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Modern Workplace: Key-Faktor im digitalen Arbeitsprozess

Schon vor der Übernahme unseres Unternehmens durch Ricoh im Jahr 2019 war die digitale Transformation der Unternehmen in vollem Gange. Gemeinsam mit Ricoh wollen wir diesem Trend zur Digitalisierung der Arbeitswelt immer einen Schritt voraus sein. Schon seit mehr als 40 Jahren ist von Büroautomatisierung und vom „Office of the Future“ die Rede – also schon lange bevor Internet und Smartphone den Arbeitsalltag prägten. Ricoh hat daher 2017 diese Trends in der Vision „Empowering Digital Workplace“ aktualisiert, um mit innovativer Hard- und Software die Arbeitsweise vieler Unternehmen unterschiedlicher Größe zu verändern – bis hin zum „Modern Workplace“.

Der Modern Workplace ist längst integraler Bestandteil der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen

Die für die Digitalisierung zwingend notwendige IT-Technologie hat mittlerweile einen ganz anderen Reifegrad erreicht. Die Rede ist von Cloud Computing, Workflow-Automation und einer zeitgemäßen User Experience bzw. Usability. Modernes Arbeiten bedeutet, dass Nutzer innerhalb des Unternehmens genauso zusammenarbeiten können wie außerhalb des Unternehmens. Intelligente Werkzeuge können dabei sowohl kollaboratives Arbeiten als auch mobiles Arbeiten bestmöglich unterstützen.

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Dabei müssen Themen wie IT-Infrastruktur, Vernetzung, Cloud und Security neu gedacht werden. Folglich spielt ein unternehmensweites Dokumenten-Managementsystem (DMS) als stabile Basis für den modernen, digitalen Workplace eine entscheidende Rolle. Ein DMS kann durch Automatismen, Workflows und schnellen Zugriff auf alle Dokumente am Modern Workplace dafür sorgen, dass die Arbeit leichter von der Hand geht.

Denn natürlich kann Arbeit mühsam, anstrengend, stressig oder langweilig sein. Aber sie kann auch erfüllen und befriedigen, wenn zum Beispiel eine große Herausforderung gemeistert wird. Der Modern Workplace kann die Arbeit revolutionieren, indem der Mensch von der Langeweile sich endlos wiederholender Routineaufgaben befreit wird. Und das Gefühl genießen, mehr und bessere Leistung zu erbringen und sich persönlich entfalten zu können, weil er anspruchsvollere, kreative Aufgaben erledigt.

Was ist ein Modern Workplace?

Die Definition des Modern Workplace ist alles andere als einfach. Denn es reicht nicht, dem Mitarbeiter Laptop, Smartphone und Headset zur Verfügung zu stellen. Kern des Modern Workplace ist eine Sammlung persönlicher Produktivitäts-, Kollaborations- und Kommunikationstools, die oft SaaS- bzw. Cloud-basiert sind. Dabei handelt es sich in der Regel um E-Mail, Instant Messaging, Dateifreigabe, Videokonferenzen und Web-Meetings. Auch Dokumentenmanagement und -bearbeitung, Suche und Discovery sowie Collaboration gehören dazu. Diese Mischung wird zu einem Eckpfeiler der digitalen Arbeitsplatzinfrastrukturen der meisten Unternehmen, insbesondere in der heutigen Remote-Arbeitsumgebung. Und: Diese Cloud-Services werden sukzessive mit neuen Funktionen für Mobilität, Content Discovery und KI erweitert.

Im Kern geht es beim Modern Workplace also darum, moderne und zeitgemäße Technologien mit entsprechenden Arbeitsweisen so zu kombinieren, dass neue Formen des Arbeitens und der Kommunikation möglich werden. Der Modern Workplace ist außerdem geprägt von seiner Anpassung an die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitglieds der Belegschaft. Jeder kann mit entsprechend modernisierter Organisation digital mit allen anderen zusammenarbeiten.

