ROI nach zwei Jahren erreicht
Der geringe Anpassungsaufwand an individuelle Anforderungen und die hohe Akzeptanz seitens der Anwender spiegeln sich auch in einer schnellen Amortisation der Investitionen wider. Eine ROI-Kalkulation ergab, dass sich die Gesamtkosten der Lösung bereits nach maximal zwei Jahren rentierten. In diesem Investitionsvolumen enthalten waren bereits die Kosten für drei leistungsstarke Dokumentenscanner für die Bereiche Wareneingang, Auftragssachbearbeitung und Buchhaltung. Gestartet wurde mit der Digitalisierung der monatlich etwa 1.200 Lieferscheine, einem der Hauptverursacher der Papierflut. Der intelligente Indexierungsservice von DocuWare erzielt dabei eine hohe Trefferquote bei der automatisierten Verschlagwortung der Unterlagen. In weiteren Projektschritten wurden auch sämtliche Eingangsrechnungen digitalisiert. Die involvierten Fachabteilungen analysierten dabei gemeinsam mit dem zuständigen DocuWare-Partner die Bearbeitungsprozesse und entwickelten daraus die digitalen Workflows. Nach der Kopplung des elektronischen Archivs mit dem vorhandenen Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics AX und Microsoft Outlook werden auch Ausgangsrechnungen, Dokumente aus dem Bereich Auftragssachbearbeitung sowie per E-Mail eintreffende Rechnungen und Bestellungen archiviert.
Nutzenvorteile auf breiter Front
Dank Digitalisierung läuft die Wareneingangsbearbeitung heute deutlich schneller. Unstimmigkeiten, zum Beispiel im Fall von beschädigt eintreffenden Warensendungen, werden zeitnah behoben, Skontofristen konsequent genutzt. Ein enormer Gewinn an Transparenz, von dem nicht nur Rechnungswesen und Auftragssachbearbeitung, sondern auch die Fachabteilungen profitieren. Während die Buchhalter sich jederzeit auf Knopfdruck über Rechnungseingänge und offene Posten informieren können, erhalten Abteilungsleiter bei Bedarf einen tagesaktuellen Überblick über getätigte Bestellungen und damit Planungssicherheit über ihre Budgets. Rund 70 MOBA-Mitarbeiter nutzen das System heute täglich, der digitale Dokumenten-Pool beinhaltet mittlerweile mehr als 150.000 oft mehrseitige Dokumente. Parallel zur fortschreitenden Digitalisierung der kaufmännischen Unterlagen konnte das bestehende Aktenarchiv sukzessiv reduziert werden. Positive Auswirkungen der Lösung sieht man ebenfalls in der Kommunikation mit Partnern und Lieferanten. So ist die Auskunftsfähigkeit zu einem Bearbeitungsstatus dank digitalem Datenzugriff selbst dann gewährleistet, wenn zuständige Sachbearbeiter wegen Urlaub oder Krankheit nicht erreichbar sind.
