Digital Workplace

Die Digitalisierung der Arbeitswelt verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten in rasender Geschwindigkeit. Der Arbeitsplatz ist nicht länger nur ein physischer Ort, den Arbeitnehmer aufsuchen. Stattdessen arbeiten Unternehmen immer stärker über digitale Plattformen zusammen, auf die sie von überall zugreifen können, solange eine Internetverbindung besteht. Fertig ist der Digital Workplace. Unter einem Digital Workplace ist aber nicht etwa eine lose Aneinanderreihung von Tools zu verstehen. Um wirklich von einem Digital Workplace zu profitieren und messbar bessere Ergebnisse zu erzielen, muss dieser strukturiert aufgesetzt und implementiert werden. Das beginnt mit dem Verständnis, was einen digitalen Arbeitsplatz ausmacht. Dieses Wissen vermitteln wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist ein Digital Workplace?

Digital Workplace vs. Digital Workspace: Was ist der Unterschied?

Welche Trends bestimmen den Digital Workplace?

Was sind die Vorteile eines Digital Workplace?

Welche Herausforderungen gibt es bei der Umsetzung des Digital Workplace?

Welche Funktionen sollte ein Digital Workplace mitbringen?

So führen Sie in 6 Schritten einen Digital Workplace ein

Kundenerfolgsgeschichten

Testen Sie Ihren Bedarf – Profitiert Ihr Unternehmen von einem Digital Workplace?

Checkliste zur Bewertung von Digital Workplace-Anbietern

Die häufigsten Fragen zum Digital Workplace

Wenn es um Themen wie die Digitalisierung der Arbeitswelt und New Work geht, ist dabei auch immer öfter vom Digital Workplace, also dem digitalen Arbeitsplatz, die Rede. Aber was bedeutet das eigentlich genau? Allgemein gesprochen ist ein digitaler Arbeitsplatz eine cloudbasierte Arbeitsplattform, mit der Unternehmen ihre kompletten Workflows in den virtuellen Raum verlagern.

Der Digital Workplace enthält alle Anwendungen, Daten, Tools und Kollaborationsfunktionen, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen. Diese elektronischen Funktionen sind miteinander verknüpft und arbeiten nahtlos zusammen. Steuerbar sind sie über eine sichere und einheitliche Online-Oberfläche, auf die Arbeitnehmer mit ihren entsprechenden Endgeräten zugreifen können. So entsteht ein papierloses Büro, das an jedem Ort und zu jeder Zeit ohne Kompromisse einsatzbereit ist.

Digital Workplace oder Digital Workspace? Bei der stetig zunehmenden Quantität neuer Begriffe kann man schon mal durcheinander kommen. Noch dazu wenn sie ähnlich klingen. Meinen die beiden Bezeichnungen vielleicht sogar wirklich dasselbe – oder gibt es eine Differenzierung? Tatsächlich sprechen wir hier von zwei unterschiedlichen Ansätzen. So ist ein Digital Workplace eine Online-Oberfläche mit Daten, Tools und Kollaborations-Features für Mitarbeiter eines Unternehmens. Diese Funktionen sind untereinander vernetzt und arbeiten so nahtlos zusammen. Das Ergebnis dieser Plattform zur Abbildung ganzheitlicher Workflows ist ein papierloses Office, das den in die Arbeitsprozesse Involvierten zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung steht.

Diese Punkte kumulieren die Definition eines Digital Workplace:

• Eine digitale Oberfläche für alle Mitarbeiter
• Zentralisierte Speicherung für Daten und Dokumente
• Integration unternehmerischer Automatisierungsprozesse
• Definition einer digitalen Unternehmensstrategie und -kultur
• Einbindung physischer Geräte wie Laptops und mobiler Devices

Als Teil eines Digital Workplace versteht man hingegen unter einem Digital Workspace einen virtuellen Raum zur Zusammenarbeit. Somit definiert sich der Digital Workspace als digitales Pendant zu einem Offline-Arbeitsplatz.

