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Kollaboratives Arbeiten: Vorteile, Chancen, Umsetzung

Kollaboratives Arbeiten © adobe Stock  elenabsl

Moderne Software kann heutzutage nicht nur sämtliche Prozesse im Unternehmen digitalisieren. Kollaboratives Arbeiten kann darüber hinaus die gesamte Belegschaft, alle Führungskräfte und jede Abteilung zu einer „vernetzten Community“ machen. Damit sind alle (eigen-)verantwortlich in die Prozesse und Informationsflüsse eingebunden.

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Auch Kunden, Partner und Lieferanten lassen sich – in abgestufter Form – in diese Community und die digitale Zusammenarbeit einbinden. Die Kommunikation untereinander erfolgt dann via integrierter „Collaboration“ Tools, wie wir es von Social Media kennen. So lassen sich ganz spontan sogar Umfragen oder Stimmungs-Feedbacks erstellen, die gerade in der jetzigen Homeoffice-Situation enorm wichtig sind. Gilt es doch zu wissen, wie es den Mitarbeitern geht, welche Unterstützung sie benötigen und welche Sorgen sie haben.

Auch darüber hinaus stellt die Pandemie alle Unternehmen vor große Herausforderungen. Einige haben aufgrund der Kontaktbeschränkungen von heute auf morgen Tools für kollaboratives Arbeiten eingeführt, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Diese Tools sind aber – richtig eingeführt – sehr viel mehr als nur eine Notlösung in schwierigen Zeiten. Collaboration Tools schaffen die Voraussetzungen für das, was Fachleute „Arbeit 4.0“ nennen – gekennzeichnet durch mobiles Arbeiten und intensive digitale Zusammenarbeit ohne große Zeitverluste. Die Rede ist vom „Modern Workplace“.

Ein weiterer Anlass, sich mit dem Thema „Arbeit 4.0“ bzw. kollaborativem Arbeiten zu befassen, sind auch grundsätzliche Personalmarketing-Fragen in Zeiten des demographisch bedingt zunehmenden Fachkräftemangels:

  • Wie sollte die (Zusammen-)Arbeit bei uns strukturiert sein, damit wir für die Menschen, die wir gerne als Mitarbeiter hätten, als Arbeitgeber attraktiv sind? Und:
  • Welche Rahmenbedingungen müssen wir diesen Menschen bieten, damit sie sich mit unserem Unternehmen identifizieren und nicht nach kurzer Zeit den Arbeitgeber wechseln?

Was bedeutet kollaboratives Arbeiten?

Kollaboratives Arbeiten verschafft dem Unternehmen mehr als nur ein modernes Image: Effizienz, Schnelligkeit und Flexibilität durch die Chance spontane digitale Zusammenarbeit. Hinzu kommt: Der Boom bei der Einführung von Collaboration Tools kommt auch deshalb alles andere als überraschend, weil viele IT-Chefs schon länger damit liebäugeln, wollen sie doch Collaboration zum integralen Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategie machen. Allerdings: Die Anforderungen von Unternehmen, Abteilungen und Teams an die Collaboration Tools sind höchst unterschiedlich: Manche möchten einzig und allein Dokumente gemeinsam bearbeiten, andere vor allem Videokonferenzen durchführen und wieder andere besonders die Chatfunktion nutzen.

Doch worum geht es eigentlich beim kollaborativen Arbeiten? Gemeint ist orts- und zeitungebundenes digitales Arbeiten, das barrierefrei und auf diversen – auch mobilen – Endgeräten stattfindet. Als Voraussetzung dafür müssten die Geschäftsprozesse vollständig digitalisiert sein und alle Daten über eine sichere, beispielsweise Cloud-basierte Plattform zur Verfügung stehen. Als stabile Basis dafür kann auch ein modernes Dokumenten-Managementsystem (DMS) dienen.

Kollaboratives Arbeiten bzw. „Arbeit 4.0“ ist aber kein Status, der irgendwann erreicht ist. Es ist vielmehr ein Prozess, den manche Unternehmen schon vor Jahren gestartet haben, bei dem andere aber nun Corona-bedingt mächtig aufholen müssen. In der Vergangenheit konnten (oder wollten) gerade Mittelständler sich ob ihrer geringen Größe die Investitionen in kollaboratives Arbeiten oft noch nicht leisten. Manche wollten den Grad der Digitalisierung auch ganz bewusst klein halten, um sich pragmatisch und flexibel aufzustellen, denn digitalisierte Prozesse – die Basis für kollaboratives Arbeiten – müssen ja zunächst einmal definiert und in Form von Workflows festgeschrieben werden. Die Corona-Krise hat diese Mittelständler jetzt kalt erwischt und sie gezwungen, kurzfristig auf digitale Prozesse umzustellen.

Welche Vorteile hat kollaboratives Arbeiten?

Wirklich kommunikativer und kollaborativer werden Unternehmen aber nur dann, wenn der Umstieg sorgfältig vorbereitet und gut begleitet wird. Collaboration Tools wie Slack, Jira, Zoom, Google Meet, Mircosoft Teams oder Cisco Webex stehen letztlich auch für Agilität. Denn sie abstrahieren von hierarchisch organisiertem Informationsfluss und erzeugen Transparenz bei Arbeits- bzw. Wissensständen.

