Volle Effizienz für Einkauf und Finanzbuchhaltung

Eine Bestellanforderung bzw. Bedarfsmeldung – oder kurz BANF – ist der Beginn eines strukturierten Beschaffungsprozesses. Sie erfolgt, um alle notwendigen Informationen für eine Bestellung zu sammeln und zur Genehmigung vorzulegen. Das schafft Transparenz, ermöglicht ein frühes Kostenmanagement und sorgt gleichzeitig dafür, dass nur autorisierte Bestellungen getätigt werden.

Bestellanforderungen lassen sich komfortabel über ein DocuWare Formular abwickeln, das Mitarbeitende per Link aufrufen. In diesem Formular können alle Daten wie Besteller, Abteilung, Kostenstelle, Projektnummer, Lieferant/Dienstleister, benötigte Dienstleistungen oder Artikel mit Artikelnummern, Mengen und Preisen eingetragen werden. Falls ein Angebot vorliegt, kann dieses ebenfalls angehängt werden. Aber auch Informationen über die gewünschte Zahlungsweise oder ob eine Vorauszahlung erforderlich ist, können bereits übermittelt werden, um die nachgelagerte Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen.

Der Prozess, der auf eine Bestellanforderung folgt, kann individuell an die Richtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden. In der Regel wird nach dem Absenden des Formulars ein Genehmigungs-Workflow gestartet. Die Zuständigkeit für die Bestellfreigabe kann dabei von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. In Handelsbetrieben oder größeren Unternehmen liegt die Hauptverantwortung oft bei der Einkaufsabteilung. In kleineren Unternehmen erfolgt die Freigabe durch die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung. Darüber hinaus kann eine Bestellanforderung mehrere Freigabestufen durchlaufen. In vielen Unternehmen ist auch geregelt, dass eine Freigabe erst ab einer bestimmten Betragsgrenze, z.B. 500 Euro, erforderlich ist

Ein optimierter Beschaffungsprozess sorgt dafür, dass von Beginn an alle Informationen für die nachgelagerte Rechnungsverarbeitung vorliegen. Sobald eine neue Rechnung eingeht, prüft ein DocuWare Workflow, ob eine entsprechende Bestellanforderung vorhanden ist und verknüpft die Dokumente. Aufgrund der bereits erfassten und genehmigten Daten kann die Rechnung direkt zur fachlichen Prüfung zugeordnet oder freigegeben werden. Sind die Rechnungsdaten fehlerhaft oder liegt keine passende Bestellanforderung vor, informiert der Workflow die zuständigen Personen.

Selbstverständlich. DocuWare lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Anwendungen wie SAP, Oracle, Sage oder DATEV integrieren, um Bestellanforderungen und beliebige andere Einkaufs- und Finanzdokumente zu importieren, weiterzuverarbeiten und direkt aufzurufen.

DocuWare bietet hierfür verschiedene Wege. So können Rechnungen beispielsweise automatisch mit den Daten anderer in DocuWare gespeicherter Dokumente abgeglichen werden. Gibt es z.B. eine passende Bestellung, wird diese als Ticket für die Freigabe verwendet, sofern Bestellnummer und Beträge mit denen auf der Rechnung übereinstimmen. Natürlich können Sie weitere Dokumente wie Angebot und Lieferschein definieren, deren Übereinstimmung mit einer Rechnung die Freigabe ermöglicht. Solch ein Mehrfachabgleich ist bis auf einzelne Positionsebenen möglich. Eine weitere Option besteht darin, Rechnungen bestimmter Lieferanten direkt zur Buchung weiterzuleiten, sofern sie unter einem bestimmten Wert liegen. Diese Form der Freigabe eignet sich z.B. für wiederkehrende Rechnungen, die monatlich in derselben Höhe eintreffen.