Hier zusammengefasst Merkmale eines Digital Workspace:

• Der Digital Workspace ist Teil eines Digital Workplace
• Ein Ersatz für physische Arbeitsplätze in virtueller Form
• Einsatz Software-basierter Lösungen und digitaler Tools

Ein Digital Workspace ist letztendlich also so etwas wie ein digitaler und kollektiver Konferenzraum, in dem sich Teams über kollaborative Tools treffen. Daneben wird ein Digital Workplace als persönliches Tool nur von einem Mitarbeiter genutzt, der dabei seine Aufgaben über Programme und Geräte erledigt.

Mit der Corona-Pandemie hat sich schlagartig verändert, wie wir alle zusammenarbeiten. Viele Arbeitnehmer gehen inzwischen weitgehend im Homeoffice ihrer Tätigkeit nach und steuern betriebliche Workflows von zu Hause aus. Das befeuert Trends wie die Digitalisierung der Arbeitswelt. Mobiles Arbeiten wird durch die Vernetzung über digitale Tools wie Chatmodule, Corporate Social Networks und Videoconferencing-Systeme unterstützt, ebenso kollaboratives Arbeiten. In der Gesamtheit führt das letztlich dazu, dass Unternehmen einen digitalen Arbeitsplatz einrichten. Kurzum: Arbeit 4.0.

In zahlreichen Unternehmen ist der Digitalisierungsgrad allerdings bei weitem noch nicht so weit fortgeschritten. Nur wenige Mitarbeiter können von sich behaupten, über einen richtigen digitalen Arbeitsplatz zu verfügen, der auch noch alle Sicherheitsstandards erfüllt. Statt in einer einheitlichen und zentralen Plattform wird häufig in verschiedenen Programmen gearbeitet, die nicht miteinander vernetzt sind und keine Daten austauschen. Das ist zeitaufwändig und ineffizient. Wussten Sie, dass Ihre Mitarbeiter täglich bis zu 60 Minuten allein mit dem Hin-und-Her-Switchen zwischen verschiedenen Anwendungen beschäftigt sind?

Hinzu kommt, dass es die bestehenden digitalen Ordnerstrukturen nicht immer zulassen, benötigte Dokumente schnell zu finden. Oft finden sich auf den Servern zudem verschiedene Versionen ein- und desselben Dokuments. Das macht alles noch komplizierter. Um künftig ortsunabhängig flexibel, produktiv und effizient agieren zu können, sollten sich Remote-Arbeiter solchen Problemen aber eigentlich gar nicht mehr stellen müssen. Stattdessen sollten sie zuverlässig und schnell auf die richtigen Informationen zugreifen können – innerhalb einer einheitlichen Nutzeroberfläche, über die sie mit ihren Kollegen mit wenigen Klicks auf verschiedenste Arten kommunizieren können: im Nachrichtenfeed, im Chat oder per Videokonferenz. So entstehen fehlerfreie, effiziente und schlanke Prozesse.

Völlig unabhängig davon, ob Teammitglieder in verschiedenen Städten, im gleichen Büro oder im Homeoffice arbeiten – mit einem digitalen Arbeitsplatz funktionieren alle Prozesse immer so, als säße man sich direkt gegenüber. Das ist der wohl entscheidendste Vorteil eines Digital Workplace.

Ein weiterer Pluspunkt: Mitarbeiter wollen künftig flexibel und ohne Einschränkungen zwischen Büro und Homeoffice wechseln können. Also ist das Angebot eines Digital Workplace ein wichtiger Faktor, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Und das ist Gold wert. Denn zufriedene Arbeitnehmer sind nicht nur loyaler, sie sind auch motivierter – was wiederum mit spürbaren Effizienzsteigerungen einhergeht.

