Spätestens mit der neuen E-Rechnungspflicht seit Anfang 2025 ist klar: Unternehmen kommen an der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse nicht mehr vorbei. Wer heute noch auf Papier setzt, riskiert Verzögerungen, unnötige Kosten und verliert den Überblick. Digitalisierte Rechnungen machen dagegen Abläufe schneller, transparenter und weniger fehleranfällig. Skontofristen lassen sich optimal nutzen, Freigaben erfolgen ortsunabhängig, und alle Dokumente sind jederzeit verfügbar. Dieser Artikel zeigt, worauf es beim Digitalisieren von Rechnungen ankommt – von den wichtigsten Vorteilen über gesetzliche Anforderungen bis hin zu praktischen Tipps für die Umsetzung.
Übersicht:
- Vorteile digitaler Rechnungen
- So funktioniert die Rechnungsdigitalisierung mit moderner DMS-Software
- Gesetzliche Anforderungen und Compliance
- Integration digitaler Rechnungen in bestehende Systeme
- E-Rechnungspflicht seit Anfang 2025
- Blick in die Zukunft: KI, Automatisierung und mehr
- Fazit und nächste Schritte
- FAQs
Vorteile digitaler Rechnungen
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere, wenn sie mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfolgt:
- Schnellere Freigabeprozesse: Rechnungen lassen sich zügig prüfen und direkt im System freigeben.
- Ortsunabhängiges Arbeiten: Mitarbeitende können jederzeit und von überall auf Rechnungen zugreifen.
- Keine verlorenen Belege: Alle Belege und zugehörigen Dokumente werden zentral gespeichert und sind dank Suchfunktion schnell und einfach auffindbar.
- Transparenz und Compliance: Jeder Bearbeitungsschritt wird nachvollziehbar dokumentiert.
- Kostenersparnis: Manuelle Arbeitsschritte entfallen, Archive werden digital, Skontofristen bleiben im Blick.
- Mehr Sicherheit und Datenschutz: Moderne Systeme schützen vor Datenverlust, unberechtigtem Zugriff und Manipulation.
Aktuelle Zahlen zeigen: Über die Hälfte der Unternehmen setzt mittlerweile standardisierte E-Rechnungsformate für die digitale Rechnungserstellung ein. Der Trend ist eindeutig: Jetzt umzusteigen, lohnt sich.
So funktioniert die Rechnungsdigitalisierung mit moderner DMS-Software
Vom Rechnungseingang über die Datenextraktion und den digitalen Freigabeworkflow bis hin zu Buchung, Zahlung und revisionssicherer Archivierung: Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung folgt einem klar strukturierten Ablauf, der sich effizient in bestehende Prozesse integrieren lässt.
1. Eingang erfassen
Eingangsrechnungen erreichen ein Unternehmen heute auf unterschiedlichen Wegen: klassisch als Papierbeleg, per PDF-Anhang, in einer E-Mail oder direkt als strukturierte E-Rechnung. Damit alle Dokumente effizient verarbeitet werden können, sollten Medienbrüche möglichst vermieden werden:
- Papierbelege werden dafür gescannt – idealerweise über sogenanntes ersetzendes Scannen gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). So muss die Rechnung nach dem Digitalisieren nicht mehr physisch aufbewahrt werden.
- PDF-Rechnungen aus dem E-Mail-Posteingang lassen sich automatisch übernehmen und ablegen.
- Strukturierte E-Rechnungen wie die XRechnung oder ZUGFeRD gelangen direkt ins System.
2. Datenauslesung und Validierung
Ein modernes DMS liest die relevanten Rechnungsdaten automatisch aus. Für unterschiedliche Formate kommen verschiedene Technologien zum Einsatz:
- OCR (Texterkennung) erkennt Inhalte auf gescannten PDFs und wandelt diese in weiterverarbeitbare Daten um.
- Digital erstellte (unstrukturierte) PDF-Rechnungen werden maschinell ausgelesen.
- Strukturierte E-Rechnungen liefern diese Daten bereits fertig mit. Das System übernimmt diese, ohne dass noch extra etwas ausgelesen werden muss.
Dank KI-gestützter Funktionen – wie der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) – lässt sich die Datenextraktion automatisiert prüfen und mit den Stammdaten im System abgleichen. Beispielsweise werden Rechnungsnummer, Betrag und Datum automatisch erkannt und verifiziert – ein manuelles Abtippen entfällt.
