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Mobiles Arbeiten rechtssicher im Unternehmen einführen

Im Verlauf der SARS-CoV-2-Pandemie haben Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten deutlich an Verbreitung und Relevanz gewonnen. Viele Unternehmen haben den Homeoffice-Arbeitsplatz und das mobile Arbeiten aus der Not der COVID-19-Krise heraus in kürzester Zeit entweder eingeführt oder stark propagiert. Um das Infektionsrisiko bei der Arbeit zu senken, sind Abstandhalten und 3G-Regeln noch immer das Gebot der Stunde – und so wird es womöglich auch noch auf absehbare Zeit bleiben. Also gilt es, die Homeoffice-Option und die mobile Arbeit rechtssicher im Unternehmen einzuführen. Denn auch wenn sich mobiles Arbeiten als probates Mittel im Kampf gegen die wirtschaftlichen und gesundheitlichen Konsequenzen des Virus bewährt hat, dürfen neben allen technischen und organisatorischen Fragen die rechtlichen Risiken ebenfalls nicht vergessen werden. Beispielsweise bei Arbeitsschutz, Versicherung, etc.

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Im eigenen Haushalt des Heimarbeiters erstreckt sich der Versicherungsschutz zum Beispiel auch auf die mit der Kinderbetreuung oder der Nahrungsaufnahme zusammenhängenden Wege. Wie bei der Tätigkeit an einer betrieblichen Arbeitsstätte besteht ja durchaus ein Interesse des Unternehmers an der Ernährung seiner Mitarbeitenden und der Unterbringung deren Kinder, um die Ausübung der beruflichen Tätigkeit überhaupt erst zu ermöglichen – während jedoch der Arbeitgeber natürlich keinerlei gestalterischen Einfluss auf das Heim seiner Angestellten hat.

Inhalt:

Was genau bedeutet „mobiles Arbeiten“?

Diese Frage ist für das „mobile Büro“ durchaus differenziert zu betrachten, wenn man etwa den Vertreter mit einbezieht, der sich im Café oder im Zug auf den nächsten Termin vorbereitet. Also steht die Frage im Raum: Was genau bedeutet „mobiles Arbeiten“? Telearbeit oder Homeoffice bezeichnet ja die übliche Büroarbeit – nur ohne die Anwesenheit im Unternehmen. Dafür gibt es gesetzliche Regelungen, allen voran die ArbStättV. In der Praxis mobiler Arbeit ist also eben nicht nur die Dienstreise oder das Arbeiten während einer Dienstreise gemeint. Die im August 2020 veröffentlichte SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel nennt mobile Arbeit bereits eine Arbeitsform, „die nicht in einer Arbeitsstätte gemäß § 2 Arbeitsstättenverordnung oder an einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz gem. § 2 Absatz 7 Arbeitsstättenverordnung im Privatbereich des Beschäftigten ausgeübt wird, sondern bei dem die Beschäftigten an beliebigen anderen Orten (z.B. beim Kunden, in Verkehrsmitteln oder auch in einer Wohnung) tätig werden.“

Das heißt mit anderen Worten: Homeoffice am Notebook oder Laptop ist eine spezielle Ausprägung der mobilen Arbeit, die es Beschäftigten ermöglicht, nach vorheriger Abstimmung mit dem Arbeitgeber zeitweilig im Privatbereich unter Nutzung von mobilen IT-Systemen für den Arbeitgeber tätig zu sein. Regelungen zur klassischen Telearbeit (fest eingerichteter Arbeitsplatz zuhause) bleiben unberührt.

Was müssen Unternehmen aus arbeitsrechtlicher Sicht bei der Einführung von mobiler Arbeit beachten?

Die Frage liegt also auf der Hand: Kann mobiles Arbeiten „einfach so“ im Unternehmen eingeführt werden? „Es kommt drauf an!“, wird der Jurist aktuell noch antworten. Um für alle Beteiligten – also diverse Teams, Führungskräfte, Personaler, Betriebsräte und Geschäftsführung – möglichst viel Klarheit und Transparenz zu schaffen und damit die digitale Zusammenarbeit zu unterstützen, hat sich für die Einrichtung von Homeoffice oder eben auch für mobiles Arbeiten in der Praxis eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sehr bewährt. Auch wenn das in kleinen Unternehmen vielleicht nicht unbedingt notwendig erscheint.

