: Das gilt es zu beachten
- Herausforderungen bei der Umstellung auf digitale Dokumente
- Sicherheit und Datenschutz bei der Digitalisierung von Dokumenten
- Warum sich ein DMS am besten eignet
- Dokumente digitalisieren in 5 Schritten: Ihre Checkliste für den Einstieg
- Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten
Dokumente digitalisieren – was bedeutet das?
Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden analoge Papierdokumente in ein digitales Format umgewandelt. Dabei können verschiedene Technologien zum Einsatz kommen – beispielsweise ein Scanner oder die Kamera eines Smartphones.
In der Praxis herrscht oft noch eine Mischform zwischen physischer und elektronischer Ablage: Papierunterlagen werden in Ordner abgelegt, digitale Daten elektronisch archiviert. Die Konsequenz dieser parallelen Ablage: Der Suchaufwand steigt, nicht selten existieren am Ende mehrere Versionen desselben Dokuments.
Darüber hinaus erfordert die Dokumentendigitalisierung auch eine geeignete Strategie, wenn es um die Verwaltung und das revisionssichere Speichern der Dokumente geht. Daher ist die vollumfängliche Digitalisierung von Dokumenten über ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) die beste Lösung. Nur so profitieren Unternehmen von beschleunigten Geschäftsprozessen und mehr Effizienz, während sie gleichzeitig gesetzliche Vorgaben und Datenschutzrichtlinien einhalten.
Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten
Die Digitalisierung von Dokumenten hält für Ihr Unternehmen in der Praxis zahlreiche Vorteile bereit. Hier die Wichtigsten im Überblick:
Effiziente Workflows: Mitarbeitende finden benötigte Informationen sofort, viele Routineaufgaben werden durch digitale Prozesse automatisiert.
Kostenersparnis: Es entstehen weniger Ausgaben für Papier und Archivierung, ein beschleunigter Zahlungsprozess verbessert den Cashflow Ihres Unternehmens.
Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die weiterhin auf papierbasierte Prozesse setzen, riskieren, von innovativen Mitbewerbern überholt zu werden. Durch die Digitalisierung reagieren Sie schneller auf Kundenbedürfnisse, arbeiten effizienter und sichern sich entscheidende Marktanteile.
Agilität: Ein schneller, ortsunabhängiger Datenzugriff ermöglicht es Ihnen, Kundenanfragen ohne Verzögerung zu bearbeiten – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Geringeres Risiko: Dauerhafte Backups und digitale Archivierung schützen vor Datenverlust. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen lassen sich leichter einhalten.
Mehr Transparenz: Das Management behält dank digitaler Workflows den Überblick und kann bei Prozessproblemen oder Verzögerungen sofort eingreifen.
Produktivität und Zusammenarbeit: Ihre Teams können gleichzeitig und standortübergreifend auf Dokumente zugreifen. Automatisierte Abläufe verringern manuelle Arbeitsschritte und Fehler.
Praxisbeispiel
Alfred Rexroth GmbH
Der Berliner Metallzulieferer Alfred Rexroth GmbH konnte durch die Einführung eines DMS rund 80 % der Arbeit in seiner Dokumentationsabteilung automatisieren. Bereits nach zwei Jahren befanden sich ca. fünf Millionen Dokumente im digitalen Archiv – ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro.
GoBD-konforme Digitalisierung von Dokumenten: Das gilt es zu beachten
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung) definieren, worauf Unternehmen bei der digitalen Erfassung von Papierdokumenten und der anschließenden Archivierung der elektronischen Daten achten müssen. Wichtig ist dabei, den gesamten Scanvorgang in einer internen Verfahrensdokumentation festzuhalten und jedes digitalisierte Dokument mit einem eindeutigen, unveränderbaren Index zu versehen. Die elektronische Kopie muss bildlich mit dem Original übereinstimmen. Nachträgliche Änderungen des Inhalts sind unzulässig bzw. müssen lückenlos protokolliert werden.
Ein strukturiertes Vorgehen und die richtige Software stellen sicher, dass die Digitalisierung GoBD-konform gelingt. Eine geeignete DMS-Software hilft dabei, all diese Anforderungen zu erfüllen:
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Dokumente sicher und unveränderbar archivieren und dabei über eine Versionierung auch die Historie der Dokumentenänderungen speichern,
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Papierbelege beispielsweise mit der Hilfe von Intelligent Document Processing (IDP) automatisiert auslesen und klassifizieren,
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Geschäftsvorfälle über die Belegerkennung teilweise automatisch buchen,
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Dokumente jederzeit schnell auffindbar machen,
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Belege in der Buchhaltung mit dem betreffenden Geschäftsvorfall verknüpfen,
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sämtliche Bearbeitungsvorgänge automatisch protokollieren und wiederkehrende Geschäftsvorfälle automatisieren,
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unbeabsichtigtes Löschen von Dokumenten effektiv verhindern.
