Die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) ist für viele Firmen eine Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe. Es eignet sich insbesondere zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente und fördert dabei ein effizientes und effektives Arbeiten. Auf der einen Seite spart ein Unternehmen mit einem DMS einiges an Kosten, denn der Verzicht auf Papier bedeutet zugleich eine Einsparung von Druckermaterialien, Porto und Platz. Auf der anderen Seite lässt sich durch die Arbeit mit einem DMS und der damit zusammenhängenden Automatisierung von Routineaufgaben auch viel Arbeitszeit sparen, die die Mitarbeiter eines Unternehmens wiederum in andere, komplexere Aufgaben investieren können. Wie die Umstellung auf ein DMS gelingt, verrät Ihnen diese Checkliste zur Einführung eines DMS.
Bevor Sie überhaupt mit der Planung zur Einführung eines DMS beginnen, sollten Sie sich mit allen betroffenen Fachabteilungen beraten. Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass ein digitales DMS zwar eine Umstellung ist, diese auf lange Sicht aber nicht mehr, sondern erheblich weniger Arbeit bedeutet. Fragen Sie die Fachabteilungen vorab nach ihrer Meinung und erfahren Sie darüber mögliche Verbesserungspotentiale. Sind alle Mitarbeiter von der Arbeit mit einem digitalen DMS überzeugt, kann die Planung starten. Wie Sie dabei konkret vorgehen sollten, zeigen Ihnen die folgenden Punkte der Checkliste zur Einführung eines DMS.
1. Vorstudie und Orientierung
Zuerst ist es nötig, dass Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen ermitteln, die zukünftig mit einem DMS arbeiten sollen. Analysieren Sie den jeweiligen Zustand und ermitteln Sie im Gespräch mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf. Hierbei gilt: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potenzial zur Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen das digitale DMS Ihrem Unternehmen bringen soll. Eine Verbesserung betrieblicher Abläufe, eine Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – die Möglichkeiten sind vielfältig. Haben Sie und Ihre Mitarbeiter ein Ziel gesetzt, gilt es, einen kompetenten Berater zu kontaktieren. Nennen Sie diesem die „Must-Haves“ und die „Nice-to-Haves“, damit er sich ein Bild von Ihren Wünschen machen kann. Anhand Ihrer Zielvorstellung wird er dann eine Lösung erarbeiten. Damit haben Sie bereits den ersten Punkt der Checkliste zur Einführung einer DMS Software erfüllt.
2. Die Lösungspräsentation des Anbieters
Hat der Anbieter auf Grundlage Ihrer Zielformulierung einen ersten Lösungsvorschlag erarbeitet, wird er ihn in Ihrem Unternehmen präsentieren. Professionelle Anbieter bieten diese Präsentation in den meisten Fällen kostenfrei an, gehört das doch zum Service eines kompetenten Partners. Zeigen Sie sich deswegen erkenntlich, indem sie alle wichtigen Mitarbeiter des Betriebs zur Präsentation dazu bitten. Dabei sollten Sie sowohl die zukünftigen Anwender wie auch budgetverantwortliche Entscheider und IT-Verantwortliche berücksichtigen. Ein wichtiger Punkt dieser Checkliste zur Einführung eines DMS an dieser Stelle: Entscheiden Sie gemeinsam mit allen Beteiligten, ob Ihnen die präsentierte Lösung zusagt oder nicht. Schließlich sollen am Ende alle von der Arbeit mit dem DMS profitieren. Und das geht nur, wenn alle mit der Lösung zufrieden sind.
Aus Ihrer vorhergehenden Orientierungsphase ist dem Anbieter bereits bekannt, wo die groben Einsatzgebiete liegen und welchen Nutzen Sie sich von der Einführung des DMS erhoffen. Bei seiner Präsentation wird ein professioneller Anbieter einen umfassenden Überblick über das für Sie und Ihr Unternehmen passende DMS geben. Wichtig hierbei ist, dass beide Seiten miteinander einen offenen, vertrauensvollen Umgang mit dem Thema pflegen. Im Idealfall bietet Ihnen der Anbieter eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung mit dem gewünschten Funktionsumfang inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand an. Sind Sie nicht von seinem Lösungsvorschlag überzeugt, ist es natürlich möglich, dass Sie ein zusätzliches Angebot von einem weiteren Anbieter einholen.