3. Digitaler Prüf- und Freigabeworkflow
Nach dem Auslesen und Validieren der Daten wird die Rechnung elektronisch an die zuständigen Mitarbeitenden gesandt. Ein vordefinierter Workflow sorgt für eine strukturierte Prüfung und Freigabe – unter Berücksichtigung individueller Bedürfnisse mit Blick auf Vier-Augen-Prinzip, Kostenstellen und Freigabebeschränkungen.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Niemand muss Papierstapel weiterreichen oder Freigabeprozesse per E-Mail organisieren. Stattdessen erfolgt die gesamte Prüfung zentral und nachvollziehbar im System.
4. Buchung und Zahlung
Nach erfolgter Freigabe können die Rechnungsdaten direkt ans Finanzbuchhaltungs- oder ERP-System übergeben und dort automatisch gebucht werden. Die Zahlung wird pünktlich ausgelöst – Mahnfristen oder Skontoverluste lassen sich dadurch vermeiden.
5. Revisionssichere Archivierung
Anschließend wird die Rechnung revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Das bedeutet: Die Daten sind gemäß GoBD unveränderbar gespeichert, vollständig indexiert und jederzeit abrufbar. So erfüllen Unternehmen sämtliche rechtlichen Anforderungen. Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen werden dabei automatisch eingehalten.
Tipp: Mit einem leistungsfähigen DMS inklusive Volltextsuche finden Sie jede Rechnung in Sekundenschnelle – aufwendiges Blättern in Ordnern und Karteiablagen gehört damit der Vergangenheit an.
E-Rechnungspflicht 2025
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Gesetzliche Anforderungen und Compliance
Ob auf Papier oder digital: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Belege vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden – und das über Jahre hinweg.
Grundlage dafür sind das Handelsgesetzbuch (§257 HGB) und die Abgabenordnung (§147 AO), die aktuell eine Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren vorsehen (Stand 2025). Die GoBD konkretisieren die Anforderungen für digitale Buchführungsunterlagen. Wichtig dabei: Die Daten müssen jederzeit verfügbar sein und dürfen nachträglich nicht verändert werden. Ergänzend müssen Unternehmen in einer Verfahrensdokumentation festhalten, wie digitale Belege erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfüllt diese Anforderungen automatisch. Es protokolliert alle Änderungen und sorgt für die revisionssichere Archivierung der Originale.
Zusätzliche Sicherheit bieten je nach Prozess elektronische Signaturen oder Zeitstempel, die Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente nachweisbar machen.
Integration digitaler Rechnungen in bestehende Systeme
Die Digitalisierung von Rechnungen bringt erst dann echte Effizienzgewinne, wenn alle Systeme reibungslos zusammenspielen. Genau hier setzt ein modernes Dokumentenmanagementsystem an: Es integriert die digitale Rechnungsverarbeitung nahtlos in bestehende Strukturen wie ERP, Buchhaltung oder Warenwirtschaft.
Über intelligente Schnittstellen fließen alle relevanten Daten automatisch weiter – ohne Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte. So lassen sich Rechnungsinformationen beispielsweise direkt an SAP, DATEV oder andere Anwendungen übermitteln.
Das Ergebnis: Die gesamte Rechnungsverarbeitung wird durchgängig digital, Prozesse laufen effizient und nahezu fehlerfrei. Doppelte Dateneingaben oder Insellösungen gehören der Vergangenheit an.
E-Rechnungspflicht seit Anfang 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und revisionssicher aufzubewahren.
In den kommenden Jahren geht die Entwicklung weiter: Ab 2026 bzw. 2027 (je nach Umsatz des jeweiligen Unternehmens) soll auch die Ausstellung von Rechnungen zwischen Unternehmen ausschließlich in elektronischer Form erfolgen.
Unternehmen, die ihre Prozesse frühzeitig anpassen, profitieren doppelt: Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und optimieren gleichzeitig ihre Abläufe.
Blick in die Zukunft: KI, Automatisierung und mehr
Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse steht nicht still – im Gegenteil: Technologien wie Künstliche Intelligenz treiben die Entwicklung rasant voran. Schon heute verbessern KI-gestützte Systeme wie die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) die Datenextraktion und reduzieren Fehlerquoten spürbar.
