Rechnungen digitalisieren: Effizienzsteigerung durch moderne Prozesse und Integration

Die deutsche Wirtschaft setzt verstärkt auf die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse, wie eine aktuelle Studie zeigt. Laut einer repräsentativen Befragung von 505 Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom im Mai 2023 zeigt sich ein gemischtes Stimmungsbild: Etwa jedes zehnte Unternehmen sieht sich bei der Digitalisierung in einer Vorreiterposition. Rund 40 Prozent bezeichnen sich als fortschrittlich. Demgegenüber sehen sich vor allem kleinere Unternehmen als Nachzügler in Sachen Digitalisierung. Dennoch scheint niemand der Meinung zu sein, den Anschluss an die Digitalisierung verpasst zu haben. 

Besonders bemerkenswert ist, dass heute bereits jedes achte Unternehmen (12 Prozent) komplett papierlos arbeitet. Im Jahr 2022 lag dieser Anteil noch bei lediglich 8 Prozent. Diese Ergebnisse verdeutlichen die stetig wachsende Bedeutung der Digitalisierung in deutschen Unternehmen und weisen gleichzeitig auf die Dringlichkeit hin, auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen, um nicht tatsächlich den Anschluss zu verlieren. So verwundert es nicht, dass allein in diesem Jahr rund 46 Prozent der Unternehmen weiter in die Digitalisierung investieren, um den Anforderungen einer sich schnell verändernden Geschäftswelt gerecht zu werden. Lediglich 2 Prozent der Unternehmen haben in den vergangenen Jahren noch nicht investiert und planen dies auch für die Zukunft nicht.

Übersicht:

• Papierrechnungen sind von gestern
• Rechtliche Rahmenbedingungen und Compliance-Anforderungen
• Verfahrensdokumentation gefordert
• Integration und Schnittstellen: Nahtlose Einbindung digitaler Rechnungen in bestehende
• UnternehmensprozesseRechnungsprüfung als Workflow gestalten
• Manchmal führt gar kein Weg mehr daran vorbei, Rechnungen zu digitalisieren
• Hybridformate im Kommen
• Zukunftsperspektiven und Trends im Bereich der Rechnungsdigitalisierung

Papierrechnungen sind von gestern

Nun ist es aber durchaus ein Unterschied, ob man eine Personalakte, einen Lieferschein, eine Bestellung oder eine Rechnung digitalisiert – oder eine x-beliebige Produktbeschreibung. Gerade bei der Digitalisierung von Rechnungen sind etliche Randbedingungen zu beachten. Einerseits geht es darum, den gesetzlichen Vorgaben Genüge zu tun und spätere Probleme zu vermeiden. Andererseits gilt es die möglichen Vorteile auch tatsächlich zu nutzen. Typisches Beispiel: Das Skonto, das wegen der schieren Dauer der Bearbeitung von Papierrechnungen oft ungenutzt bleibt. Medienbruchfreie digitale Workflows dagegen beschleunigen die Prüfung und Freigabe der Rechnungen derart, dass Skonto in der Regel in Anspruch genommen werden kann und beim Einkauf bares Geld spart.

Wer die Rechnungen digitalisiert und dabei auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten – unabhängig davon, ob eine Eingangsrechnung über Webservices, E-Mail oder EDI, aber auch per Fax oder Post in das Unternehmen gelangt; letztere werden einfach eingescannt. DocuWare stellt speziell für die automatische Rechnungsbearbeitung eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung bereit.

Ist das DMS erst einmal in Betrieb, helfen intelligente Algorithmen dabei, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen Workflows dafür, dass alle Rechnungen den zuständigen Stellen rasch zur Bearbeitung zugestellt werden und danach automatisch in einem vollständig indexierten Archiv landen. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb der Buchhaltung aus. Außerdem gehen keine Rechnungen mehr verloren.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Compliance-Anforderungen

Die Digitalisierung von Rechnungen ist zweifellos ein großer Schritt in Richtung Effizienz und Modernisierung. Beim Digitalisieren der Rechnungen ist allerdings darauf zu achten, dass neben den grundsätzlichen Aspekten der Datensicherheit auch die rechtlichen Vorgaben berücksichtigt sind. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist entscheidend, um Probleme zu vermeiden und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Im Folgenden werden einige der wichtigsten rechtlichen Aspekte beleuchtet:

• Das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen bzw. Führung der Handelsbücher): Das HGB enthält Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen und zur Führung der Handelsbücher. Unternehmen müssen sicherstellen, dass digitale Rechnungen den Anforderungen des HGB entsprechen, insbesondere hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht.
• Die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO):Die AO regelt die Besteuerung in Deutschland und enthält Vorschriften zur Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen. Digitale Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie den Anforderungen der AO entsprechen.
• Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD):Die GoBD sind maßgeblich für die elektronische Buchführung und die Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form. Unternehmen müssen sicherstellen, dass digitale Rechnungen den GoBD entsprechen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Die Einhaltung dieser rechtlichen Rahmenbedingungen ist insbesondere bei Betriebsprüfungen von entscheidender Bedeutung. Denn dafür müssen die elektronischen Rechnungen ohne Wenn und Aber lesbar sein und dürfen auch durch einen Systemwechsel nicht beeinträchtigt werden. Außerdem müssen digitalisierte Rechnungen revisionssicher bearbeitet und aufbewahrt werden. Revisionssicher heißt: Digitalisierte Rechnungen müssen nicht nur wiederauffindbar und sicher, sondern vor allem auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein. Der ursprüngliche Inhalt muss ebenso erkennbar bleiben wie etwaige Änderungen daran. Werden die elektronischen Daten in einem reinen Dateisystem vorgehalten, müssen deshalb natürlich zusätzliche Schutzmaßnahmen ergriffen werden.

Der Digitalverband Bitkom hat in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) die Richtlinien der GoBD in zehn Merksätzen für das revisionssichere elektronische Ablegen von Dokumenten zusammengefasst. Sie stellen die gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung kurz und kompakt dar und geben Tipps für die Unternehmerpraxis.Angesichts der rechtlichen Rahmenbedingungen und Compliance-Anforderungen ist es für Unternehmen unerlässlich, die Digitalisierung von Rechnungen sorgfältig zu planen und umzusetzen, um Rechtssicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Verfahrensdokumentation gefordert

Die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen im Rahmen der Digitalisierung von Rechnungen erfordert nicht nur die Beachtung der grundlegenden Vorschriften wie dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien schreibt der Gesetzgeber bei der GoBD-konformen Archivierung eine Verfahrensdokumentation vor. Diese Dokumentation muss alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben. Dazu zählt:

• Erfassen
• Empfangen
• Digitalisieren
• Indizieren
• Verarbeiten
• Wiederfinden
• Ausgeben
• Aufbewahren
• Vernichten

Praktische Tipps zum Erstellen einer Verfahrensdokumentation liefert die Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Darin werden u.a. auch die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen IT-Betrieb nach GoBD beschrieben.

Integration und Schnittstellen: Nahtlose Einbindung digitaler Rechnungen in bestehende Unternehmensprozesse

Die Digitalisierung von Rechnungen bringt erhebliche Effizienzgewinne mit sich, da sie den gesamten Prozess von der Rechnungserfassung bis zur Archivierung revolutioniert. Einer der Schlüsselaspekte dieses Wandels ist die Integration digitaler Rechnungen in bestehende IT-Infrastrukturen und Geschäftsprozesse. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen und sicherzustellen, dass der gesamte Rechnungsprozess nahtlos in die Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert ist.

Eine der größten Herausforderungen bei der Integration digitaler Rechnungen ist die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen. Unternehmen verwenden häufig eine Vielzahl von Softwareanwendungen und Tools für unterschiedliche Zwecke, und die reibungslose Kommunikation zwischen diesen ist von entscheidender Bedeutung. Die Verwendung offener Standards und API-Integrationen spielt hier eine entscheidende Rolle. Offene Standards stellen sicher, dass Daten in einem einheitlichen Format ausgetauscht werden können, was die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen erleichtert. Durch die Implementierung von APIs (Application Programming Interfaces) können Unternehmen verschiedene Anwendungen miteinander verbinden, so dass Daten und Informationen nahtlos fließen können.

