Flexibilität, Transparenz und Teamgeist sind nur einige der Vorteile, die durch kollaboratives Arbeiten erreicht werden. Wenn die Mitglieder eines Teams nicht einzeln auf ein kollektives Ziel hinarbeiten, sondern gemeinschaftlich, spricht man im Marketing-Jargon von kollaborativem Arbeiten. Team-Mitglieder arbeiten dann zusammen und gleichzeitig an einem aktuellen Projekt. Kollaboratives Arbeiten kann darüber hinaus die gesamte Belegschaft, alle Führungskräfte und jede Abteilung zu einer „vernetzten Community“ machen. Damit sind alle (eigen-)verantwortlich in die Prozesse und Informationsflüsse eingebunden. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht eine ebenso kommunikative wie innovative Vorgehensweise. So passt kollaboratives Arbeiten perfekt in die Strukturen der modernen Arbeitswelt. Wie genau das funktioniert und was Sie bei der Umsetzung des kollaborativen Arbeitskonzepts unbedingt beachten sollten, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Warum Sie auf kollaboratives Arbeiten setzen sollten
Neben den intern Involvierten lassen sich auch Kunden, Partner und Lieferanten – in abgestufter Form – in die Community der kollaborativen Arbeitsweise sowie in die digitale Zusammenarbeit einbinden. Die Kommunikation untereinander erfolgt dann via integrierter „Collaboration“-Tools, wie wir es von Social Media kennen. So lassen sich ganz spontan sogar Umfragen oder Stimmungs-Feedbacks erstellen, die gerade für das Homeoffice-Modell enorm wichtig sind. Gilt es doch zu wissen, wie es den Mitarbeitern geht, welche Unterstützung sie benötigen und welche Sorgen sie haben. Collaboration-Tools schaffen dabei die Voraussetzungen für das, was Fachleute „Arbeit 4.0“ nennen – gekennzeichnet durch mobiles Arbeiten und intensive digitale Zusammenarbeit ohne große Zeitverluste. Die Rede ist vom „Modern Workplace“.
Ein weiterer Anlass, sich mit dem Thema „Arbeit 4.0“ bzw. kollaborativem Arbeiten zu befassen, sind auch grundsätzliche Personalmarketing-Fragen in Zeiten des demographisch bedingt zunehmenden Fachkräftemangels:
- Wie sollte die (Zusammen-)Arbeit bei uns strukturiert sein, damit wir für die Menschen, die wir gerne als Mitarbeiter hätten, als Arbeitgeber attraktiv sind? Und:
- Welche Rahmenbedingungen müssen wir diesen Menschen bieten, damit sie sich mit unserem Unternehmen identifizieren und nicht nach kurzer Zeit den Arbeitgeber wechseln?
Was bedeutet kollaboratives Arbeiten?
Kollaboratives Arbeiten verschafft dem Unternehmen mehr als nur ein modernes Image: Effizienz, Schnelligkeit und Flexibilität durch die Chance einer spontanen digitalen Zusammenarbeit. Hinzu kommt: Der Boom bei der Einführung von Collaboration-Tools kommt auch deshalb alles andere als überraschend, weil viele IT-Chefs schon länger damit liebäugeln, wollen sie doch Collaboration zum integralen Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategie machen. Allerdings: Die Anforderungen von Unternehmen, Abteilungen und Teams an die Collaboration-Tools sind höchst unterschiedlich: Manche möchten einzig und allein Dokumente gemeinsam bearbeiten, andere vor allem Videokonferenzen durchführen und wieder andere besonders die Chatfunktion nutzen.
Doch worum geht es eigentlich beim kollaborativen Arbeiten? Gemeint ist orts- und zeitungebundenes digitales Arbeiten, das barrierefrei und auf diversen – auch mobilen – Endgeräten stattfindet. Als Voraussetzung dafür müssen die Geschäftsprozesse vollständig digitalisiert sein und alle Daten über eine sichere, beispielsweise Cloud-basierte Plattform zur Verfügung stehen. Als stabile Basis dafür kann auch ein modernes Dokumenten-Managementsystem (DMS) dienen.