Kontaktbeschränkungen fordern neue Kommunikationswege

Die Corona-Pandemie hat diesen Trend zur Digitalisierung noch einmal verstärkt, denn sie stellt alle Unternehmen vor neue Herausforderungen. Einige Firmen haben aufgrund der Kontaktbeschränkungen von heute auf morgen Collaboration-Tools eingeführt, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Sie schaffen damit Voraussetzungen für das, was Fachleute „Arbeit 4.0“ nennen. Sie ist gekennzeichnet durch mobiles Arbeiten und intensive digitale Zusammenarbeit ohne große Zeitverluste.

Beispiel: Persönliche Veranstaltungen und Meetings waren einst die Norm und virtuelle Meetings die Ausnahme. Corona hat das ins Gegenteil verkehrt. Die Pandemie beeinflusste das Aufkommen einer Distanzwirtschaft, d. h. von Geschäftsaktivitäten, die nicht von persönlichen Treffen abhängen. Organisationen mit Betriebsmodellen, die auf Erstveranstaltungen oder gehostete Events angewiesen sind, sind schnell auf virtuelle Alternativen umgestiegen. Gleichzeitig wurden interne Meetings, Kundeninteraktionen, Einstellungsgespräche und eine Vielzahl anderer geschäftlicher Aktivitäten virtuell abgewickelt. Das führte zu einer neuen Generation von Meeting-Lösungen, die versuchen, ein persönliches Meeting besser als früher zu imitieren.

Beim Modern Workplace steht der Mensch und nicht die Technik im Mittelpunkt

Die Basis für all das schafft der Modern Workplace, bei dem der Mensch und nicht die Technik im Mittelpunkt steht. Wie möchte man aktuell und in Zukunft arbeiten? Welche Möglichkeiten sind dem Menschen wichtig? Welche dieser Möglichkeiten gibt es bereits – und welche weiteren Technologien werden den Markt in Zukunft zusätzlich bereichern? Gefragt bei der Implementierung des Modern Workplace ist also eine Fokussierung auf die Unternehmenskultur und auf die Veränderung des Mindsets. Sowohl auf der Chefetage als auch in der gesamten Belegschaft. Es geht um Vertrauen, neue Freiheiten, unternehmerisches Denken und Handeln und proaktives Mitwirken.

Der Modern Workplace verschafft dem Unternehmen mehr als nur ein zeitgemäßes Image, er sorgt für mehr Effizienz, Schnelligkeit und Flexibilität durch die Chance einer spontanen Zusammenarbeit auf digitalem Weg. Gemeint ist orts- und zeitungebundenes digitales Arbeiten, das auf diversen – auch mobilen – Endgeräten stattfindet. Als Voraussetzung dafür müssten die Geschäftsprozesse vollständig digitalisiert sein. Alle Daten müssen über eine sichere, beispielsweise Cloud-basierte, Plattform zur Verfügung stehen.

DaaS im Kommen

Zunehmend populär wird aktuell Desktop-as-a-Service. DaaS bietet Anwendern ein virtualisiertes Desktop-Erlebnis auf Abruf, das von einem entfernten Standort aus bereitgestellt wird. Dieses Konzept umfasst

  • die Bereitstellung, das Patchen und die Wartung des virtuellen Desktops und
  • das Management und die zum Hosten von Workloads nötigen Ressourcen.

DaaS wird so populär, weil es die Möglichkeit bietet, Remote-Arbeit sehr schnell auch dort zu ermöglichen, wo die On Premises-Optionen schlecht oder gar nicht geeignet sind. Die Pandemie wird die Akzeptanz von DaaS wahrscheinlich beschleunigen, und es könnte sich sogar als Bereitstellungsarchitektur fortsetzen, wenn Mitarbeiter ins Büro zurückkehren.