Auch aus Sicht der Prozessoptimierung bietet ein perfekt eingerichteter Digital Workplace Unternehmen erhebliche Vorteile:

• Einfacherer Zugang zu Informationen: Der Digital Workplace löst innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens kleinteilige Insellösungen ab, die nicht immer gut miteinander harmonieren. Da hier außerdem ein automatisierter Datenaustausch fehlt, müssen Informationen oft von einem System ins nächste kopiert werden, was zeit- und fehleranfällig ist. Mit einem Digital Workplace gehört dies der Vergangenheit an.
• Automatisierung: Mit einem Digital Workplace lassen sich einfache, repetitive Prozesse, die oft viel zu viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen, automatisieren. Etwa die Freigabe von Dokumenten oder wiederholte Dateneingaben. So können sich Arbeitnehmer besser auf die komplexeren Aufgaben in ihrem Job konzentrieren.
• Sicherheit und Datenschutz: Damit auf einzelne Systembereiche nur Mitarbeiter Zugriff erhalten, die auch dafür autorisiert sind, lassen sich individuelle Nutzerrechte einrichten. Das ist der entscheidende Vorteil des papierlosen Büros: Bei einer Akte aus Papier können keine Zugangsbeschränkungen vergeben werden. Sie wird oft bedenkenlos weitergereicht, was in puncto Datenschutz durchaus problematisch sein kann.
• Besserer Informationsaustausch zwischen den Beteiligten: Die in die Digital Workplace-Systeme integrierten Social Media-Elemente erleichtern die Zusammenarbeit im virtuellen Raum. Mitarbeiter können sich per Knopfdruck zusammenschalten und sich so austauschen, als säßen sie im gleichen Büro.
• Höhere Transparenz: Ein Digital Workplace schafft eine transparentere Arbeitsumgebung, in der alle Teammitglieder jederzeit den Status jedes Projekts oder jeder Aufgabe, an der sie beteiligt sind, verfolgen können. Teamleiter können Aufgaben zuweisen und Fristen festlegen. Auch Freigabeprozesse lassen sich steuern. So können überflüssige Meetings oder Absprachen vermieden werden und die Teammitglieder können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

• Geringere IT-Kosten: Unternehmen, die ihren Digital Workplace über eine Cloud-Software steuern, reduzieren außerdem ihre IT-Kosten: Aufgaben wie Anwendersupport, Programmierung oder IT Security werden kostengünstig vom Software-Anbieter übernommen. Auch Upgrades werden automatisch aufgespielt, sodass Anwender immer über die neueste Version ihres Systems verfügen.

Mal im Büro arbeiten, mal von zu Hause und mal in der Bahn: Diese Flexibilität bietet ein Digital Workplace. Allerdings sind mit der Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes auch gewisse Herausforderungen verbunden. Zum Beispiel entsteht ein Modern Workplace nicht über Nacht. Denn Unternehmen müssen zunächst eruieren, welche Software angeschafft werden soll. Das ist nicht immer ganz leicht, da der Markt an Business-Tools extrem breit gefächert und stark zerklüftet ist. Außerdem unterscheiden sich die einzelnen Lösungen zum Teil erheblich in ihrer Funktionsbandbreite. Um hier die individuell richtige Wahl zu treffen, empfiehlt es sich, die Wunsch-Software mit einem kostenlosen Demo-Zugang zu testen. Des Weiteren helfen Whitepaper, Case Studies und eine persönliche Beratung der favorisierten Anbieter.

Ein ganz zentraler Punkt, der bei Auswahl der richtigen Tools zu hinterfragen ist: Kommuniziert das Wunschsystem über Schnittstellen auch mit fachspezifischen Softwarelösungen, die bereits in den einzelnen Fachabteilungen zum Einsatz kommen? Lassen sich diese in den Digital Workplace integrieren? Das ist von enormer Bedeutung. Denn nur, wenn zum Beispiel innerhalb der kompletten Software-Infrastruktur nahtlos Daten ausgetauscht werden können, ist der Effizienzzugewinn eines Digital Workplace wirklich spür- und messbar. Ansonsten müssen Fachabteilungen im Zweifel doch wieder Dokumente und Informationen von dem einen ins andere Tool kopieren. Und genau das sollte ja mit der Einrichtung eines Digital Workplace vermieden werden.

