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An den Standorten in Netphen-Deuz im Siegerland und Ottendorf-Okrilla unweit von Dresden fertigt die Unternehmensgruppe KLEiN komplexe Blechteile sowie hochspezialisierte Werkzeuge für die Industrie. Mit DocuWare sind die administrativen Prozesse transparent und stets auf dem neuesten Stand.

Die KLEiN Umformtechnik GmbH sieht sich auf dem Weg zu einem der führenden Blechumformer in Europa. Dieser Anspruch gründet sich insbesondere auf den Bau der Werkzeuge, mit denen industrielle Blechpressen für die Produktion gerüstet werden. Das Unternehmen hat sich auf komplexe Anforderungen spezialisiert, die von der internationalen Konkurrenz kaum in gleicher Qualität erfüllt werden können. Neben seriengefertigten Bauteilen beliefert KLEiN Kunden, die über eigene Pressen verfügen, auch mit hochspezialisierten Werkzeugen. Das Know-how im Werkzeugbau schafft Wettbewerbsvorteile. Das Geschäft wird zu etwa 75 Prozent mit der Automotivebranche gemacht, wo unter anderem Adient, einer der größten Autositzhersteller der Welt, die KLEiN-Produkte verwendet. Auch renommierte Gerätehersteller wie Miele oder Vaillant gehören zum Kundenstamm.

Sicher durch die Corona-Krise

Rechtzeitig vor Corona entschied sich die Geschäftsführung im Jahr 2018 für eine Modernisierung der administrativen Prozesse – was dazu beitrug, das Unternehmen sicher durch die Krise zu bringen. Ein wichtiges Ziel der DMS-Einführung war – neben der Automatisierung von Prozessen, der Reduktion von Suchzeiten und der Erhöhung der Transparenz – auch vor Corona schon die Unterstützung des verteilten Arbeitens an zwei 500 Kilometer voneinander entfernten Standorten. Aufgrund der vorhandenen IT-Infrastruktur und einem eigenen IT-Team, das von Heiko Raue geleitet wird, entschied man sich für eine DocuWare On-Premises-Lösung. Für das Einscannen von Papierdokumenten wurden mehrere Fujitsu-Scanner fi-7160 angeschafft.

Land:
Deutschland
Branche:
Produktion
Abteilung:
Personalwesen |Vertrieb |Einkauf / Beschaffung |Geschäftsführung |Finanzwesen |Verkauf
Deployment:
On-Premises
Integration:
Outlook |SAP R3 EHP7 |Eigenentwickelte Vertriebslösung

DocuWare hat sich direkt bezahlt gemacht, da wir dadurch die Herausforderungen des mobilen Arbeitens während der Pandemie schnell und für alle zufriedenstellend meistern konnten. Wir spüren den Nutzen täglich, sei es bei der Auftragsbearbeitung oder bei Recherchen und Analysen, da das System nichts vergisst und gegebenenfalls daran erinnert, dass eine Aufgabe zu erledigen ist.

Heiko Raue, IT-Leiter
KLEiN-Umformtechnik GmbH, Netphen-Deuz

Durch die gute Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner konnte Anfang Januar 2020 mit der DMS-Unterstützung im Einkauf gestartet werden. Der Einkauf, über den alle Beschaffungsprozesse – von Büroartikeln bis zu Maschinenteilen – laufen, hatte unter anderem deswegen hohe Priorität, weil bei Einkaufsvorgängen oft beide Standorte beteiligt sind. Häufiger stellt sich die Aufgabe, einen im Werk Netphen-Deuz angestoßenen Vorgang in Ottendorf-Okrilla fortzusetzen oder umgekehrt, wenn zum Beispiel jemand wegen Krankheit ausfällt. Das war früher sehr umständlich und auch fehlerträchtig, wenn die Dokumente in Hängemappen gesucht und die Infos übermittelt werden mussten. Im DMS ist dies heute transparent geregelt: Mitarbeitende, die als Zugriffsberechtigte im System hinterlegt sind, haben die kompletten Informationen zur Verfügung und können die Aufgabe reibungslos übernehmen.

Integration von SAP, Outlook und Eigenentwicklung

KLEiN arbeitet mit SAP als ERP-System, das in der Version R3 EHP7 eingesetzt wird. Die Bereitstellung einer Schnittstelle zwischen SAP und DocuWare war ein „Must-have“ bei der Auswahl. Durch die automatische Ablage der Belege, die vom SAP-System erzeugt werden, wird neben der Effizienz auch die Sicherheit der Prozesse erhöht. Die automatische zentrale Ablage stellt sicher, dass Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Ein- und Ausgangsbestellungen komplett verfügbar sind. Die Outlook-Integration sorgt dafür, dass auch die zu einem Vorgang gehörenden E-Mails archiviert werden. Weiterhin ist eine selbstentwickelte Lösung für den Vertrieb, mit der unter anderem Angebote erstellt werden, in DocuWare integriert. Inzwischen verfügt KLEiN auch über digitale Personalakten. Durch die Scandienstleistung des DocuWare Partners wurden alle Unterlagen ins Archiv importiert, sodass sukzessive die Prozesse im Personalwesen digitalisiert werden können.

Digitale Personalakten

Die schnelle Suche, die erhöhte Effizienz und die Transparenz der Workflows sind laut KLEiN wesentliche Verbesserungen, die durch das DMS erreicht wurden. Hinzu kommt der Nutzen durch mehr Skonto. Eine Folge davon, dass dank DMS nichts mehr vergessen werden könne, so das Resümee.

Wir wissen es zu schätzen, dass versprochene Funktionaltäten störungsfrei umgesetzt werden konnten und dass durch Updates regelmäßig neue Features hinzukommen.

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