Die Papierrechnung war lange Zeit ein fester Bestandteil des Geschäftslebens und ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen. Doch mit der fortschreitenden Digitalisierung und den neuen gesetzlichen Anforderungen geht die Ära der Papierrechnung zu Ende. Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland Pflicht und stellt Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Prozesse anzupassen. Dieser Blogpost beleuchtet die Unterschiede zwischen Papierrechnung und E-Rechnung, zeigt, wie sich Unternehmen auf die Zukunft der Rechnungsstellung vorbereiten können und welche Vorteile daraus entstehen.
Übersicht:
- Papierrechnung vs. E-Rechnung
- Die Papierrechnung im Kontext der E-Rechnungspflicht
- Die Vorteile der E-Rechnung
- So unterstützt ein DMS bei der Umsetzung
- Fazit
Papierrechnung vs. E-Rechnung
Die Papierrechnung ist eine traditionelle Form der Rechnungsstellung, bei der die Rechnung physisch auf Papier gedruckt und dann an den Empfänger übermittelt wird. Das bedeutet im Umkehrschluss: Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. via Scan oder digitalem Foto), die eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme in die Buchführungssoftware übernommen werden.
Eine Frage des Formats
Bei E‑Rechnungen handelt es sich stattdessen nach EU-Norm um in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnungen, die elektronisch übermittelt und empfangen werden und eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Das bedeutet, dass sie anders als eine Papierrechnung
- als reines semantisches Datenformat konzipiert sind und es somit ermöglichen, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
- auf einem XML-Format basieren, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.
Die wichtigsten Rechnungsdaten – also beispielsweise der korrekte Empfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer oder eine einzigartige Rechnungssumme – sind gleich. Auch Angaben zum Sender, wie dessen Steuernummer, bleiben ebenso verpflichtend wie auf einer Papierrechnung. Hier wird vor allem Sorge getragen, dass der Rechnungsempfänger genau weiß, welche Summe für welche Leistung oder welches Produkt zu entrichten ist. Aber auch bei einer Prüfung durch das Finanzamt ist jederzeit klar, welche eingehenden Beiträge zu welcher Rechnung gehören.
Die Papierrechnung im Kontext der E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnungspflicht durch das Wachstumschancengesetz stellt einen bedeutenden Schritt hin zur Digitalisierung und Optimierung der Abläufe im Rechnungswesen dar. Künftig dürfen Unternehmen in Deutschland untereinander ausschließlich maschinenlesbare E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen sie also in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, während für das Ausstellen und Versenden eine Übergangsfrist bis 2026 gilt. Die Regelung betrifft ausschließlich die B2B-Rechnungsstellung. Im B2C-Bereich bleibt hingegen weiterhin die Zustimmung der Verbrauchenden erforderlich, um eine elektronische Rechnung zu erhalten.
Der Stellenwert der Papierrechnung wird dadurch erheblich verringert, da Unternehmen auf elektronische Rechnungen umsteigen müssen. Unternehmen müssen sich auf diesen Wandel vorbereiten und ihre Prozesse und Systeme entsprechend anpassen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.
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Die Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die Unternehmen dabei helfen, Rechnungsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
- Mehr Effizienz: Zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten wie das Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden per Post entfallen. Da Rechnungen elektronisch übermittelt und verarbeitet werden können, wird außerdem der gesamten Bearbeitungsprozess beschleunigt und die Freigabe der Rechnungen deutlich verkürzt.
- Datentransparenz und –analyse: Mit der Digitalisierung der Rechnungsprozesse werden alle Rechnungsdaten strukturiert erfasst und in elektronischen Systemen gespeichert. Dies führt zu einer besseren Transparenz über den Rechnungsfluss und ermöglicht eine effiziente Analyse von Finanzkennzahlen.
- Schnelle Zahlungsabwicklung: Durch die elektronische Übermittlung von Rechnungen können Rechnungen schneller bearbeitet und freigegeben werden. Unternehmen profitieren so von kürzeren Zahlungsfristen und einer besseren Liquidität, da Forderungen schneller beglichen werden.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Systeme können an spezifische Anforderungen angepasst und bei Bedarf erweitert werden, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten.