Kollaboratives Arbeiten bzw. „Arbeit 4.0“ ist aber kein Status, der irgendwann erreicht ist. Es ist vielmehr ein Prozess, den manche Unternehmen schon vor Jahren gestartet haben, bei dem andere aber nun Corona-bedingt mächtig aufholen müssen. In der Vergangenheit konnten (oder wollten) gerade Mittelständler sich ob ihrer geringen Größe die Investitionen in kollaboratives Arbeiten oft noch nicht leisten. Manche wollten den Grad der Digitalisierung auch ganz bewusst klein halten, um sich pragmatisch und flexibel aufzustellen, denn digitalisierte Prozesse – die Basis für kollaboratives Arbeiten – müssen ja zunächst einmal definiert und in Form von Workflows festgeschrieben werden. Doch nicht zuletzt die Corona-Krise hatte auch viele Mittelständler kalt erwischt und sie gezwungen, kurzfristig auf digitale Prozesse umzustellen.
Welche Vorteile hat kollaboratives Arbeiten?
Wirklich kommunikativer und kollaborativer werden Unternehmen aber nur dann, wenn der Umstieg sorgfältig vorbereitet und gut begleitet wird. Collaboration-Tools wie Slack, Jira, Zoom, Google Meet, Mircosoft Teams oder Cisco Webex stehen letztlich auch für Agilität. Denn sie abstrahieren von hierarchisch organisiertem Informationsfluss und erzeugen Transparenz bei Arbeits- bzw. Wissensständen.
Für Unternehmen und Mitarbeiter, die mit agiler Arbeitsweise vertraut sind, ist ein Umgang auf Augenhöhe und die Nutzung der Tools normal. Teile des Mittelstands sind dagegen noch eher hierarchisch geprägt. Das steht einer Akzeptanz manchmal im Wege. Zum Hemmnis werden kann auch, dass kollaboratives Arbeiten verbunden ist mit Umwälzungen durch die Digitalisierung, neuen und flexiblen Organisationsstrukturen sowie angeblich kostspieligen Investitionen in innovative Kommunikationsmittel.
Neben Video- und Telefonkonferenzen, die zeitraubende Dienstreisen ersparen, bringt kollaboratives Arbeiten weitere Vorteile für die agile Zusammenarbeit. Zusätzlich zu den Messaging-Tools gehören die gemeinsame Dokumentenbearbeitung und -ablage sowie Ressourcen-Planung für Projekte ins Repertoire der Collaboration-Lösungen. Arbeitsfortschritte sowie -ergebnisse lassen sich damit nachvollziehen und visualisieren. Weitere Anwendungsbeispiele sind der Austausch, die Analyse und das Reporting von Daten. Collaboration kann auch die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen einschließen. Hier fließen dann systemübergreifend Informationen zusammen, um die Kommunikation zu verbessern.
Klar ist: Ein großer Teil der seit 2020 ad hoc angestoßenen Collaboration- und Digital-Workplace-Projekte wurde mit Cloud-Technologie realisiert. Ebenso klar ist auch: Videokonferenzen werden in mehr und mehr Collaboration-Installationen zum Einsatz kommen – am besten als integriertes Feature der Plattform. Mit dem Wechsel ins Homeoffice haben sich Videokonferenzen endgültig als zentraler Kanal im Kommunikationsmix etabliert. Oft wurden zunächst mit Blick auf die einfache Implementierung Cloud-basierte Konferenztools favorisiert. Mit Blick auf Kosten, Datenschutz und fehlender Integration mit den übrigen Tools haben diese allerdings auch gravierende Nachteile.
