Unsere Arbeitswelt ist einem Wandel unterworfen, der sich in immer gewaltigeren Schritten und in immer kürzeren Zeitperioden vollzieht. Viel ist dabei auch vom „modernen Arbeitsplatz“ die Rede. Dieser „Modern Workplace“ soll nicht nur alle involvierten Mitarbeitenden zeit- und ortsunabhängig miteinander vernetzen, er soll auch bislang nicht gekannte Freiräume für kreatives Arbeiten, aber auch zur persönlichen Selbstverwirklichung schaffen. Die hierfür erforderlichen Technologien stehen uns heute uneingeschränkt zur Verfügung. Doch bei allen technischen Möglichkeiten sollte auch im Modern Workplace der Mensch im Mittelpunkt bleiben. Denn in erster Linie geht es darum, dass jeder einzelne Mitarbeitende in der neuen Arbeitswelt die Möglichkeit bekommt, sein individuelles berufliches Potenzial zu entfalten und die neuen Freiräume nicht nur zur persönlichen Selbstverwirklichung, sondern auch für ein erfolgreiches und Team-orientiertes Arbeiten zu nutzen.
Übersicht:
- Was ist ein Modern Workplace?
- Welche Vorteile bietet der Modern Workplace?
- Mobile Arbeitskräfte und der Modern Workplace
- Der Modern Workplace ist längst integraler Bestandteil der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen
- Integration von Dokumentenmanagement-Systemen im Modernen Workplace
- Kontaktbeschränkungen forderten neue Kommunikationswege
- Beim Modern Workplace steht der Mensch im Mittelpunkt
- Die Bedeutung von Cloud-Lösungen für den Modern Workplace
- DaaS im Kommen
- Unzureichende Technologie sorgt für Frust bei Arbeitnehmenden
- Demokratisierung der Technologie-Services
- Welche Herausforderungen birgt der Modern Workplace?
Was ist ein Modern Workplace?
Was aber versteht man nun eigentlich genau unter einem Modern Workplace? Die Definition des Begriffs ist alles andere als einfach. Denn es reicht nicht, dem Mitarbeiter Laptop, Smartphone und Headset zur Verfügung zu stellen. Kern des Modern Workplace ist eine Sammlung persönlicher Produktivitäts-, Kollaborations- und Kommunikations-Tools, die oft SaaS- bzw. Cloud-basiert sind. Dabei handelt es sich in der Regel um E-Mail, Instant Messaging, Dateifreigabe, Videokonferenzen und Web-Meetings. Auch Dokumenten-Management und -bearbeitung, Suche und Discovery sowie Collaboration gehören dazu. Diese Mischung wird zu einem Eckpfeiler der digitalen Arbeitsplatzinfrastrukturen der meisten Unternehmen, insbesondere in der heutigen Remote-Arbeitsumgebung. Und: Diese Cloud-Services werden sukzessive mit neuen Funktionen für Mobilität, Content Discovery und KI erweitert.
Im Kern geht es beim Modern Workplace also darum, moderne und zeitgemäße Technologien mit entsprechenden Arbeitsweisen so zu kombinieren, dass neue Formen des Arbeitens und der Kommunikation möglich werden. Der Modern Workplace ist außerdem geprägt von seiner Anpassung an die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitglieds der Belegschaft. Jeder kann in einer entsprechend modernisierten Organisation digital mit allen anderen zusammenarbeiten.
Welche Vorteile bietet der Modern Workplace?
