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SICHERE ARCHIVIERUNG

Dokumente schützen und rechtssicher archivieren

DocuWare schützt alle Ihre wichtigen Dokumente vor Verlust, Diebstahl und Gefahren und unterstützt Sie bei der einfachen Umsetzung von Compliance-Richtlinien. Wichtige Geschäftsinformationen sind jederzeit verfügbar und revisionssicher gespeichert. 

  • GoBD-konforme Aufbewahrung
  • Schutz für sensible Informationen
  • Stärkung der Geschäftskontinuität

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Mehr als 19.000 Kunden vertrauen auf DocuWare

 

Sicherheit für alle Dokumente

Ob als zentrales Archiv für Ihre Eingangspost, wichtige E-Mails, Rechnungen, Verträge oder Dokumente aus Ihrem ERP- und CRM-System: Mit DocuWare speichern Sie alle Dokumente revisionssicher zentral an einem Ort. Dies gewährleistet nicht nur transparente Prozesse, Sie haben außerdem jederzeit vollständigen Zugriff auf alle Informationen. 

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Sichere Zusammenarbeit mit effektivem Datenschutz

Risikobehaftete Papierprozesse und unkontrollierbare Zugriffe auf Dokumente gehören mit DocuWare der Vergangenheit an. Eine granulare Rechteverwaltung schützt sensible Informationen vor unerwünschten Einblicken. Klar definierte Workflows und unveränderbare Systemeinträge bewahren Sie vor dem Verlust, Missbrauch und der Manipulation Ihrer Dokumente. 

 

Vollständige Transparenz über alle Vorgänge

Sie möchten genau nachvollziehen, was wann mit einem Dokument geschehen  ist? Mit DocuWare haben Sie die Kontrolle über den aktuellen Status und jeden Bearbeitungsschritt. Alle wichtigen Informationen werden über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente hinweg protokolliert und sind auf Knopfdruck abrufbar.

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Audits souverän meistern

DocuWare unterstützt Sie dabei, Compliance-Anforderungen durch geregelte Prozesse zu erfüllen und einfach nachzuweisen. Auch Ausnahmen sind jederzeit leicht nachvollziehbar. In wenigen Schritten stehen alle revisionsrelevanten Dokumente mit detaillierter Vorgangsdokumentation für interne oder externe Audits zur Verfügung.

 

Vorbereitet auf unvorhersehbare Gefahren 

Brände, Überschwemmungen oder Malware-Attacken können für unvorbereitete Unternehmen verheerende Folgen haben. Die revisionssichere Archivierung mit DocuWare unterstützt Ihre Geschäftskontinuität im Ernstfall und sorgt dafür, dass Informationen verfügbar sind, wenn Sie sie am dringendsten benötigen.

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Sie möchten mehr erfahren?

Das sicherste Zuhause für Ihre Dokumente

Wenn Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Personalunterlagen, Lieferantenverträge und Kundenakten sicher archiviert und lückenlos organisiert sind, kann sich Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten, Datenlecks und -verlusten schützen und gleichzeitig alle Vorteile der Digitalisierung nutzen. DocuWare bietet Ihnen die entscheidenden Dokumentenmanagementfunktionen und -werkzeuge, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer geschäftskritischen Informationen zu gewährleisten. Die flexible Integration in andere Geschäftsanwendungen sorgt für durchgängige Sicherheit.

  • 24/7 Verfügbarkeit
  • 100 % Integrität
  • 100 % Vertraulichkeit
  • 360° Anbindung

Unvollständige Informationen – ein Relikt der Vergangenheit

Mit DocuWare archivierte Dokumente verschwinden weder in falschen Akten noch in chaotischen Dateiverzeichnissen oder persönlichen E-Mail-Accounts. Die zentrale Archivierung mit strukturierten Indexdaten in Verbindung mit einer leistungsstarken Volltextindexierung sorgt dafür, dass Ihnen alle Informationen jederzeit zuverlässig und lückenlos zur Verfügung stehen.  

Lückenlose Workflow- und Dokumenthistorie  

DocuWare protokolliert jede Dokumentenerfassung, jede Version und jeden Zugriff, so dass Sie die gesamte Historie eines Dokuments jederzeit zurückverfolgen können. Darüber hinaus wird jeder Workflow-Schritt dokumentiert. Das macht den gesamten Bearbeitungsprozess für Sie transparent und auch nach Jahren noch nachvollziehbar.   

