Checkliste: So gelingt die Einführung eines DMS

Die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) ist für viele Firmen eine Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe. Es eignet sich insbesondere zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente und fördert dabei ein effizientes und effektives Arbeiten. Auf der einen Seite spart ein Unternehmen mit einem DMS einiges an Kosten, denn der Verzicht auf Papier bedeutet zugleich eine Einsparung von Druckermaterialien, Porto und Platz. Auf der anderen Seite lässt sich durch die Arbeit mit einem DMS und der damit zusammenhängenden Automatisierung von Routineaufgaben auch viel Arbeitszeit sparen, die die Mitarbeiter eines Unternehmens wiederum in andere, komplexere Aufgaben investieren können. Wie die Umstellung auf ein DMS gelingt, verrät Ihnen unsere Checkliste zur Einführung eines DMS. 

Bevor Sie überhaupt mit der Planung zur Einführung eines DMS beginnen, sollten Sie sich mit allen betroffenen Fachabteilungen beraten. Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass ein digitales DMS zwar eine Umstellung ist, diese auf lange Sicht aber nicht mehr, sondern erheblich weniger Arbeit bedeutet. Fragen Sie die Fachabteilungen vorab nach ihrer Meinung und erfahren Sie darüber mögliche Verbesserungspotentiale. Sind alle Mitarbeiter von der Arbeit mit einem digitalen DMS überzeugt, kann die Planung starten. Warum sich die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems lohnt und wie Sie dabei konkret vorgehen sollten, erfahren Sie hier.

Übersicht: 

• Warum ist die Einführung eines DMS so wichtig?
• Welche Unternehmen sollten die Einführung eines DMS in Betracht ziehen?
• Ihre Checkliste für die Einführung eines DMS:

Warum ist die Einführung eines DMS so wichtig?

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es wichtige Geschäftsprozesse erheblich vereinfachen kann. In erster Linie ermöglicht ein DMS eine effizientere und kostengünstigere Verwaltung von Dokumenten. Durch den Wegfall von Papierdokumenten werden Druck- und Portokosten sowie physischer Archivraum eingespart. Allein dadurch können die Betriebskosten erheblich gesenkt werden. Darüber hinaus ermöglicht ein DMS die Automatisierung zahlreicher Routineaufgaben und Arbeitsabläufe. Die zeitraubende manuelle Dokumentenverwaltung gehört damit der Vergangenheit an und die Mitarbeiter können ihre Zeit in komplexere und wertschöpfende Aufgaben investieren. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verbesserung der Compliance. Ein DMS ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und erleichtert die Dokumentation von Änderungen und Zugriffen. Dies ist besonders in Branchen wichtig, die strengen regulatorischen Anforderungen unterliegen. Auch die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch im Unternehmen werden durch die Einführung eines DMS maßgeblich verbessert. Dokumente können leichter gefunden und gemeinsam genutzt werden, was die Kommunikation und Entscheidungsfindung verbessert.

Kurzum, ein DMS ist nicht nur ein effektives Werkzeug zur Verwaltung von Dokumenten, sondern auch ein strategisches Instrument, das Unternehmen dabei hilft, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Es ist eine Investition in die Zukunft, die sich langfristig auszahlt und die Wettbewerbsfähigkeit stärkt.

Welche Unternehmen sollten die Einführung eines DMS in Betracht ziehen?

Betrachtet man die zahlreichen Vorteile, die die Einführung eines digitalen DMS mit sich bringt, wird schnell klar, dass das System für Unternehmen jeder Größe und Branche ein klarer Vorteil sein kann. Dennoch gibt es bestimmte Unternehmen und Ausgangssituationen, in denen die Notwendigkeit eines DMS besonders deutlich wird:

• Unternehmen mit umfangreicher Dokumentenflut: Unternehmen, in denen täglich große Mengen an Dokumenten wie Rechnungen, Verträge, Berichte und E-Mails anfallen, profitieren besonders von einem DMS. Denn es hilft, die Papierflut zu reduzieren und die Dokumentenverwaltung zu straffen.
• Regulierungsintensive Branchen: Branchen mit hohen regulatorischen Anforderungen wie das Gesundheitswesen, der Finanzdienstleistungssektor oder die Pharmaindustrie müssen große Mengen an Dokumenten archivieren und nachverfolgen. Ein DMS erleichtert die Einhaltung dieser Vorschriften erheblich.
• Unternehmen im Wachstum: Wachsende Unternehmen sehen sich häufig mit einem Anstieg des Dokumentenvolumens und der Komplexität ihrer Geschäftsprozesse konfrontiert. Ein DMS kann bei der Skalierung helfen, ohne dass die Dokumentenverwaltung außer Kontrolle gerät.
• Unternehmen mit dezentralen Teams: Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern oder Niederlassungen an verschiedenen Standorten benötigen eine zentrale Plattform, um Dokumente gemeinsam nutzen zu können und so die digitale Zusammenarbeit zu erleichtern.
• Unternehmen, die Kosteneinsparungen anstreben: Die Umstellung auf ein DMS bietet vielfältige Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Nicht nur Papier-, Druck- und Lagerkosten können reduziert werden, auch durch die Optimierung von Arbeitsabläufen können Kosten eingespart werden.
• Unternehmen, die Datensicherheit priorisieren: Ein DMS bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselungen, so dass sensible Informationen zuverlässig geschützt werden.
• Unternehmen, die nach Nachhaltigkeit streben: Die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Einführung digitaler Arbeitsprozesse sind umweltfreundliche Maßnahmen, die immer mehr Unternehmen in Betracht ziehen.

Ihre Checkliste für die Einführung eines DMS:

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann für ein Unternehmen transformative Auswirkungen haben. Doch wie geht man am besten vor, um sicherzustellen, dass die Einführung reibungslos verläuft und alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden? Hier finden Sie eine umfassende Checkliste für die Einführung eines DMS. Von den ersten Überlegungen über die Auswahl eines Anbieters bis hin zur kontinuierlichen Optimierung - diese Checkliste führt Sie durch den gesamten Prozess und hilft Ihnen, das volle Potenzial eines DMS auszuschöpfen.

1. Vorstudie und Orientierung

Zuerst ist es nötig, dass Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen ermitteln, die zukünftig mit einem DMS arbeiten sollen. Analysieren Sie den jeweiligen Zustand und ermitteln Sie im Gespräch mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf. Hierbei gilt: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potenzial zur Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen das digitale DMS Ihrem Unternehmen bringen soll. Eine Verbesserung betrieblicher Abläufe, eine Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – die Möglichkeiten sind vielfältig. Haben Sie und Ihre Mitarbeiter ein Ziel gesetzt, gilt es, einen kompetenten Berater zu kontaktieren. Nennen Sie diesem die „Must-Haves“ und die „Nice-to-Haves“, damit er sich ein Bild von Ihren Wünschen machen kann. Anhand Ihrer Zielvorstellung wird er dann eine Lösung erarbeiten. Damit haben Sie bereits den ersten Punkt der Checkliste zur Einführung einer DMS Software erfüllt.

2. Die Lösungspräsentation des Anbieters

Hat der Anbieter auf Grundlage Ihrer Zielformulierung einen ersten Lösungsvorschlag erarbeitet, wird er ihn in Ihrem Unternehmen präsentieren. Professionelle Anbieter bieten diese Präsentation in den meisten Fällen kostenfrei an, gehört das doch zum Service eines kompetenten Partners. Zeigen Sie sich deswegen erkenntlich, indem sie alle wichtigen Mitarbeiter des Betriebs zur Präsentation dazu bitten. Dabei sollten Sie sowohl die zukünftigen Anwender wie auch budgetverantwortliche Entscheider und IT-Verantwortliche berücksichtigen. Ein wichtiger Punkt dieser Checkliste zur Einführung eines DMS an dieser Stelle: Entscheiden Sie gemeinsam mit allen Beteiligten, ob Ihnen die präsentierte Lösung zusagt oder nicht. Schließlich sollen am Ende alle von der Arbeit mit dem DMS profitieren. Und das geht nur, wenn alle mit der Lösung zufrieden sind.

