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Sichere Archivierung von Dokumenten

Mehr als je zuvor benötigt Ihr Unternehmen eine sichere und geschützte Aufbewahrung wichtiger Geschäftsdokumente. Mitarbeiterinformationen, Finanzunterlagen, Verträge und vieles mehr erfordern eine organisierte, sichere Ablage, die alles schützt, was keinesfalls verlorengehen, gestohlen oder gefährdet werden sollte.

Document Archiving Security and Safety Standards for 2020 - DE - low

Wichtige Erkenntnisse: Sicherheitsstandards für die Dokumenten-Archivierung in 2020

Dieses kostenlose E-Book deckt alles ab, was Sie über die sichere und zuverlässige Archivierung digitaler Dokumente wissen müssen.

Kostenlos herunterladen

Die Vorteile einer sicheren Dokumenten-Archivierung

Wenn Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bewerbungsunterlagen, Lieferantenverträge, Anlagendokumentationen, Vertriebspräsentationen und dergleichen sicher archiviert und vollständig organisiert sind, kann sich Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten, Datenlecks und -verlusten schützen und gleichzeitig die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung nutzen.

paperless

Schaffen Sie ein papierloses Büro

Digitalisierte Informationen, die in geschützten digitalen Archiven aufbewahrt werden, bedeuten gleichzeitig auch ein papierloses Büro. Keine Dokumente verschwinden und es gibt keine Druckerprobleme und keine überquellenden Aktenschränke mehr.

audit

Vereinfachen Sie die Vorbereitung auf Audits

Sichere Archivierung bedeutet nicht nur, dass Sie wissen, wo sich alle Dokumente befinden, sondern auch, dass alle Unterlagen organisiert, auffindbar und für die Vorbereitung und Durchführung von Audits zugänglich sind.

compliance

Erfüllen Sie Compliance-Standards

Vorgeschriebene Compliance-Standards dienen dem Schutz von Menschen und Unternehmen. Wenn Dokumente organisiert und gesichert sind, wird die Erfüllung von Compliance-Standards enorm vereinfacht und beschleunigt.

disaster

Bereiten Sie sich auf Katastrophen vor

Naturkatastrophen oder böswillige Angriffe können vernichtende Auswirkungen auf unvorbereitete Unternehmen haben. Eine sichere Archivierung unterstützt Ihre Prozesse, nach unvorhergesehenen Katastrophen alles wiederherzustellen, sodass Ihr Unternehmen schnell wieder auf die Beine kommt.

DocuWare ist das sicherste Zuhause für Ihre Dokumente

DocuWare bietet vollständige Dokumenten-Archivierung, Dokumenten-Speicherung und Dokumenten-Suche für Unternehmen, die einen sicheren und geschützten Aufbewahrungsort für ihre wichtigsten Geschäftsinformationen benötigen.

So schützt die Sicherheit von DocuWare unsere Kunden:

Flexibilität beim Format

Speichern Sie gescannte Dokumente, PDFs, E-Mails, Microsoft Office-Dateien (etwa Word, Excel oder PowerPoint), Bilder und vieles mehr.

Alles verschlüsselt, alles geschützt

Die gesamte Datenübertragung erfolgt über HTTPS und alle Dokumente sind AES-verschlüsselt. Darüber hinaus hält ein umfassendes Zugriffsrechtesystem unerwünschte Blicke von sensiblen Dokumenten fern.

Sicherungen über Sicherungen

Dedizierte Microsoft Azure-Rechenzentren in der EU und den USA verfügen über dreifache Datenspiegelung sowie redundante Datenspeicherung an einem externen Standort in derselben Region. Informationen gehen nie verloren und die Planung der Notfallwiederherstellung wird vereinfacht.

Rückverfolgbarkeit und Transparenz für Audits

Jede Dokumenten-Erfassung und -Version sowie jeder Kommentar wird protokolliert, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, und jeder Workflowschritt wird zur Transparenz des Prozesses dokumentiert. Audits waren noch nie schneller und vollständiger.

Datenkontrolle für Compliance und Disposition

Genau definierte Zugriffsrechte und eine strenge Informationsorganisation beschleunigen die Unterstützung strenger Initiativen zur Compliance wie DSGVO, HIPAA und Sarbanes-Oxley und vereinfachen die Planung von Aufbewahrungsrichtlinien für sensible Dokumente.