Nach Übernahme der Regierungsgeschäfte durch die Ampel-Koalition ist davon auszugehen, dass der neue Minister für Arbeit und Soziales, der gleichzeitig der bisherige ist, sein bereits in der Vorgängerregierung favorisiertes Modell des „Rechts auf Homeoffice“ weiter verfolgen wird. Derzeit gilt noch bis März 2022 sogar erneut eine gesetzliche Homeoffice-Pflicht für Arbeitgeber. Noch existiert allerdings kein dauerhafter gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice. Doch ob nun auf Dauer oder sporadisch: Regeln zur Arbeit im Homeoffice sollten in jedem Fall konkret definiert werden. Diese Vereinbarungen können etwa die Erreichbarkeit am Arbeitsplatz zuhause beinhalten oder auch den zeitlichen Umfang der Arbeit im Homeoffice. Beispielsweise kann der Arbeitgeber in dem Zusammenhang auch die Dokumentation von über die werktäglichen Arbeitszeiten hinausgehenden Tätigkeitszeiten an die Mitarbeitenden im Homeoffice übertragen. Ist im Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, können Homeoffice-Regelungen im Rahmen einer Betriebsvereinbarung beschlossen werden. Darin lassen sich die Rahmenbedingungen definieren sowie individuelle Regelungen ergänzen und konkretisieren.

Im Detail sollten Sie bei Vereinbarungen zur Arbeit im Homeoffice in jedem Fall diese Punkte beachten:

Arbeitsschutz

Es gehört zu den Aufgaben des Arbeitgebers, die erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen zu ermitteln und „passiv“ umzusetzen. Passiv bedeutet in dem Zusammenhang, dass der Arbeitgeber beim Arbeitnehmer die Umstände des Arbeitsplatzes im Homeoffice erfragen muss, allerdings keiner physischen Kontrollpflicht des heimischen Arbeitsplatzes unterliegt. Erforderlich ist jedoch eine angemessene Unterweisung der Mitarbeitenden hinsichtlich den Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber. Dazu gehört beispielsweise auch die arbeitsmedizinische Vorsorge (ArbMedVV).

Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hat selbstverständlich auch im Homeoffice Gültigkeit. Allgemein geltende Regelungen zur Höchstarbeitszeit sowie zu den Ruhephasen sind auch im Homeoffice einzuhalten. Dazu gehört natürlich auch das prinzipielle Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit. Für die Arbeitszeiten, die Mitarbeitende nicht im Büro, sondern zuhause verbringen, empfiehlt sich ein Regelmodell zur genauen Zeiterfassung.

Datenschutz

War das Thema Datenschutz bereits in den Betrieben ein wichtiges, wenn auch nicht immer sehr beliebtes Thema, so gilt die Relevanz hierfür im Homeoffice sogar noch mehr. Schon bei der Einrichtung des heimischen Arbeitsplatzes muss der Arbeitgeber für die entsprechenden Datenschutzvorkehrungen Sorge tragen. Die Verantwortung, dass die Arbeitnehmenden alle datenschutzrechtlichen Voraussetzungen auch im Homeoffice dauerhaft einhalten, liegt ebenfalls bei den Arbeitgebern. Hochsensibel ist dabei, dass lediglich der Mitarbeitende allein Zugang haben darf zu firmeninternen Daten auf PCs oder Mobiltelefonen, die für die Arbeit im Homeoffice zum Einsatz kommen. Dritte dürfen keinen Zugriff auf diese vertraulichen Daten bekommen – das gilt natürlich auch für Familienmitglieder. Daten sollten also ausschließlich auf unternehmensinternen Servern gespeichert werden, der Datentransfer muss über gesicherte Kommunikationswege erfolgen, etwa via VPN-Verbindungen.

Unfallversicherungsschutz

Unter § 8 SGB VII ist der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung im Zusammenhang mit der Arbeit geregelt – auch für das Homeoffice. Das Betriebsrätemodernisierungsgesetz hat zudem inzwischen die in dem Paragraphen definierten Regelungen ausgeweitet: Demnach sind nunmehr nicht nur Wege etwa zum Aktenschrank oder Drucker versichert, sondern, wie eingangs bereits erwähnt, zum Beispiel auch Gänge zur Nahrungsaufnahme. Hierfür gilt nun der identische Versicherungsschutz im Homeoffice wie bei Arbeiten im Betrieb selbst. Der Schutz wurde also auf Tätigkeiten im Homeoffice des Versicherten, aber auch auf einen anderen Ort, an dem Arbeit mobil ausgeübt wird, ausgedehnt. Der Versicherungsschutz gilt zudem auf Wegen, die Beschäftigte während ihrer Arbeitszeiten im Rahmen der Kinderbetreuung außer Haus zurücklegen müssen.

