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PURCHASE-TO-PAY 

Volle Effizienz für Einkauf und Finanzbuchaltung

Sie wünschen sich mehr Kostenkontrolle? DocuWare sorgt für die notwendige Übersicht. Optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse – auch Purchase-to-Pay-Prozesse genannt – von der Bestellung bis zur Bezahlung und reduzieren Sie manuelle Schritte bei der Rechnungsprüfung auf ein Minimum. 

  • Strukturierte Bestellanforderungen
  • Automatischer Abgleich von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten 
  • Bis zu 80 % weniger Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung

Mehr als 19.000 Kunden vertrauen auf DocuWare

 

Optimierter Beschaffungs-prozess nach klaren Regeln 

Vermeiden Sie unerwartete Rechnungen, nicht genehmigte Ausgaben und überschrittene Budgets, indem Sie Bestellinformationen strukturiert erfassen und - basierend auf Ihren Richtlinien - automatisch an die richtigen Verantwortlichen zur Genehmigung weiterleiten.

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Zentraler Zugriff auf alle Bestell- und Rechnungsdaten

Behalten Sie mit verknüpften Daten und Dokumenten den Überblick über Ihre Beschaffungsaktivitäten. DocuWare ist der zentrale Ort, an dem Sie auf Angebote, Bestelldetails, Verträge und Rechnungen zugreifen, um Vorgänge nachzuvollziehen, Kosten zu überprüfen oder bessere Preise auszuhandeln.

 

Automatischer Belegabgleich, umgehende Zahlung

Eng verzahnte Prozesse sparen Zeit. Beschleunigen Sie die Rechnungsverarbeitung mit Workflows, die Rechnungen automatisch mit Bestell- und Lieferinformationen oder dem Wareneingang abgleichen. Stimmt alles überein, wird die Zahlung ohne weitere Freigabeschleifen veranlasst. Das Ergebnis: weniger manueller Aufwand, höhere Genauigkeit und kürzere Durchlaufzeiten.   

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Sie möchten mehr erfahren?

 Integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Rechnungsprozesse

 Betriebliche Effizienz und Planungssicherheit durch optimierte Beschaffungsprozesse

Verabschieden Sie sich von endlosen E-Mail-Schleifen mit Rückfragen zu Bestellungen, Lieferkonditionen oder Rechnungsdetails. Mit DocuWare greifen Einkauf, Rechnungsprüfung und Buchhaltung nahtlos ineinander. Egal, ob Sie Ihr Team ausstatten oder Warenbestände auffüllen: Strukturierte Bestellanforderungen sorgen für Transparenz und reibungslose Abläufe. 

Transparenz über jede Bestellung

  • Verwenden Sie intuitive Webformulare, um Bestelldetails und Buchhaltungsinformationen mit wenigen Mausklicks für eine zielgerichtete Weiterverarbeitung zu erfassen. 
  • Oder Sie legen Bestellanforderungen aus Ihrem ERP und WaWi nahtlos in DocuWare ab, um jederzeit flexibel darauf zugreifen und sie in effizienten Prozessen nutzen zu können. 
 

Nur bewilligte Ausgaben

  • Verbessern Sie die Kontrolle über Ausgaben durch transparente Workflows, die Bestellanforderungen zur ein- oder mehrstufigen Genehmigung an die entsprechenden Verantwortlichen weiterleiten.
  • Definieren Sie passgenaue Genehmigungsrichtlinien, um Ausgaben-Workflows auf Basis von Rollen, Projekten, Schwellwerten oder sogar Produktkategorien zu steuern. 
 

Rechnungen ohne manuelle Schritte verarbeiten

  • Leiten Sie Rechnungen direkt an die richtigen Personen zur Prüfung weiter oder legen Sie Schwellenwerte für vorab genehmigte Bestellanforderungen oder Lieferanten fest, um Rechnungen ohne Zeitverlust zu prüfen.  
  • Mühsames manuelles Abhaken von Rechnungspositionen? Das war einmal. DocuWare erledigt den Abgleich von Rechnungs-und Lieferdaten automatisch – selbst bei mehrseitigen Eingangsrechnungen mit zahlreichen Positionen. 

  

 

Schneller buchen und bezahlen

  • Nutzen Sie die Kontierungsmöglichkeiten und Buchungsvorschläge in DocuWare. Das minimiert Fehler und den manuellen Aufwand im nachgelagerten Buchungsvorgang.
  • Übernehmen Sie Rechnungs- und Buchungsdaten aus DocuWare direkt in Ihr Buchhaltungssystem, egal, ob Sie SAP, DATEV, Sage oder eine andere Anwendung einsetzen. Das garantiert korrekte Daten an allen Stellen und optimiert den Zahlungsprozess. 

