Die effiziente Steuerung, Optimierung und Kontrolle firmeninterner Prozesse stellen für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Dabei ist die Koordination unterschiedlicher Abteilungen nicht selten mit einem hohen Aufwand an Zeit und Arbeit verbunden – selbst für kleinere Unternehmen. Hier schaffen Workflows eine effektive Abhilfe! Mit einem Startpunkt, einem definierten Ablauf und einem Endpunkt definiert ein Workflow die kompletten oder partiellen Arbeitsvorgänge eines automatisierten Geschäftsprozesses. Analoge Vorgänge können mithilfe von Workflows digitalisiert und automatisiert werden. Der Workflow-Prozess beschreibt, wie, wann, von wem und mit welchen technischen Hilfsmitteln ein digitaler Geschäftsprozess ausgeführt wird. Mithilfe von Workflows lassen sich Rentabilität, Leistungsfähigkeit und Effizienz im Unternehmen steigern; außerdem erhöht sich die Reaktionsfähigkeit bei erforderlichen Modifikationen innerhalb der Prozesse. Mitarbeiter werden entlastet und können sich auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was genau es mit der Erstellung von Workflows auf sich hat, wie sie funktionieren – und warum auch Ihr Unternehmen von einem Workflow-Management profitieren kann.
Übersicht:
- Was ist ein Workflow?
- Warum ist ein Workflow nützlich und worin bestehen die Vorteile?
- Wie sieht ein Workflow aus?
- Normative vs. adaptive Workflows
- Vier Beispiele für einen strukturierten Workflow-Prozess
- Fazit
- Häufig gestellte Fragen zu Workflows
Was ist ein Workflow?
Die Definition Workflow setzt sich zusammen aus den Wörtern „Work“, also „Arbeit“, und „flow“, also „Fluss“ – dementsprechend werden mit Workflows zunächst allgemein die unternehmensinternen Abläufe arbeitsspezifischer Vorgänge mit dem Ziel höchstmöglicher Effizienz bezeichnet. In diesen Ablaufprozessen wird genau definiert, welche Mitarbeiter innerhalb der Vorgänge welche Aufgaben in welchem Zeitraum umgesetzt haben müssen. Auch der Ort sowie die Art von Dokumenten, auf die innerhalb eines Workflows zugegriffen werden muss, sind hierbei determiniert.
Aber die Inhalte eines Workflows gehen quantitativ natürlich noch weiter: So wird außerdem definiert, welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge für einen möglichst reibungslosen Ablauf der digitalisierten Prozesse notwendig sind. Auch die zur Umsetzung erforderlichen technischen bzw. elektronischen Hilfsmittel werden im Workflow festgelegt. Fehler oder Engstellen lassen sich durch ein optimiert geplantes Workflow Management von vornherein erkennen und damit vermeiden.
Durch immer fortschrittlichere Automatisierungsprozesse übernehmen Workflows zunehmend einen Großteil der innerhalb eines Projekts anfallenden kommunikativen und koordinativen Arbeitsvorgänge. Mitarbeiter werden durch den intelligenten Einsatz einer Workflow-Software entlastet, Fehler lassen sich reduzieren oder ganz vermeiden, Prozessabläufe werden optimiert, die Rentabilität gesteigert. Für alle in die Arbeitsabläufe involvierten Mitarbeiter wird zudem der Prozessstatus jederzeit sofort ersichtlich. Darüber hinaus kann auf Änderungen innerhalb der vordefinierten Abläufe meist schnell reagiert werden.
Die Elemente eines Workflows beinhalten
- einen Auslöser und einen Abschluss
- die Festlegung nach einem jeweils identischen oder ähnlichem Ablaufschema
- die Definition von sequentiell oder parallel ablaufenden Arbeitsschritten
- die Verteilung von Rollen und Rechten
- die Bereitstellung von Informationen, Dokumenten und Tools zur Umsetzung der definierten Aktivitäten.
Warum ist ein Workflow nützlich und worin bestehen die Vorteile?
Der Einsatz von Workflows bietet gerade auch für kleine und mittelständische Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen: Wie schon kurz erwähnt, können Arbeitsabläufe optimiert ehemals analoge Prozesse digitalisieren und automatisiert werden. Hierdurch kann die Effizienz gesteigert werden. Dies beinhaltet etwa die Beschleunigung von Durchlaufzeiten bei gleichzeitiger Verringerung oder Vermeidung von Wartezyklen. Dabei liegt das Potenzial der Effizienzsteigerung bei sich wiederholenden Prozessen natürlich höher als bei singulären Vorgängen.
