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ARCHIVIERUNGSSOFTWARE

Dokumente sicher archivieren: perfekt geschützt und für Audits gerüstet

Angst vor Datenlecks, nervös vor Audits? DocuWare schützt alle Ihre wichtigen Dokumente vor Verlust, Diebstahl und Gefahren und unterstützt Sie bei der einfachen Umsetzung von Compliance-Richtlinien. Wichtige Geschäftsinformationen sind jederzeit verfügbar und revisionssicher gespeichert.

  • GoBD-konforme Aufbewahrung
  • Schutz für sensible Informationen
  • Stärkung der Geschäftskontinuität
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Mehr als 20.000 Unternehmen vertrauen für die sicherer Archivierung von Dokumenten auf DocuWare

Sicherheit für alle Dokumente

Profitieren Sie von transparenten Prozessen und dem zentralen Zugriff auf Information. Ob als Archiv für Ihre Eingangspost, wichtige E-Mails, Rechnungen, Verträge oder Dokumente aus Ihrem ERP- und CRM-System: Mit DocuWare speichern Sie alle Dokumente revisionssicher an einem Ort.

Sichere Zusammenarbeit mit effektivem Datenschutz

Risikobehaftete Papierprozesse und unkontrollierbare Zugriffe auf Dokumente gehören mit DocuWare der Vergangenheit an. Eine granulare Rechteverwaltung schützt sensible Informationen vor unerwünschten Einblicken. Klar definierte Workflows und unveränderbare Systemeinträge bewahren Sie vor dem Verlust, Missbrauch und der Manipulation Ihrer Dokumente.

Vollständige Transparenz über alle Vorgänge

Sie möchten genau nachvollziehen, was wann mit einem Dokument geschehen ist? Mit DocuWare haben Sie die Kontrolle über den aktuellen Status, jeden Bearbeitungsschritt und alle Freigaben. Die wichtigen Informationen werden über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente hinweg protokolliert und sind auf Knopfdruck abrufbar.

Souveräner Umgang mit Audits

Mit DocuWare stehen revisionsrelevante Dokumente in wenigen Schritten mit detaillierter Vorgangsdokumentation für interne oder externe Audits zur Verfügung. Dank geregelter und klar definierter Prozesse lassen sich Compliance-Anforderungen einfach erfüllen und dokumentieren. Auch Ausnahmen sind mühelos nachvollziehbar.

Optimale Vorsorge gegen unvorhersehbare Gefahren für Ihre Archive

Schützen Sie wichtige Dokumente vor Gefahren wie Feuer, Überschwemmung oder Malware. DocuWare unterstützt Ihre Geschäftskontinuität im Ernstfall und sorgt dafür, dass Informationen verfügbar sind, wenn Sie sie am dringendsten benötigen.

Sie möchten mehr zur sicheren digitalen Archivierung
von Dokumenten mit einer Softwarelösung erfahren?

Gerne beraten wir Sie unverbindlich über den optimalen Einsatz von DocuWare zur sicheren Archivierung Ihrer Dokumente und darüber hinaus.

 

Das sicherste Zuhause für Ihre Dokumente

Wenn Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Personalunterlagen, Lieferantenverträge und Kundenakten sicher archiviert und lückenlos organisiert sind, kann sich Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten, Datenlecks und -verlusten schützen und gleichzeitig alle Vorteile der Digitalisierung nutzen. Die Dokumentenmanagement-Software von DocuWare bietet Ihnen die entscheidenden Funktionen und -werkzeuge, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer geschäftskritischen Informationen zu gewährleisten. Die flexible Integration in andere Geschäftsanwendungen sorgt für durchgängige Sicherheit und Automatisierung über System hinweg.