Bevor wir auf weitere spezifische Aspekte des Modern Workplace eingehen, möchten wir Ihnen einige der signifikantesten Vorteile des Modern Workplace näherbringen:
- Steigerung der Produktivität
Sie glauben, Mitarbeitende wären am produktivsten, wenn sie acht Stunden am Tag beaufsichtigt im Büro sitzen? Dann täuschen Sie sich gewaltig! Produktivitätssteigernd wirkt sich nämlich beispielsweise vielmehr eine freie Zeiteinteilung für die Mitarbeitenden aus, wie sie etwa durch Cloud-basierte Tools ermöglicht wird. Das steigert die Kreativität und macht zudem etwa das Zeitstempeln für minutengenau festgelegte Arbeitszeitkontrollen überflüssig. - Mehr Kreativität und Innovation
Moderne Arbeitsplätze bieten ein flexibles und inspirierendes Umfeld, das kreatives Denken und innovative Lösungen fördert. Durch den Zugang zu einer Vielzahl von digitalen Werkzeugen und Kollaborationsplattformen können Mitarbeiter ihre Ideen leichter austauschen, zusammenarbeiten und Innovationen vorantreiben. Die Entfaltung von Kreativität wird nicht mehr durch traditionelle bürokratische Strukturen eingeschränkt, sondern durch den Modern Workplace gefördert. - Prozessoptimierung
Mit den digitalen technischen Möglichkeiten des Modern Workplace können Sie zeit- und kostensparende Automatisierungen von (wiederkehrenden) Prozessen und Workflows in Ihrem Unternehmen implementieren. Mit dieser Prozessoptimierung machen Sie Ihren Angestellten das Arbeitsleben leichter und reduzieren gleichzeitig optionale Fehlerquellen. - Erhöhung von Sicherheitsstandards
Der Modern Workplace ermöglicht Ihrer Organisation Sicherheitsstandards, die auf herkömmlichem Wege unerreichbar wären. Über Cloud-basierte Lösungen müssen Sie sich nicht mehr um auftretende Fehlerquellen oder Sicherheitslücken aufgrund veralteter Software-Versionen kümmern. All das können Sie bequem Ihrem entsprechenden Anbieter für Modern Workplace-Lösungen übertragen – und so sicher sein, dass Ihre wertvollen und meist existenziell wichtigen Daten immer in den besten Händen sind. - Geteiltes Know-how
Was immer in Ihrem Unternehmen an spezifischem Fachwissen zur Verfügung steht – mit einem Modern Workplace-Konzept erhalten alle berechtigten Mitarbeitenden Zugriff darauf. Unabhängig von Zeit und Ort stehen alle relevanten Informationen zum Abrufen und Lernen über die Cloud bereit und helfen Ihren Mitarbeitenden zudem, an ihren Aufgaben zu wachsen. - Gesteigerte Work-Life-Balance
In Zeiten von zunehmendem Fachkräftemangel erhält die Zufriedenheit der Mitarbeitenden einen besonders hohen Stellenwert. Vor allem eine optimierte Work-Life-Balance mit entsprechend vorhandener Autonomie bei der räumlichen und zeitlichen Selbsteinteilung von Arbeitsaufgaben ist hierbei unverzichtbar. Vom gesteigerten Wohlbefinden der Arbeitnehmer profitiert auch der Arbeitgeber in nicht unerheblichem Maße, denn zufriedene Mitarbeitende arbeiten besser, konzentrierter und produktiver. - Anpassungsfähigkeit an veränderte Marktbedingungen
Der Modern Workplace ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren. Durch den Einsatz innovativer Werkzeuge und die Förderung einer digitalen Denkweise können sich Unternehmen an neue Trends anpassen und ihre Arbeitsweise kontinuierlich verbessern. Dies trägt dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit in einem sich ständig wandelnden Geschäftsumfeld zu erhalten und zu steigern.
Mobile Arbeitskräfte und der Modern Workplace
Wie wir gesehen haben, bringt der Modern Workplace viele Vorteile mit sich. Er verändert nicht nur die Art und Weise der Zusammenarbeit, sondern wirkt sich direkt auf das gesamte Konzept der Arbeit aus. Da digitale Tools es heute ermöglichen, überall auf der Welt zu arbeiten und jederzeit Zugriff auf Dokumente, Kommunikationstools und andere Arbeitsanwendungen zu haben, wird mobiles Arbeiten immer unkomplizierter. Dank geeigneter Kollaborationstools ist eine Zusammenarbeit in Echtzeit durchgängig möglich, egal wo man sich befindet. Unabhängig vom Standort können mobile Mitarbeiter dank fortschrittlicher Sicherheitslösungen problemlos an Besprechungen teilnehmen, Dokumente bearbeiten und Ideen mit Kollegen austauschen, ohne sich um die Sicherheit und den Schutz sensibler Daten sorgen zu müssen.