Eine weitere Herausforderung beim Einrichten eines Digital Workplace: Die Mitarbeiter müssen „mitgenommen” werden und in die Arbeit 4.0 eingeführt werden – was ein gutes Change Management erforderlich macht. Das betrifft nicht nur die Einführung und Anwendung neuer Tools, sondern auch die Einleitung mobiler Arbeitsweisen, flexibler Arbeitszeitmodelle und moderner Bürokonzepte. In sehr konservativen Bereichen macht die Einführung eines Digital Workplace einen Wandel der kompletten Unternehmenskultur erforderlich, weil Abstimmungswege und ganze Workflows unter Umständen neu gedacht werden müssen.

Das kann Widerstände hervorrufen, denn Neuerungen gehen immer mit Ängsten einher, weil sie Mitarbeiter aus ihrer Komfortzone herauskatapultieren. Umso wichtiger ist es, den Arbeitnehmern Neuerungen nicht einfach zu verordnen, sondern sie bei dem Prozess der Erneuerung mit einzubeziehen. Das beinhaltet, die Pläne offen zu kommunizieren, Vor- und Nachteile zu beleuchten, Fragen zu beantworten und auch offen für die Ideen aus der Mitarbeiterschaft zu sein. Dann bekommen Arbeitnehmer das Gefühl, aktiv zur neuen Unternehmenskultur beigetragen zu haben und stehen ohne Wenn und Aber dahinter.

Ist der Digital Workplace eingerichtet, gewährleistet er einen fließenden Übergang zwischen Remote-Arbeit im Homeoffice und der Präsenzarbeit im Büro. Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein? Zunächst einmal kommt es auf die richtige Hardware für jeden Mitarbeiter an. Dazu gehören zum Beispiel ein Laptop, ein Headset und eine Webcam.

Softwareseitig setzt ein Digital Workplace für den einzelnen Mitarbeiter den zentralen Zugang zu allen Informationen voraus, die während des Arbeitsalltags für ihn relevant sind. Wichtig dabei ist, dass alle benötigten Daten und Dokumente schnell und einheitlich auffindbar sind. Mit verschiedenen Dokumentenversionen zu arbeiten und immer aktuellen Daten hinterherzujagen, ist bei einem digitalen Arbeitsplatz keine Option.

Dazu kombiniert ein Digital Workplace alle Systeme in einer einheitlichen Oberfläche: Intranet, E-Learning-Plattformen, ein Dokumentenmanagement System, Soziale Medien, Collaboration Tools und eine Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM) zum Beispiel. Auf dieser zentralen Plattform werden alle Daten bereitgestellt und über ein einheitliches Interface gesteuert.

>Dazu müssen nicht nur alle Daten digitalisiert und in den Digital Workplace integriert werden. Der Digital Workplace muss auch alle hauseigenen Workflows eines Unternehmens eins zu eins abbilden. Nur dann ist ein störungsfreies, nahtloses und effizientes Arbeiten möglich.

Was die Usability der Anwender außerdem positiv beeinflussen kann: Der digitale Arbeitsplatz sollte Möglichkeiten zur Individualisierung der Benutzeroberfläche bieten. Zum Beispiel, indem überflüssige Schaltflächen einfach abgeschaltet werden können. Das vereinfacht die Bedienung erheblich und stärkt die Akzeptanz bei der Anwendung.

Die Einführung eines Digital Workplace sollte nicht unüberlegt erfolgen, sondern Schritt für Schritt. Immerhin müssen viele Eckpunkte bedacht werden: Von der Auswahl der richtigen Software über die Kostenkalkulation bis hin zur Schulung von Mitarbeitern und der Etablierung neuer Arbeitsstrukturen und Abläufe. Hierbei sind die folgenden Schritte zu beachten:

1

Den Ist- und Soll-Zustand bestimmen

Schauen Sie sich zunächst genau an, wie Ihr Unternehmen derzeit bezüglich eines digitalen Arbeitsplatzes aufgestellt ist: Wie stellt sich der Ist-Zustand Ihrer digitalen Infrastruktur dar? Aus dieser Zustandserhebung können Sie nun konkrete Handlungsbedarfe ermitteln: Wohin soll sich das Unternehmen in digitaler Hinsicht entwickeln? Welche Ziele wollen Sie mit dem höheren Digitalisierungsgrad und der Einrichtung eines Digital Workplace erreichen? Definieren Sie diese möglichst konkret.

