PEPPOL hat sich als internationaler Standard für den elektronischen Austausch von Rechnungen und Geschäftsdokumenten etabliert. Was ursprünglich zur Vereinfachung der öffentlichen Beschaffung in Europa gedacht war, hat sich mittlerweile zu einem globalen Netzwerk für Unternehmen aller Branchen entwickelt. Was genau hinter der Abkürzung steckt, von welchen Vorteilen Sie als Unternehmen profitieren und in welchem Kontext PEPPOL, ZUGFeRD und XRechnungen zueinander stehen, lesen Sie in diesem Beitrag.
Übersicht:
- Wofür steht PEPPOL?
- PEPPOL und elektronische Rechnungen
- Die Vorteile von PEPPOL für Unternehmen
- Rechnungsformate – ein Exkurs
- Fazit
Wofür steht PEPPOL?
PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement OnLine” und bezeichnet ein internationales Netzwerk, das den elektronischen Austausch von standardisierten Transaktionsdokumenten wie Rechnungen und Bestellungen möglich macht. Es wurde ursprünglich entwickelt, um den Bereich der öffentlichen Beschaffung innerhalb der EU zu vereinfachen und zu standardisieren. Mittlerweile wird es aber weltweit branchenübergreifend von Unternehmen und Organisationen eingesetzt.
PEPPOL und elektronische Rechnungen
PEPPOL gehört zum Rahmenprogramm für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation der Europäischen Kommission und wird von einem Konsortium aus 17 Projektpartnern aus elf europäischen Ländern getragen. Das Kernstück des Netzwerks bildet ein standardisiertes Set an Dokumentenformaten und Übertragungsprotokollen, das es den Teilnehmenden ermöglicht, Geschäftsdokumente elektronisch und automatisiert auszutauschen – unabhängig von den verwendeten IT-Systemen.
Ein Rechnungssteller übermittelt dazu beispielsweise eine elektronische Rechnung über einen PEPPOL Access Point, der über die PEPPOL Participant ID den dazugehörigen Empfangszugangspunkt des Rechnungsempfängers identifiziert. Nachdem die Rechnung dann beim Zugangspunkt des Empfängers eingegangen ist, wird sie diesem zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise können Unternehmen und Organisationen ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten, Fehler minimieren und die Bearbeitungszeit von Dokumenten verkürzen.
Die Vorteile von PEPPOL für Unternehmen
PEPPOL wird von einer Vielzahl an Organisationen und Unternehmen eingesetzt. Dazu zählen Regierungen und öffentliche Einrichtungen in Europa und darüber hinaus, Unternehmen aus der Privatwirtschaft, solche die Waren oder Dienstleistungen für öffentliche Einrichtungen bereitstellen, aber auch kleine und mittelständische Unternehmen. Kein Wunder, denn die Nutzung von PEPPOL bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu zählen:
- Transparenz: Nachverfolgbarkeit und Übersichtlichkeit im Dokumentenfluss sind gewährleistet.
- Gesteigerte Effizienz: Durch die Automatisierung des Dokumentenaustauschs reduziert sich der Aufwand für manuelle Prozesse. Unternehmen können so Zeit und Ressourcen sparen.
- Einheitliche Standards: Einheitliche Formate und Protokolle erleichtern die Integration in bestehende Systeme und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
- Internationale Kompatibilität: PEPPOL ermöglicht es Unternehmen, mit internationalen Partnern zu kommunizieren und Geschäfte zu machen, ohne sich um unterschiedliche Standards, Protokolle oder IT-Systeme sorgen zu müssen.
- Zugang zu neuen Märkten: So entsteht neben dem internationalen Geschäftsbetrieb ein Zugang zu neuen Märkten.
- Kosteneinsparungen: Der elektronische Dokumentenaustausch bedeutet zum einen weniger Papier, während die schnellere Verarbeitung von Geschäftsdokumenten zu niedrigeren Betriebskosten führt.
- Reduktion von Fehlern: Automatische Prozesse minimieren Eingabefehler und verbessern die Datenqualität.
- Sicherheit und Compliance: PEPPOL legt strenge Sicherheitsanforderungen fest, einschließlich der Verschlüsselung von Datenübertragungen und der Authentifizierung der Netzwerkteilnehmer, um die Vertraulichkeit und Integrität der ausgetauschten Informationen zu gewährleisten.
Rechnungsformate – ein Exkurs
Werfen wir zur Erinnerung noch einen Blick auf die elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD.
XRechnung
Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat und bereits seit einigen Jahren im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Arbeitgebern verpflichtend. Mit dem Wachstumschancengesetz und der E-Rechnungspflicht findet es nun auch im Geschäftsverkehr im B2B-Bereich Verwendung. XRechnungen beruhen auf der Auszeichnungssprache Extensible Markup Language und sind damit vor allem für die maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten gedacht. Sie müssen demnach auch erst für das menschliche Auge lesbar gemacht werden.
Für die Verarbeitung sind daher spezielle Tools erforderlich. So ermöglichen beispielsweise Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare den Empfang und die Verarbeitung von XRechnungen. Auf diese Weise liefert auch dieses Format Unternehmen die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung.
ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert die maschinenlesbaren Daten mit dem Teil, der der XRechnung fehlt – einem für den Menschen lesbaren PDF-Dokument. Das Format eignet sich für Unternehmen, die sich hauptsächlich auf den (deutschen) B2B-Markt konzentrieren und solche, die sich mit dem Thema Digitalisierung noch nicht sehr auseinandergesetzt und daher womöglich noch manuelle Prozesse implementiert haben. Auf der einen Seite können Rechnungen damit – falls nötig - noch per E-Mail versendet werden, aber durch den maschinenlesbaren XML-Part lassen sich die Rechnungen auch automatisiert verarbeiteten.
Fazit
PEPPOL bietet Unternehmen eine zukunftssichere Lösung für den effizienten und sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten. Mit den zahlreichen Vorteilen – von der Automatisierung und Fehlerreduktion bis hin zur internationalen Kompatibilität – ist das Netzwerk für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und von globalen Märkten profitieren möchten, ausschlaggebend.