Zusammengefasst hier nochmal alle Vorzüge des kollaborativen Arbeitens im Überblick:
- Kommunikatives Arbeiten
Bei der kollaborativen Arbeitsweise tauschen sich alle Involvierten permanent über ihr gemeinsames Ziel aus. Die Kommunikationsfähigkeit jedes Einzelnen wird so gestärkt und überträgt sich aus den Teams in das gesamte Unternehmen. - Innovatives Arbeiten
Bringt jedes Team-Mitglied seine ganz individuellen Ideen und Ansätze in das gemeinsame Projekt mit ein, können sämtliche zur Verfügung stehenden Potenziale optimal genutzt sowie verschiedene Sichtweisen berücksichtigt und innovativ weiterentwickelt werden. - Transparentes Arbeiten
Alle Mitglieder des Teams kennen zu jeder Zeit alle Einzelheiten und Arbeitsfortschritte des Projekts und können dadurch gemeinschaftlich getroffene Entscheidungen besser mittragen. Bei der kollaborativen Arbeitsweise geht somit auch die Verantwortung für alle Beschlüsse in das Kollektiv über. - Flexibles Arbeiten
Die moderne Form des kollaborativen Arbeitens setzt nicht mehr die physische Präsenz innerhalb des Projekt-Teams voraus. Ob im Büro oder vom Homeoffice aus – jeder Involvierte kann frei und flexibel entscheiden, von welchem Ort aus er seine Kompetenzen in das Team mit einbringt. - Zeitsparendes Arbeiten
Durch die Möglichkeit, Ideen, Optimierungsvorschläge und Feedback direkt in das Team einzubringen, können kleinere wie größere Entscheidungen sofort und ohne Zeitverlust getroffen werden. So sind alle Einzelergebnisse, die am Ende zum gemeinschaftlichen Projektziel führen, immer final. Zeitraubende und oft Abteilungs-übergreifende Nachfragen und Korrekturschleifen entfallen. - Arbeiten mit Teamgeist
Die enge Zusammenarbeit für ein gemeinsames unternehmerisches Ziel lässt die Team-Mitglieder zwangsläufig zusammenwachsen. Dies hat neben positiven Effekten auf das Team und dessen kreative sowie operative Ergebnisse auch eine Stärkung des Zugehörigkeitsgefühls zum Unternemen zur Folge.
Was sind die Voraussetzungen für den Einsatz von Collaboration-Tools?
Bevor kollaboratives Arbeiten jedoch überhaupt möglich wird, müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Dazu zählen geeignete Internetverbindungen bzw. Netzwerkinfrastrukturen sowie ein stabile Cyber-Security. Denn: Kollaboratives Arbeiten muss auch alle Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz erfüllen, insbesondere die der DSGVO.
Auch die Netzqualität wird noch wichtiger als ohnehin schon: Mehr Cloud, mehr Video, mehr Homeoffice – all das bedeutet auch, dass die Qualität der Netze und Services zunehmend im Fokus stehen. Anbieter, die mit hohen Latenzen, Jittern und Paketverlusten für Ärger sorgen, werden unter Druck kommen. Doch nicht nur der Zugriff auf die Daten spielt hier eine wichtige Rolle, sondern vor allem auch das gleichzeitige Einsehen und Sichtbar-Machen von Dokumenten. Die Herausforderung dabei: Der Rückgriff auf vorhergehende Versionsstände muss gegeben sein, falls ein Dokument von mehreren Benutzern bearbeitet wird.
Die gleichzeitige Übertragung von Audio-, Video- und Bildschirmdaten vieler Mitarbeiter erfordert viel Bandbreite und ein leistungsfähiges WLAN. Bei älteren Desktops, Laptops oder Tablets mangelt es für performante Videokonferenzen mitunter an Rechenpower, bei Headsets an Mikrofonqualität. Und die Firewalls und VPNs müssen richtig konfiguriert, dimensioniert und auf dem neuesten Stand sein.
Was ist bei der Umsetzung im Unternehmen zu beachten?
Um sinnvoll gemeinsam im Team oder im Kundenprojekt arbeiten zu können, ist es wichtig, dass alle Beteiligten jederzeit auch remote auf wichtige Daten, Dokumente und Termine zugreifen können. Übergreifende Themen sind hier nicht nur Videokonferenzen oder Chats, sondern die Schaffung gemeinsamer Datenräume. Es reicht nicht, eine Lizenz für die Tools zu erwerben und allen Zugriff zu gewähren. Die Einführung einer Collaboration-Software muss immer mit einer Veränderung der Arbeitskultur einhergehen – und nicht nur das. Daten müssen migriert, entsprechende Strukturen für die internen Prozesse aufgesetzt und die Belegschaft geschult werden, damit kollaboratives Arbeiten auch tatsächlich effektiv ist. Deshalb ist konsequentes Change-Management gefragt.