Hier ein paar Beispiele dazu:

• Der Digital Workplace soll die Produktivität des Unternehmens steigern und Kosten und mögliche Fehlerquellen reduzieren.
• Die virtuelle Zusammenarbeit soll durch den Digital Workplace gefördert werden.
• Hinzu kommen Faktoren wie eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, die durch performante digitale Prozesse begünstigt werden.

Hinterfragen Sie nun, welche Anwendungen Sie benötigen, um diese Ziele zu erreichen.

2

Den richtigen Anbieter wählen

Das aus den Vorüberlegungen entstandene Lastenheft erleichtert es Ihnen, im Markt nach Softwarelösungen Ausschau zu halten, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen. Gleichen Sie Ihre Wunschvorstellungen genau mit den Angeboten verschiedener Lösungsanbieter ab. Recherchieren Sie dazu auf den Webseiten der einzelnen Anbieter und auf Vergleichsplattformen. Nehmen Sie außerdem an kostenlosen Softwaredemos teil und hinterfragen Sie im persönlichen Gespräch mit Beratern sehr genau, ob das jeweilige System Ihre Bedürfnisse erfüllt. Haken Sie dazu Punkt für Punkt ab und entscheiden sich für das Tool, mit dem sich Ihre Ziele perfekt umsetzen lassen.

Wichtig dabei ist: Entscheiden Sie sich nicht für eine Software von der Stange, sondern eruieren Sie, welcher Softwareanbieter seine Lösung so auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden kann, damit sie genau die Performance erhalten, die Sie sich von einem Digital Workplace versprechen. Gefragt ist hierbei ein konkretes Konzept des Systemlieferanten, das auch für hochspezifische Herausforderungen Lösungen bieten sollte. Im Idealfall erhalten Sie sämtliche Funktionen inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand.

3

Der Integrations- und Migrationsprozess

Der passende Anbieter ist ausgewählt? Sehr gut! Im nächsten Schritt erfolgt die Implementierung des Systems. Dabei wird Sie der Lösungsanbieter Ihrer Wahl Schritt für Schritt unterstützen. Er übernimmt die Einrichtung des neuen Systems und erledigt die Anbindung des Tools an bereits bestehende Softwaresysteme über Schnittstellen. Nun steht die Grundfassade Ihres Digital Workplace. Im nächsten Schritt muss dieser mit Daten gefüllt werden. Dazu müssen analoge Informationen digitalisiert, migriert und richtig abgelegt werden.

4

Rollen- und Zugriffsberechtigungen einrichten

In Schritt Nummer vier kommen Ihre Mitarbeiter ins Spiel. Definieren Sie in dem Digital Workplace für jeden Nutzer individuelle Zugriffsberechtigungen. Das ist wichtig, damit Anwender in dem Tool nur die Informationen abrufen können, für die sie laut ihrer Rolle im Unternehmen auch berechtigt sind. Legen Sie dazu im Backend genau fest, welche Details für den einzelnen Benutzer über die Benutzeroberfläche abrufbar sein sollen und welche nicht.

5

Holen Sie die Mitarbeiter ins Boot

Nun ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeiter zu schulen. Dazu erhalten in der Testphase zunächst ein paar wenige Mitarbeiter den Zugriff auf das System. Diese prüfen noch einmal alle Funktionen auf eventuelle Fehler und Probleme bei der Usability. Im nächsten Schritt können diese User als Superuser andere Mitarbeiter schulen und ihnen bei Anwendungsfragen mit Rat und Tat zur Seite stehen.

6

Testphase beendet – der Digitale Workplace geht an den Start

Nach dem Ausmerzen der Kinderkrankheiten des Systems und sobald Ihre Mitarbeiter nach und nach Sicherheit mit der Anwendung erlangt haben, ist es Zeit für den Launch des Systems. Der Digital Workplace kann nun für die praktische Anwendung im Alltag freigeschaltet werden. Mission accomplished.