Welche Dokumente dürfen digitalisiert werden?
Die GoBD bieten Unternehmen die Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten in digitaler Form zu erfassen und zu speichern. Dazu gehören beispielsweise:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Lieferscheine
- Kontoauszüge
- Gehaltsabrechnungen
- Verträge
- Korrespondenz
- und vieles mehr
Diese Dokumente dürfen in elektronischer Form gespeichert werden, solange bestimmte Anforderungen an die Authentizität, Integrität, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllt sind. Dies erfordert den Einsatz geeigneter Softwarelösungen und die Einhaltung entsprechender Protokolle.
Was darf man nicht digitalisieren?
Bei der Digitalisierung von Dokumenten gemäß den Grundsätzen der GoBD gibt es bestimmte Einschränkungen. Es gibt Dokumente, die Sie im Original aufbewahren sollten, darunter handelsrechtlich relevante Dokumente wie Handelsbücher und Inventare. Auch Notarverträge und Urkunden sowie im Original unterschriebene Dokumente sollten in physischer Form aufbewahrt werden.
Obwohl diese Dokumente häufig bereits in digitaler Form akzeptiert werden, ist die Gesetzeslage in dieser Hinsicht nicht immer eindeutig. Um auf der sicheren Seite zu sein, ist es ratsam, die spezifischen Anforderungen für Ihr Unternehmen und Ihre Branche zu berücksichtigen. Im Zweifelsfall sollten Sie in Erwägung ziehen, sich rechtlich beraten zu lassen, um festzustellen, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen.
Übrigens: Einen Großteil der Papierdokumente können Sie nach dokumentierten Verfahren rechtssicher digitalisieren und anschließend vernichten: Dieser Prozess wird „ersetzendes Scannen“ genannt.
Herausforderungen bei der Umstellung auf digitale Dokumente
Die Umstellung auf digitale Dokumente bietet Unternehmen zweifellos viele Vorteile, kann jedoch auch mit Herausforderungen verbunden sein. Denken Sie daher rechtzeitig an die möglichen Stolpersteine, die bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems auftreten können. Wir haben Ihnen nachfolgend die Häufigsten aufgeführt und zeigen Ihnen, wie Sie diese bewältigen können.
1. Angst vor Veränderung
Die Umstellung bedeutet zunächst vor allem eines: Veränderung. Und dem stehen bekanntlich viele Menschen zunächst skeptisch gegenüber. Mitarbeitende, die seit Jahren an papierbasierte Prozesse gewöhnt sind, zögern möglicherweise, sich auf digitale Workflows einzulassen.
Lösung: Gutes Change-Management ist gefragt. Umfassende Schulungen und die Information der Mitarbeitenden über die Vorteile digitaler Dokumente können helfen, mögliche Widerstände abzubauen. Schaffen Sie außerdem ein positives Umfeld für die Akzeptanz von Veränderungen in Ihrem Unternehmen, indem Sie Ihr Team frühzeitig in den Umstellungsprozess einbeziehen.
2. Technische Herausforderungen
Die Integration eines DMS in bestehende IT-Infrastrukturen kann technische Herausforderungen mit sich bringen. Dabei sind vor allem die Kompatibilität von Systemen und eine reibungslose Datenmigration entscheidend.
Lösung: Eine sorgfältige Planung und die Zusammenarbeit mit erfahrenen IT-Profis können dabei helfen, technische Herausforderungen zu bewältigen. Gehen Sie bei der Implementierung außerdem schrittweise vor und führen Sie regelmäßige Tests durch, um mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
3. Investitionskosten
Die anfängliche Investition in die Digitalisierung von Dokumenten, einschließlich der Anschaffung von Software und Hardware, kann als kostenintensiv wahrgenommen werden.
Lösung: Denken Sie langfristig und berücksichtigen Sie die potenziellen Kosteneinsparungen durch die Digitalisierung. Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse kann dabei helfen, die langfristigen Vorteile zu verdeutlichen.
