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Referenz: Handel / Großhandel

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Die Spezialitätenbrauerei Riegele archiviert jährlich 200.000 Lieferscheine und Rechnungen revisionssicher im digitalen Archiv, welches vollständig in SAP integriert ist. Ein digitaler Workflow beschleunigt gleichzeitig die Rechnungsprüfung und vermeidet Skontoverluste.

Die Augsburger Biermanufaktur, die seit 1884 in Familiensitz ist, zählt zu den ältesten Brauereien der Welt und wird für ihre Produkte regelmäßig mit internationalen Auszeichnungen belohnt. Neben traditionellen Bierspezialitäten setzt man auf modernes Craft Beer, Mineralwasser aus eigener Quelle und diversen Limonaden. Die Verwaltung organisiert Riegele mit transparenten Abläufen und einer modernen IT, unter anderem mit einem Dokumentenmanagement-System.

Erstes Ziel der DMS-Einführung war die Eindämmung der immensen Papierflut. Gleichzeitig wollte man den Aufwand der revisionssicheren Archivierung von jährlich rund 80.000 Lieferscheinen und 12.500 Eingangsrechnungen reduzieren. Bei der DMS-Auswahl waren das gute Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die einfache Bedienbarkeit und Einrichtung entscheidende Argumente für DocuWare. Aber auch die Fachkompetenz und die Nähe des Installationspartners hat die Systemauswahl beeinflusst. Gestartet wurde das Projekt im Einkauf und in der Finanzbuchhaltung, wo heute rund 50 Mitarbeiter aller Abteilungen mit DocuWare arbeiten. Sowohl Außendienstmitarbeiter als auch das nahe gelegene Logistikzentrum greifen standortübergreifend auf den zentralen Dokumenten-Pool zu. Gleichzeitig sorgt die zertifizierte Schnittstelle Connect to SAP für eine nahtlose Verbindung zwischen DMS- und ERP-Lösung. Diese wurde von einem auf DocuWare-SAP-Integrationen spezialisierten Consulting-Unternehmen realisiert.

Land:
Deutschland
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Kundenservice |Verwaltung |Marketing |Vertrieb |Einkauf / Beschaffung
Deployment:
On-Premises
Integration:
SAP |Mowis

Für unsere kaufmännische Lösung ist DocuWare die perfekte Erweiterung, wenn es um elektronisches Dokumenten-Management geht. Das Dokumentenmanagement-System ist zuverlässig und funktioniert. Diese Kontinuität gibt uns riesige Vorteile.

Peter Baier
Kaufmännischer Leiter, Brauwelt Riegele Augsburg

Vollständig in SAP integriertes DMS

Heute wird DocuWare sowohl bei Lieferscheinen als auch in der Prüfung von Eingangsrechnungen eingesetzt. Insgesamt umfasst das digitale Archiv rund 840.000 meist mehrseitige Dokumente. Die etwa 300 täglichen Lieferscheine werden von den Fahrern im mobilen Warenwirtschaftssystem Mowis erstellt und am Ende der Tour über eine Docking-Station an SAP geschickt. Dabei verschlagwortet und archiviert die DocuWare-Schnittstelle sämtliche Unterlagen elektronisch und revisionssicher. So ist genau feststellbar, wann und in welchem Umfang ein Kunde beliefert wurde. Die SAP-Integration stellt darüber hinaus auch die Archivierung sämtlicher Ausgangsrechnungen, Abrechnungen und Mahnungen sicher. Bei Nachfragen können Mitarbeiter auf alle Belege eines Kunden zugreifen, ohne die SAP-Oberfläche verlassen zu müssen. Bei Reklamationen verschickt man die entsprechenden Belege sogar gleich per E-Mail. Auch die etwa 50 täglichen Eingangsrechnungen werden bei Riegele nur noch elektronisch bearbeitet. Jede neue Rechnung wird in der Poststelle gescannt und indexiert. Der digitale Workflow verteilt daraufhin die Belege an die Aufgabenlisten der Einkäufer, wo eine Vorprüfung stattfindet. Anschließend werden die Rechnungen an die Fachabteilungen weitergeleitet. Zur Freigabe können die Verantwortlichen falls nötig auf weitere Belege aus SAP zugreifen. Nach dieser finalen Prüfung realisiert die Finanzbuchhaltung die abschließende Buchung im SAP-System.

Schnelle Durchlaufzeiten dank Workflows

Wird eine Rechnung angemahnt, können die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung bequem aus SAP auf das Dokument zugreifen und sofort über den aktuellen Bearbeitungsstatus Auskunft geben. Dass eine Rechnung heute auf einem Schreibtisch unbearbeitet liegen bleibt oder verschwindet, ist ausgeschlossen. Insgesamt sind die Riegele-Mitarbeiter mit dem DMS sehr zufrieden, denn für sie ist die Arbeit einfacher geworden, der Aufwand für Ablage und Suche deutlich gesunken. Innerhalb von Sekunden stehen sämtliche Belege eines Kunden am Bildschirm zur Verfügung. Anfragen können damit detailliert beantwortet werden – auch durch den Außendienst, der selbst im Ausland Kundeninformationen jederzeit parat hat. Der mittlerweile vollständige Verzicht auf ein Papierarchiv hat in der Augsburger Brauerei sogar Platz für neue Aktivitäten geschaffen. Nach einem Umbau lässt sich das Dachgeschoß heute als „Bierakademie“ für Schulungen gewinnbringender nutzen.

Selbst unsere Wirtschaftsprüfer, denen wir bei der jährlichen Prüfung direkten Zugriff auf relevante Rechnungen geben, reagieren sehr positiv. Das schafft Vertrauen.“

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