Die Integration digitaler Rechnungen in bestehende Unternehmensprozesse bietet die Chance, nicht nur Zeit und Kosten zu sparen, sondern auch die Effizienz und die Agilität von Unternehmen insgesamt merklich zu steigern. Angesichts der komplexen Herausforderungen, die mit der Integration digitaler Rechnungen verbunden sind, liegt es auf der Hand, dass moderne Unternehmen zunehmend auf digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) setzen. Diese DMS-Systeme ermöglichen nicht nur die Digitalisierung von Rechnungen, sondern bilden auch die Grundlage für automatisierte Prozesse, eine effiziente digitale Rechnungsprüfung und die anschließende Archivierung. Als wesentlicher Bestandteil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie ermöglichen sie Unternehmen darüber hinaus die nahtlose Integration in die vielfältigen Anwendungen und Tools, die im Geschäftsbetrieb eingesetzt werden.

Rechnungsprüfung als Workflow gestalten

Eine digitale Rechnungsprüfung mit anschließender Archivierung in einem DMS kann zusätzlich die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit aller Rechnungen sicherstellen. Auf diese Weise lassen sich innerbetriebliche Kontrollverfahren für einen zuverlässigen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung etablieren. Egal, ob die Rechnung auf Papier oder elektronisch eintrifft. Sind die Prozesse erst einmal digitalisiert, lassen sie sich mit dem kostenlosen und intuitiv zu bedienenden Process Planner im Handumdrehen planen, optimieren und mit anderen teilen.

An dieser Stelle lohnt es sich aber auch, auf die Expertise unabhängiger Verbände, aber auch der einschlägigen Hersteller und Berater zurückzugreifen:

• „Verband elektronische Rechnung“ (VeR)
• „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD); im Juni 2014 hat FeRD ein einheitliches Datenformat für Deutschland spezifiziert, das ZUGFeRD-Format.
• Bitkom
• VDMA
• Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV)

Manchmal führt gar kein Weg mehr daran vorbei, Rechnungen zu digitalisieren

Seit dem 27. November 2020 sind gemäß der E-Rechnungsverordnung (ErechV) alle Rechnungen an Bundesbehörden grundsätzlich nach bestimmten Formatvorgaben elektronisch einzureichen. Neben dem zentralen Rechnungseingangsportal (ZRE) gibt es dafür verschiedene Kanäle. Ausnahmen von dieser Regel sind in der E-Rechnungsverordnung des Bundes definiert. Auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung finden Sie Informationen der Bundesverwaltung und auch Downloads rund um das Thema E-Rechnung.

Bei einer elektronischen Rechnung nach der ErechV handelt es sich um ein Dokument in einem wohldefinierten, strukturierten XML-Datensatz. Dies ermöglicht dem Rechnungssender, Rechnungen in einem Buchhaltungssystem automatisiert zu erstellen, rechnungsbegründende Unterlagen direkt in die Rechnung einzubetten und ohne Medienbrüche durch die gesamte Lieferkette über die ZRE bis zum Rechnungsempfänger zu übermitteln. Der Empfänger kann diese dann in seinem DMS- oder ERP-System direkt übernehmen, prüfen und zur Auszahlung anweisen. Abschließend erfolgt mit der Archivierung die rechtssichere Aufbewahrung.

Hybridformate im Kommen

Beim bereits erwähnten „Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – dafür steht das Akronym ZUGFeRD – handelt es sich um einen etablierten deutschen E-Rechnungs-Standard in Form eines Hybridformats, bestehend aus XML-Datensatz und PDF. In seiner neuen Version ZUGFeRD 2.0 entspricht der Standard den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931-1 und kann deshalb (grundsätzlich) auch zur Übermittlung elektronischer Rechnungsdatensätze an die öffentliche Verwaltung genutzt werden. Hybridformate vereinen die Vorteile unterschiedlicher Formate. Diese können wie XML- oder EDI-Dokumente entweder nur durch Computer oder wie DOC- oder PDF-Dateien nur durch Menschen (und erst nach Texterkennungsverfahren durch den Computer) gelesen werden.