Dies wirkt sich unmittelbar auf die Teamdynamik und die Unternehmenskultur aus. Für die Mitarbeitenden bedeutet dies einerseits ein großes Plus an Flexibilität, andererseits aber auch mehr Eigenverantwortung. Flexible Arbeitszeiten und die freie Wahl des physischen Arbeitsortes fördern nicht nur die Work-Life-Balance, sondern auch die Zufriedenheit. Gerade dieser Aspekt ermöglicht auch den Arbeitgebern mehr Flexibilität. Es ist nicht mehr zwingend notwendig, geeignete und talentierte Mitarbeiter direkt vor Ort zu finden. Neue Talente, die das Unternehmen bereichern, können unabhängig vom geografischen Standort gewonnen werden.
Der Modern Workplace ist längst integraler Bestandteil der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen
Die für die Digitalisierung zwingend notwendige IT-Technologie hat mittlerweile einen ganz anderen Reifegrad erreicht. Die Rede ist von Cloud Computing, Workflow-Automation und einer zeitgemäßen User Experience bzw. Usability. Modernes Arbeiten bedeutet, dass Nutzer innerhalb des Betriebs genauso zusammenarbeiten können wie außerhalb des Unternehmens. Intelligente Werkzeuge können dabei sowohl mobiles wie auch kollaboratives Arbeiten bestmöglich unterstützen.
Dabei müssen Themen wie IT-Infrastruktur, Vernetzung, Cloud und Security neu gedacht werden. Folglich spielt ein unternehmensweites Dokumenten-Managementsystem (DMS) als stabile Basis für den modernen, digitalen Workplace eine entscheidende Rolle. Ein DMS kann durch Automatismen, Workflows und schnellen Zugriff auf alle Dokumente am Modern Workplace dafür sorgen, dass die Arbeit leichter von der Hand geht.
Denn natürlich kann Arbeit mühsam, anstrengend, stressig oder langweilig sein. Aber sie kann auch erfüllen und befriedigen, wenn zum Beispiel eine große Herausforderung gemeistert wird. Der Modern Workplace ist in der Lage, die Arbeit zu revolutionieren, indem der Mensch von der Langeweile sich endlos wiederholender Routineaufgaben befreit wird. Stattdessen steht das gute Gefühl im Mittelpunkt, bessere Leistungen zu erbringen und sich über anspruchsvollere und kreative Aufgaben persönlich mehr entfalten zu können.
Integration von Dokumentenmanagement-Systemen im Modernen Workplace
Die Integration eines Dokumentenmanagement-Systems trägt wesentlich zum Wandel hin zum Modern Workplace bei. Denn die zunehmende Digitalisierung erfordert mehr und mehr eine effiziente Dokumentenverwaltung und einen reibungslosen Informationsfluss. Doch welche Rolle spielen DMS ganz konkret in modernen Arbeitsumgebungen?
- Verbesserung der Dokumentenverwaltung: Die digitale Verwaltung von Dokumenten ist ein Kernaspekt von Dokumentenmanagement-Systemen. Das reduziert nicht nur den lästigen Papierkram, sondern ermöglicht auch eine strukturierte Ablage, Suche und Bearbeitung. Der daraus resultierende schnelle und besonders einfache Zugriff auf die erforderlichen Informationen beschleunigt Arbeitsabläufe und minimiert gleichzeitig das Risiko von Informationsverlusten.
- Optimierung des Informationsflusses: Im Modern Workplace sind effektive Kommunikation und Kollaboration entscheidend. DMS fördern eben diesen reibungslosen Informationsfluss, indem sie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sowie die Informationsübermittlung durch Kommentarfunktionen und Versionskontrollen erleichtern. Das erlaubt dem Team eine effiziente Zusammenarbeit, ganz unabhängig von Zeit und Standort.