Für Unternehmen und Mitarbeiter, die mit agiler Arbeitsweise vertraut sind, ist ein Umgang auf Augenhöhe und die Nutzung der Tools normal. Teile des Mittelstands sind dagegen noch eher hierarchisch geprägt. Das steht einer Akzeptanz manchmal im Wege. Zum Hemmnis werden kann auch, dass kollaboratives Arbeiten verbunden ist mit Umwälzungen durch die Digitalisierung, neuen und flexiblen Organisationsstrukturen sowie angeblich kostspieligen Investitionen in innovative Kommunikationsmittel.

Neben Video- und Telefonkonferenzen, die zeitraubende Dienstreisen ersparen, bringt kollaboratives Arbeiten weitere Vorteile für die agile Zusammenarbeit. Zusätzlich zu den Messaging-Tools gehören die gemeinsame Dokumentenbearbeitung und -ablage sowie Ressourcenplanung für Projekte ins Repertoire der Collaboration-Lösungen. Arbeitsfortschritte sowie -ergebnisse lassen sich damit nachvollziehen und visualisieren. Weitere Anwendungsbeispiele sind Datenaustausch, -analyse und -reporting. Collaboration kann auch die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen einschließen. Hier fließen dann systemübergreifend Informationen zusammen, um die Kommunikation zu verbessern.

Klar ist: Ein großer Teil der 2020 ad hoc angestoßenen Collaboration- und Modern-Workplace-Projekte wurde mit Cloud-Technologie realisiert. Ebenso klar ist auch: Videokonferenzen werden in mehr und mehr Collaboration-Installationen zum Einsatz kommen – am besten als integriertes Feature der Plattform. Auch dieser Trend lässt sich unmittelbar auf die Corona-Pandemie zurückführen: Mit dem Wechsel ins Homeoffice hat sich Video endgültig als zentraler Kanal im Kommunikationsmix etabliert. Oft wurden zunächst mit Blick auf die einfache Implementierung Cloud-basierte Konferenztools favorisiert. Mit Blick auf Kosten, Datenschutz und fehlender Integration mit den übrigen Tools haben diese allerdings auch gravierende Nachteile.

Was sind die Voraussetzungen für den Einsatz von Collaboration Tools?

Bevor kollaboratives Arbeiten jedoch überhaupt möglich wird, müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Dazu zählen geeignete Internetverbindungen bzw. Netzwerkinfrastrukturen sowie ein stabile Cyber-Security. Denn: Kollaboratives Arbeiten muss auch alle Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz erfüllen, insbesondere die der DSGVO.

Auch die Netzqualität wird noch wichtiger als ohnehin schon: Mehr Cloud, mehr Video, mehr Homeoffice – all das bedeutet auch, dass 2021 die Qualität der Netze und Services an Bedeutung gewinnen wird. Anbieter, die mit hohen Latenzen, Jittern und Paketverlusten für Ärger sorgen, werden unter Druck kommen. Doch nicht nur der Zugriff auf die Daten spielt hier eine wichtige Rolle, sondern vor allem auch das gleichzeitige Einsehen und Sichtbarmachen von Dokumenten. Die Herausforderung dabei: Der Rückgriff auf vorhergehende Versionsstände muss gegeben sein, falls ein Dokument von mehreren Benutzern bearbeitet wird.

Die gleichzeitige Übertragung von Audio-, Video- und Bildschirmdaten vieler Mitarbeiter erfordert viel Bandbreite und ein leistungsfähiges WLAN. Bei älteren Desktops, Laptops, Tablets mangelt es für performante Videokonferenzen mitunter an Rechenpower, bei Headsets an Mikrofonqualität. Und die Firewalls und VPNs müssen richtig konfiguriert, dimensioniert und auf dem neuesten Stand sein.

Was ist bei der Umsetzung im Unternehmen zu beachten?

Um sinnvoll gemeinsam im Team oder im Kundenprojekt arbeiten zu können, ist es wichtig, dass alle Beteiligten jederzeit auch remote auf wichtige Daten, Dokumente und Termine zugreifen können. Übergreifende Themen sind hier nicht nur Videokonferenzen oder Chats, sondern die Schaffung gemeinsamer Datenräume. Es reicht nicht, Lizenz für die Tools zu erwerben und allen Zugriff zu gewähren. Die Einführung einer Collaboration Software muss immer mit einer Veränderung der Arbeitskultur einhergehen – und nicht nur das. Daten müssen migriert, entsprechende Strukturen für die internen Prozesse aufgesetzt und die Belegschaft geschult werden, damit kollaboratives Arbeiten auch tatsächlich effektiv ist. Deshalb ist konsequentes Change-Management gefragt.

Die Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten sind darüber hinaus organisatorischer Art. Auch die Unternehmensorganisation und die Einstellung der involvierten Menschen spielen eine entscheidende Rolle beim Einsatz von Collaboration Tools. Die Führungskräfte und Projektverantwortlichen müssen die Anwendung der Technologie vorleben und so klar machen, wie ihr Einsatz jedem einzelnen bei der Arbeit hilft und das Unternehmen als Ganzes voranbringen kann – indem die Arbeitswelt sich positiv verändert. Das müssen Mitarbeiter erkennen und verstehen, damit die nötige Akzeptanz entsteht.

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