3. Workshops zur gewählten Lösung veranstalten
Sie haben sich für einen Anbieter entschieden und sind nun bereit für den nächsten Schritt? Dann sollten Sie mit dem ausgewählten Anbieter einen Lösungsworkshop vereinbaren. So kann er ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot erstellen. Professionelle Anbieter stellen Ihnen diese Leistung bereits in Rechnung, doch es ist eine Investition, die sich lohnt. Nur so bekommen Sie ein wirklich individuelles Angebot, das Sie schon einen Schritt weiter in Richtung Ihrer Zielvorstellung bringt.
Ein wichtiger Punkt, der sich in einem Lösungsworkshop klären lässt, ist zudem der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand. Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung sein? Oder wollen Sie den Altbestand in Eigenleistung digitalisieren? Fragen wie diese lassen sich bestens in einem Workshop beantworten. Die Überlegung, welchen Nutzen die Anwender haben sollen, ist an dieser Stelle auch ein wichtiger Aspekt der Checkliste zur Einführung des DMS. Damit alle vom DMS überzeugt sind, sollte sich dieses flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.
4. Angebot und Kauf
Als nächster Punkt auf Ihrer Checkliste zur Einführung eines DMS sollte ein professionelles Angebot inklusive verbindlicher Preise stehen. Dieses muss in jedem Fall die Preisangaben für Software, Hardware und sämtliche Dienstleistungen enthalten. Ein gutes Angebot ist zudem so strukturiert, dass es auch für Dritte gut nachvollziehbar ist. Weiterhin sollte es die eingangs von Ihnen formulierte Zielvorstellung inkludieren. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte System alle notwendigen rechtlichen Vorgaben, z.B. aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Umsatzsteuergesetz, abdeckt. Gefordert ist dabei nicht nur eine fachgerechte digitale Archivierung aller Dokumente, sondern auch die Dokumentation über die Eingangszeit von Dokumenten sowie die Sicherheit vertraulicher Daten. Gerade im Hinblick auf den Umgang mit Personalakten ist es unabdingbar, dass diese gut geschützt sind.
Ein kompetenter Partner, der auch Ihre Checkliste zur Einführung des DMS berücksichtigt, verfügt dabei über folgende Eigenschaften: Er bietet Ihnen als verlässlicher Partner einen weitergehenden Service an, er verwendet eine Technik auf neuestem Stand und er ist flexibel. Falls Sie sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden, achten Sie darauf, dass er Ihnen bei Bedarf auch einen einfachen Wechsel zu einem DMS in der Cloud ermöglichen kann. Im besten Fall macht er Ihnen dazu direkt ein zweites Angebot, bevor es mit dem nächsten Schritt der Checkliste zur Einführung des DMS weitergehen kann.
5. Einrichtung des DMS und Mitarbeiterschulung
Damit die Einführung des DMS sich nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie mit Hilfe der Checkliste zur Einführung des DMS darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern.
6. Review-Workshop
Ist das DMS bereits erfolgreich eingeführt, sollten Sie noch einen letzten Punkt der Checkliste zur Einführung des DMS beachten: den Review-Workshop. Damit sich das Investment in ein DMS wirklich lohnt, empfiehlt es sich, nach circa sechs bis zwölf Wochen den Anbieter für eine nachgehende Betrachtung zu engagieren. Dieser besucht den laufenden Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer alltäglichen Arbeit. So kann er unmittelbare Tipps geben und den Anwendern zu Produktivitätsfortschritten verhelfen. Das steigert nicht nur die allgemeine Zufriedenheit, sondern sichert darüber hinaus die Einhaltung Ihrer Ziele. Auf diesem Weg wird die Einführung des DMS auch in Ihrem Unternehmen zum Erfolg.
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