Durch die gute Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner konnte Anfang Januar 2020 mit der DMS-Unterstützung im Einkauf gestartet werden. Der Einkauf, über den alle Beschaffungsprozesse – von Büroartikeln bis zu Maschinenteilen – laufen, hatte unter anderem deswegen hohe Priorität, weil bei Einkaufsvorgängen oft beide Standorte beteiligt sind. Häufiger stellt sich die Aufgabe, einen im Werk Netphen-Deuz angestoßenen Vorgang in Ottendorf-Okrilla fortzusetzen oder umgekehrt, wenn zum Beispiel jemand wegen Krankheit ausfällt. Das war früher sehr umständlich und auch fehlerträchtig, wenn die Dokumente in Hängemappen gesucht und die Infos übermittelt werden mussten. Im DMS ist dies heute transparent geregelt: Mitarbeitende, die als Zugriffsberechtigte im System hinterlegt sind, haben die kompletten Informationen zur Verfügung und können die Aufgabe reibungslos übernehmen.
Integration von SAP, Outlook und Eigenentwicklung
KLEiN arbeitet mit SAP als ERP-System, das in der Version R3 EHP7 eingesetzt wird. Die Bereitstellung einer Schnittstelle zwischen SAP und DocuWare war ein „Must-have“ bei der Auswahl. Durch die automatische Ablage der Belege, die vom SAP-System erzeugt werden, wird neben der Effizienz auch die Sicherheit der Prozesse erhöht. Die automatische zentrale Ablage stellt sicher, dass Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Ein- und Ausgangsbestellungen komplett verfügbar sind. Die Outlook-Integration sorgt dafür, dass auch die zu einem Vorgang gehörenden E-Mails archiviert werden. Weiterhin ist eine selbstentwickelte Lösung für den Vertrieb, mit der unter anderem Angebote erstellt werden, in DocuWare integriert. Inzwischen verfügt KLEiN auch über digitale Personalakten. Durch die Scandienstleistung des DocuWare Partners wurden alle Unterlagen ins Archiv importiert, sodass sukzessive die Prozesse im Personalwesen digitalisiert werden können.
Digitale Personalakten
Die schnelle Suche, die erhöhte Effizienz und die Transparenz der Workflows sind laut KLEiN wesentliche Verbesserungen, die durch das DMS erreicht wurden. Hinzu kommt der Nutzen durch mehr Skonto. Eine Folge davon, dass dank DMS nichts mehr vergessen werden könne, so das Resümee.