10 Pflichtangaben, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen

Wer Rechnungen schreibt, muss einiges beachten – denn Fehler können Unternehmen teuer zu stehen kommen. Ob Freiberufler, Kleinunternehmer oder GmbH: Ohne korrekte Angaben ist eine Rechnung schnell ungültig und der Vorsteuerabzug in Gefahr. Doch welche Informationen sind gesetzlich vorgeschrieben? In diesem Beitrag lesen Sie alles über die zehn Pflichtangaben, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen, welche Besonderheiten es gibt und mit welchen Folgen Sie bei Nichtbeachtung rechnen müssen.

Übersicht:

• Der Hintergrund
• Pflichtangaben auf Rechnungen – diese Punkte dürfen nicht fehlen
• Mit diesen Folgen müssen Sie rechnen, wenn Pflichtangaben fehlen
• Pflichtangaben prüfen – ein klarer Workflow hilft
• Best Practices in der Rechnungsbearbeitung

Der Hintergrund

Was muss auf einer Rechnung stehen, damit sie als solche auch vom Finanzamt akzeptiert wird und steuerlich geltend gemacht werden kann? Die Antwort gibt klar und eindeutig § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Nur Rechnungen, die alle nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Pflichtangaben enthalten, berechtigen Unternehmen zum Vorsteuerabzug.

Als Rechnung gilt übrigens jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird – gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Laut GoBD müssen dann die Echtheit der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. Das heißt: Es muss sowohl die Identität des Rechnungsausstellers überprüft als auch sichergestellt werden, dass keine gesetzlich erforderliche Angabe im Laufe der Zeit geändert wird.

Pflichtangaben auf Rechnungen – diese Punkte dürfen nicht fehlen

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Selbstständige sind folgende Positionen verpflichtend:

1. Rechnungsdatum: Also das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers: Auch Angaben zur Gesellschaftsform, wie beispielsweise GmbH oder AG, dürfen nicht fehlen.
3. Die Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine einzigartige, fortlaufende Nummer enthalten. Der Ausstellende darf jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben. Dabei ist es nicht erforderlich, bei der Nummerierung mit der Ziffer 1 zu beginnen. Die erste Rechnungsnummer darf zum Beispiel auch 4711 sein.
4. Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers: Die Angabe der USt-IdNr. ist auf Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern zwingend. Innerhalb Deutschlands genügt die Steuernummer.
5. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers: Die Adresse und Anschrift, inklusive Bezeichnung des Unternehmens, das die Leistung empfängt. Ausnahme: Die Angabe des Postfachs oder die Großkundenadresse werden akzeptiert, falls der Leistungsempfänger eindeutig identifiziert werden kann.
6. Termin oder Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung: Diese Rechnungsangabe ist selbst dann notwendig, wenn der Liefertermin mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
7. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang des gelieferten Service: Die Art bzw. Bezeichnung muss konkret benannt und nachvollziehbar sein, wie beispielsweise „Beratungsgespräch zum Thema Dokumentenmanagement“. 
8. Netto-Beträge sowie die darauf entfallenden Umsatzsteuersätze und -beträge: Der Nettobetrag und der Steuerbetrag sind separat aufzuführen. Werden Waren und Serviceleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen berechnet, muss auf der Rechnung für die einzelnen Positionen der jeweilige Steuersatz angeben werden. Auf umsatzsteuerfreie Positionen ist gesondert hinzuweisen.
9. Vorab vereinbarte Entgeltminderungen: Handelt es sich um Boni, Skonti oder Rabatte, bei denen zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe nicht feststeht, reicht es aus, in der Rechnung gem. § 31 Abs. 1 UStDV auf die Abmachung hinzuweisen. Bei Skonto-Vereinbarungen reicht auch eine Angabe wie beispielsweise „3 % Skonto bei Zahlung bis ...“
10. Zusätzliche Zuordnungs- und Identifikationsmerkmale: Besteht eine Rechnung aus mehreren Belegen (z. B. Verweis für Menge und Art der gelieferten Gegenstände auf dem Lieferschein), muss die eindeutige Verknüpfung der Belege über die entsprechenden Merkmale abgebildet werden.

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Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro brutto gelten vereinfachte Vorschriften gemäß § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen müssen nicht alle Angaben enthalten, die bei regulären Rechnungen erforderlich sind. Stattdessen genügen bestimmte Mindestangaben. Dazu zählen:

• der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung,
• das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag (brutto) sowie der anzuwendende Steuersatz – also in der Regel 19 % oder 7 % – oder, bei Steuerbefreiung, ein entsprechender Hinweis.

Zusätzliche Pflichtangaben auf E-Rechnungen

Zusätzlich zu den allgemeinen Pflichtangaben müssen elektronische Rechnungen – insbesondere bei der Ausstellung an öffentliche Auftraggeber – weitere spezifische Angaben enthalten. Zu den wichtigsten gehört die Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers. Auch Bestellreferenz oder Bestellnummer sind ausschlaggebend, um die Rechnung dem entsprechenden Auftrag problemlos zuordnen zu können.

Häufig wird außerdem eine Einkäuferreferenz oder der Name der zuständigen Kontaktperson beim Auftraggeber verlangt. Das Leistungs- bzw. Lieferdatum muss gesondert und in strukturierter Form ausgewiesen werden. Darüber hinaus sind Angaben zur Bankverbindung, insbesondere die IBAN, verpflichtend, um die elektronische Zahlung zu ermöglichen. Auch die Zahlungsbedingungen, wie etwa Skontofristen oder Fälligkeitstermine, müssen in strukturierter Form übermittelt werden.

Mit diesen Folgen müssen Sie rechnen, wenn Pflichtangaben fehlen

Fehlen auf einer Rechnung solche Pflichtangaben oder sind diese fehlerhaft, wird die gesamte Rechnung bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt nicht anerkannt. Das hat zur Folge, dass zunächst berücksichtigte Vorsteuer auch nachträglich noch zurückverlangt wird. Deshalb sollte jede Eingangsrechnung nicht nur auf sachliche, fachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden, sondern routinemäßig auch auf Vollständigkeit der Pflichtangaben.

Pflichtangaben prüfen – ein klarer Workflow hilft

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Schon beim Erfassen einer Rechnung liest das DMS relevante Schlüsseldaten wie Lieferant, Steuernummer, Rechnungsdatum, den Steuersatz und die Rechnungsbeträge aus. Die Prüfung der eingehenden Rechnungen auf Korrektheit lässt sich dann per Workflow konfigurieren, teilweise automatisieren und individuell für den Rechnungsverarbeitungsprozess in Ihrem Unternehmen anpassen.

So stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben auch tatsächlich auf der Rechnung stehen. Und die Frage, ob alles da ist, was auf einer Rechnung stehen muss, gehört damit der Vergangenheit an.

Disclaimer: Alle Inhalte dieses Beitrags wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische Beratung dar und können und sollen insofern eine solche nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.