- Kosteneinsparungen: Es werden nicht nur die Ausgaben für Papier, Druck, Porto und manuelle Bearbeitung drastisch reduziert. Zusätzlich sorgt die Automatisierung der Rechnungsprozesse für eine effizientere Nutzung von Ressourcen und Arbeitszeit, was weitere Einsparungen ermöglicht.
- Rechtssicherheit: E-Rechnungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und Standards und senken so das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten. Die Nutzung standardisierter Formate und Protokolle gewährleistet außerdem die Integrität, Authentizität und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsdaten.
- Sicherheit und Datenschutz: Durch die Verschlüsselung der Daten und die Nutzung sicherer Übertragungsprotokolle wird anders als bei traditionellen Papierrechnungen die Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsinformationen gewahrt.
- Auditvorbereitung: Durch die detaillierte und lückenlose Nachverfolgung der Rechnungsschritte sind Unternehmen mit E-Rechnungen bestens gerüstet. Das vereinfacht nicht nur die Prüfung durch interne und externe Prüfende, sondern unterstützt auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
So unterstützt ein DMS bei der Umsetzung
Die Einführung der E-Rechnung im Unternehmen revolutioniert das Rechnungswesen und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare hilft Ihnen dabei, das volle Potenzial der E-Rechnung auszuschöpfen.
Automatisierung
Es ermöglicht unter anderem die nahtlose Integration automatisierter Workflows in das Rechnungswesen, was eine erhebliche Effizienzsteigerung mit sich bringt. Ein intelligentes Routing-System sorgt dafür, dass eingehende Rechnungen automatisch an die richtigen Abteilungen weitergeleitet werden, wobei es Fehler und Ausnahmen erkennt und Best Practices bei der Rechnungsbearbeitung berücksichtigt.
Schnelle, fehlerfreie Bearbeitung
Dies Workflows der elektronischen Rechnungsverarbeitung übergeben alle relevanten Informationen direkt an die Buchhaltungssoftware weiter. Auf diese Weise wird eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung sichergestellt und somit eine pünktliche Zahlung sowie die Einhaltung von Skontofristen ermöglicht.
Sicherheit
Wichtig sind außerdem höchste Standards in Bezug auf die Sicherheit digitaler Systeme. Mit umfassenden Sicherheitsmaßnahmen, darunter Berechtigungssysteme, Firewalls, Datenverschlüsselung sowie Schulungen für alle Mitarbeitenden, gewährleistet DocuWare, dass Unternehmen auch nach der Digitalisierung der Rechnungsprozesse alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Bereitstellung von Daten und Archivierung
Auch die Archivierung und Datenbereitstellung werden erheblich effizienter gestaltet. Eine intelligente Archivierungstechnologie ermöglicht die schnelle und vollständige elektronische Übermittlung geforderter Daten an Wirtschaftsprüfende oder Steuerberatende. Die flexible Anpassung an Prüfungsstandards und die automatische Prüfung der Daten sichern eine lückenlose Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Compliance und Qualitätsmanagement
Darüber hinaus unterstützt DocuWare Ihr Unternehmen bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zur Archivierung von Rechnungen. Eine automatische Datenvalidierung prüft alle Pflichtangaben nach den geltenden Normen und meldet Unstimmigkeiten, um die Qualität der Rechnungsprozesse zu sichern.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht markiert einen bedeutenden Wendepunkt für das Rechnungswesen in Deutschland. Der Wechsel von der traditionellen Papierrechnung zur E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und mehr Transparenz. Unternehmen müssen sich jedoch auf diesen Wandel vorbereiten und ihre Prozesse entsprechend anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Mit der richtigen Strategie und passenden Tools wie DocuWare können Unternehmen den Übergang erfolgreich meistern und sich zukunftssicher aufstellen.