Arbeitsabläufe werden gesichert, Fehlerquellen umgangen. Dies wird unter anderem durch einen geregelten Zugang zu Informationen, den Einsatz von Vorlagen und die exakt vordefinierte Festlegung von Arbeitsschritten und Zeiterfordernissen erreicht.
Die Transparenz aller Arbeitsabläufe wird durch den Einsatz von Workflows erhöht. So lässt sich während eines Prozesses jederzeit auch durch andere involvierte Personen erkennen, wer welche Aufgaben gerade umsetzt und welches voraussichtliche Zeitfenster bis zur Finalisierung des Projekts noch zur Verfügung steht. Dabei sollte den Mitarbeitern allerdings kein Gefühl der „Überwachung“ vermittelt werden. Workflows dienen der Vereinfachung der Zusammenarbeit aller Involvierten, sind aber kein Instrument der Mitarbeiterkontrolle.
In aller Regel ist ein gutes Teamwork Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts. Der Einsatz von Workflows verbessert die Zusammenarbeit nicht zuletzt durch ein gemeinsames Verständnis aller erforderlichen Abläufe und eine unterbrechungsfreie Durchführung der verteilten Aufgaben.
Zugänge zu Informationen, die für den Gesamtprozess relevant sind, werden durch eine Verbesserung der Kommunikation mithilfe eines Workflows vereinfacht. Überflüssige Kommunikation wird vermieden, der zeitliche Aufwand zur Informationsbeschaffung gesenkt.
Durch entsprechendes Monitoring sowie durch Management-Systeme haben Projektinvolvierte permanent Zugang zu aktuellen Statusinformationen – eine wesentliche Voraussetzung für oftmals schnell zu treffende Entscheidungen innerhalb eines Workflows.
Wie sieht ein Workflow aus?
Wir haben schon erwähnt, dass zum Erstellen eines Workflows ein Auslöser erforderlich ist, oft auch als Trigger bezeichnet. Ebenso ist die Festsetzung eines Endpunkts notwendig. Innerhalb dieser Start- und Ende-Definition werden die sequentiellen oder parallel ablaufenden Abläufe vordefiniert. Den Prozessbeteiligten werden vom Workflow-Management die jeweils passenden Aktivitäten zugeordnet. Dabei kann ein Beteiligter übrigens auch ein System sein. Der Workflow bestimmt zudem die erforderlichen Maßnahmen, wenn eine Aufgabe erfolgreich beendet ist oder auch wenn eine Aktivität nicht abgeschlossen werden konnte.
Aufgabe eines Workflow-Managements ist des Weiteren, den Beteiligten alle innerhalb eines Prozesses erforderlichen Informationen, Dokumente und Werkzeuge zentral zugänglich zu machen – und zwar exakt zu dem Zeitpunkt, wenn die Mitarbeiter diese Daten oder Tools zur Durchführung ihrer Aufgaben benötigen.
Bei allen Vorteilen, die sich durch digitalisierte Automatisierungsprozesse ergeben, sollte auch beim Erstellen von Workflows darauf geachtet werden, dass sich definierte Abläufe ändern können. So können zum Beispiel Anforderungen hinzukommen oder wegfallen, neue Tools oder Bereiche müssen gegebenenfalls zusätzlich integriert werden. Achten Sie bei entsprechenden Revisionen also darauf, dass die Workflow-Dokumentation sowie der Ablauf der Arbeitsschritte regelmäßig angepasst werden. So lassen sich Diskrepanzen zwischen theoretischen und real angewandten Workflows effektiv vermeiden.
Normative vs. adaptive Workflows
Bei Geschäftsprozessen unterscheiden wir zwischen strukturierten und semistrukturierten Verfahren. Übertragen auf Workflows entspricht diese Differenzierung normativen und adaptiven Prozessen. Bei normativen Workflows ist der Prozess komplett vordefiniert und läuft über einen fest determinierten Vorgang ab. Der Workflow-Prozess zeichnet hierbei die Aktivität des Anwenders vor. Adaptive Workflows hingegen setzen die Aktivierung von Teilaktivitäten durch den Benutzer voraus, der die Vorgänge für einen optimalen Ablauf in Gang bringt. Diese Workflow-Variante empfiehlt sich, wenn Arbeitsabläufe nicht zwingend komplett vorhersehbar sind und der Anwender Abläufe anhand ihm zur Verfügung stehender Daten oder Informationen ganz oder teilweise individuell steuern muss.