- Steigerung der Effizienz: Zeit- und kostensparende Automatisierungen von manuellen Prozessen sind zentrale Aspekte des Modern Workplace. Dokumentenmanagement-Systeme machen eben diese effizienzsteigernden Automatisierungen möglich. Das erlaubt es Ihren Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben als sich wiederholende manuelle Prozesse zu konzentrieren.
- Erhöhung der Sicherheitsstandards: Dokumentenmanagement-Systeme erlauben es durch fortschrittliche Sicherheitsmechanismen wie Zugriffsrechte, Verschlüsselung und andere Funktionen, die Sicherheit am Modern Workplace zu optimieren. So sind nicht nur vertrauliche Daten zuverlässig vor unbefugtem Zugriff geschützt, auch die Datenschutzrichtlinien können besser eingehalten werden. So wird langfristig das Vertrauen in die digitale Arbeitsumgebung gestärkt.
Die Integration von Dokumentenmanagement-Systemen in den Modern Workplace ist ein Schlüsselaspekt für den Erfolg digitaler Arbeitskonzepte. Die Steigerung der Effizienz, die Verbesserung des Dokumentenmanagements und die Optimierung des Informationsflusses tragen dazu bei, dass die Mitarbeitenden ihre individuellen beruflichen Potenziale entfalten können. Ein durchdachtes DMS fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden in einer modernen Arbeitswelt.
Kontaktbeschränkungen forderten neue Kommunikationswege
Die Corona-Pandemie hat diesen Trend zur Digitalisierung noch einmal verstärkt, denn sie stellte alle Unternehmen vor neue Herausforderungen. Einige Firmen haben aufgrund der Kontaktbeschränkungen von heute auf morgen Collaboration-Tools eingeführt, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Sie schafften damit Voraussetzungen für das, was Fachleute heute „Arbeit 4.0“ nennen. Diese ist gekennzeichnet durch mobiles Arbeiten und intensive digitale Zusammenarbeit ohne große Zeitverluste.
Beispiel: Persönliche Veranstaltungen und Meetings waren einst die Norm und virtuelle Meetings die Ausnahme. Corona hat das ins Gegenteil verkehrt. Die Pandemie beeinflusste das Aufkommen einer Distanzwirtschaft, d.h. von Geschäftsaktivitäten, die nicht von persönlichen Treffen abhängen. Organisationen mit Betriebsmodellen, die auf Erstveranstaltungen oder gehostete Events angewiesen waren, sind schnell auf virtuelle Alternativen umgestiegen. Gleichzeitig wurden interne Meetings, Kundeninteraktionen, Einstellungsgespräche und eine Vielzahl anderer geschäftlicher Aktivitäten virtuell abgewickelt. Das führte zu einer neuen Generation von Meeting-Lösungen, die versuchen, ein persönliches Meeting besser als früher zu imitieren.
Beim Modern Workplace steht der Mensch im Mittelpunkt
Die Basis für all das schafft der Modern Workplace, bei dem, wie eingangs bereits erwähnt, der Mensch und nicht die Technik im Mittelpunkt stehen muss. Wie möchte man aktuell und in Zukunft arbeiten? Welche Möglichkeiten sind dem Menschen wichtig? Welche dieser Optionen gibt es bereits – und welche weiteren Technologien werden den Markt in Zukunft zusätzlich bereichern? Gefragt bei der Implementierung des Modern Workplace ist also eine Fokussierung auf die Unternehmenskultur und auf die Veränderung des Mindsets – sowohl auf der Chefetage als auch in der gesamten Belegschaft. Es geht um Vertrauen, neue Freiheiten, unternehmerisches Denken und Handeln sowie proaktives Mitwirken.