4. Datenschutz
Der Schutz sensibler Daten und Dokumente spielt in Unternehmen aller Branchen eine entscheidende Rolle. Die Angst vor Datenverlust oder Sicherheitslücken kann daher die Digitalisierung wichtiger Dokumente behindern.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung implementieren, die eine sichere Speicherung ermöglicht und allen Datenschutzbestimmungen entspricht. Auch die Schulung Ihrer Mitarbeitenden in bewährten Sicherheitsverfahren kann eine wichtige Schutzmaßnahme sein.
Im Folgenden finden Sie weitere Best Practices, um die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten während des Digitalisierungsprozesses zu gewährleisten.
Sicherheit und Datenschutz bei der Digitalisierung von Dokumenten
Von einem Gedanken sollten Sie sich schnell verabschieden: wichtige Papierdokumente wahllos einzuscannen und sie unsortiert auf einem Server abzulegen. Das wäre nicht nur ineffizient, sondern würde auch erhebliche Risiken für die Sicherheit sensibler Daten bedeuten. Bei der Digitalisierung von Dokumenten ist es unerlässlich, angemessene Schutzmaßnahmen zu ergreifen, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer digitalen Dokumente zu gewährleisten. Achten Sie daher während des Digitalisierungsprozesses auf die folgenden Sicherheitsvorkehrungen, ein DMS hilft Ihnen dabei:- Zugriffskontrollen: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf Ihre digitalen Dokumente erhalten. Implementieren Sie dazu klare Zugriffsrechte und -rollen, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können.
- Verschlüsselung: Verschlüsseln Sie digitale Dokumente sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung. So stellen Sie sicher, dass die Dokumente auch im Falle eines Datenlecks oder unbefugten Zugriffs geschützt sind.
- Sichere Speicherung: Wählen Sie sichere Speicherlösungen für Ihre digitalen Dokumente. Cloud-Speicher und Datenserver sollten über strenge Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um die Daten vor Bedrohungen oder Verlust zu schützen.
- Backups: Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßige Backups Ihrer digitalen Dokumente erstellen. Dies gewährleistet die schnelle Wiederherstellung Ihrer Daten, damit Sie wieder zügig Ihrem Arbeitsalltag nachgehen können.
- Datenschutzbeauftragte: Die Benennung von Datenschutzbeauftragten kann hilfreich sein, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in Ihrem Unternehmen zu überwachen und sicherzustellen.
- Regelmäßige Sicherheitsaudits: Führen Sie regelmäßige Sicherheitsaudits durch, um potenzielle Schwachstellen schnellstmöglich zu identifizieren und zu beheben.
- Incident Response Plan: Entwickeln Sie außerdem einen Notfallplan für den Umgang mit Datenschutzverletzungen. Dadurch können Sie bei Bedarf schnell und angemessen auf Sicherheitsvorfälle reagieren.
Übrigens: Laut Bitkom Digital Office Index berichten über 50 % der Unternehmen, dass sich ihre Datensicherheit durch digitale Dokumente verbessert hat:
- Compliance-Richtlinien lassen sich leichter einhalten.
- Das Risiko von Dokumentenverlusten sinkt deutlich.
Warum sich ein DMS am besten eignet
Grundsätzlich lassen sich digitale Dokumente in fast jeder Unternehmenssoftware ablegen – etwa in ERP-Systemen oder Dateiordnern. Doch ohne klare Struktur wird das schnell unübersichtlich: Verschiedene Ablagelogiken, doppelte Versionen und fehlende Suchfunktionen erschweren die Arbeit. Ein dediziertes Dokumentenmanagementsystem schafft Abhilfe. Es bietet:
- Durchdachte Such- und Filterfunktionen
- Klare Strukturierung und Versionierung
- Flexibel anpassbare Workflows und Formulare
- Intuitive und effektive Zusammenarbeit
- Rechtssichere Verwaltung und Archivierung
- Integration in viele Geschäftsanwendungen
- Intuitive Benutzeroberflächen – auch für standortübergreifende Teams
Ob cloudbasiert oder lokal installiert: Entscheidend ist, dass das DMS zu Ihren Anforderungen passt – technisch wie organisatorisch. Nehmen Sie sich also genügend Zeit, Ihre Anforderungen an ein DMS zu definieren und mit den Funktionalitäten potenzieller DMS-Lösungen abzugleichen.
Dokumente digitalisieren in 5 Schritten: Ihre Checkliste für den Einstieg
- Ist-Analyse und Ziele definieren: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuellen Dokumentenprozesse. Legen Sie klare Ziele für die Digitalisierung fest und prüfen Sie rechtliche Anforderungen (z. B. GoBD-konforme Archivierung).