Verwalten
Dokumentieren
Schützen
Anbinden

Machen Sie Informationen durchgehend verfügbar

Die zentrale Archivierung mit strukturierten Indexdaten in Verbindung mit einer leistungsstarken Volltextindexierung sorgt dafür, dass Ihnen alle Informationen jederzeit zuverlässig und lückenlos zur Verfügung stehen.
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Protokollieren Sie Workflow- und Dokumenthistorien lückenlos

DocuWare protokolliert jede Dokumentenerfassung, jede Version und jeden Zugriff, so dass Sie die gesamte Historie eines Dokuments jederzeit zurückverfolgen können. Darüber hinaus wird jeder Workflow-Schritt dokumentiert. Das macht den gesamten Bearbeitungsprozess transparent und auch nach Jahren noch nachvollziehbar.
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Schützen Sie Daten einfach und umfassend

In DocuWare steuern Sie präzise, was mit Dokumenten und Daten geschehen darf und welchen Handlungsspielraum Anwendende haben. Granulare Berechtigungen und eine stringente Informationsorganisation unterstützen strenge Compliance-Initiativen wie DSGVO, HIPAA und APPI. Dokumente können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch nach vordefinierten Regeln gelöscht werden.

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Binden Sie Ihre Software für Archivierung nahtlos an andere Systeme an

DocuWare integriert sich flexibel und nahtlos in Ihre IT-Landschaft, um Informationen zentral zu archivieren, wiederzufinden und zu sichern. Nutzen Sie DocuWare als revisionssicheres Archiv für Ihr ERP-System oder Ihre E-Mails. Oder ermöglichen Sie den sicheren Zugriff auf Dokumente und Aufgaben aus Microsoft Teams und anderen Kollaborationsplattformen.

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Häufig gestellte Fragen

Ist DocuWare eine Cloud- oder On-Premises-Lösung?

Sowohl als auch. DocuWare ist als Cloud-basierte Software-as-a-Service-Lösung mit flexiblen Lizenzen für unterschiedliche Unternehmensgrößen verfügbar und bietet Ihnen damit höchste Flexibilität und Skalierbarkeit bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Darüber hinaus ist auch eine Bereitstellung als On-Premises-System auf der eigenen Serverlandschaft kein Problem. Beide Optionen bieten identische Funktionen und User-Erfahrung.   

Wp werden Dokumente mit DocuWare archiviert?

Mit DocuWare werden Dokumente zentral und sicher in elektronischen Archiven gespeichert, mit Metadaten angereichert und zusammengehörige Informationen verknüpft. Automatisierte Importfunktionen und Datenerfassung sorgen für unmittelbare Verfügbarkeit: Benutzer:innen können von jedem Ort und über jedes Endgerät oder auch aus anderen Programmen auf die digitalen DocuWare Archive zugreifen, um Dokumente abzulegen, anzuzeigen und zu bearbeiten, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Welche Dokumente kann DocuWare sicher archivieren?

Mit DocuWare können Sie Dokumente aller Art, in jedem Format und aus jeder Quelle speichern und schützen. Hier einige Beispiele:

  • Finanz- und Rechnungswesen: (E-)Rechnungen, Bestellungen, Frachtbriefe, Finanzberichte
  • HR / Personalakten: Bewerbungen, Beurteilungen, Gehaltsabrechnungen und andere Personaldokumente
  • Verträge: Rechtliche Vereinbarungen und andere verbindliche Dokumente
  • Vertrieb: Kundenakten, Bestellungen und Preislisten
  • E-Mails und deren Anhänge: Wichtige Nachrichten, die aus Outlook oder anderen E-Mail-Clients für eine sichere E-Mail-Verwaltung archiviert werden müssen.
  • Microsoft Office-Dateien: Word, Excel, PowerPoint und mehr
  • PDFs und gescannte Dokumente: Digitalisierte Versionen von Papierdokumenten

All diese Dokumente werden mit fortschrittlicher Verschlüsselung und Zugriffskontrolle gespeichert, um ihre Sicherheit und die Einhaltung verschiedener Vorschriften zu gewährleisten.

Was passiert mit den (teilweise) physischen Dokumenten? Müssen wir diese trotzdem noch aufbewahren?

Beim Umstieg auf DocuWare können Ihr physischer Bestand an Papierdokumenten digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Dies wird als „ersetzendes Scannen" bezeichnet. Dabei werden die Papierdokumente gescannt und die digitalen Kopien ersetzen die Originale. Nach dem Scannen und einer kurzen Qualitätskontrolle können die Papierdokumente vernichtet werden, sofern bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. So sparen Sie Platz und haben Ihre Dokumente jederzeit digital verfügbar.

