Erkennungsquote mit 95 Prozent Genauigkeit
Heute arbeiten über 150 Anwender bei vier der elf Unternehmen der Gruppe täglich mit DocuWare. Größter Einsatzbereich ist der Einkaufsprozess, der sowohl das komplette Bestellwesen abdeckt als auch die vollautomatische Bearbeitung von über 7.000 monatlich eingehenden Lieferscheinen und Rechnungen. Eine aus NAV erstellte Bestellung erzeugt dabei automatisch einen entsprechenden Beleg im zentralen Dokumenten-Pool, welcher vom Einkäufer per E-Mail an den Lieferanten übermittelt werden kann. Die mit dem Empfang der Ware erhaltenen Lieferscheine werden stapelweise gescannt, von DocuWare ausgelesen und vollständig indexiert archiviert. Gleichzeitig übergibt das DMS die ermittelten Daten an NAV, wo ein Abgleich mit den offenen Bestellungen erfolgt. Die später eingehenden Rechnungen empfängt SALUS fast ausschließlich per E-Mail in einem dafür eingerichteten Postfach. Auch in diesem Fall liest das DMS sämtliche Beleginformationen automatisch aus, bis hinunter zu den einzelnen Rechnungszeilen.
Durch den Abgleich mit den Bestelldaten aus NAV wird exakt überprüft, ob die berechneten Güter in Einheit, Preis, Steuersatz und etwaigem Discount mit der ursprünglichen Bestellung und den erhaltenen Waren übereinstimmen. Die automatisierte Rechnungsauslesung erreicht dabei eine Genauigkeit von über 95 Prozent. Stimmen die Daten überein, so beschränkt sich die Buchung eines Vorgangs auf einen einzigen Mausklick durch einen Mitarbeiter im Rechnungswesen. Im Falle von Diskrepanzen markiert das System die fehlerhafte Linie, so dass der Einkauf Rücksprache mit dem Lieferanten halten kann. Neben dem intensiven Einsatz im Einkauf verwendet SALUS die Lösung auch für sämtliche ausgehenden Unterlagen, GxP-relevante Dokumente aus dem Qualitätsmanagement, sowie im Vertragswesen. Für Letzteres passte der DocuWare Partner den in das DMS integrierten Signatur-Service Validated ID speziell an die strengen FDA-Richtlinien an.
Verknüpfte Geschäftsprozesse für mehr Effizienz
DocuWare hat die SALUS Group im Digitalisierungsprozess einen großen Schritt nach vorne gebracht. Dank der vollautomatisierten Belegerfassung gelingt es der Unternehmensgruppe heute, sämtliche Unterlagen eines Vorganges miteinander zu verknüpfen – dank entsprechender Integrationen sogar über unterschiedliche IT-Systeme hinweg. Die benötigte Dokumentenhistorie kann aus DocuWare oder NAV auf Knopfdruck und direkt am Bildschirm angezeigt werden. Entsprechend können Mitarbeiter einen jeglichen Geschäftsprozess anhand der Originalbelege nachvollziehen und in Konfliktfällen schnell agieren. Viele der Arbeitsabläufe innerhalb der SALUS Group wurden auf diese Weise entscheidend verbessert und auf Effizienz getrimmt.