Der Digital Workplace ist in den letzten Jahren zu einem unverzichtbaren Bestandteil vieler moderner Unternehmen geworden. Er bietet allen Beschäftigten die Möglichkeit, flexibel und effizient zu arbeiten – unabhängig davon, wo sie sich gerade aufhalten. Ein gut gestalteter Digital Workplace kann die Produktivität steigern, die Kommunikation verbessern und die Zusammenarbeit zwischen den Teams erleichtern. In der Realität profitieren bisher jedoch weit weniger Unternehmen von den Vorteilen eines Digital Workplace als Sie vielleicht vermuten würden. Denn nur weil ein Unternehmen Homeoffice oder Remote Work ermöglicht, bedeutet das noch lange nicht, dass es sich bei den geschaffenen Strukturen um einen gut durchdachten Digital Workplace handelt. Oft fehlt es an einer zentralen Plattform, Schnittstellen und Datensynchronisation. 

Wir haben diesen Selbsttest entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre aktuellen Herausforderungen im Bereich mobiles und kollaboratives Arbeiten zu identifizieren und festzustellen, ob Ihr Unternehmen von einem zentralisierten digitalen Arbeitsplatz profitieren könnte. Beantworten Sie dazu die folgenden Fragen ehrlich mit „Ja“ oder „Nein“ und finden Sie heraus, ob ein gut gestalteter Digital Workplace Ihren Unternehmensalltag vereinfachen kann.

1. Haben Sie Schwierigkeiten beim Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen und Ressourcen, wenn Sie außerhalb des Büros oder unterwegs arbeiten?
2. Finden Sie es schwierig, auf Dateien oder Dokumente zuzugreifen, die in verschiedenen Cloud-Speichern oder Laufwerken abgelegt sind?
3. Verbringen Sie viel Zeit damit, zwischen verschiedenen Tools und Anwendungen zu wechseln, um Ihre Aufgaben zu erledigen?
4. Fühlen Sie oder Ihre Mitarbeiter sich manchmal überfordert, wenn es um die Auswahl der richtigen Kommunikationsplattform für bestimmte Projekte oder Aufgaben geht?
5. Finden Sie es herausfordernd, effektiv mit Ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen, wenn Sie nicht im gleichen Büro sitzen?
6. Ist es schwierig, die Arbeitsfortschritte und Aktivitäten Ihrer Teammitglieder zu verfolgen, insbesondere wenn sie remote arbeiten?
7. Möchten Sie Ihre Arbeitsprozesse automatisieren und sich wiederholende Aufgaben vereinfachen?
8. Sind Sie daran interessiert, Ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren und repetitive Aufgaben zu vereinfachen?
9. Möchten Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen verbessern, unabhängig von Standort und Zeitzonen?
10. Wünschen Sie sich eine Lösung, um den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter zu vereinfachen und effektiver zu gestalten?
11. Haben Sie manchmal Schwierigkeiten, den Überblick über Ihre Aufgaben, Termine und Projekte zu behalten?
12. Sind Sie besorgt über die Sicherheit von Unternehmensdaten bei der Nutzung persönlicher Geräte (BYOD) für die Arbeit?
13. Sind Sie oder Ihre Mitarbeiter frustriert über den Mangel an Transparenz und Echtzeitinformationen in Ihrem Unternehmen?
14. Möchten Sie die Reaktionszeit auf Kundenanfragen und Kundenbetreuung verbessern, um die Kundenzufriedenheit zu steigern?
15. Möchten Sie die Arbeitskultur fördern und Remote Work sowie flexible Arbeitsmodelle unterstützen?

Wenn Sie mehrere oder sogar die meisten dieser Fragen mit „Ja“ beantworten können, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht von einem Digital Workplace profitieren kann. Die Implementierung eines Digital Workplace kann Ihren Mitarbeitern helfen, effizienter und produktiver zu arbeiten, nahtlos zusammenzuarbeiten und unabhängig von ihrem Standort auf wichtige Ressourcen zuzugreifen. Gleichzeitig unterstützt ein Digital Workplace flexible Arbeitsmodelle und fördert die Transparenz im Unternehmen.