Die Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten sind darüber hinaus organisatorischer Art. Auch die Unternehmensorganisation und die Einstellung der involvierten Menschen spielen eine entscheidende Rolle beim Einsatz von Collaboration-Tools. Die Führungskräfte und Projektverantwortlichen müssen die Anwendung der Technologie vorleben und so klar machen, wie ihr Einsatz jedem einzelnen bei der Arbeit hilft und das Unternehmen als Ganzes voranbringen kann – indem die Arbeitswelt sich positiv verändert. Das müssen Mitarbeiter erkennen und verstehen, damit die nötige Akzeptanz entsteht.
Kollaboratives Arbeiten: Unser Fazit
Die Erfüllung der technischen Erfordernisse vorausgesetzt, erleichtert kollaboratives Arbeiten also die Projektaufgaben innerhalb eines Teams erheblich und gewinnt nicht zuletzt deshalb in vielen Unternehmen seit Jahren an Bedeutung. Ob einzelne Sprints oder das große Gesamtziel: Bei dieser kollektiven Arbeitsweise werden sonst oft übliche Konkurrenzgedanken von Arbeitnehmenden und ineffiziente Arbeitsabläufe durch ein Wir-Gefühl und innerbetrieblichen Zusammenhalt zur Erreichung unternehmerischer Ziele gestärkt. Sind die Prozesse im Arbeitsalltag an das Prinzip des kollaborativen Arbeitens angepasst und Zielsetzungen sowie Funktionen von Anfang an klar kommuniziert, profitiert das gesamte Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen dieses Team-orientierten und zukunftsweisenden Konzepts.
Häufig gestellte Fragen zu kollaborativem Arbeiten
Was ist kollaboratives Arbeiten?
Kollaboratives Arbeiten beschreibt eine Arbeitsweise, bei der mehrere Personen oder ein Team gemeinsam an Projekten oder Aufgaben arbeiten, indem sie verschiedene Tools und Technologien nutzen, um Ideen auszutauschen, Informationen zu teilen und gemeinsame Ziele zu erreichen.
Wie kann kollaboratives Arbeiten ermöglicht werden?
Um kollaboratives Arbeiten zu ermöglichen, müssen technische Voraussetzungen wie geeignete Netzwerkinfrastrukturen und sichere Cyber-Security geschaffen werden, um eine reibungslose Kommunikation, Informationsübermittlung und Datenschutz zu gewährleisten.
Was ist bei der Realisierung von kollaborativem Arbeiten zu beachten?
Bei der Umsetzung von kollaborativem Arbeiten ist es wichtig, dass alle Beteiligten remote auf wichtige Daten, Dokumente und Termine zugreifen können. Die Einführung einer Collaboration-Software spielt dabei eine wichtige Rolle, erfordert aber auch Veränderungen, weshalb Change Management in diesem Prozess unerlässlich ist. Die Organisation des Unternehmens und die Einstellung der Mitarbeiter spielen ebenfalls eine zentrale Rolle für den Erfolg.
Warum kollaboratives Arbeiten?
Kollaboratives Arbeiten ermöglicht es, interne Mitarbeiter, Kunden, Partner und Lieferanten in eine digitale Arbeitsweise einzubinden. Es erleichtert die Kommunikation, fördert Innovation durch vielfältige Ideen und Perspektiven, schafft Transparenz über den Arbeitsfortschritt, ermöglicht flexibles Arbeiten von verschiedenen Orten aus und stärkt den Teamgeist.
Welche Vorteile bietet kollaboratives Arbeiten?
Kollaboratives Arbeiten bietet viele Vorteile: Es fördert die Kommunikation, ermöglicht innovatives Arbeiten durch unterschiedliche Ideen und Perspektiven, schafft Transparenz über den Arbeitsfortschritt, erlaubt flexibles Arbeiten von verschiedenen Orten aus, spart Zeit durch direktes Feedback und eine vereinfachte Entscheidungsfindung, stärkt den Teamgeist und erhöht die Identifikation mit dem Unternehmen.
