Kein Unternehmen will für Waren und Leistungen mehr bezahlen als zwingend notwendig. Schon deshalb ist ein belastbarer Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess unerlässlich, denn nur so lässt sich sicherstellen, dass lediglich korrekte Rechnungen bezahlt oder versendet werden.
Werden beispielsweise fehlerhafte Eingangsrechnungen beglichen, kann das Recht auf Vorsteuerabzug erlöschen. Und Ausgangsrechnungen mit Tipp- oder Rechenfehlern, vergessenen Posten oder falschen Kundendaten wirken nicht nur unprofessionell, sondern können auch Umsatzeinbußen nach sich ziehen. Wie ein digitaler Prozess zur Rechnungsfreigabe an dieser Stelle Abhilfe schaffen kann, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Übersicht:
- Warum ist die Rechnungsfreigabe so wichtig?
- Rechtliche Grundlagen
- Rechnungsprüfung – von manuell zu digital
- Vorteile einer digitalen Rechnungsfreigabe
- So beschleunigen Sie die Rechnungsfreigabe
- Fazit
6 Wege, Ihre Rechnungsfreigabe zu automatisieren
Ob einfaches Routing oder ein vollautomatischer Freigabeprozess – finden Sie den digitalen Workflow, der optimal zu Ihren Rechnungen passt!
Warum ist die Rechnungsfreigabe so wichtig?
Die Rechnungsfreigabe ist der letzte und entscheidende Schritt im Prüfungsprozess. Erst nach einer sorgfältigen Prüfung auf Vollständigkeit, Richtigkeit und formale Korrektheit sollte die Rechnung freigegeben und damit entweder bezahlt oder an den jeweiligen Kunden verschickt werden. Das verhindert Zahlungsverzögerungen, unnötige Kosten, Skontoverluste und Imageschäden gleichermaßen.
Rechtliche Grundlagen
Vor der Freigabe muss die formale Korrektheit einer Rechnung geprüft werden. Der §14 UStG regelt dabei die Pflichtangaben auf Rechnungen. Dazu zählen:
- Rechnungsdatum
- vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellenden bzw. des Rechnungsempfangenden
- Rechnungsnummer
- Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Termin oder Zeitraum der Leistung bzw. Lieferung
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang des gelieferten Service
- Nettobeträge und die darauf entfallenden Umsatzsteuersätze und -beiträge
- vorab vereinbarte Entgeltminderungen
- zusätzliche Zuordnungs- oder Identifikationsmerkmale
Elektronische Rechnungen – insbesondere bei der Ausstellung an öffentliche Auftraggeber – müssen außerdem weitere spezifische Angaben enthalten:
- Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfangenden
- Bestellreferenz oder Bestellnummer
- häufig eine Einkäuferreferenz oder den Namen der zuständigen Kontaktperson beim Auftraggebenden
- Leistungs- bzw. Lieferdatum gesondert und in strukturierter Form
- Angaben zur Bankverbindung, insbesondere die IBAN
- Zahlungsbedingungen, wie etwa Skontofristen oder Fälligkeitstermine, in strukturierter Form
Neben diesen Pflichtangaben müssen laut GoBD bei Rechnungen die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gegeben sein. Das heißt: Es muss sowohl möglich sein, die Identität des Rechnungsausstellers oder der Rechnungsausstellerin zu überprüfen, als auch sichergestellt werden, dass keine gesetzlich erforderliche Angabe im Laufe der Zeit geändert wird.
Rechnungsprüfung – von manuell zu digital
Wahrscheinlich kommt Ihnen folgendes Szenario bekannt vor: Bei klassischen manuellen Prozessen landet eine Rechnung zunächst in der Buchhaltung. Nach einer schnellen formalen Kontrolle prüft die zuständige Fachabteilung, ob die jeweilige Dienstleistung ordnungsgemäß erbracht bzw. die korrekte Ware pünktlich, unbeschädigt und in der bestellten Menge geliefert wurde – selbstverständlich auch, ob der vereinbarte Preis auf der Rechnung aufgeführt ist. Dazu wird jede Rechnung händisch mit dem entsprechenden Lieferschein oder Auftrag abgeglichen.