- Geeignete Hardware und Software auswählen: Entscheiden Sie sich für leistungsfähige Scanner und ein passendes Dokumentenmanagementsystem. Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit und darauf, dass die Lösung mit Ihrer IT-Infrastruktur kompatibel ist.
- Dokumente systematisch digitalisieren: Scannen Sie Ihre Papierakten schrittweise und übertragen Sie bestehende digitale Dateien in das DMS. Richten Sie einheitliche Strukturen, Indexfelder und automatische Workflows ein, um die Dokumente geordnet abzulegen. Intelligent Document Processing (IDP) ist dabei ein starkes Werkzeug.
- Mitarbeitende schulen und Change-Management betreiben: Informieren und schulen Sie Ihr Team frühzeitig im Umgang mit dem neuen System. Kommunizieren Sie die Vorteile der digitalen Arbeitsweise klar, um Akzeptanz zu schaffen. Beziehen Sie alle Beteiligten in den Veränderungsprozess ein.
- Rollout und kontinuierliche Optimierung: Führen Sie die neue Dokumentenverwaltung im gesamten Unternehmen ein. Überwachen Sie den Nutzen (z. B. Zeitersparnis, Kostenreduzierung) und passen Sie Prozesse bei Bedarf an. Nutzen Sie Feedback der Mitarbeitenden, um das System laufend zu verbessern.
Fazit
Wer Dokumente digitalisiert, legt den Grundstein für effizientere Prozesse, bessere Auffindbarkeit und mehr Compliance. Doch der Weg dorthin ist mehr als nur ein technisches Projekt – er erfordert klare Strukturen, die richtigen Tools und vor allem: Mitarbeitende, die mitziehen. Die gute Nachricht: Der Einstieg ist leichter, als viele denken. Mit einem passenden Dokumentenmanagementsystem lassen sich erste Schritte schnell umsetzen, der langfristige Mehrwert zeigt sich meist schneller, als Sie denken.
Disclaimer: Alle Inhalte dieses Beitrags wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische Beratung dar und können und sollen insofern eine solche nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten
Was bedeutet Dokumentendigitalisierung?
Die Digitalisierung von Dokumenten bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung analoger Dokumente in digitale Formate, um die Effizienz und Zugänglichkeit von Informationen zu verbessern. Dabei werden physische Dokumente wie Papierunterlagen gescannt, erfasst und als elektronische Dateien gespeichert. Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente in einem digitalen Umfeld zu verwalten und auf sie zuzugreifen.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung von Dokumenten?
Die Digitalisierung von Dokumentenverbessert die Effizienz durch leicht zugängliche und durchsuchbare Dokumente, reduziert Kosten für Lagerung und Papier, fördert die Zusammenarbeit über Standorte hinweg, erhöht die Datensicherheit und ermöglicht die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Integration mit anderen Systemen. Insgesamt schafft die Digitalisierung eine effektivere und agilere Geschäftsumgebung.
Sind digitale Dokumente rechtsgültig?
Ja, digitale Dokumente sind rechtsgültig, wenn sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Dazu gehören Authentizität, Integrität und Unveränderbarkeit. Technologien wie elektronische Signaturen und sichere Speicherung gewährleisten dies. Rechtliche Rahmenbedingungen wie die DSGVO und die GoBD müssen beachtet werden. Es ist ratsam, rechtlichen Rat einzuholen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Eine Vielzahl von Dokumenten kann digitalisiert werden, darunter Papierdokumente wie Verträge, Rechnungen, Korrespondenz, Protokolle, Genehmigungsformulare und vieles mehr. Sowohl physische Dokumente wie Papierunterlagen als auch bereits vorhandene elektronische Dokumente können in digitale Formate umgewandelt werden. Die Digitalisierung ermöglicht die Zusammenführung und Verwaltung dieser Dokumente in einem einheitlichen digitalen Format.
Wie werden Dokumente digitalisiert?
Die Digitalisierung von Dokumenten erfolgt durch Scannen oder Umwandeln in digitale Formate. Anschließend werden sie indexiert, um ihre Auffindbarkeit zu verbessern. Software-Lösungen mit OCR und Versionierung erleichtern den Prozess. Unveränderbarkeit und Sicherheit der Dokumente sind wichtig. Durch diese Schritte können Unternehmen ihre Dokumente erfolgreich digitalisieren und von den Vorteilen einer digitalen Dokumentenverwaltung profitieren.