Der Digital Workplace verschafft dem Unternehmen mehr als nur ein zeitgemäßes Image, er sorgt für mehr Effizienz, Schnelligkeit und Flexibilität durch die Chance einer spontanen Zusammenarbeit auf digitalem Weg. Das orts- und zeitungebundene digitale Arbeiten findet auf diversen – auch mobilen – Endgeräten statt. Als Voraussetzung dafür müssen die Geschäftsprozesse vollständig digitalisiert sein. Alle Daten müssen über eine sichere, beispielsweise Cloud-basierte, Plattform zur Verfügung stehen.
Die Bedeutung von Cloud-Lösungen für den Modern Workplace
Eine besondere Rolle im Rahmen des Modern Workplace spielen Cloud-Technologien. Sie fördern nicht nur Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit in digitalen Arbeitsumgebungen, sondern bieten auch darüber hinaus zahlreiche Vorteile. Denn die Cloud ermöglicht den flexiblen Zugriff auf Arbeitsressourcen von praktisch jedem Ort der Welt. Die Mitarbeitenden können unabhängig von ihrem physischen Standort und den verwendeten Endgeräten auf ihre Arbeitsumgebung und Daten zugreifen. Diese Flexibilität unterstützt nicht nur die zunehmende Telearbeit, sondern ermöglicht auch eine agile Zusammenarbeit.
Aber auch die hohe Skalierbarkeit überzeugt viele Anwender. Denn genau dieser Aspekt der Cloud-Lösungen ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen flexibel an wechselnde Anforderungen anzupassen. Bei Bedarf können schnell und unkompliziert zusätzliche Speicherkapazitäten, Rechenleistung oder Anwendungen bereitgestellt werden. Diese elastische Skalierbarkeit ist insbesondere für Unternehmen relevant, die in einem dynamischen Umfeld agieren und auf schnelle Veränderungen reagieren müssen.
Dennoch sind Sicherheitsbedenken teilweise immer noch ein Hindernis für die Einführung von Cloud-Lösungen. Viele Cloud-Anbieter haben jedoch erhebliche Fortschritte bei der Implementierung von Sicherheitsmechanismen gemacht. Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits sind nur einige der Maßnahmen, die in der Cloud umgesetzt werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.
Gleichzeitig ist es für Unternehmen wichtig, bei der Auswahl von Cloud-Anbietern auf Zertifizierungen und Compliance-Standards zu achten, um den Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Eine transparente Kommunikation der Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien ist entscheidend, um das Vertrauen der Nutzer in die Cloud-Infrastruktur zu stärken.
DaaS im Kommen
Zunehmend populär wird aktuell Desktop-as-a-Service. DaaS bietet Anwendern ein virtualisiertes Desktop-Erlebnis auf Abruf, das von einem entfernten Standort aus verfügbar gemacht wird. Dieses Konzept umfasst
- die Bereitstellung, das Patchen und die Wartung des virtuellen Desktops und
- das Management sowie die zum Hosten von Workloads nötigen Ressourcen.
DaaS bietet die Möglichkeit, Remote-Arbeit sehr schnell auch dort zu ermöglichen, wo die On Premises-Optionen schlecht oder gar nicht geeignet sind. Die Pandemie hat die Akzeptanz von DaaS zweifellos noch einmal beschleunigt und Desktop-as-a-Service zudem als Bereitstellungsarchitektur für ins Büro zurückkehrende Mitarbeitende etabliert.
Unzureichende Technologie sorgt für Frust bei Arbeitnehmenden
Mit DaaS lassen sich IT-Defizite beseitigen, die heute noch oft für Frust im Homeoffice sorgen. Gemäß einer aktuellen Ricoh-Studie sind beachtliche 42 Prozent der Arbeitnehmenden in Europa der Meinung, dass durch unzureichende Technologie- und Kommunikations-Tools in der Remote-Arbeit die Unternehmenskultur gelitten hat. Sind die IT-Lösungen mangelhaft oder von Medienbrüchen gekennzeichnet, kann sich das schnell negativ auf die Unternehmenskultur und auf die Produktivität auswirken.