Unzureichende Technologie sorgt für Frust bei Arbeitnehmern

Mit DaaS lassen sich IT-Defizite beseitigen, die heute noch oft für Frust im Homeoffice sorgen. Gemäß einer aktuellen Ricoh-Studie sind beachtliche 42 Prozent der Arbeitnehmer in Europa der Meinung, dass durch unzureichende Technologie- und Kommunikations-Tools in der Remote-Arbeit die Unternehmenskultur gelitten hat. Sind die IT-Lösungen mangelhaft oder von Medienbrüchen gekennzeichnet, kann sich das schnell negativ auf die Unternehmenskultur und auf die Produktivität auswirken.

Die Ergebnisse der Studie verdeutlichen auch, dass Technologie und digitale Transformationsprozesse in der Corona-Pandemie auch für die Arbeitsorganisation und das Personalwesen zu einem entscheidenden Faktor geworden sind. Produktivität und Motivation einer dezentral und digital arbeitenden Belegschaft sind vom richtigen Einsatz moderner IT- und Kommunikationstools stark abhängig.

Von den Arbeitgebern wird erwartet, dass diese das Bedürfnis nach einer individuelleren Gestaltung der Arbeit unterstützen: Über zwei Drittel (67 Prozent) der Angestellten vertrauen darauf, dass ihr Unternehmen nach der Pandemie flexiblen Arbeitsmodellen gegenüber aufgeschlossener sein wird. Einige Firmen haben bereits damit begonnen, ihre Büroräume für die Rückkehr an den Arbeitsplatz umzugestalten. Drei Viertel (77 Prozent) der Befragten berichten, dass ihre Arbeitgeber Strategien eingeführt haben, um nach dem Ende der Pandemie eine sichere Rückkehr ins Büro zu gewährleisten. Jedoch gab nur jeder Zweite (53 Prozent) an, vom Arbeitgeber regelmäßig bezüglich der sicheren Gestaltung des Arbeitsplatzes befragt worden zu sein.

Demokratisierung der Technologie-Services

Die Gartner Group prophezeit sogar: Die Technologiedienste der Zukunft werden von denjenigen Menschen zusammengestellt und komponiert, die diese Dienste auch tatsächlich nutzen. Ein paar Merkmale für derart „demokratisierte“ Technologiedienste sind:

Citizen-Developer bzw. Mitarbeiter, die in Eigenregie neue Geschäftsanwendungen mit Hilfe von Low- oder No-Code-Tools und Laufzeitumgebungen erstellen, die von der Unternehmens-IT sanktioniert sind.

Citizen-Integrator-Tools, die es Fachanwendern mit minimalen IT-Kenntnissen ermöglichen, relativ einfache Anwendungs-, Daten- und Prozessintegrationsaufgaben durch sehr intuitive No-Code-Entwicklungsumgebungen selbst zu erledigen.

Citizen-Data-Science, eine aufkommende Reihe von Funktionen, die es Anwendern ermöglichen, analytische Erkenntnisse aus Daten und Dokumenten zu extrahieren, ohne dass dafür umfangreiche Data-Science-Kenntnisse erforderlich sind.

Die Gestaltung des Modern Workplace in einer unternehmerischen IT-Infrastruktur ist mit vielen anspruchsvollen Aufgaben verbunden. Sie erfordern zeitliche und personelle Ressourcen, viel Know-how und eine gute Planung. Im Endeffekt wird die adäquate Gestaltung des Modern Workplace ein entscheidender Faktor für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens sein. Denn dieser Faktor bestimmt, ob die digitale Transformation des Unternehmens zügig erfolgen und letztlich gelingen kann – und von der Belegschaft mitgestaltet wird.

Ohne Akzeptanz und die richtige Technik gelingt der Modern Workplace nicht

Ist beides gegeben, lässt sich eine Zukunft gestalten, in der alle Menschen, Arbeitsplätze und Arbeitsabläufe miteinander verbunden sind. Diese intelligente Form der Arbeit – die Rede ist oft von „Arbeit 4.0“ – wird auch zu einer nachhaltigeren Gesellschaft beitragen, in der Menschen zu Innovationen befähigt werden, Erfüllung durch Arbeit finden und zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance kommen.

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Fotoquelle Titelbild: © conceptcafe, stock.adobe.com

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