Unvollständige Informationen sind Vergangenheit

Die automatisierte, zuverlässige und gründliche Indizierung stellt sicher, dass Dokumente im Workflow präzise organisiert, auffindbar und im Arbeitsablauf rückverfolgbar sind. Jedes Dokument ist vollständig und es fehlen keine Daten.

docuware-digital-transformation

Welche Dokumente kann DocuWare sicher archivieren?

Finanz- und Rechnungswesen
  • Rechnungen
  • Bestellungen
  • Versandbelege
  • Frachtbriefe
  • Budgettabellen
Personalabteilung
  • Lebensläufe
  • Zertifizierungen und Zeugnisse
  • Mitarbeiterbeurteilungen
  • Steuerunterlagen
  • Spesenabrechnungen
Rechtsabteilung
  • Verträge und Vorlagen
  • Arbeitsanweisung
  • Berichte
Vertrieb
  • Technische Datenblätter
  • Marketingbroschüren
  • Präsentationen und Angebote

Und vieles mehr!

Warum sich Unternehmen für DocuWare zur Dokumenten-Speicherung entscheiden

Detailed and complete document searching

Schnelle und umfassende Dokumenten-Suche

Sofort alles abrufen

Finden Sie jedes Dokument sofort, indem Sie nach seinem Volltextinhalt oder nach seinen Indexdaten suchen.

Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Compliance-Standards

Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Compliance-Standards

Vereinfachung der Compliance

Sichern, organisieren und implementieren Sie Prozesse, die HIPAA, DSGVO, SOC 2 und mehr direkt unterstützen.

Sichere Archivierung wichtiger E-Mails

Native Integration in Microsoft Outlook

Sichere Archivierung wichtiger E-Mails

Archivieren und organisieren Sie auf sichere Weise wichtige geschäftliche E-Mails direkt aus Microsoft Outlook.

Integration in ERP, CRM und andere Programme

Integration in ERP, CRM und andere Programme

Anwendungen verbinden

Greifen Sie auf relevante Geschäftsdokumente aus Ihrem CRM, ERP und anderen Anwendungen zu.

Fallstudien einer sicheren Dokumenten-Archivierung

Referenz

Die Augsburger Biermanufaktur Riegele zählt zu den ältesten Brauereien der Welt und wird für ihre Produkte regelmäßig mit internationalen Auszeichnungen belohnt. In der Verwaltung setzt das Familienunternehmen auf eine moderne IT und archiviert jährlich 200.000 Lieferscheine und Rechnungen revisionssicher im digitalen Archiv, welches vollständig in SAP integriert ist. Selbst die Wirtschaftsprüfer, die bei der jährlichen Prüfung direkten Zugriff auf relevante Rechnungen erhalten, reagieren sehr positiv.

Land: Deutschland Branche: Handel Abteilung: Finanzbuchhaltung
Referenz

Die Frankfurter Invest in Visions ist seit ihrer Gründung in 2006 mit stetig wachsendem Erfolg auf nachhaltige Investments im Bereich Mikrofinanz spezialisiert. Cloud-basiertes Dokumenten-Management sorgt dafür, dass die hohen gesetzlichen Anforderungen an eine lückenlose Dokumentation problemlos erfüllt werden. Jeder einzelne Schritt wird von der Vorstellung bis zur Auszahlung des Darlehens revisionssicher dokumentiert und zu jedem Zeitpunkt lässt sich einfach nachweisen, wie Investment-Entscheidungen zustande kamen, wer sie getroffen hat und dass die vorgeschriebenen Richtlinien eingehalten wurden.

Land: Deutschland Branche: Finanzdienstleister Abteilung: Portfoliomanagement
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DocuWare hat die Auszeichnungen für Sicherheit, Compliance und Benutzerfreundlichkeit erhalten, die für die sichere Dokumenten-Archivierung wichtig sind.

Wir möchten Ihnen DocuWare in der Praxis zeigen.

Der beste Weg, die nächste Stufe der sicheren Dokumenten-Archivierung zu erreichen, ist es, die Lösung selbst auszuprobieren.

Erhalten Sie eine persönliche Präsentation, die Ihnen zeigt, wie DocuWare in Ihrem Team eingesetzt werden kann. Wir stellen Ihnen dann eine kostenlose 30-Tage-Testversion zur Verfügung, mit der Sie DocuWare selbst testen können.

Wir zeigen Ihnen DocuWare in der Praxis und warum die Lösung perfekt für Unternehmen ist, die Effizienz, Sicherheit und Verlässlichkeit in Bezug auf ihre Dokumente wünschen.

Füllen Sie einfach das Formular aus und wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.