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Drei ultimative Tipps zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

Sie denken, ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist nur für die Ablage von Dokumenten da? Und Sie finden, dass Sie das bisschen doch selbst manuell erledigen können? Dann sind Sie leider nicht auf dem richtigen Weg. Denn ein DMS kann viel mehr als das bloße Sortieren und Ablegen von Dateien. Es eignet sich nämlich hervorragend für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen. Warum das so ist und welche Tipps garantiert auch Ihrer Buchhaltungsabteilung weiterhelfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Darum ist jetzt die Zeit für eine Buchhaltung 4.0

Buchhaltung und Rechnungswesen haben schon immer eine zentrale Rolle innerhalb eines Unternehmens eingenommen. Hier spielen sich einige der wichtigsten Prozesse eines jeden Betriebs ab. Und das soll, oder sogar muss auch in Zukunft so bleiben. Fest steht jedoch, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen unausweichlich ist und einige Veränderungen mit sich bringen wird. Wer hier eine passive Haltung einnimmt, tut sich leider keinen Gefallen. Denn eine Buchhaltung 4.0 braucht in jedem Fall drei Dinge: eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit neue Erfolge.

Dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen verschiedenste, bisher voneinander separierte Bereiche miteinander verbindet, steht längst außer Frage. Systeme und Organisationen, Unternehmen und Institutionen erfahren eine neue Art der Zusammenarbeit und der Kommunikation. Abteilungen innerhalb eines Unternehmens haben mit radikalen Veränderungen umzugehen. Mitten in diesem Umfeld des Umbruchs liegt das Rechnungswesen, das zwangsläufig zu einer modernen und vor allem digitalen Buchhaltung werden muss. Und damit das funktioniert, kommt es auf die folgenden drei ultimativen Tipps zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen an:

1. Haben Sie keine Angst vor digitalen Workflows

Sie setzen noch überwiegend auf papierbasiertes Arbeiten? Keine Sorge, damit sind Sie nicht allein. Papierdokumente gehören nach wie vor in etlichen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Nur leider ist die Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen, Krankmeldungen, Bewerbungen oder anderen Papierdokumenten umständlich und kostet darüber hinaus viel Zeit. Diese wiederum fehlt den Mitarbeitern eines Unternehmens oftmals an anderen Stellen. Die Lösung lautet: digitale Workflows. Sie ersetzen manuelle, papierbasierte Arbeiten, indem sie alltägliche und wiederholt anfallende Arbeitsprozesse automatisieren. So benötigen diese keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit und somit auf gewinnbringende Prozesse konzentrieren – ein entscheidender Vorteil der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen.

Hinzu kommt, dass sich durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen und damit durch digitale Workflows auch andere Geschäftsabläufe innerhalb eines Unternehmens transparenter gestalten. Für Führungskräfte ist das ein wichtiger Erfolgsfaktor, fördert mehr Transparenz doch die Kontrolle über sämtliche Prozesse. Gerade im Rechnungswesen kommt das der Liquidität des ganzen Unternehmens zugute. Außerdem begünstigen digitale Workflows eine schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und Marktgeschehnisse. Das verschafft Ihrem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile – für die Zukunftsfähigkeit Ihrer Firma nicht unwichtig.

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Schneller werden durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

Sie sehen schon jetzt, dass die Digitalisierung die Effizienz der Buchhaltung erhöht, indem etliche Prozesse automatisiert und mit weniger menschlicher Arbeitskraft ablaufen können. Nehmen Sie zum Beispiel die elektronische Rechnung: Hier sorgen digitale und automatisierte Workflows dafür, dass eingehende Rechnungen zur Verarbeitung automatisch an die richtige Stelle gelangen. Fehler und Ausnahmen lassen sich dabei direkt identifizieren. Zudem stellen entsprechende Einstellungen sicher, dass alle wichtigen Informationen ins Buchhaltungsprogramm übermittelt werden. So gibt es keine Verzögerungen in der Bearbeitung und eine zügige Bezahlung ist gewährleistet.

Hinzu kommt, dass eine Buchhaltung, die auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen setzt, wesentlich schnellere Entscheidungen treffen kann – mittels automatischer Vorgänge. Das spart einiges an Arbeitszeit. Sie befürchten, dass Ihre Mitarbeiter Angst vor Stellenabbau und Jobverlusten bekommen? Das muss nicht sein, schließlich müssen die Mitarbeiter einer Buchhaltungsabteilung die automatisierten Prozesse nach wie vor überwachen, die dazugehörigen Parameter einstellen und über unklare Fälle entscheiden. Dennoch werden ihnen arbeitsintensive Routineaufgaben abgenommen und sie haben generell mehr Zeit, sich um andere wichtige Projekte zu kümmern. Die Verbindung von menschlicher Arbeitskraft und digitaler Automation ist deswegen ein Muss. Denn nur so lassen sich alle Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen optimal nutzen.

2. Profitieren Sie von einer höheren Sicherheit Ihrer Daten und Dokumente

Alle Dokumente, die tagein, tagaus an das Rechnungswesen eines Unternehmens gelangen, sind nicht selten streng vertraulich und bedürfen eingehender Sicherheitsbestimmungen. Deswegen ist es extrem wichtig, auf die Sicherheit und Integrität der genutzten digitalen Systeme zu achten. Doch was bedeutet das konkret für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen? Auf jeden Fall sollten Sie auf einen zuverlässigen Umgang mit Berechtigungssystemen, Firewalls, Virenscannern und Datenverschlüsselungen in Bezug auf alle digitalen Prozesse achten. In diesem Zusammenhang ist es von Vorteil, Ihre Mitarbeiter mit entsprechenden Workshops oder Schulungen weiterzubilden. Nur so lässt sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen von A bis Z erfolgreich umsetzen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen in Sachen Audits ebenfalls auf der sicheren Seite sind. Denn eine intelligente Archivierung sorgt dafür, dass sich alle geforderten Daten in Echtzeit schnell und vollständig elektronisch an den Auditor übermitteln lassen. Für die Fristeinhaltung ist das optimal. Bei offenen Fragen zu einem Rechnungsprozess reicht zudem ein kurzer Blick in das digitale Archiv, was die Forderung möglicher Mahn- und Bußgelder vermeidet. Außerdem unterstützt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrollieren sie alle Pflichtangaben, sorgen für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und melden Rechnungen, die sich nicht buchen lassen.

3. Sparen Sie Kosten durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

Wissen Sie, was Papier zu einem unwirtschaftlichen Begleiter Ihres Unternehmens macht? Es sind seine vielseitigen Kosten. Neben der reinen Materialanschaffung sowie Druck- und Portokosten ist es auch die Archivierung, die einiges an Geld kostet. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen kann Abhilfe schaffen. Verläuft die Rechnungsverarbeitung und -archivierung nämlich digital und automatisiert, sparen Sie nicht nur die oben genannten Kosten, sondern profitieren maßgeblich von Skonti und Frühzahlerrabatten. Ein weiteres Plus: Ihre Mitarbeiter sparen Arbeitszeit, indem digitale Prozesse ihnen zeitintensive Standardaufgaben abnehmen. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren.

Sie sehen also, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen geht weit über das reine Ablegen von Dokumenten hinaus. Denn wer digital arbeitet, beschleunigt Standardprozesse, spart Zeit und Geld und steigert darüber langfristig sein Return on Investment.

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Fotoquelle Titelbild: © shutterstock.com/Elle Aon

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