Aus Ihrer vorhergehenden Orientierungsphase ist dem Anbieter bereits bekannt, wo die groben Einsatzgebiete liegen und welchen Nutzen Sie sich von der Einführung des DMS erhoffen. Bei seiner Präsentation wird ein professioneller Anbieter einen umfassenden Überblick über das für Sie und Ihr Unternehmen passende DMS geben. Wichtig hierbei ist, dass beide Seiten miteinander einen offenen, vertrauensvollen Umgang mit dem Thema pflegen. Im Idealfall bietet Ihnen der Anbieter eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung mit dem gewünschten Funktionsumfang inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand an. Sind Sie nicht von seinem Lösungsvorschlag überzeugt, ist es natürlich möglich, dass Sie ein zusätzliches Angebot von einem weiteren Anbieter einholen.

3. Workshops zur gewählten Lösung veranstalten

Sie haben sich für einen Anbieter entschieden und sind nun bereit für den nächsten Schritt? Dann sollten Sie mit dem ausgewählten Anbieter einen Lösungsworkshop vereinbaren. So kann er ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot erstellen. Professionelle Anbieter stellen Ihnen diese Leistung bereits in Rechnung, doch es ist eine Investition, die sich lohnt. Nur so bekommen Sie ein wirklich individuelles Angebot, das Sie schon einen Schritt weiter in Richtung Ihrer Zielvorstellung bringt.

Ein wichtiger Punkt, der sich in einem Lösungsworkshop klären lässt, ist zudem der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand. Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung sein? Oder wollen Sie den Altbestand in Eigenleistung digitalisieren? Fragen wie diese lassen sich bestens in einem Workshop beantworten. Die Überlegung, welchen Nutzen die Anwender haben sollen, ist an dieser Stelle auch ein wichtiger Aspekt der Checkliste zur Einführung des DMS. Damit alle vom DMS überzeugt sind, sollte sich dieses flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.

4. Angebot und Kauf 

Als nächster Punkt auf Ihrer Checkliste zur Einführung eines DMS sollte ein professionelles Angebot inklusive verbindlicher Preise stehen. Dieses muss in jedem Fall die Preisangaben für Software, Hardware und sämtliche Dienstleistungen enthalten. Ein gutes Angebot ist zudem so strukturiert, dass es auch für Dritte gut nachvollziehbar ist. Weiterhin sollte es die eingangs von Ihnen formulierte Zielvorstellung inkludieren. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte System alle notwendigen rechtlichen Vorgaben, z.B. aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Umsatzsteuergesetz, abdeckt. Gefordert ist dabei nicht nur eine fachgerechte digitale Archivierung aller Dokumente, sondern auch die Dokumentation über die Eingangszeit von Dokumenten sowie die Sicherheit vertraulicher Daten. Gerade im Hinblick auf den Umgang mit Personalakten ist es unabdingbar, dass diese gut geschützt sind. 

Ein kompetenter Partner, der auch Ihre Checkliste zur Einführung des DMS berücksichtigt, verfügt dabei über folgende Eigenschaften: Er bietet Ihnen als verlässlicher Partner einen weitergehenden Service an, er verwendet eine Technik auf neuestem Stand und er ist flexibel. Falls Sie sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden, achten Sie darauf, dass er Ihnen bei Bedarf auch einen einfachen Wechsel zu einem DMS in der Cloud ermöglichen kann. Im besten Fall macht er Ihnen dazu direkt ein zweites Angebot, bevor es mit dem nächsten Schritt der Checkliste zur Einführung des DMS weitergehen kann.

