Auch heute werden regelmäßig Verbesserungsvorschläge aufgenommen und Abläufe angepasst. Reichle sieht in diesem Austausch das A und O für die hohe Akzeptanz der Lösung im gesamten Unternehmen.
Mit einem Workflow zur Angebotserstellung wurde der DocuWare Einsatz in der Vertriebsabteilung gestartet. Sobald ein Kunde seine Anfrage per Mail schickt oder eine telefonische Anfrage in ein Online-Formular eingegeben und archiviert wurde, startet der Workflow. Die Anfrage erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Vertriebsmitarbeiters zur Kalkulation. Ist diese erstellt, erhält sie der Vertriebsleiter zur Prüfung. Dieser schickt sie entweder mit einer Änderungsanweisung oder mit der Bitte um eine Angebotserstellung zurück an den Kalkulierer. Dieser schreibt das Angebot, und sendet es per Mail an den Kunden. Mit dem Druckbefehl wird das Dokument automatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Damit endet der Workflow.
Unterbrechungsfreie Abläufe durch DocuWare Mobile
Als Nächstes wurde in der Buchhaltung ein Workflow zur Rechnungsprüfung eingerichtet, der alle betreffenden Abteilungen und die Geschäftsführung einbezieht und mit der Übergabe an die Buchhaltung endet, wo die Rechnung in Addison gebucht sowie bezahlt und zuletzt in DocuWare gespeichert wird. Auch die Personalabteilung der Kies- und Schotterwerke arbeitet seit einigen Monaten mit dem DMS. Neben der digitalen Personalakte wurde hier ein Workflow zur schnellen Prüfung von Urlaubsanträgen installiert. Damit sämtliche Workflows selbst in Urlaubszeiten des Geschäftsführers und des kaufmännischen Leiters nicht ins Stocken geraten, nutzen beide DocuWare Mobile, um wichtige Freigaben per Smartphone zu erteilen.
Insgesamt sind die Arbeitsabläufe im Unternehmen strukturierter und transparenter geworden, ist Dominik Reichle zufrieden. Besonders gefällt ihm, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank digitalem Dokumenten-Management sehr flexibel auch bereichsübergreifend arbeiten können. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ebenfalls daran interessiert, dass der DMS-Einsatz im Unternehmen weiter ausgebaut wird. Als Nächstes ist die Integration von DocuWare in die Software zur Grundstücksverwaltung geplant. Gern nimmt Dominik Reichle auch die Ideen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf: Ein Workflow, um Schadensfälle zu steuern, könnte das nächste Projekt sein.
