Vollständig in SAP integriertes DMS
Heute wird DocuWare sowohl bei Lieferscheinen als auch in der Prüfung von Eingangsrechnungen eingesetzt. Insgesamt umfasst das digitale Archiv rund 840.000 meist mehrseitige Dokumente. Die etwa 300 täglichen Lieferscheine werden von den Fahrern im mobilen Warenwirtschaftssystem Mowis erstellt und am Ende der Tour über eine Docking-Station an SAP geschickt. Dabei verschlagwortet und archiviert die DocuWare-Schnittstelle sämtliche Unterlagen elektronisch und revisionssicher. So ist genau feststellbar, wann und in welchem Umfang ein Kunde beliefert wurde. Die SAP-Integration stellt darüber hinaus auch die Archivierung sämtlicher Ausgangsrechnungen, Abrechnungen und Mahnungen sicher. Bei Nachfragen können Mitarbeiter auf alle Belege eines Kunden zugreifen, ohne die SAP-Oberfläche verlassen zu müssen. Bei Reklamationen verschickt man die entsprechenden Belege sogar gleich per E-Mail. Auch die etwa 50 täglichen Eingangsrechnungen werden bei Riegele nur noch elektronisch bearbeitet. Jede neue Rechnung wird in der Poststelle gescannt und indexiert. Der digitale Workflow verteilt daraufhin die Belege an die Aufgabenlisten der Einkäufer, wo eine Vorprüfung stattfindet. Anschließend werden die Rechnungen an die Fachabteilungen weitergeleitet. Zur Freigabe können die Verantwortlichen falls nötig auf weitere Belege aus SAP zugreifen. Nach dieser finalen Prüfung realisiert die Finanzbuchhaltung die abschließende Buchung im SAP-System.
Schnelle Durchlaufzeiten dank Workflows
Wird eine Rechnung angemahnt, können die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung bequem aus SAP auf das Dokument zugreifen und sofort über den aktuellen Bearbeitungsstatus Auskunft geben. Dass eine Rechnung heute auf einem Schreibtisch unbearbeitet liegen bleibt oder verschwindet, ist ausgeschlossen. Insgesamt sind die Riegele-Mitarbeiter mit dem DMS sehr zufrieden, denn für sie ist die Arbeit einfacher geworden, der Aufwand für Ablage und Suche deutlich gesunken. Innerhalb von Sekunden stehen sämtliche Belege eines Kunden am Bildschirm zur Verfügung. Anfragen können damit detailliert beantwortet werden – auch durch den Außendienst, der selbst im Ausland Kundeninformationen jederzeit parat hat. Der mittlerweile vollständige Verzicht auf ein Papierarchiv hat in der Augsburger Brauerei sogar Platz für neue Aktivitäten geschaffen. Nach einem Umbau lässt sich das Dachgeschoß heute als „Bierakademie“ für Schulungen gewinnbringender nutzen.
