Es ist ein Henne-Ei-Dilemma: Treibt Automatisierung durch Dokumentenverwaltungssoftware (DVS) die Digitalisierung voran? Oder ist es umgekehrt, und die zunehmende Digitalisierung macht den Einsatz von Dokumentenverwaltungssoftware notwendig? Der Geschäftsleitung und den IT-Verantwortlichen kann es egal sein: Sie kommen am DVS-Einsatz nicht mehr vorbei. Zu groß sind die Einsparungen bei Zeit und Kosten, zu verlockend die Verbesserungen bei der Prozessqualität dank der Vermeidung von Eingabefehlern und Dokumentenverlusten. Auch die Kundenzufriedenheit kann dank optimierter Prozessabläufe deutlich gesteigert werden.
Digitalisierung ist eine zwingende Voraussetzung für die orts-, zeit- und personenunabhängige Nutzung von Dokumenten. Doch nur wenn alle Informationen digital nutzbar sind und störende Medienbrüche nicht länger die Arbeit behindern, ist eine solche Nutzung überhaupt möglich. Für ein erfolgreiches digitales Dokumentenmanagement ist aber auch noch eine zweite Voraussetzung zu schaffen: Zum richtigen Zeitpunkt die richtige Information im richtigen Kontext zur Verfügung zu stellen. Und zwar einzig und allein den richtigen, also berechtigten Nutzerinnen und Nutzern.
Die fünf Komponenten einer Dokumentenverwaltungssoftware
Dem Aufbereiten und Erschließen aller Informationen im Unternehmen kommt daher bei der Digitalisierung große Bedeutung zu; nur damit werden intelligentes Suchen und Filtern der Dokumente überhaupt möglich. Daher gehört die Erfassung (Capture) und damit die Digitalisierung Ihrer Dokumente auch zu den folgenden fünf zentralen Bausteinen jeder Dokumentenverwaltungssoftware:
- Erfassung (Capture),
- Nutzung und Verwaltung (Manage),
- Bereitstellung und Ausgabe (Deliver),
- Speicherung und Lebenszyklus-Management (Store) und
- Langzeitarchivierung (Preserve) der Daten und Dokumente.
Diese fünf Komponenten einer Dokumentenverwaltungssoftware liefern die Basis für digitale Anwendungen wie Dokumentenmanagement, Collaboration, Klassifikation, Governance, Web-Content-Management, Workflow oder Business-Process-Management. Auch Compliance-Aufgaben wie Datenschutz oder Informationssicherheit lassen sich durch digitale Archivierung einfacher und konsequenter umsetzen.
Allerdings: Die Qualität der verwalteten Daten, also z.B. ihre Exaktheit und Aktualität, hängt nicht von der Dokumentenverwaltungssoftware ab. Entscheidend sind vielmehr die Vorsysteme, die den Content für die Archivierung produzieren. Darüber hinaus vor allem die Anwenderinnen und Anwender, die Daten und Dokumente erfassen, für die Archivierung bereitstellen und somit für Vollständigkeit sorgen.
Automatismen gefragt
Je besser und schneller die ERP-, CRM, E-Mail-, Collaboration- oder Scan-Systeme die Daten automatisch an die Dokumentenverwaltungssoftware übergeben, desto besser wird natürlich auch die Qualität der archivierten Daten und Dokumente. Die Dokumentenverwaltungssoftware selbst macht die Daten weder besser noch richtiger.
Die Dokumentenverwaltungssoftware sorgt auch dafür, dass einmal archivierte Daten nicht verloren gehen oder verfälscht werden. So kann die DMS-Software alle Geschäftsdokumente revisionssicher aufbewahren, wie es in Deutschland vorgeschrieben ist.
Welche Dokumente archiviert werden müssen, wird je nach Unternehmen unterschiedlich sein, auch wenn der Gesetzgeber mit HGB, AO und GoBD den kleinsten gemeinsamen Nenner festlegt. In der Buchhaltung sind es außer Rechnungen und Bestellungen zum Beispiel Versandbelege und Frachtbriefe, Budgettabellen oder Spesenabrechnungen. Auch das Personalwesen profitiert von der Digitalisierung und bewahrt die Personalakten mit Lebensläufen, Zertifizierungen, Zeugnissen und Beurteilungen sowie den Sozialversicherungsunterlagen – natürlich unter Beachtung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben – auf. In der Rechtsabteilung und der Geschäftsführung gibt es Verträge und Vorlagen, die ebenso ins Archiv gehören wie Arbeitsanweisungen oder bestimmte Berichte. Aber auch Patent- oder Konstruktionsunterlagen, technische Datenblätter, Marketingbroschüren, Präsentationen oder Angebote sind es unter Umständen wert, archiviert zu werden.
Unternehmensweit einheitliche Dokumentenverwaltungssoftware als Lösung
Weil viele Dokumente durchaus auch in mehreren Abteilungen genutzt werden, ist eine unternehmensweit einheitliche DVS-Lösung fast immer sinnvoll. Dennoch findet man in der Praxis immer noch diverse Insellösungen auf Basis verschiedener Produkte und Technologien. Das hat unterschiedliche Gründe. Zum einen war der Bedarf in manchen Abteilungen vielleicht höher als in anderen; typischerweise gehören z.B. die Rechnungsverarbeitung oder die Personalakte zu den ersten Digitalisierungskandidaten. Hier haben manche Abteilungsleiter auf eigene Rechnung früh Fakten geschaffen, die den Aufbau einer unternehmensweit einheitlichen Dokumentenverwaltungssoftware erschweren.