Vier Beispiele für einen strukturierten Workflow-Prozess
Jedes Unternehmen hat mindestens in einer Abteilung mit häufig wiederkehrenden Aufgaben und täglich zu treffenden Entscheidungen zu tun. Sie wissen nun, dass sich Routineaufgaben und alltägliche Entscheidungen mit einer Workflow-Automatisierung wesentlich schneller und einfacher erledigen lassen. In welchen Bereichen Workflows zu einer besonderen Steigerung der Produktivität beitragen kann, zeigen wir Ihnen anhand der folgenden vier Beispiele:
1. Workflow-Automatisierung in der Buchhaltungsabteilung
Rechnungen lesen, den Zuständigkeiten entsprechend weiterleiten, bearbeiten oder ablegen – das alles kostet viel Zeit, die hochgerechnet auf einen ganzen Arbeitstag regelrecht vergeudet wird. Doch gerade im Bereich des Rechnungswesens lässt sich diese wertvolle Zeit mittels Workflow-Automatisierung einsparen. Beispielhaft zeigen lässt sich das an einem typischen Fakturierungsvorgang:
Nicht automatisiert würde der Vorgang einer Rechnungsbearbeitung wie folgt aussehen: Eine Rechnung gelangt auf elektronischem Wege oder in Papierform in ein Unternehmen. Dann wird sie meist erst von der Person geprüft und freigegeben, die die Waren oder die Dienstleistungen bestellt hat. Im nächsten Schritt wird die Rechnung an die Führungsetage und das Finanzteam weitergeleitet – ein manueller, linearer Prozess, der sich endlos hinziehen kann. Wer jedoch auf eine Prozessautomatisierung setzt, kann den Vorgang massiv beschleunigen. Denn mithilfe der Büroautomation werden eingehende Rechnungen sofort digital erfasst, auf intelligente Weise indexiert, automatisch zur Freigabe weitergeleitet und im ERP-System verbucht. Menschliche Eingriffe bleiben dabei minimal. So verkürzt ein automatisierter Workflow den Fakturierungsvorgang von Wochen auf nur wenige Tage.
2. Workflow-Automatisierung in der Personalabteilung
Auch die Arbeit in der Personalabteilung eines Unternehmens dreht sich überwiegend um alltägliche Routineaufgaben. Einarbeitungen und Kündigungen, die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen oder das Bewerbermanagement kosten die Mitarbeiter viel Zeit – und bieten gleichzeitig ein großes Potenzial zur Workflow-Automatisierung. Digitale Workflows beschleunigen sämtliche Abläufe und eliminieren unnötige Arbeitsschritte. So verhindern sie mittels Standardisierung beispielsweise lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch langwierige Terminabsprachen. Die Workflow-Automatisierung hilft dabei, Meetings besser zu planen und zu organisieren. Das verschafft den Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können. Für das Unternehmen bedeutet diese Zeitersparnis zudem eine erhebliche Kostenreduktion.
3. Audits besser durchführen mittels Workflow-Automatisierung
Eine lückenlose Dokumentenkontrolle auf belastbaren Prüfpfaden ist sicherlich der Traum eines jeden Auditors. Und es muss kein Traum bleiben – sofern Unternehmen Abstand nehmen vom Papier. Denn in Betrieben, die auf manuelle Prozesse und papierbasierte Daten angewiesen sind, entwickelt sich ein Audit schnell zu einem ausgewachsenen Albtraum. Und das für Auditor und Finanzbuchhaltung gleichermaßen. Denn von der zeitraubenden Suche nach Dokumenten in den Tiefen des Archivs und endlos langen Prüfverfahren sind alle betroffen. Wer hier allerdings auf Workflow-Automatisierung setzt, ist auf dem besten Weg zu lückenlosen, genauen und sicheren Audits.
Mittels Workflow-Automatisierung und einer intelligenten, digitalen Dokumenten-Management-Lösung lassen sich interne sowie externe Audits einfach und schnell vorbereiten. Automatisierte Workflows erfassen mithilfe einfacher Abfragen relevante Daten und wandeln diese ganz einfach in digitale Informationen um, die sich jederzeit für den Auditor abrufen lassen. Verzögerungen und drohende Bußgelder gehören damit der Vergangenheit an. Darüber hinaus müssen insbesondere börsennotierte Unternehmen, die zur Einhaltung des Sarbanes-Oxley verpflichtet sind, engmaschig alle Zugriffsberechtigungen auf hochsensible Finanzdaten überwachen. Auch das lässt sich durch automatisierte Workflows umsetzen. So haben alle Abteilungen von Finanzwesen und Controlling über Personalwesen bis hin zur Beschaffung künftige Audits vollständig im Griff. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Workflow-Automatisierung zu investieren.
