Doch die DMS-Einführung inklusive Schulung, die im November und Dezember 2022 durch einen Schweizer DocuWare Partner erfolgte, hatte noch einen anderen Beweggrund: Die Kernkompetenz des Unternehmens, das von Albanern gegründet wurde und Mitarbeitende aus verschiedenen europäischen Ländern beschäftigt, ist das schnelle und effiziente Agieren im Markt. Nutzfahrzeuge werden vornehmlich in Deutschland und der Schweiz aufgekauft, wo sie sich aufgrund guter Straßen und Pflege oft auch nach vielen Jahren noch in einem Topzustand befinden, um sie anschließend zur Weiterverwendung in Länder auf verschiedenen Kontinenten zu verkaufen. Nicht alle relevanten Informationen kann man im Kopf haben, daher ist das Smartphone als Wissensspeicher heute aus der täglichen Geschäftspraxis nicht mehr wegzudenken. Das gilt sowohl für den Einkauf, wo die Historie des potentiellen Lieferanten hilfreich ist, als auch für den Verkauf, bei dem der Preisvergleich mit früher verkauften Fahrzeugen in dem jeweiligen Land von Nutzen ist.

Superschnelle Auskünfte

Durch DocuWare hat sich die Motortrade SA von vielen Aktenschränken befreit. Revisionen stellen keine Herausforderung mehr dar, da die gewünschten Dokumente – zum Beispiel auch die elektronisch gespeicherten Ausgangsrechnungen – sekundenschnell an den Bildschirm geholt werden können. Und alle profitieren im täglichen Geschäft von der superschnellen Auskunftsfähigkeit. Der Zugriff auf das Cloud-Archiv von jedem Gerätetyp und von überall ist ein echter Mehrwert für das Schweizer Unternehmen.

Für Sönmez Öztürk stellt das DMS auch dadurch eine große Entlastung dar, dass Anfragen an die Administration und Buchhaltung deutlich zurückgegangen sind, weil alle Mitarbeitenden ihre Infos selbst aus dem digitalen Archiv holen können, schnell und unkompliziert per Handy. Die direkte Informationsverfügbarkeit von überall entspricht der Arbeitsweise eines agilen Unternehmens, in dem viele Entscheidungen sehr kurzfristig, aber gleichzeitig auch fundiert und professionell getroffen werden müssen.