Bitte beachten Sie, dass dieser Test nur eine grobe Einschätzung auf Basis Ihrer Antworten geben kann. Bevor Sie mit der Implementierung eines Digital Workplace beginnen, empfehlen wir Ihnen, eine professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens genauer berücksichtigen zu können. Nutzen Sie die Möglichkeit, eine unverbindliche und kostenlose Live-Demo zu vereinbaren und testen Sie unsere Lösung.

Diese Checkliste für Digital Workplace-Anwendungen unterstützt Sie bei der Entscheidung, welche Software die Anforderungen an Ihren individuell geplanten Digital Workplace am besten erfüllt:

Nutzen Sie diese Checkliste um eine faire Bewertung verschiedener Digital Workplace-Angebote vorzunehmen – für eine effektive, reibungslose Integration, die Sie und Ihre Mitarbeiter gleichermaßen zufriedenstellt.

Die Liste hilft Ihnen, die bestmögliche Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen an einen Digital Workplace zu finden.

Es sind im Grunde immer dieselben Fragen, die sich beim Thema Digital Workplace ergeben. Die fünf am häufigsten gestellten wollen wir hier noch einmal zusammenfassend beantworten:

Warum sollten Unternehmen einen Digital Workplace einrichten?

Digital Workplaces geben Organisationen die Möglichkeit, neue Herausforderungen des Digitalzeitalters zu meistern, selbst unter den unsichersten geschäftlichen Bedingungen. Sie gewährleisten mehr Effizienz sowie Flexibilität in der Zusammenarbeit und fördern die geschäftliche Agilität. So erzielen Unternehmen bessere Ergebnisse.

Welche positiven Aspekte bietet ein Digital Workplace?

Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen dazu gezwungen, bereits jetzt remote zu arbeiten. Infolgedessen müssen die Firmen schnell nach den richtigen Tools suchen, um die Arbeit von ihren Mitarbeitern primär vom Homeoffice aus bewältigen zu lassen. Durch die Implementierung eines Digital Workplace stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit maximal produktiven Möglichkeiten arbeiten können, egal ob sie im Büro sind oder von zu Hause aus.

Warum verbessert ein Digital Workplace die Effizienz?

Mitarbeiter benötigen Tag für Tag Zugriff auf mehrere Anwendungen, um ihre Arbeit zu organisieren und zu verwalten. Im Durchschnitt nutzen Unternehmen heute mehr als 16 Programme und die Zahl steigt stetig an. Aber zu viele Tools können Ihre Mitarbeiter verwirren und überfordern – was auch wertvolle Zeit kostet. Sie müssen ständig zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln, nur um eine einzige Aufgabe zu erledigen. Ein Digital Workplace bietet eine zentrale Plattform, um auf alle Anwendungen, Geschäftsdaten und Projekte an einem Ort zuzugreifen, was direkt Zeit spart und die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben entlastet sowie deren Produktivität verbessert.

Was versteht man unter Digital Workplace?

Als Digital Workplace wird ein digitaler und cloudbasierter Arbeitsplatz bezeichnet, der die komplette Abwicklung aller Aufgaben und Workflows auf rein virtueller Basis ermöglicht. Involvierten Mitarbeitenden stehen dabei über eine einheitliche Online-Plattform alle erforderlichen Anwendungen, Tools, Daten und Kollaborationsfunktionen gleichermaßen bzw. je nach Authentifizierung separiert zur Verfügung.

Warum Digital Workplace?

Eine höhere Effizienz im Unternehmen, Zeit- und Kostenersparnis sowie eine moderne Arbeitskultur sind nur einige gute Gründe für die Etablierung eines Digital Workplace. Nicht nur für innerbetriebliche Teams, auch für Kunden, Partner und Lieferanten wird die Kommunikation durch dieses zukunftsweisende Konzept verbessert und vereinfacht. Zudem lassen sich unternehmensrelevante Prozesse und die Automatisierung von Workflows mithilfe eines Digital Workplace optimieren.