Müheloser Datenschutz

DocuWare steuert präzise, was mit Dokumenten und Daten geschehen darf und welchen Handlungsspielraum Anwendende haben. Granulare Berechtigungen und eine stringente Informationsorganisation unterstützen strenge Compliance-Initiativen wie DSGVO, HIPAA und APPI. Dokumente können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch nach vordefinierten Regeln gelöscht werden.


  

 

Dokumentensicherheit über Systeme hinweg

DocuWare integriert sich nahtlos in Ihre IT-Landschaft, um Informationen zentral zu archivieren, wiederzufinden und zu sichern. Nutzen Sie DocuWare als revisionssicheres Archiv für Ihr ERP-System oder Ihre E-Mails. Oder ermöglichen Sie den sicheren Zugriff auf Dokumente und Aufgaben aus Microsoft Teams und anderen Kollaborationsplattformen.

Häufig gestellte Fragen

Wie wird mit DocuWare die Sicherheit der archivierten Dokumente gewährleistet?

DocuWare setzt auf ein mehrstufiges Sicherheitskonzept durch Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrollen. Größtmögliche Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit garantiert Ihnen DocuWare als Cloud-Lösung. Basierend auf Microsoft Azure werden alle Daten mit AES verschlüsselt in Hochleistungsrechenzentren in der EU, den USA, Japan oder Australien gespeichert und in der jeweiligen Region dreifach gespiegelt. 

Welche Dokumente kann DocuWare sicher archivieren?

Mit DocuWare können Sie Dokumente aller Art, in jedem Format und aus jeder Quelle speichern und schützen. Hier nur einige Beispiele:

  • Finanz- und Rechnungswesen: (E-)Rechnungen, Bestellungen, Frachtbriefe, Finanzberichte
  • HR / Personalakten: Bewerbungen, Beurteilungen, Gehaltsabrechnungen und andere Personaldokumente
  • Verträge: Rechtliche Vereinbarungen und andere verbindliche Dokumente
  • Vertrieb: Kundenakten, Bestellungen und Preislisten
  • E-Mails und deren Anhänge: Wichtige Nachrichten, die aus Outlook oder anderen E-Mail-Clients für eine sichere E-Mail-Verwaltung archiviert werden müssen.
  • Microsoft Office-Dateien: Word, Excel, PowerPoint und mehr
  • PDFs und gescannte Dokumente: Digitalisierte Versionen von Papierdokumenten.
All diese Dokumente werden mit fortschrittlicher Verschlüsselung und Zugriffskontrolle gespeichert, um ihre Sicherheit und die Einhaltung verschiedener Vorschriften zu gewährleisten.

Wie unterstützt DocuWare die Einhaltung von Vorschriften wie GoBD, DSGVO und anderen?

DocuWare bietet Funktionen, die speziell auf die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zugeschnitten sind. Dazu gehören eine erweiterte Verschlüsselung, detaillierte Auditprotokolle und automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien. Darüber hinaus ist DocuWare nach verschiedenen Compliance-Standards zertifiziert, so dass Sie sicher sein können, dass Ihre Daten gesetzeskonform behandelt werden.

Können Aufbewahrungspflichten und Löschfristen mit DocuWare automatisiert werden?

Die Aufbewahrungsfristen in DocuWare lassen sich an Compliance-Anforderungen oder an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Mit Hilfe von Aufbewahrungsrichtlinien können Sie den Lebenszyklus Ihrer Dokumente automatisch steuern und sicherstellen, dass sie über den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt und erst dann sicher gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. 

Unsere Kunden und ihre Erfolge

Dank DocuWare können wir jederzeit und einfach nachweisen, wie Investment-Entscheidungen zustande kamen, wer sie getroffen hat und auch, dass die vorgeschriebenen Richtlinien eingehalten wurden. 

Erfolgsgeschichte lesen

Edda Schröder
Geschäftsführerin, Invest in Visions

Wir setzen auf Cloud-Lösungen. Wir verfügen über kein eigenes IT-Team und könnten als kleines mittelständisches Unternehmen die notwendigen Sicherheits- und Datenschutz-Lösungen kaum realisieren. 

Erfolgsgeschichte lesen

Frank Göbel
Prokurist und Key Account Manager der CT Handelsgesellschaft mbH

Zertifiziert und ausgezeichnet

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