Wie wird mit DocuWare die Sicherheit der archivierten Dokumente gewährleistet?

DocuWare setzt auf ein mehrstufiges Sicherheitskonzept durch Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrollen. Größtmögliche Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit garantiert Ihnen DocuWare als Cloud-Lösung. Basierend auf Microsoft Azure werden alle Daten mit AES verschlüsselt in Hochleistungsrechenzentren in der EU, den USA, Japan oder Australien gespeichert und in der jeweiligen Region dreifach gespiegelt.

Wie unterstützt DocuWare die Einhaltung von Vorschriften wie GoBD, DSGVO und anderen?

DocuWare bietet Funktionen, die speziell auf die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zugeschnitten sind. Dazu gehören eine erweiterte Verschlüsselung, detaillierte Auditprotokolle und automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien. Darüber hinaus ist DocuWare nach verschiedenen Compliance-Standards zertifiziert, so dass Sie sicher sein können, dass Ihre Daten gesetzeskonform behandelt werden.

Können Aufbewahrungspflichten und Löschfristen mit DocuWare automatisiert werden?

Die Aufbewahrungsfristen in DocuWare lassen sich an Compliance-Anforderungen oder an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Mit Hilfe von Aufbewahrungsrichtlinien können Sie den Lebenszyklus Ihrer Dokumente automatisch steuern und sicherstellen, dass sie über den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt und erst dann sicher gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Mit welchen Kosten ist die Nutzung der Archivierungs-Software von DocuWare verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der DocuWare DMS-Software hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der gewählten Bereitstellungsform (DocuWare Cloud oder als On-Premises-Lösung), der Anzahl der Benutzer und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. DocuWare bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für Ihr individuelles und unverbindliches Angebot - unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter und beantworten Ihre Fragen. 

Wie lange dauert die Einführung von DocuWare – und wie werden wir dabei unterstützt?

Die Einführung von DocuWare kann sehr schnell erfolgen, der Zeitrahmen variiert dabei je nach Ihren spezifischen Anforderungen. Unser DocuWare Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet DocuWare maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Einführung von DocuWare innerhalb weniger Tage bieten wir vorkonfigurierte Templates für verschiedene Anwendungsszenarien in Buchhaltung, HR und mehr an. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot und einen zeitlichen Fahrplan - wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit DocuWare zu arbeiten!

Sichere Archivierungssoftware von DocuWare erfolgreich im Einsatz

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Im Rahmen der Prüfung wurde uns die Revisionssicherheit der digital archivierten Rechnungen bestätigt. Während wir in der Anfangsphase Papierdokumente zur Sicherheit noch weiterhin aufbewahrten, werden sie heute nach dem Scannen fachgerecht vernichtet.

Judith Schweitzer

Assistentin des Vorstands und Projektleiterin, MOBA Mobile Automation AG

Erfolgsgeschichte lesen
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Die Cloud-Lösung bedeutet für uns weniger Aufwand und ist bequem, denn damit übernimmt DocuWare auch die Verantwortung für die Sicherheit der Daten.

Dominik Reichle

kaufmännischer Leiter, Kies- und Schotterwerke Müller GmbH & Co. KG

Erfolgsgeschichte lesen

Zertifiziert und ausgezeichnet

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Schaffen Sie mit DocuWare nahtlose und skalierbare Businessprozesse über die sichere Archivierung hinaus

Nutzen Sie das Potenzial einer leistungsstarken Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Entdecken Sie unsere vielseitigen Lösungen, um die Produktivität und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern.
Rechnungs-verarbeitung Purchase-to-Pay Dokumenten-management Vertrags-verwaltung Qualitäts-management Auftrags-abwicklung Digitale Personalakte

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Erfahren Sie, wie Sie innerhalb weniger Tage das volle Potenzial von DocuWare nutzen können. Wir beraten Sie unverbindlich, beantworten Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen die nächsten Schritte.

Gerne präsentieren wir Ihnen dazu DocuWare live oder empfehlen Ihnen einen Digitalisierungsexperten aus unserem Partnernetzwerk in Ihrer Nähe.