In Zukunft wird KI noch stärker autonom arbeiten, um mit noch größerer Genauigkeit Unregelmäßigkeiten automatisch zu erkennen, Auffälligkeiten zu melden oder sogar Buchungsvorschläge zu erstellen – für noch effizientere und sicherere Abläufe.
Auch international gewinnt das Thema an Dynamik: Standards wie PEPPOL vereinfachen den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen erheblich. Für global agierende Unternehmen wird es deshalb immer wichtiger, dass die entsprechenden Systeme darauf vorbereitet sind.
Fazit und nächste Schritte
Rechnungen zu digitalisieren, lohnt sich – und das schon jetzt: Prozesse werden schneller, transparenter und effizienter, ganz unabhängig von der Unternehmensgröße. Und spätestens mit der schrittweisen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich führt ohnehin kein Weg mehr daran vorbei.
Doch die Digitalisierung ist mehr als nur die Umstellung auf elektronische Rechnungen. Sie legt die Grundlage für automatisierte Prozesse, höhere Datensicherheit und schlanke Workflows: ein klarer Wettbewerbsvorteil für Unternehmen jeder Größe.
Wer jetzt aktiv wird, erfüllt also nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern ist auch den entscheidenden Schritt voraus – dank effizienten, zukunftssicheren Prozessen, die mit den Anforderungen stetig weiterwachsen.
FAQs
Reicht ein PDF per EMail als digitalisierte Rechnung aus?
Aktuell (Stand 2025) wird eine per E‑Mail verschickte PDF-Rechnung noch akzeptiert – allerdings nur als „sonstige Rechnung“. Seit dem 1. Januar 2025 gilt jedoch: Ein PDF ist keine E‑Rechnung, da es keine strukturierten Daten enthält und deshalb nicht maschinell lesbar ist. Das bedeutet: Ohne zusätzliche OCR- und/oder IDP-Verarbeitung bleibt das PDF ein statisches Dokument, das manuellen Aufwand erfordert und Prozesse nicht effizient unterstützt.
Spätestens ab 2026/2027, wenn die E-Rechnungspflicht vollständig greift, müssen B2B-Rechnungen maschinenlesbar im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) verfügbar sein. Dann sind PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend.
Welche Rechnungsarten lassen sich digitalisieren?
Alle Arten: Papierbelege per Scan, PDF-Rechnungen aus E-Mails und strukturierte E-Rechnungen können einheitlich digital verarbeitet werden.
Was bedeutet „revisionssichere Archivierung“ bei digitalen Rechnungen?
Revisionssichere Archivierung heißt, dass Rechnungen laut GoBD unveränderbar, vollständig protokolliert und jederzeit verfügbar gespeichert werden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Muss ich auch alte Papierbelege digitalisieren?
Nein. Die Digitalisierungspflicht gilt nur für neue Rechnungen. Alte Papierbelege können aber optional gescannt werden – beispielsweise, wenn es Ihnen wichtig ist, schnell und einfach darauf zugreifen zu können.
Wie lange dauert es, eine digitale Rechnungsverarbeitung einzuführen?
Je nach Ausgangslage: Bei klaren Prozessen und einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) lässt sich die Einführung oft innerhalb weniger Wochen erfolgreich umsetzen; bei vorkonfigurierten Cloud-Lösungen sogar deutlich schneller (unter anderem dank Templates).
Welche Abteilungen sind typischerweise an der Digitalisierung von Rechnungsprozessen beteiligt?
Bei der Digitalisierung von Rechnungsprozessen sind vor allem Finanzbuchhaltung, Controlling, IT und Einkauf involviert. Die enge Zusammenarbeit dieser Teams sorgt für reibungslose Freigabeprozesse, technische Integration und effiziente Datenübergabe ins Buchhaltungssystem.
Brauche ich ein komplett neues System, um Rechnungen und damit verbundene Prozesse zu digitalisieren?
Nicht unbedingt. Moderne DMS lassen sich dank APIs und Konnektoren flexibel in bestehende ERP-/Buchhaltungssysteme (z. B. SAP, DATEV) integrieren. So transformieren und optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse ohne einen aufwändigen Systemwechsel.