4. Mit Workflow-Automatisierung in die Cloud wechseln
Die Zukunft wettbewerbsfähiger Unternehmen liegt in der Cloud. Alte Technologien, wie zum Beispiel On-Premises-Lösungen, sind auf lange Sicht zu unflexibel und können die Anforderungen der Digitalisierung nicht hundertprozentig erfüllen. Es gilt also, eine leistungsstarke Technologie zu finden, die sowohl sicher und kostengünstig als auch datenorientiert ist. Cloud-Services sind hier ein fester Bestandteil des technologischen Strategieplans – ausnahmslos und vor allem im Bereich der Workflow-Automatisierung.
So ist der Wandel der On-Premises-IT zu maßgeschneiderten Cloud-Services bereits das Technologie-Highlight des letzten Jahrzehnts. Neben einer einfachen Bereitstellung und Wartung sind es vor allem die Mitarbeiterorientierung und die nutzungsbasierten Kosten, mit denen Cloud-Services überzeugen. Hinzu kommt
ein umfassendes Sicherheitskonzept, bei dem die Anbieter Skaleneffekte nutzen und ein Sicherheitssystem bereitstellen können, das weit über die Möglichkeiten eines einzelnen Unternehmens hinausgeht. Statt Patches zu verwalten, kann sich das firmeninterne IT-Team anderen, wichtigen Projekten, wie z.B. der Systemintegration, widmen. Hinzu kommt, dass die Nutzung von Workflow-Automatisierung in Verbindung mit Cloud-Services einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Inhalte ermöglicht. Und genau das macht Unternehmen erst recht produktiv und agil.
Fazit
Für Unternehmen mit standardisierten Prozessen ist im Hinblick auf möglichst effizient gestaltete Arbeitsabläufe der Einsatz von Workflows unverzichtbar. Die Prozesse lassen sich dadurch optimieren, steuern und jederzeit kontrollieren. Zudem schaffen Sie in Ihrem Unternehmen die nötige Transparenz, denn die spezifischen Informationen stehen allen Beteiligten zur Verfügung. Auch das Monitoring der Abläufe wird verbessert.
Über Ihre Workflow-Software definieren Sie die sinnvolle Reihenfolge der Bearbeitung, verteilen Aufgaben und Informationen korrekt an die betreffenden Mitarbeiter und lokalisieren Schwachstellen deutlich einfacher.
Weitere Vorteile des Einsatzes von Workflow-Prozessen liegen in der erhöhten Flexibilität bei Abläufen, der Vermeidung von Medienbrüchen, der Minimierung von Fehlerquellen sowie der Reduzierung von Kosten und Bearbeitungszeiten.
Häufig gestellte Fragen zu Workflows
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist ein klar definierter Ablauf mit Start- und Endpunkten, der entweder ganze Arbeitsabläufe oder Teile von automatisierten Geschäftsprozessen abbildet. Das Ziel von Workflows ist die Optimierung von Geschäftsprozessen für maximale Effizienz.
Was ist der Unterschied zwischen Prozess und Workflow?
Ein Prozess ist eine Menge von Aktivitäten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Workflows hingegen sind konkrete Abfolgen von Einzelaufgaben innerhalb eines Prozesses. Ein Prozess kann also aus mehreren Workflows bestehen.
Wie funktioniert ein Workflow?
Damit ein Workflow funktioniert, ist es notwendig, einen klaren Start- und Endpunkt zu definieren. Das Workflow-Management weist den Prozessbeteiligten nach Auslösung des Workflows die jeweils erforderlichen Aufgaben zu.
Was ist Workflow-Management?
Workflow-Management bezeichnet die Organisation, Steuerung und Automatisierung von unternehmensinternen Arbeitsabläufen. Es umfasst die Planung, Ausführung und Überwachung von Aufgaben, die von verschiedenen Mitarbeitern oder Systemen bearbeitet werden.
Was ist eine Workflow-Software?
Eine Workflow-Software unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsabläufe effizient zu koordinieren und zu steuern. Sie ermöglicht klare Definitionen sinnvoller Abläufe und erleichtert das Erkennen und Beheben von Schwachstellen, um Workflows noch effizienter zu gestalten.
Welche Vorteile bringt die Nutzung von Workflows mit sich?
Der Einsatz von Workflows bietet zahlreiche Vorteile, wie die Optimierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen, eine deutliche Effizienzsteigerung und erhöhte Transparenz der Prozesse. Workflows verbessern die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team und erleichtern den Zugriff auf relevante Informationen, was sie zu einem wertvollen Instrument zur Prozessoptimierung macht.
Was ist ein digitaler Workflow?
Ein digitaler Workflow ist die automatisierte und elektronische Abbildung von Arbeitsabläufen, bei denen Informationen, Daten und Aufgaben digital durch verschiedene Schritte geleitet werden. Dabei werden manuelle Tätigkeiten durch digitale Prozesse ersetzt, die nahtlos und effizient von einer Software oder einem System gesteuert werden.
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