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Von der manuellen Rechnungsfreigabe zum digitalen Prozess

Es liegt in der Natur der Sache, dass kein Unternehmer für Waren und Leistungen mehr bezahlen will als zwingend nötig ist. Schon deshalb ist eine sorgfältige Rechnungsprüfung unerlässlich, denn es kann sein, dass zu viel oder gar doppelt abgerechnet wird.

Fehler passieren immer wieder einmal. Hinzu kommt: Wird eine Eingangsrechnung bezahlt, die formal fehlerhaft ist, erlischt unter Umständen das Recht zum Vorsteuerabzug. Und: Ist eine Ausgangsrechnung mit Tipp- oder Rechenfehlern behaftet, fehlen ganze Posten oder stimmen Kundendaten nicht, wirkt sie nicht gerade Image-fördernd und kann sogar Umsatz kosten. Last but not least muss eine Rechnung erst dann bezahlt werden, wenn sie inhaltlich stimmt, so dass solche Fehler auf der Ausgangsrechnung den Cashflow ausbremsen.

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Kein Wunder also, dass dem Prozess der Rechnungsprüfung große Bedeutung zukommt, an dessen Ende die Rechnungsfreigabe steht. Erst wenn die Rechnung endgültig als fachlich und formal korrekt eingestuft, also freigegeben, ist, wird sie zur Bezahlung angewiesen. Oder als Ausgangsrechnung an den Kunden verschickt.

Digitale Rechnungsprüfung ist der manuellen weit voraus

Als zeitraubend erweist sich: Nach der schnellen formalen Kontrolle durch die Buchhalter wird im Rahmen der fachlichen Rechnungsprüfung kontrolliert, ob die Dienstleistungen tatsächlich ordnungsgemäß erbracht bzw. die richtigen Waren pünktlich, unbeschädigt und in der bestellten Menge geliefert wurden – und ob der vereinbarte Preis abgerechnet wird. Dazu wird jede Rechnung mit dem entsprechenden Lieferschein abgeglichen, im Idealfall durch die Person, die die Bestellung ausgelöst und die Leistung entgegengenommen hat – oder im Fall der Ausgangsrechnung durch den für den Kundenauftrag verantwortlichen Verkäufer.

In der Praxis verlängert die manuelle Prüfung die Dauer bis zur Freigabe und Bezahlung einer Rechnung oft deutlich. Rechnungen werden dabei intern per Hauspost an den Verursacher weitergeleitet, was bereits einen Zeitverlust bedeutet. Ist dessen Schreibtisch voll oder ist er gar im Urlaub oder krank, kann es schnell wochenlang dauern, bis die Rechnung bezahlt wird. Danach muss manches Mal – zum Beispiel abhängig vom Rechnungsbetrag – auch noch der Vorgesetzte oder gar die Geschäftsführung die Rechnung genehmigen.

Rechnungsfreigabe – der abschließende Schritt nach der Rechnungsprüfung

Abhilfe schaffen kann hier die digitale Rechnungsprüfung. Hier werden alle relevanten Dokumente nach der formalen Prüfung durch die Buchhaltung automatisch an den Prüfer geschickt – und ebenso automatisch an seinen Stellvertreter, sollte der Prüfer auf Geschäftsreise, im Urlaub oder krank sein. Sogar die Rechnungsfreigabe, der abschließende Schritt nach der eigentlichen Rechnungsprüfung, wird der Umstieg von der manuellen Rechnungsfreigabe auf einen digitalen Prozess deutlich beschleunigt. Außerdem stellt die Freigabe sicher, dass der Einkauf oder Verkauf sich innerhalb der genehmigten Dimensionen bewegt.

Mit der Rechnungsfreigabe gemeint ist der letzte Arbeitsschritt der Rechnungsprüfung in der Buchhaltung, bevor eine Rechnung an den Kunden verschickt oder bevor sie bezahlt wird. Nicht nur bei Eingangsrechnungen, auch bei Erstellung und Versand der eigenen Ausgangsrechnungen können sich immer wieder formale oder inhaltliche Fehler einschleichen. Vor der Freigabe empfiehlt es sich daher, Rechnungen auf sämtliche Bestandteile gründlich zu prüfen, um einen Zahlungsverzug zu vermeiden bzw. nicht zu viel zu bezahlen.

Prozesse im Rechnungswesen optimieren

Dieser Prozess kann, je nach Komplexität des Sachverhaltes, mehrere Abteilungen durchlaufen, falls Rückfragen auftauchen. Es ist ein Unterschied, ob eine neue Kaffeemaschine für die Küche eingekauft wird – oder ob es sich um die Lieferung einer komplexen Spritzgussmaschine handelt. Und es ist ein Unterschied, ob der Kunde bzw. Lieferant in Deutschland, in der EU oder in Südamerika oder Fernost ansässig ist.

Allen Benutzern, die in die digitale Rechnungsprüfung involviert sind, können eine oder mehrere Benutzerrollen zugewiesen, beispielsweise „Rechnungs-Validator“, Rechnungsverarbeiter, Limitprüfer oder Rechnungsverteiler. Ein Validator kann Rechnungen speichern und Ausnahmen prüfen, die im Validierungsprozess identifiziert wurden. Die Rechnungsverteiler sind, auf der Grundlage der Geschäftsregeln, für die Zuweisung von Rechnungen an Genehmiger verantwortlich und können Geschäftsleitungs-Codierung eingeben. Die Rechnungsverarbeiter führen die abschließende Prüfung durch, bevor der ganze Prozess abgeschlossen wird, während die Limitprüfer für Genehmigungen der zweiten Ebene zuständig sind, sobald die zulässigen Grenzwerte der Rechnungssumme bestimmte Beträge übersteigen.

