Integriertes Buchhaltungssystem
Die Arbeitsabläufe in der Rechnungsstellung haben sich seit der DocuWare-Einführung grundsätzlich geändert. Die unterschriebenen Arbeitsnachweise werden heute in den Niederlassungen mit Barcode versehen, gescannt, im digitalen Dokumenten-Pool gespeichert und vor der Weiterleitung zur Fakturierung noch mit weiteren Informationen wie Kostenstelle und Buchungsperiode versehen. Im Anschluss erscheinen die Belege in den Aufgabenlisten der Sachbearbeitung in Bad Homburg und können dort im integrierten Buchhaltungssystem Sage für den entsprechenden Abrechnungsmonat fakturiert werden. Jeder Beleg enthält dabei alle wichtigen Informationen, auch Text kann zur Erläuterung vom Arbeitsnachweis in die Rechnung kopiert werden. Sobald die Rechnungen fakturiert sind, werden sie zentral archiviert. Einmal pro Tag werden die Rechnungen mit den zugehörigen Arbeitsscheinen als PDF heruntergeladen und per Mail zum externen Dienstleister geschickt, der sie wiederum per Post oder E-Mail an die Kunden versendet. Insgesamt arbeiten heute sieben Mitarbeiterinnen regelmäßig mit der Lösung.
DMS sorgt für Zeitersparnis und Transparenz
Großen Nutzen zieht das Unternehmen aus der Zeitersparnis beim gesamten Prozess der Fakturierung. Statt stundenlang hunderte Belege einzusammeln, einzutüten, zu verschicken, auszupacken und zu sortieren, können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nun für sinnvollere Aufgaben nutzen. So dauert es heute nur wenige Minuten, bis Rechnungen samt Arbeitsscheinen verschickt sind. Auch der zentrale Dokumenten-Pool und der damit verbundene einfache Belegzugriff bringt viele Vorteile. Durch die bequeme Volltextsuche ist etwa bei Kundenanfragen das gewünschte Dokument in Sekundenschnelle zur Hand. Mitarbeiter können so mit wenigen Mausklicks eine fehlende Rechnung noch einmal an den Kunden mailen. Gleichzeitig ist der Belegfluss sicherer und transparenter geworden. So kann jederzeit geprüft werden, wer was wann bearbeitet hat und wo sich ein Beleg gerade befindet – ein großer Vorteil für die Nachvollziehbarkeit.