Mitbestimmung bei mobiler Arbeit

Betriebsräte haben das Recht, bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit mitzubestimmen. Auch hier kommt das Betriebsrätemodernisierungsgesetz zum Tragen. Noch bleibt die prinzipielle Erlaubnis zur mobilen Form des Arbeitens den Arbeitgebern vorbehalten, Betriebsräte haben jedoch bei der inhaltlichen Ausgestaltung der mobilen Arbeit ein Mitbestimmungsrecht: Beim zeitlichen Umfang können die Betriebsräte ebenso mitreden wie über den Ort, an dem mobil gearbeitet werden darf. Weitere mitbestimmungspflichtige Themen sind zum Beispiel die Erreichbarkeit des Beschäftigten, eventuelle zeitliche Anwesenheitspflichten im Büro des Arbeitgebers sowie zu beachtende Sicherheitsaspekte.

Was ist der Unterschied zwischen mobilem Arbeiten und Homeoffice?

Telearbeit oder Homeoffice werden entweder durch Arbeitsvertrag oder durch Betriebsvereinbarungen, seltener in Tarifverträgen, im europäischen Ausland häufiger auch durch Gesetz geregelt. Diese Arbeitsformen ziehen aber nicht nur einen arbeitsrechtlichen Regulierungsbedarf nach sich, sondern berühren darüber hinaus eigentums-, datenschutz- oder haftungsrechtliche Fragen. Diese sind im Rahmen des Arbeitsvertrages, der Betriebsverfassung oder durch die Tarifparteien nicht immer vollständig zu lösen.

Die Telearbeit gehört – auch wenn sie dort nicht erwähnt wird – formal zum Heimarbeitsgesetz (HAG), weil sie auch Bürotätigkeiten umfasst. Demnach ist Heimarbeiter, wer in selbstgewählter Arbeitsstätte (eigener Wohnung oder selbstgewählter Betriebsstätte) allein oder mit Familienangehörigen im Auftrag erwerbsmäßig arbeitet, jedoch die Verwertung der Arbeitsergebnisse dem unmittelbar oder mittelbar auftraggebenden Gewerbetreibenden überlässt (§ 2 Abs. 1 HAG).

Das mobile Arbeiten (Stichwort „Digital Workplace“) baut, ebenso wie das Homeoffice, auf einer Verbindung zur Informations- und Kommunikationstechnik des Arbeitgebers auf. Diese Arbeitsform zeichnet sich aber vor allem dadurch aus, dass sie weder an das Büro noch an den häuslichen Arbeitsplatz gebunden ist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können von beliebigen anderen Orten mithilfe von Laptop, Tablet oder Smartphone als „Modern Workplace“ arbeiten. Über das mobile Netz geschieht das unabhängig von festen Arbeitszeiten und -plätzen. Auch mit Blick auf Arbeits- und Datenschutz unterscheidet sich Mobilarbeit von Homeoffice.

Die spontane mobile Arbeit fällt nicht unter die geplanten gesetzlichen Regelungen

Ist mobile Arbeit anlassbezogen, etwa zur Kinderbetreuung, zum Empfang von Handwerkern oder auch infolge pandemisch bedingter Beschränkungen, kann per se die vorgesehene Ankündigungsfrist von drei Monaten nicht eingehalten werden.

Auf jeden Fall muss ein geeigneter Arbeitsplatz mit Infrastruktur zur Verfügung stehen. Auch Fragen in den Bereichen Datenschutz und -sicherheit, Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit sowie Versicherung müssen beantwortet sein. Mobiles Arbeiten erfordert zudem, ähnlich wie bei flexiblen Arbeitszeiten, besondere Vorkehrungen, um an firmeninternen Besprechungen teilzunehmen. Das wären etwa eine Zusicherung der Anwesenheit seitens der Mitarbeitenden, ihre Zuschaltung durch Videokonferenzen oder ihre nachträgliche Information durch Protokolle.

Vor- und Nachteile des mobilen Arbeitens

Unternehmen bringt mobiles Arbeiten einiges an Vorteilen:

  • Es wird weniger Bürofläche benötigt.
  • Die Kompetenzen der Beschäftigten sind auch in Situationen nutzbar, in denen sie aus privaten Gründen eigentlich nicht zur Verfügung stünden: Beispielsweise Kinderbetreuung oder die Pflege Angehöriger lassen sich so für die Arbeitnehmer mit ihrer beruflichen Tätigkeit gut verbinden.
  • Mobiles Arbeiten wird oft positiv bewertet und kann den Ruf eines Arbeitgebers verbessern.
  • Die Mitarbeitermotivation und die Arbeitseffektivität werden gesteigert.