Dieses Beispiel für die Rollenvergabe macht deutlich: Je größer und internationaler das Unternehmen, desto komplexer die Prozesse für Rechnungsprüfung und -freigabe – und desto lohnender die digitale Rechnungsfreigabe. Rechnungsworkflows sparen viel Zeit ein, da Rechnungen automatisch beispielsweise dem Besteller oder der Geschäftsführung zur Prüfung vorgelegt werden. Dabei können auch Vertreter involviert werden, so dass Urlaub, Krankheit oder Dienstreisen keine Verzögerungen mehr bedeuten.

Die digitale Buchhaltung

Vor der Freigabe ist die Rechnung nicht nur auf sachliche Korrektheit, sondern auch auf Vollständigkeit zu überprüfen. Zwar sollten grobe Fehler bereits in der Rechnungsprüfung auffallen, doch mit jeder Änderung innerhalb der Rechnung können ja neue Fehler eingebaut werden. Verantwortlich für die Rechnungsprüfung ist die (digitale) Buchhaltung als die Organisationseinheit eines Unternehmens, die sich mit der lückenlosen, zeitlich und sachlich geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge befasst. Hier werden zentral alle Forderungen an Kunden, aber auch die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten verarbeitet. Dazu kommen die systematische Verwaltung aller Güter des Anlagevermögens, die Bilanzierung bzw. Gewinn- und Verlustrechnung und die Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Hier werden also auch die Rechnungen an die Kunden geschrieben. Rein rechtlich betrachtet ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird – und zwar völlig unabhängig davon, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr genannt wird. Laut GoBD müssen bei digitalen Rechnungen die Echtheit, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. Das heißt: Es muss sowohl die Identität des Rechnungsausstellers überprüft als auch sichergestellt werden, dass keine gesetzlich erforderliche Angabe im Laufe der Zeit geändert wird. Das ist im Fall der digitalen Buchhaltung auf jeden Fall zu berücksichtigen.

In §14 des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG Abs. 4) ist exakt geregelt, wie eine Ausgangsrechnung formal korrekt auszustellen ist. Was das in der Praxis bedeutet, haben wir bereits im Blogartikel „Was muss auf einer Rechnung stehen?“ für Sie zusammengefasst. Zu den Pflichtangaben gehören beispielsweise der vollständige Name des leistenden Unternehmens sowie der Rechnungsempfänger, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und der Rechnungsbetrag.

Rechnungsfreigabe – der finale Schritt

Je schneller eine Rechnung beglichen wird, desto besser. Das vermeidet Versäumniszuschläge und kann für attraktive Skonti und Vergünstigungen sorgen. Umgekehrt kann ein Kunde früher zahlen, wenn er die Rechnung möglichst zeitnah erhält, was sich wiederum direkt positiv auf Cashflow und Liquidität des Unternehmens auswirkt. Bezahlte Rechnungen versetzen den Unternehmer in die Lage, auch seine eigenen Rechnungen an Lieferanten und Dienstleister schneller zu begleichen.

Das heißt: Die Buchhaltung ist so zu optimieren, dass jede Rechnung möglichst schnell freigegeben wird. Dieser Prozess wird mit Hilfe eines modernen Dokumentenmanagement-Systems durch Automatisierung der Workflows und den direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente deutlich beschleunigt. Bei Ausgangsrechnungen übernimmt die Buchhaltungssoftware das Ausrechnen der Steuerbeträge und Gesamtsummen, so dass Rechenfehler ausgeschlossen sind – und bei den Rechnungsposten lediglich eine Prüfung auf Tippfehler und Vollständigkeit nötig ist. Auch die Kundendaten können dank DMS schneller abgeglichen werden.

So können Sie die Rechnungsfreigabe beschleunigen

Im Zuge der Digitalisierung des Rechnungswesens können neben dem hohen Grad an Automatisierung mobile Lösungen Rechnungsfreigabe noch zusätzlich beschleunigen. Viele Aufgaben der Rechnungsprüfung – insbesondere die Rechnungsfreigabe – lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren PC angewiesen sind. Das heißt: Sie können auch unterwegs auf einer Dienstreise oder direkt beim Kunden- bzw. Lieferantenbesuch, aber auch im Homeoffice die Rechnung freigaben. Moderne Cloud-Lösungen ermöglichen das sogar unabhängig von Zeit und Ort der Freigabe und dem verwendeten Endgerät.

Technische Lösungen wie Scannen und OCR erlauben zudem die schnelle Digitalisierung aller noch auf Papier eingehenden Rechnungen. Kommen Rechnungen per E-Mail im Unternehmen an, spielt ihr Format keine Rolle mehr: PDF, XLS oder DOCX werden im Rechnungswesen 4.0 automatisch erkannt, umgewandelt und zugeordnet. Zusätzlich können einzelne Schritte der Zuordnung von Rechnungen automatisch erfolgen.

Ausgehende Rechnungen stammen in der Regel ohnehin aus der Buchhaltungssoftware und liegen bereits in digitaler Form vor; das Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen mit Excel ist nur eine Notlösung, denn dieses Verfahren wird sehr schnell sehr unübersichtlich, sobald ein Unternehmen viele Rechnungen erhält. Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit im Vergleich zur Excel-Akrobatik enorm, insbesondere im Zusammenspiel mit einem modernen DMS für die Dokumentenverwaltung und -archivierung. Und ganz nebenbei macht die intelligente Kombination von FiBu- und Dokumentenmanagement-Software die Rechnungsfreigabe zu einem digitalen Prozess – und damit einfacher und vor allem viel schneller.

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Fotoquelle Titelbild: © Gstudio, stock.adobe.com

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