Verknüpfte Informationen 

  • Greifen Sie im Handumdrehen auf Auftragsdetails, Preislisten, Angebote, Rechnungen und Korrespondenz zu. Auch aus Ihrem ERP-, WaWi-, CRM- oder anderen Systemen sind alle Informationen mit einem Klick verfügbar.
  • Neue Lieferanten können Sie zudem einfach über ein Registrierungsformular erfassen und bei Bedarf validieren, um sichere Geschäftsprozesse zu gewährleisten.   

Secure, compliant archiving

DocuWare enables you to comply with legal and audit standards while saving time and effort. All invoices are stored securely, documented completely and protected from loss and tampering. Stop searching and stressing to locate documents. Find digital invoices instantly and deliver as an organized archive that is only accessible to authorized users.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Bestellanforderung?

Eine Bestellanforderung bzw. Bedarfsmeldung – oder kurz BANF – ist der Beginn eines strukturierten Beschaffungsprozesses. Sie erfolgt, um alle notwendigen Informationen für eine Bestellung zu sammeln und zur Genehmigung vorzulegen. Das schafft Transparenz, ermöglicht ein frühes Kostenmanagement und sorgt gleichzeitig dafür, dass nur autorisierte Bestellungen getätigt werden. 

Welche Informationen werden in einer Bestellanforderung erfasst?

Bestellanforderungen lassen sich komfortabel über ein DocuWare Formular abwickeln, das Mitarbeitende per Link aufrufen. In diesem Formular können alle Daten wie Besteller, Abteilung, Kostenstelle, Projektnummer, Lieferant/Dienstleister, benötigte Dienstleistungen oder Artikel mit Artikelnummern, Mengen und Preisen eingetragen werden. Falls ein Angebot vorliegt, kann dieses ebenfalls angehängt werden. Aber auch Informationen über die gewünschte Zahlungsweise oder ob eine Vorauszahlung erforderlich ist, können bereits übermittelt werden, um die nachgelagerte Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen.

Was passiert, nachdem eine Bestellanforderung übermittelt wurde?

Der Prozess, der auf eine Bestellanforderung folgt, kann individuell an die Richtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden. In der Regel wird nach dem Absenden des Formulars ein Genehmigungs-Workflow gestartet. Die Zuständigkeit für die Bestellfreigabe kann dabei von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. In Handelsbetrieben oder größeren Unternehmen liegt die Hauptverantwortung oft bei der Einkaufsabteilung. In kleineren Unternehmen erfolgt die Freigabe durch die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung. Darüber hinaus kann eine Bestellanforderung mehrere Freigabestufen durchlaufen. In vielen Unternehmen ist auch geregelt, dass eine Freigabe erst ab einer bestimmten Betragsgrenze, z.B. 500 Euro, erforderlich ist

Wie beschleunigt ein optimierter Beschaffungsprozess die Rechnungsverarbeitung?

Ein optimierter Beschaffungsprozess sorgt dafür, dass von Beginn an alle Informationen für die nachgelagerte Rechnungsverarbeitung vorliegen. Sobald eine neue Rechnung eingeht, prüft ein DocuWare Workflow, ob eine entsprechende Bestellanforderung vorhanden ist und verknüpft die Dokumente. Aufgrund der bereits erfassten und genehmigten Daten kann die Rechnung direkt zur fachlichen Prüfung zugeordnet oder freigegeben werden. Sind die Rechnungsdaten fehlerhaft oder liegt keine passende Bestellanforderung vor, informiert der Workflow die zuständigen Personen.  

Können auch Bestellanforderungen aus anderen Systemen in DocuWare erfasst, abgerufen und weiterverarbeitet werden?

Selbstverständlich. DocuWare lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Anwendungen wie SAP, Oracle, Sage oder DATEV integrieren, um Bestellanforderungen und beliebige andere Einkaufs- und Finanzdokumente zu importieren, weiterzuverarbeiten und direkt aufzurufen.  

Wie lassen sich Rechnungen ohne manuelle Eingriffe prüfen und freigeben?

DocuWare bietet hierfür verschiedene Wege. So können Rechnungen beispielsweise automatisch mit den Daten anderer in DocuWare gespeicherter Dokumente abgeglichen werden. Gibt es z.B. eine passende Bestellung, wird diese als Ticket für die Freigabe verwendet, sofern Bestellnummer und Beträge mit denen auf der Rechnung übereinstimmen. Natürlich können Sie weitere Dokumente wie Angebot und Lieferschein definieren, deren Übereinstimmung mit einer Rechnung die Freigabe ermöglicht. Solch ein Mehrfachabgleich ist bis auf einzelne Positionsebenen möglich. Eine weitere Option besteht darin, Rechnungen bestimmter Lieferanten direkt zur Buchung weiterzuleiten, sofern sie unter einem bestimmten Wert liegen. Diese Form der Freigabe eignet sich z.B. für wiederkehrende Rechnungen, die monatlich in derselben Höhe eintreffen. 

Unsere Kunden und ihre Erfolge

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