Bis zur endgültigen Freigabe wandert die Rechnung meist durch viele verschiedene Hände. Manchmal sind Verantwortliche im Urlaub oder krank, ein anderes Mal muss der Rechnungsbeitrag noch durch eine Führungskraft oder die Geschäftsführung genehmigt werden. Dieser Prozess kann sich also über Tage oder Wochen hinziehen, bis die Rechnung endlich beglichen werden kann.
Digitale Workflows für mehr Effizienz
Anders bei der digitalen Rechnungsprüfung: Rechnungen und alle relevanten Dokumente werden automatisch an die jeweiligen Mitarbeitenden weitergeleitet. Stellvertretungsregelungen sorgen dafür, dass selbst bei Urlaub oder Krankheit alles zügig abgewickelt wird. Das beschleunigt nicht nur die Freigabe, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und Kontrolle über genehmigte Budgets.
Digitale Workflows können außerdem automatisch prüfen, ob alle wichtigen Pflichtangaben auf einer Rechnung vorhanden sind oder ob es sich um eine Dublette handelt. Werden Fehler bemerkt, können die Verantwortlichen die Daten korrigieren, eine neue Rechnung anfordern oder die Verarbeitung abbrechen.
Sind auf Grund der Höhe der Rechnung mehrere Freigabestufen erforderlich, greifen userspezifische Freigabelimits. Werden selbige bei einer Freigabe überschritten, wird die Rechnung automatisch weitergeleitet, beispielsweise an die Führungskraft. Sind mehrere Abteilungen für die Genehmigung zuständig, ist das ebenfalls kein Problem: Wenn die Rechnung zugewiesen wird, werden den verschiedenen Kostenstellen einfach die jeweiligen Posten auf der Rechnung zugeordnet.
Vorteile einer digitalen Rechnungsfreigabe
Je schneller eine Rechnung geprüft und freigegeben wird, desto schneller kann sie bezahlt oder verschickt werden. Das vermeidet nicht nur Mahngebühren und sichert Skonti, dieser Prozess stärkt außerdem die Beziehungen zu Kundschaft und Lieferanten.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft dabei, alle relevanten Dokumente schnell bereitzustellen und medienbruchfrei an bestehende Systeme, wie die Buchhaltungssoftware oder das ERP-System, zu übermitteln.
So beschleunigen Sie die Rechnungsfreigabe
Im Zuge der Digitalisierung des gesamten Rechnungswesens haben Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, die Rechnungsfreigabe zu beschleunigen. Dazu zählen:
OCR und IDP: OCR wandelt Text aus gescannten oder PDF-Rechnungen in maschinenlesbaren Text um. Modernes Intelligent Document Processing (IDP) verbindet OCR mit KI, um Dokumente automatisch zu erkennen, Daten kontexttreu zu extrahieren und in Workflows zu übergeben – ganz ohne manuelles Abtippen.
Cloud-basierte Lösungen: Sind alle Dokumente in der Cloud abgelegt und der Zugriff für alle beteiligten Mitarbeitenden gegeben, beschleunigt sich nicht nur der Rechnungsdurchlauf, sondern es können auch noch schnellere Entscheidungen gefällt werden – komplett unabhängig von Ort und Zeit.
Mobile Freigabe: Sei es im Homeoffice, auf Dienstreise oder vor Ort bei der Kundschaft: Viele Aufgaben rund um die Rechnungsprüfung und -freigabe lassen sich auch bequem von unterwegs aus erledigen.
DMS und ERP-/Buchhaltungssysteme: Mit einem modernen DMS für die Rechnungsverarbeitung und -archivierung ist die Arbeit einfach und schnell erledigt. Wichtig dabei: die nahtlose Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme. Diese Integration ermöglicht die automatische Übertragung der validierten Rechnungen, wodurch der gesamte Prozess weiter automatisiert und vereinfacht wird.
Die Kombination aus Buchhaltungssoftware und DMS macht den Freigabeprozess nicht nur digital, sondern klar, einfach und vor allem deutlich effizienter.
Fazit
Ein digitaler Rechnungsfreigabeprozess bringt sofortige Vorteile: Er reduziert manuelle Fehler, beschleunigt Genehmigungen und sichert Skonti und den Cashflow. Gleichzeitig schafft er Transparenz über Budgetstände und stärkt Compliance durch nachvollziehbare Workflows – eine solide Basis für zukunftsfähiges Rechnungsmanagement.6 Wege, Ihre Rechnungsfreigabe zu automatisieren
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