5. Datensicherheit und Datenschutz prüfen

Die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten ist von höchster Bedeutung, insbesondere wenn es um die Verwaltung vertraulicher Dokumente geht. Bevor Sie ein DMS implementieren, sollten Sie daher sicherstellen, dass alle notwendigen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten getroffen wurden:

• Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass das DMS eine starke Verschlüsselung für gespeicherte und übertragene Daten verwendet. Dies gewährleistet, dass sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Zugriffskontrolle: Definieren Sie klare Zugriffsrechte und Berechtigungen für die Mitarbeiter. Jeder sollte nur auf die Dokumente zugreifen können, die er für seine Arbeit benötigt. Implementieren Sie außerdem Mechanismen zur Überwachung und Protokolle für Zugriffe.
• Datenschutzrichtlinien: Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzrichtlinien und -verfahren den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Diese können je nach Branche und Standort variieren und sind daher sorgfältig zu prüfen.
• Regelmäßige Audits: Führen Sie regelmäßig Sicherheits-Audits und Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Ihre Maßnahmen zur Datensicherheit wirksam sind. Dies sollte auch die Überprüfung von Protokollen und Aktivitäten umfassen.
• Notfallplan: Erstellen Sie einen Notfallplan für den Fall von Datenverlust oder Sicherheitsvorfällen. Dieser sollte regelmäßige Datensicherungen und Wiederherstellungsmaßnahmen beinhalten.

Die Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Vertrauensfaktor für Kunden und Geschäftspartner. Durch die Integration dieser Sicherheitsaspekte in Ihre DMS-Einführungsstrategie schaffen Sie eine solide Grundlage für den Schutz Ihrer Unternehmensinformationen.

6. Einrichtung des DMS und Mitarbeiterschulung

Damit die Einführung des DMS sich nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie mit Hilfe der Checkliste zur Einführung des DMS darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern.

7. Review-Workshop

Ist das DMS bereits erfolgreich eingeführt, sollten Sie noch einen letzten Punkt der Checkliste zur Einführung des DMS beachten: den Review-Workshop. Damit sich das Investment in ein DMS wirklich lohnt, empfiehlt es sich, nach circa sechs bis zwölf Wochen den Anbieter für eine nachgehende Betrachtung zu engagieren. Dieser besucht den laufenden Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer alltäglichen Arbeit. So kann er unmittelbare Tipps geben und den Anwendern zu Produktivitätsfortschritten verhelfen. Das steigert nicht nur die allgemeine Zufriedenheit, sondern sichert darüber hinaus die Einhaltung Ihrer Ziele. Auf diesem Weg wird die Einführung des DMS auch in Ihrem Unternehmen zum Erfolg.

8. Fortlaufende Überwachung und Optimierung

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen. Der Prozess endet jedoch nicht mit der Implementierung. Um sicherzustellen, dass Ihr DMS einwandfrei funktioniert und die gewünschten Vorteile bietet, ist eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung unerlässlich. Beginnen Sie mit regelmäßigen Leistungsüberprüfungen. Überwachen Sie kontinuierlich die Leistung Ihres DMS und stellen Sie sicher, dass es die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Messen Sie Kennzahlen wie die Effizienz des Dokumentenmanagements und stellen Sie sicher, dass die Arbeitsabläufe kontinuierlich optimiert werden.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist das Einholen von Feedback von Ihren Mitarbeitern. Fragen Sie sie nach ihrer Meinung zur Benutzerfreundlichkeit und Effektivität des DMS. Dies kann dabei helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und die Akzeptanz zu erhöhen. Halten Sie Ihre DMS-Software auch durch regelmäßige Updates und Upgrades auf dem neuesten Stand. Neue Funktionen und Sicherheitsverbesserungen können die Leistungsfähigkeit Ihres Systems deutlich erhöhen. Dabei sollten Sie auch die künftigen Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert, sollte Ihr DMS skalierbar und anpassungsfähig sein.

Die kontinuierliche Überwachung und Optimierung Ihres DMS stellt sicher, dass es immer den aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und einen kontinuierlichen Mehrwert bietet. Dieser Prozess trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern und das volle Potenzial Ihres DMS auszuschöpfen.