Ein modernes DMS kann natürlich XML-Rechnungen lesefreundlich anzeigen und verarbeiten. Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1 basiert ebenso wie der beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendete Standard XRechnung auf der Norm EN 16931, wobei die XRechnung auf nationaler Ebene zusätzlich noch 21 nationale Geschäftsregeln definiert.

Die XRechnung erfüllt die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung. ZUGFeRD dagegen wurde speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt und nimmt mit der Veröffentlichung von ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung in sich auf. Das heißt: Ein Mittelständler kann mit ZUGFeRD Rechnungen sowohl an Behörden als auch an Unternehmen schicken.

Sie sehen: Rechnungen zu digitalisieren bringt viele Vorteile, weil die Erzeugung, der Fluss und die Bearbeitung von Finanz- und Buchhaltungsdaten wirkungsvoll unterstützt und teilweise automatisiert werden. Das Digitalisieren von Rechnungen spart so viel Zeit, beschleunigt den Cash-Flow, senkt durch Automatisierung sowohl die Kosten als auch die Fehlerrate. Und das trägt letztlich auch zur Sicherheit und Agilität des Unternehmens bei.

Zukunftsperspektiven und Trends im Bereich der Rechnungsdigitalisierung

Die Rechnungsdigitalisierung hat sich in den letzten Jahren als entscheidender Schritt zur Effizienzsteigerung in Unternehmen erwiesen. Doch wie wird sich dieser Bereich in Zukunft entwickeln? Welche Technologien stehen in den Startlöchern und welche Vorteile könnten diese Innovationen künftig mit sich bringen?

• Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen: Eine der vielversprechendsten Entwicklungen bei der Digitalisierung von Rechnungen ist die verstärkte Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen. Diese Technologien ermöglichen die automatische Erkennung und Extraktion von Daten aus Rechnungen ohne menschliches Eingreifen. Dadurch können Unternehmen den Rechnungsprüfungsprozess weiter beschleunigen und Fehler minimieren.
• Blockchain und dezentrale Ledger-Technologien: Die Blockchain-Technologie hat das Potenzial, die Rechnungsdigitalisierung noch sicherer und transparenter zu machen. Durch den Einsatz von Blockchain können Rechnungen in einer unveränderlichen und dezentralen Datenbank gespeichert werden, was die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit deutlich erhöhen wird.
• Mobile Anwendungen und Cloud-Lösungen: Die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu erfassen und zu verarbeiten, wird in Zukunft eine größere Rolle spielen. Mobile Anwendungen und Cloud-Lösungen erleben jetzt bereits einen Aufschwung, werden in Zukunft aber noch deutlich an Bedeutung gewinnen.
• Globalisierung und internationale Normen: Im Zuge der Globalisierung müssen sich Unternehmen mit unterschiedlichen Rechnungsformaten und Steuervorschriften auseinandersetzen. Die Einführung internationaler Standards wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) wird die reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen weltweit erleichtern.

Insgesamt bieten die zukünftigen Trends in der Rechnungsdigitalisierung spannende Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Prozesse weiter zu optimieren und sich an neue Anforderungen anzupassen. Die Integration moderner Technologien wird dazu beitragen, die Rechnungsdigitalisierung noch effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Unternehmen sollten diese Entwicklungen im Auge behalten und ihre Digitalisierungsstrategien entsprechend anpassen, um in einer zunehmend digitalen Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Sie sehen: Rechnungen zu digitalisieren bringt viele Vorteile, weil die Erzeugung, der Fluss und die Bearbeitung von Finanz- und Buchhaltungsdaten wirkungsvoll unterstützt und teilweise automatisiert werden. Das Digitalisieren von Rechnungen spart so viel Zeit, beschleunigt den Cash-Flow, senkt durch Automatisierung sowohl die Kosten als auch die Fehlerrate. Und das trägt letztlich auch zur Sicherheit und Agilität des Unternehmens bei. Die Digitalisierung von Rechnungen wird in Zukunft noch mehr an Bedeutung gewinnen, da neue Technologien und Nachhaltigkeitsaspekte die Prozesse weiter optimieren und Unternehmen in die Lage versetzen, sich an veränderte Anforderungen anzupassen. Deshalb ist es jetzt an der Zeit, auf digitale Rechnungen zu setzen, um langfristig zukunftsfähig zu bleiben.

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