Daneben ist ein zweiter Trend zu beobachten: Cloud-Lösungen haben sich auf leisen Sohlen langsam, aber unaufhaltsam in die Unternehmen eingeschlichen. Das begann üblicherweise im kleinen Rahmen mit Themen wie File-Sharing, und entwickelte sich dann oft sukzessive zu kompletten Collaboration- und DVS-Lösungen. Cloud Computing, insbesondere SaaS-basierte DVS bzw. vorkonfigurierte Dokumentenverwaltungssoftware „as a Service“, verändert die Art der Integration in die vorhandenen Anwendungen des Unternehmens. Die ist dann nur noch über vorgegebene standardisierte Schnittstellen möglich.
Dokumentenmanagement in der Cloud
Beim DMS in der Cloud reicht die Spannweite von einfachen Speicher-Tools wie Dropbox oder Drive für File-Sharing und Datensynchronisation bis hin zu kompletten DVS-Lösungen aus der Cloud. Eine Dokumentenverwaltungssoftware aus der Cloud wird außer von internationalen Konzernen auch von deutschen Spezialisten wie DocuWare als moderne Alternative zur herkömmlichen On-Premises-Installation angeboten.
Parallel dazu bauen auch die Anbieter kommerzieller Software Jahr für Jahr mit immer mehr Funktionalität und Komponenten für die Dokumentenverwaltung in ihre PLM-, HR-, ERP-, CRM-, FiBu-, Warenwirtschafts- und Logistiksysteme ein. Insbesondere für die revisionssichere Archivierung, Workflows und Collaboration lohnt sich das. Der Vorteil für die Fachabteilung: Sie erhält ein für ihre Arbeit maßgeschneidertes Dokumentenmanagement. Der Nachteil für das Unternehmen: Es droht ein DVS-Zoo, der ein unternehmensweites, einheitlich geregeltes Dokumentenmanagement erschwert. Entsprechend sind Compliance-Probleme vorprogrammiert, die Pflege und Weiterentwicklung gestaltet sich – da heterogen – schwierig und die Usability leidet, da man als User oft mehrere unterschiedliche DVS-Lösungen beherrschen muss.
Dokumentenverwaltungssoftware überwindet Hürden zwischen Abteilungen
Die Vereinheitlichung des Dokumentenmanagements im Unternehmen lohnt sich also in vielen Fällen, weil eine moderne DVS unternehmensweit nutzbare Workflows und Prozesse unterstützt und so die Kommunikationshürden zwischen den Abteilungen überwinden hilft. Dabei spielen auch die funktionalen Vorteile ausgereifter Dokumentenverwaltungssoftware eine entscheidende Rolle. Ihre Anwenderfreundlichkeit und Ergonomie, die vielfältigen Optionen bei der Vereinfachung von Administration, Datenpflege und Konfigurierbarkeit, die ausgefeilten Integrations- und Anbindungsmöglichkeiten sowie die Services zur Migration vorhandener Daten und Workflows überzeugen. Bei der Einführungsstrategie einer unternehmensweiten DVS kann es durchaus Sinn machen, mit einer „Pionierabteilung“ wie der Buchhaltung zu beginnen, wo sich DVS für alle Beteiligten klar erkennbar lohnt und wo wenig Bedenken zu erwarten sind.
Motivation als Erfolgsfaktor
Generell ist die Motivation der Belegschaft ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor bei DVS-Projekten, denn Dokumentenverwaltungssoftware bedeutet oftmals massive Veränderung für bewährte Prozesse und Abläufe. Manchmal stehen am Ende sehr komplexe Lösungen, die abteilungsspezifisch gedacht waren, aber unternehmensweit zu Konsequenzen führen. Für die Planung, Auswahl und Einführung von Dokumentenverwaltungssoftware sollten daher erfahrene Berater hinzugezogen werden. Die können den Prozess nicht nur kreativ, sondern auch pragmatisch gestalten. Etliche Beratungsfirmen und Hersteller haben für diesen Zweck bereits standardisierte Verfahren und Best Practices entwickelt, die sich in der Praxis bestens bewährt haben.
Die Einführung einer DVS ist also der logische erste Schritt in Richtung Digitalisierung, weil alle davon profitieren und weil sich Investitionen in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen nachweislich lohnen. Das bestätigen auch diejenigen Unternehmen, die diesen Weg bereits gehen. Deshalb streben deutsche Unternehmen mit Macht das Ende der Zettelwirtschaft an, wie auch der Bitkom Digital Office Index 2020 deutlich macht.
Eine Dokumentenverwaltungssoftware bringt viele Erleichterungen für die alltäglichen Arbeitsabläufe. Die damit einhergehende Digitalisierung fördert ein effizientes und effektives Arbeiten und spart Kosten, denn der Verzicht auf Papier bedeutet weniger Druckermaterialien, Porto und Platzbedarf. Außerdem spart der Einsatz einer DVS durch die Automatisierung lästiger Routineaufgaben und somit auch viel Arbeitszeit, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dann in kreative, strategische Aufgaben investieren können.
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