Die Ergebnisse der Studie verdeutlichen auch, dass Technologie und digitale Transformationsprozesse durch die Pandemie auch für die Arbeitsorganisation und das Personalwesen zu einem entscheidenden Faktor geworden sind. Produktivität und Motivation einer dezentral und digital arbeitenden Belegschaft sind vom richtigen Einsatz moderner IT- und Kommunikationstools stark abhängig.
Von den Arbeitgebern wird erwartet, dass diese das Bedürfnis nach einer individuelleren Gestaltung der Arbeit unterstützen: Über zwei Drittel (67 Prozent) der Angestellten vertrauen darauf, dass ihr Unternehmen nach den Pandemie-bedingten Lernprozessen flexiblen Arbeitsmodellen gegenüber aufgeschlossener ist. Einige Firmen haben bereits damit begonnen, ihre Büroräume für die Rückkehr an den Arbeitsplatz umzugestalten. Drei Viertel (77 Prozent) der Befragten berichten, dass ihre Arbeitgeber Strategien eingeführt haben, um nach dem Ende der Pandemie eine sichere Rückkehr ins Büro zu gewährleisten. Jedoch gab nur jeder Zweite (53 Prozent) an, vom Arbeitgeber regelmäßig bezüglich der sicheren Gestaltung des Arbeitsplatzes befragt worden zu sein.
Demokratisierung der Technologie-Services
Die Gartner Group prophezeit sogar: Die Technologiedienste der Zukunft werden von denjenigen Menschen zusammengestellt und komponiert, die diese Dienste auch tatsächlich nutzen. Ein paar Merkmale für derart „demokratisierte“ Technologiedienste sind:
Citizen-Developer bzw. Mitarbeiter, die in Eigenregie neue Geschäftsanwendungen mit Hilfe von Low- oder No-Code-Tools und Laufzeitumgebungen erstellen, die von der Unternehmens-IT sanktioniert sind.
Citizen-Integrator-Tools, die es Fachanwendern mit minimalen IT-Kenntnissen ermöglichen, relativ einfache Anwendungs-, Daten- und Prozess-Integrationsaufgaben durch sehr intuitive No-Code-Entwicklungsumgebungen selbst zu erledigen.
Citizen-Data-Science, eine aufkommende Reihe von Funktionen, die es Anwendern ermöglichen, analytische Erkenntnisse aus Daten und Dokumenten zu extrahieren, ohne dass dafür umfangreiche Data-Science-Kenntnisse erforderlich sind.
Die Gestaltung des Modern Workplace in einer unternehmerischen IT-Infrastruktur ist mit vielen anspruchsvollen Aufgaben verbunden. Sie erfordern zeitliche und personelle Ressourcen, viel Know-how und eine gute Planung. Im Endeffekt wird die adäquate Gestaltung des Modern Workplace ein entscheidender Faktor für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens sein. Denn dieser Faktor bestimmt, ob die digitale Transformation des Unternehmens zügig erfolgen und letztlich gelingen kann – und von der Belegschaft mitgestaltet wird.
Welche Herausforderungen birgt der Modern Workplace?
Neben der Relevanz zur Integration aller IT-Möglichkeiten eines Modern Workplace geht es also auch verstärkt darum, eine Verbindung der technischen Lösungen mit den Menschen in Ihrem Unternehmen herzustellen. Nur über diese Symbiose und die Offenheit Ihres Teams für unumgängliche Veränderungsprozesse wird es Ihnen gelingen, die komplette Effizienz des Modern Workplace mit all seinen Potenzialen auszuschöpfen. So können Sie eine unternehmerische Zukunft gestalten, in der alle Menschen, Arbeitsplätze und Arbeitsabläufe miteinander verbunden sind. Diese intelligente Form der Arbeit, also der Modern Workplace, wird nebenbei auch zu einer nachhaltigeren Gesellschaft beitragen, in der Menschen zu Innovationen befähigt werden, Erfüllung durch Arbeit finden und eine ausgewogene Work-Life-Balance erreichen.
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