Eine große Herausforderung beim mobilen Arbeiten ist für die Arbeitgeber das Zuweisen von Aufgaben und Aufträgen sowie das Bereitstellen der erforderlichen Informationen. Insoweit gilt es bei der Vorbereitung des Umstiegs auf mobiles Arbeiten, den Schwerpunkt auf die mitlaufende Unterstützung und kooperative Steuerung zu legen – und nicht auf die Kontrolle. Diese neue Art des Arbeitsverhältnisses setzt ein hohes Vertrauen in die Mitarbeitenden voraus. Das Ziel ist immer eine ergebnisorientierte Arbeit. Als einzig tragfähiges Managementkonzept gilt hier das „Management by Objectives“ – mit einer Zielvereinbarung und einer „Vertrauensarbeitszeit“.

Viele Arbeitnehmer begrüßen mobiles Arbeiten wegen der einfacheren Verbindung von Beruf und Familie, freier Zeiteinteilung und besserer Möglichkeiten zur Nutzung kreativer Phasen. Der Wegfall des Weges zur Arbeit, Unabhängigkeit von Witterungsbedingungen, höhere Eigenverantwortung und Motivation oder die ungestörte Arbeitsmöglichkeit kommen ebenfalls gut an. Beliebt ist mobiles Arbeiten etwa bei jungen Eltern, denen so der Wiedereinstieg in das Berufsleben erleichtert wird. Die Arbeitsleistung kann verteilt erbracht, Kinder können trotzdem versorgt werden.

Als Nachteile werden die Gefahr der sozialen Isolation sowie ein erschwerter Informationsfluss ohne unmittelbaren Kontakt genannt. Auch Scheinselbstständigkeit, erschwertes kollaboratives Arbeiten oder Schwierigkeiten bei der klaren Trennung von Berufs- und Privatleben gelten als Kritikpunkte.

So können Unternehmen mobiles Arbeiten einführen

Haben Sie sich nach Abwägung aller Vor- und Nachteile des mobilen Arbeitens und der arbeitsrechtlichen Erwägungen für die Einführung in Ihrem Unternehmen entschieden, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie nun eigentlich genau vorgehen sollen. Denn es bleibt ein Fakt, dass hinter der Einführung und der permanenten Durchführung des mobilen Arbeitsmodells ein nicht unbedingt trivialer Verwaltungsaufwand steht. In aller Regel müssen bestehende Verträge erneuert oder zumindest erweitert werden, Checklisten sollten erstellt und Richtlinien festgelegt werden. Wir empfehlen Ihnen zum Start diese ersten Schritte:

  • Beginnen Sie mit einer Checkliste und definieren Sie darin alle relevanten Punkte, also etwa die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung, alle rechtlichen Grundlagen, primär zum Thema Datenschutz, sowie gegebenenfalls Definitionen für ein Betretungsrecht des Arbeitgebers im Homeoffice oder auch eine Widerrufsklausel, die beispielsweise bei innerbetrieblichen Veränderungen angewandt werden kann.
  • Definieren Sie alle Rechte und Pflichten sowohl der Arbeitnehmer- wie auch der Arbeitgeberseite. Denken Sie dabei etwa an Hardware oder auch Software-Freischaltungen, die den Mitarbeitenden für die Dauer der Arbeit im Homeoffice zur Verfügung gestellt werden.
  • Setzen Sie zeitliche Rahmenbedingungen fest, in denen der Arbeitnehmer auch während der Arbeitszeit zuhause oder unterwegs für Sie erreichbar sein muss. Stellen Sie hierfür gegebenenfalls aber auch ein Dienst-Handy zur Verfügung.
  • Vereinbaren Sie außerdem feste Regelungen zur Quantität des Austauschs Ihres Arbeitnehmers mit Ihnen oder einer entsprechenden Führungskraft über Telefon oder Video-Konferenzen. Dieser Austausch ist von hoher Wichtigkeit, um regelmäßig über den Status quo von Aufträgen oder über geschäftliche Ergebnisse direkt miteinander zu kommunizieren. Aber auch Stimmungen und Motivationen sollen so zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden immer wieder via Remote-Kontakt auf den Prüfstand kommen.

Fazit

Die Herausforderungen der Arbeit 4.0 sind mittlerweile zur Realität des Alltags geworden, wie zum Beispiel die Größe der Wohnung des zuhause Arbeitenden, das Alter und die Anzahl der Kinder oder pflegebedürftige Angehörige. Hier können weder der Staat noch Unternehmen einwirken – und Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten einfacher machen. Eines muss aber nicht sein: Dass durch unzureichende Technologie- oder Kommunikations-Tools in der Remote-Arbeit die Unternehmenskultur leidet, wie gemäß einer europaweiten Ricoh-Studie 42 Prozent der Arbeitnehmer befürchten. Denn dies lässt sich durch eine gute gegenseitige Organisation des mobilen Arbeitsmodells und auf Grundlage einer soliden Vertrauensbasis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in jedem Fall vollständig vermeiden.

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