Keine Rechnung bleibt liegen
Intensiv betreut durch das Systemhaus wurde in der Finanzbuchhaltung mit dem DocuWare-Einsatz begonnen und als erstes ein Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen installiert. Früher wanderten die Belege in Umlaufmappen durchs Haus, oft war schwer nachvollziehbar, wo sie sich gerade befanden. Heute werden die Rechnungen entweder gescannt oder automatisch aus dem E-Mail-Postfach abgeholt, verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Beim anschließenden Workflow weist die Buchhaltung nach einer ersten Kontrolle die Belege den verschiedenen Abteilungen zu, wo sie geprüft werden. Eine eingebaute Eskalationsstufe sorgt dafür, dass keine Rechnung unbeachtet liegen bleibt. Der Workflow endet, sobald der Beleg abschließend in der Buchhaltung sachlich geprüft und bei einer Freigabe automatisch gebucht und archiviert ist.
Bei alfred rexroth werden heute im elektronischen Dokumenten-Pool aber nicht nur Belege aus der Buchhaltung gespeichert, sondern tatsächliche alle Unterlagen, die in den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen anfallen: Personaldokumente ebenso wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Materialprüfzeugnisse, Fertigungsbegleitschreiben, Normen oder auch Zeichnungen. Durch die Schnittstelle zum ERP-System wird alles, was archiviert werden soll, automatisch verschlagwortet und in DocuWare gespeichert. Die Mitarbeiter müssen sich darum nicht aktiv kümmern. Papierunterlagen werden gescannt und archiviert. Über die bequeme Volltextsuche können alle Berechtigten aus den verschiedenen Abteilungen auf die Dokumente zugreifen.
Kunde erhält mit der Ware sofort die Dokumentation
Besonders hilfreich ist dies für die Zusammenstellung der umfangreichen Dokumentation, die dem Kunden für jedes gefertigte Produkt zur Verfügung gestellt werden muss. Dafür wurde ein Workflow eingerichtet, der startet, sobald ein Lieferschein für ein fertiges Produkt ausgedruckt wird. Sobald der Mitarbeiter die durch den Workflow zusammengefügte Akte überprüft und freigegeben hat, wird sie automatisch per E-Mail an den Kunden geschickt. So ist die Dokumentation bereits beim Kunden, wenn dort die Ware samt Lieferschein eintrifft. Nach Einschätzung von Michael Schieben ist heute rund 80 Prozent der Arbeit in der Dokumentationsabteilung automatisiert.
Nach gut zwei Jahren DocuWare-Einsatz befanden sich Ende 2020 bereits rund fünf Millionen Dokumente im Archiv. Die teils sehr langen Aufbewahrungsfristen – bei Turbinen sind es beispielsweise 50 Jahre – sind problemlos einzuhalten. Die Digitalisierung wird bei alfred rexroth weiter vorangehen: Das größte Projekt ist die vollständig papierlose Fertigung, die man innerhalb von drei Jahren realisieren will. An den Maschinen sollen dann beispielsweise die Einrichtepläne digital zur Verfügung stehen ebenso wie die Wartungspläne, deren korrekte Einhaltung durch Workflows abgesichert wird.
